档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。如果我们把计算机网络理解为“高速公路”，计算机的硬件和软件理解为“车”，数据库理解为“货”，目前的信息技术已经能够很好地解决“路”和“车”的问题，也就是实现信息化的技术手段基本解决了。档案信息化工作就是要利用“路”和“车”这个信息技术手段实现馆藏各类档案的数字化，网络化办公条件下电子文档管理一体化，档案信息提供利用网络化。
　　
　　一、档案信息化的意义与建设的重要性
　　
　　（一）信息化的意义。第一，档案信息化将为信息社会提供必要的、可靠的、大量的基础性公共原生信息，满足人们共享信息的需求，为社会公众信息的开发利用提供基础条件，为信息化起到支撑作用； 第二，为行业和单位的办公自动化提供日常工作所需的共享数据，逐步形成决策咨询系统，对实现管理的科学化、规范化、高效化将起到重要的推动作用；第三，为充分利用和开发馆藏档案信息，及时收集现实档案信息创造了条件，将大大缩短档案形成和利用的周期，避免归档过程中容易出现的不按时、不齐全等现象；第四，有利于节省库房空间和档案装具，有利于保护馆藏历史档案，对节约人、财、物力，提高档案管理工作效率，创造更好的社会、经济效益等方面都具有重要的意义。
　　（二）信息化建设的重要性。1．档案信息化，可改善档案管理工作。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
　　2．档案信息化，可用翔实的档案信息支持决策和管理。决策的及时正确、管理措施的适当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。
　　3．档案信息化，可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享；可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性；可提供丰富的具有地方特色的知识，进行爱国主义教育等。
　　4．档案信息化，可避免出现“时空黑洞”。档案人员要管好档案，就要提前介入到电子文件和管理工作中，提前以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。
　　
　　二、档案信息化建设的步骤
　　
　　1．建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，将现有馆藏中有重要价值的文件与材料进行扫描与拍照，实现原文件信息数字化。
　　2．建立档案信息局域网。逐步启动文件级目录机读检索系统和原文件信息管理系统，在学中干，在干中学，按年度建立各类电子文件目录，再以超链接的方式与相应文件连接，达到调阅文件的快速、准确化。
　　3.加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。目前，我们积极实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，将来随纸质文件一并移交档案馆。
　　4．加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们档案人员要高度重视，采取积极的措施予以解决。
　　
　　三、档案信息化的管理制度和法律保障
　　
　　国家信息化发展战略的实施，对社会各行各业产生着划时代的影响，尤其对传统的思维方式和管理模式产生革命性冲击，我们必须充分重视管理制度的健全和法制环境的保障，做好以下工作：
　　首先，在文档一体化模式下，过去分年度、分阶段对归档部门进行的业务指导、执法监督都要变为日常的、全过程的指导、监督。电子文件的归档是流水式作业，档案的搜集、鉴定、立卷、移交、编写档号、入库上架等流程和管理方式都要进行彻底的改革。
　　其次，在档案利用网络化条件下，查询档案信息、利用档案内容的手段发生了根本的变化。过去利用者到档案管理部门阅档或复制利用档案的面对面的服务方式将逐步减少或消失，一切都要靠信息技术手段，靠新的管理办法、管理制度来实现有效的服务和控制，做到主动服务、安全管理。为此，必须制定网络查询、利用档案数据信息的权限管理办法以及安全管理协议等。
　　第三，档案的凭证作用是档案价值的根本所在，其法律效率显得十分重要。传统的法律凭证必须是各类档案的实物原件。今后电子文档取代了纸质文档，各类馆藏纸质、声像等实物档案也将数字化，这是信息化时代的必然趋势，是社会的巨大进步，在信息技术手段能够确保数字化档案的真实性的前提下，电子档案的法律凭证作用应该得到承认，相关法律举证条款也应该进行修改，各行各业涉及到的法律凭证体系和制度都要改变。