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【摘 要】改革开放30多年来，我国高校无纸化办公建设开创新局面，取得显著成绩。然而，新形势和新任务对高校无纸化办公提出了新的要求，使其面临不少问题。因此，必须着力开发引用适合高校的无纸化办公系统，着力加强无纸化办公在档案系统的应用，努力抓好高校无纸化办公的管理和服务工作，促进高校无纸化办公迈上新台阶。
【关键词】高校 无纸化办公 管理 服务
一、无纸化办公的理论阐释
1.内涵
所谓办公自动化，指的是采用现代信息技术手段，推行办公自动化处理，促进办公效能显著提升。鉴于办公自动化系统免除了纸张使用，因而又被称之为“无纸化办公”。高校的无纸化办公，就是把现代互联网作为依托，重点在高校实现办公、信息的顺畅流通，把高校演变成一个“大办公室”，把党务、行政等机构演化成信息流通的环节，从而进一步简化学校部门机构，实现部门间的分工协作，逐步明确部门的责任，为学校进行决策提供综合信息。
2.特点
与传统的办公相比，无纸化办公有着自身的特点。主要体现在以下方面：依托现代互联网，基于办公自动化设备和软件，采用电子文件递送流程，促使办公文件递送的便捷性、及时性、准确性显著增强。比如电子文件有专门的管理人员进行登记，然后呈送给相关领导批阅，减少了文件的打印、装订、回收等传统步骤，对于节约资源、促进人力和物力降低、提升办公效能，具有重要意义。
二、高校传统办公模式的弊端
1.办公效率相对较低
当前，部分高校依然采用传统办公模式，不仅花费巨大人力和物力，而且效率有待提升。具体来讲，学院要向学校申请开展某项具体工作，通常要历经繁杂的流程：学院领导开会集体讨论，办公室进行文件的起草工作，形成定稿之后交给校长办公室，如果是重大的事情的话，学校还要召开专门的会议进行讨论，审核通过后下发给学校办公室，再由办公室转发给相关执行部门。在这个过程中，都有专人负责收发公文。也就是说，整个过程要花费数十个劳动量，如果是高校之间或者和主管部门的公文递送则更麻烦。这种传统的办公模式，降低了办公的效能，不利于高效、透明办公体系的建立。
2.部门责任分工不清晰
目前，一些高校办公机构的衔接做得不好，办公人员大局理念缺失，存在“各自为政”的意识，在公文办理过程中依然存在着推诿、推脱责任的现象。一些部门抱着只对自己负责的心态，导致了公文在部门间流通过程中的管理空白，在遇到问题时，很难追究到底是哪个部门的责任。如果公文是在上下级或者校外之间递送，这种情况则更加明显。高校办公部门的“各自为政”现象，没有发挥办公机构的整体优势，对于建立精简、高效、透明的物质化办公系统有着消极影响。
3.办公机构人员臃肿现象较为突出
当前，部分高校在办公机构和人员设置上面，依然存在着臃肿的现象。加之激励机制不健全，不少从事办公的行政人员多把精力放在为领导服务上，对公文流转等办公工作并不重视，特别是效率观念缺失，严重影响了高校的办公效能。同时，在编办公人员较多的局面，导致某些办公人员盲目的工作，目的性、效率性较低。
三、建构高校无纸化办公新模式的基本思路
1.着力开发和引用适合高校的无纸化办公系统
要想真正实现无纸化办公，必须开发利用适合高校实际情况的软件系统。当前，市场上的无纸化办公系统多是针对企业开发的，直接拿来用在高校就会不完全适用。所以，必须要组织相关人员对无纸化办公系统进行在开发和优化，实现以下几点功能：一要增加公文管理子系统，强化系统维护视窗，进一步简化系统功能，着力提供机构信息和界面设置、数据库和资源管理、系统信息等。强化公文管理子系统功能，实现高校内部、外部、个人间的公文有效安全传递，在公文新建、发送、接受、编辑、回复、跟踪等方面做好优化。二要抓好网络邮件管理子系统，切实增强校园邮件系统的开放性、共享性，实现校园邮件交流网络。三要建设好信息公布子系统，对新闻、通知、公告功能进行优化，提高信息管理的便捷性。
2.着力加强无纸化办公在档案系统的应用
提高无纸化办公系统的实用性，是高校无纸化办公建设的关键。档案馆作为高校办公的重要构成部分，也是无纸化办公应用的主要构成。无纸化办公的实现，可以减少文字管理员的负担，促进档案馆效能显著提升。要明确电子档案归档范围，着力健全电子档案归档机制，抓好电子档案的备份工作，避免电子档案遗失。严把电子档案入口关，做好电子档案的审查工作，确保其完整、有效，重点审核电子档案有无被损坏或修改。狠抓电子档案的安全工作，严格遵照国家相关规定，采用符合标准的设备和储存介质，促使电子档案存放远离磁场、有害气体等，确保电子档案长久、完整保存。
3.努力抓好高校无纸化办公的管理和服务工作
管理和服务是无纸化办公建设的重点。要在院系部处指定专门的公文管理员，并对他们进行无纸化办公系统操作的培训，定期举行培训班，通过对实际工作的讲授，切实增强其安全、服务意识。要在安全规划、硬件和软件建设方面下足功夫，形成防御合力，促进无纸化办公系统风险显著降低。建立跟踪机制，定期和不定期开展审查，要在第一时间发现问题并及时解决好问题。加快完善无纸化办公机构管理规章制度的制定，抓好信息监管工作，重点做好信息的实时监控，做好系统被入侵紧急恢复功能。做好工作站、服务器的病毒防御，统一全网的病毒防御，着力建立有效权限控制，实施授权用户获取信息资源，防止信息被修改和泄密。
【参考文献】
[1]马珍杰，韩国元. 低碳经济下高校无纸化办公模式研究[J].现代经济信息，2012（20）：207.
[2]罗丽丽. 完善高校无纸化办公系统提升行政管理效能[J].中国科教创新导刊，2011（34）：258.
【关键词】高校 无纸化办公 管理 服务
一、无纸化办公的理论阐释
1.内涵
所谓办公自动化，指的是采用现代信息技术手段，推行办公自动化处理，促进办公效能显著提升。鉴于办公自动化系统免除了纸张使用，因而又被称之为“无纸化办公”。高校的无纸化办公，就是把现代互联网作为依托，重点在高校实现办公、信息的顺畅流通，把高校演变成一个“大办公室”，把党务、行政等机构演化成信息流通的环节，从而进一步简化学校部门机构，实现部门间的分工协作，逐步明确部门的责任，为学校进行决策提供综合信息。
2.特点
与传统的办公相比，无纸化办公有着自身的特点。主要体现在以下方面：依托现代互联网，基于办公自动化设备和软件，采用电子文件递送流程，促使办公文件递送的便捷性、及时性、准确性显著增强。比如电子文件有专门的管理人员进行登记，然后呈送给相关领导批阅，减少了文件的打印、装订、回收等传统步骤，对于节约资源、促进人力和物力降低、提升办公效能，具有重要意义。
二、高校传统办公模式的弊端
1.办公效率相对较低
当前，部分高校依然采用传统办公模式，不仅花费巨大人力和物力，而且效率有待提升。具体来讲，学院要向学校申请开展某项具体工作，通常要历经繁杂的流程：学院领导开会集体讨论，办公室进行文件的起草工作，形成定稿之后交给校长办公室，如果是重大的事情的话，学校还要召开专门的会议进行讨论，审核通过后下发给学校办公室，再由办公室转发给相关执行部门。在这个过程中，都有专人负责收发公文。也就是说，整个过程要花费数十个劳动量，如果是高校之间或者和主管部门的公文递送则更麻烦。这种传统的办公模式，降低了办公的效能，不利于高效、透明办公体系的建立。
2.部门责任分工不清晰
目前，一些高校办公机构的衔接做得不好，办公人员大局理念缺失，存在“各自为政”的意识，在公文办理过程中依然存在着推诿、推脱责任的现象。一些部门抱着只对自己负责的心态，导致了公文在部门间流通过程中的管理空白，在遇到问题时，很难追究到底是哪个部门的责任。如果公文是在上下级或者校外之间递送，这种情况则更加明显。高校办公部门的“各自为政”现象，没有发挥办公机构的整体优势，对于建立精简、高效、透明的物质化办公系统有着消极影响。
3.办公机构人员臃肿现象较为突出
当前，部分高校在办公机构和人员设置上面，依然存在着臃肿的现象。加之激励机制不健全，不少从事办公的行政人员多把精力放在为领导服务上，对公文流转等办公工作并不重视，特别是效率观念缺失，严重影响了高校的办公效能。同时，在编办公人员较多的局面，导致某些办公人员盲目的工作，目的性、效率性较低。
三、建构高校无纸化办公新模式的基本思路
1.着力开发和引用适合高校的无纸化办公系统
要想真正实现无纸化办公，必须开发利用适合高校实际情况的软件系统。当前，市场上的无纸化办公系统多是针对企业开发的，直接拿来用在高校就会不完全适用。所以，必须要组织相关人员对无纸化办公系统进行在开发和优化，实现以下几点功能：一要增加公文管理子系统，强化系统维护视窗，进一步简化系统功能，着力提供机构信息和界面设置、数据库和资源管理、系统信息等。强化公文管理子系统功能，实现高校内部、外部、个人间的公文有效安全传递，在公文新建、发送、接受、编辑、回复、跟踪等方面做好优化。二要抓好网络邮件管理子系统，切实增强校园邮件系统的开放性、共享性，实现校园邮件交流网络。三要建设好信息公布子系统，对新闻、通知、公告功能进行优化，提高信息管理的便捷性。
2.着力加强无纸化办公在档案系统的应用
提高无纸化办公系统的实用性，是高校无纸化办公建设的关键。档案馆作为高校办公的重要构成部分，也是无纸化办公应用的主要构成。无纸化办公的实现，可以减少文字管理员的负担，促进档案馆效能显著提升。要明确电子档案归档范围，着力健全电子档案归档机制，抓好电子档案的备份工作，避免电子档案遗失。严把电子档案入口关，做好电子档案的审查工作，确保其完整、有效，重点审核电子档案有无被损坏或修改。狠抓电子档案的安全工作，严格遵照国家相关规定，采用符合标准的设备和储存介质，促使电子档案存放远离磁场、有害气体等，确保电子档案长久、完整保存。
3.努力抓好高校无纸化办公的管理和服务工作
管理和服务是无纸化办公建设的重点。要在院系部处指定专门的公文管理员，并对他们进行无纸化办公系统操作的培训，定期举行培训班，通过对实际工作的讲授，切实增强其安全、服务意识。要在安全规划、硬件和软件建设方面下足功夫，形成防御合力，促进无纸化办公系统风险显著降低。建立跟踪机制，定期和不定期开展审查，要在第一时间发现问题并及时解决好问题。加快完善无纸化办公机构管理规章制度的制定，抓好信息监管工作，重点做好信息的实时监控，做好系统被入侵紧急恢复功能。做好工作站、服务器的病毒防御，统一全网的病毒防御，着力建立有效权限控制，实施授权用户获取信息资源，防止信息被修改和泄密。
【参考文献】
[1]马珍杰，韩国元. 低碳经济下高校无纸化办公模式研究[J].现代经济信息，2012（20）：207.
[2]罗丽丽. 完善高校无纸化办公系统提升行政管理效能[J].中国科教创新导刊，2011（34）：258.