浅析标准化管理在工程项目管理信息化建设中的重要性

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  【摘 要】 本文从四个方面论述了标准化管理在工程项目管理信息化的重要作用,并详细阐述了信息化建设中四个标准化的具体工作,体现了标准化管理在信息化建设中的价值,进一步强调了标准化管理在信息化建设中的重要地位。
  【关键词】 标准化;工程项目管理;信息化系统
  随着社会经济和企业自身的不断发展,计算机互联网信息技术的高时效、高准确率的特点在工程项目管理中越来越得到充分体现。现行工程项目管理模式,不仅会使项目管理人员陷入繁重的事务性劳动当中,没有时间去有效地分析和改进管理中存在的问题,而且项目管理数据传递的及时性和准确性也不能保证,严重影响到管理层的决策。因此,开发工程项目管理信息化系统,真正实现工程项目管理信息化、自动化,是改善工程项目管理状况、提升企业管理水平的当务之急。工程项目强化管理,企业管理创新,关键在于工程项目管理标准化工作,标准化工作在信息化建设方面发挥着重要的作用。做好标准化管理是实现现代管理和科学管理的需要,也是创造经济效益必不可少的基础手段和基本工作。用标准化促进管理创新,技术创新,提高员工素质,全面提升企业效益水平。
  一、标准化管理在工程项目管理信息化建设中的重要作用
  随着国家经济的宏观调控,施工企业的市场竞争日趋激烈,工程项目要取得较好的经济效益,对项目管理水平的要求越来越高,项目管理人员逐渐认识到标准化管理对于项目管理信息化的重要性。
  1、标准化管理是信息化建设的基础和支柱
  标准化工作是信息化建设基础,对工程项目的管理水平要求越高,标准化的广度和深度即基础也势必打得更深更牢固。现代项目管理是建立在先进技术、综合业务、数据分析的基础上,其中任何一个环节都離不开标准化,没有标准化,就没有精细化化,就没有高效益。标准化管理是保证工程项目效益的基础。标准化管理是科技发展的成果,是指导协调工程项目管理的重要手段。在工程项目信息化建设中,从数据库建立到数据逻辑关系,从成本核算单元划分到核算结果查询,无不渗透着标准化的影子,标准化在其中起着举足轻重的作用,为决策者制定制度,明确发展方向,提供了科学的决策依据和重要手段。
  2、标准化管理是信息化管理创新和技术创新的有效依据
  面对激烈的市场竞争,工程项目要经得起来自各方面的挑战,成功的把握时机,谋求项目管理最大效益的实现。要不断地引进新的管理方法,新的工程技术,并且要自身不断的进行创新,为工程项目及企业创造更多的经济效益。这些管理创新和技术创新都离不开标准化,脱离了标准化的创新是不成熟、不健全的创新,它的生命力是短暂的,只有符合标准才能在工程项目上得到推广和应用。由此可见,标准化是创新技术向施工生产过度的不可缺少的环节,是将科研成果转化为生产力的重要途径。
  3、标准化是信息化建设提高经济效益的有力保障
  标准化管理的最终目的就是使工程项目能够获得最大的经济效益。众所周知,企业是以盈利为目的的社会团体,而施工企业的盈利能力直接体现是工程项目经济消耗的好坏。工程项目管理应充分利用内外环境,强化管理,以拓展信息应用为核心,以取得应用效果为目标,积极推动信息化应用向深度、广度发展;以创新的思维开展工作,推进信息化建设工作的更新发展。
  4、标准化有利于提高应用系统开发质量
  随着项目规模的不断扩大,项目管理数据规模和要求越大,促使信息系统或软件开发由以前手工统计的工作方式向业务协作开发方式转移。在业务协作的开发模式下,由于技术人员之间存在着工作的习惯、能力、方法和经验等方面的差异,假如没有一套统一的、完整的规范来加以约束,开发出的信息化系统必定漏洞百出甚至无法集成。所以,在信息系统开发过程中,必须要遵循统一的软件工程设计规范,实现信息化系统开发标准化,以提高信息化系统的可靠性、适用性和易用性。
  二、工程项目管理信息化系统标准化主要工作
  1、数据库标准化
  工程项目管理信息化系统,首先应有统一、规范和科学的标准体系,即坚持“统一数据”的原则,强调打破各业务数据间的“信息孤岛”,通过制定、发布和实施标准,使各方面数据达到协调和统一,以获得最佳秩序和效益。施工企业应参照现有标准,并结合工程项目的实际情况,对数据采集的格式、编码、数据路基关系等进行统一的规定,以保证采集数据的质量。统一的标准数据库,是实现施工企业工程项目不同业务数据交换、资源共享和对接的前提,可以使工程项目管理信息化高质量、秩序化的运行和实现数据的高效、准确的传输以及应用。工程项目标准数据库的研究和建立,可以从部门内部、部门之间、上下级之间全程指导工程项目管理各业务数据的开展和实施;可以保证工程项目各业务应用系统在各层面和相应环境下能够进行正确的数据交换,实现数据共享和对接。标准规范贯穿整个信息化建设过程,是信息化系统实施的准绳。
  数据库标准化的实施给整个施工企业的生产和管理带来了很多有利变化,可以有效地提升施工企业的信息化管理水平,突出地表现在以下几个方面:
  (1)信息系统开发标准化:主要指在软件开发过程中遵守统一的设计规范、程序开发规范和项目管理规范。软件设计规范字段、数据库、程序的命名规则和编制方法,应用程序界面的标准和风格等。程序开发规范对应用程序进行模块划分、标准程序流程的编写、对象或变量命名、数据校验及出错处理等过程和方法作出规定。项目管理规范规定开发过程中技术人员的职责和权力,开发过程中各种问题的处理规范和修改规则,文档的编写维护,在信息化系统开发过程中,必须遵守软件工程的设计规范,实现信息化系统开发标准化。
  (2)信息分类编码标准化:工程项目管理数据分类编码标准化是项目管理业务信息系统交换和建设的前提,是信息化系统运行的保证。信息的分类与取值是否科学和合理直接关系到信息处理、计算、检索和传输的自动化水平与效率,信息代码是否规范和标准影响和决定了信息的交流与共享等性能。因此,信息分类必须遵循科学性、系统性、可扩展性、兼容性和综合性等基本原则,要遵循国家标准—行业标准—企业标准的原则,建立适合和满足各行业需要的信息编码体系和标准。   (3)信息交换接口标准化:信息交换接口标准化对信息系统内部和信息系统之间各种接口方式以及信息系统输入和输出的格式制定规范和标准,包括网络的互联标准和通信协议、异种数据库的数据交换格式,不同信息系统之间数据的转换方式,报表文件格式和统计口径标准化,数据文件传送标准化等。避免出现数出多源、时效不同步、口径不统一。信息系统的质量与接口的标准化密切相关,接口标准化是信息标准化的重要一环。
  2、工作流程标准化
  内控体系是现代企业管理的重要组成部分,也是企业经营生产活动赖以顺利进行的基础。建立内控体系是建立现代企业制度、完善法人治理结构、实现经营机制的转换、加强企业管理、提高企业经济效益的实际需要。在工程项目管理信息化系统中,工作流程标准化同样重要,通过信息系统中的工作流程定义,使相关部门原有的不规范的工作流城或工作方式得以优化,并在系统中得到规范传播。为实现以上需求,系统的工作流程需要满足如下的两方面要求:
  (1)要建立一个包含标准化数据、工作任务、工作表单的三级体系文件管理系统。标准化数据需要能实现补充、版本升级、失效处理等维护功能;在相应的标准化数据下,归类对应的实际业务流程,便于两者的真正结合,以及具体管理和监督;在定义具体业务流程时,需要参考人员职责或岗位数据,在制定好的工作表单上,将每一步流转过程与表单中的具体流程职责对应起来。用于相应业务流程的工作表单中会包含具备特定格式的文字项、复选项等项目,流程制定时要求每步流程一定要精确到包含表单中的哪些具体项目,这些项目需要按特定的格式填写,还要求通过精确的岗位控制设定,保证每项填写内容与填写人都有准确的对应关系,从而明确流程中各环节的责任。
  (2)要按照上述体系文件中建立的流程进行工作表单的流转处理,用来执行工作流程。岗位人员按权限从定义好流程的工作表单中选定具体的某个表单,填写第一步流程,提交后就启动了工作流程。流轉处理中需要参考各岗位的权限数据,通过对工作流程数据的控制操作,生成工作列表。通过权限控制使得每个人的工作界面中只允许处理相应权限内填写和审批的部分。在每步流程中可以按权限进行退回操作,退回到前面的某个流程节点后再在对应位置继续进行流转,对失效的表单允许进行中止操作,并退出工作流程。这样既需要确保工作流程的准确、快速、流畅地进行,又能够对流转中出现的各种情况进行灵活处理。
  将工作表单的流转设置为一个通用流程,则相关的其它业务模块也可以通过调用工作列表来与这一流程进行交互,完成对工作流程数据的处理更新。并可以随时查询和监督流转中的工作表单相关的流转情况,对超期或紧急办理的表单,可以发督办信息。所有已完成或因故停止的工作表单都可以进行相关的查询统计。
  3、工程量清单标准化
  为了统一各项目成本管理思路,规范成本管理行为,规范成本核算单元划分,便于项目人员操作和成本指标数据统计,利于推行标准化、精细化、信息化管理。施工企业必须各行业标准工程量清单基础上,结合项目成本精细化管理需求,进一步细化成本核算单元,设立统一的工程量控制清单标准模板。标准模版可直接借用行业标准清单编码、项目名称、单位、工程量计算规则、工作内容等,然后按照通常施工组织的分部分项及工序划分进一步细分确定标准核算基本单元,形成标准模板。
  项目部的首要工作是依据工程量控制清单标准模版,构建项目工程量控制清单。构建项目工程量控制清单的目的是为统一项目生产计划、成本预算、成本核算、分包管理等各项业务数量归集的基本单元,便于标准化管理、便于汇总分析;同时工程量控制清单的工程数量是各项业务工程数量的最高控制值,不得突破,一旦突破自动报警并启动报批流程。
  项目部构建项目工程量控制清单后,系统各项业务均以此为核心展开。套用合同单价就可计算预计总收入;套用分包限价、材料预算价格、工费、机械费等预算成本指标即形成项目成本总预算;生产计划从中提取项目,按照计划数量套用合同单价形成产值预算,结合施工组织安排套用预算单价形成分期成本预算,期末按照实际完成数量进行修正形成修正预算,并汇总统计各项成本支出形成分期核算,进行预核算对比分析;分包项目也按分包策划从控制清单中提取,分包数量严格控制在控制清单数量以内。
  4、报表、图表标准化
  工程项目管理报表包括企业内部各个层次的个体,覆盖企业的各个岗位。工程项目各级管理报表本质的意义在于为各管理阶层提供决策基础数据,建立满足决策层的管理需求,综合、全面、便捷、直观的展现各业务数据状况,通过历史趋势分析、机构纵向比较、同业横向对比、预算执行状态多方面来展示项目经营状况。图表化,是将数字化的目标和结果使用各种图表进行分析,能够更加直接有效地去分析出管理对象的“问题”所在。工程项目管理报表、图表标准化主要作用如下:
  (1)为项目管理报表提供统一的信息服务平台。工程项目管理报表标准化,统一了统计口径,实现报表规范化、服务共享化;并且,企业决策者可以获得更可靠的、更一致的信息。
  (2)提供了个性化门户、图形展现、数据校验等完善的功能,形象的展示项目数据查询、分析结果。
  (3)提供全生命周期的报表能力。系统中报表应提供定制与发布平台,提供报表全生命周期的管理,有效管理报表的时效性,报表的定期更新即提高了系统维护效率、又降低了升级维护成本。
  三、结论
  总之,工程项目标准化管理对信息化建设具有影响深刻。信息化与工程项目管理的全面融合发展,需要标准化管理先行,起到引领作用。工程项目管理信息化系统建设中,要解决各种网络之间的互联互通,要解决网络与计算机之间的互联互通,要解决各业务之间信息及数据的互联互通,要实现跨部门的信息系统协作,都需要以项目标准化管理为基石。工程项目管理信息化建设要达到“信息共享、业务协同、互联互通”的标准。对于工程项目管理信息化建设而言,重视基于标准的信息系统规划、实施及管理,是促进信息化快速、持续、有序、健康发展的根本保障。
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