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当前,“低油价”形势严重影响了整个胜利油田,市政管理公司作为社区三级单位在应对低油价、适应新常态带来的挑战,必须认清当前面临的严峻形势,我们牢固树立“经营一元钱,节约一分钱”的管理理念,转变观念,强化理念,优化资源,带动公司在“节能创效”上,把新经验、新技术、新理念进行推广,不断落实材料管控,简化办公流程,提高工作效率,实现降本增效。
一要简化成本管控
1、实行无纸化公文批阅。市政管理公司积极利用现有资源,在节能降耗上,集思广益对办公流程实行改革。各类文件、通知一律以“无纸化办公”作为初审方式。通过内部腾讯通、中石化邮箱、移动U盘等方式,及时将文件、通知传输到公司领导电脑中(需要盖章、上报的材料除外),并由公司办做好文件、通知的拟办、领导批示、其他领导阅文及处理意见等传阅单亲自签收。仅2015年1-6月份节约各类文件、通知、复印材料等费用节约425元。如果推行至全公司,各项费用均在数千元不等。
2、节俭办公耗材。公司所属机关以办公设备、打印器材、办公耗材以及办公用品为主,我们在做好日常办公事务的同时,着手在“节能降耗”上下功夫。例如:在纸张使用上,实行“纸张使用登记制”。由于基层队未配置复印机,在安全和各类培训上,需要复印的资料、试题多,在此,我们对纸张使用单位及部门做好管理登记制,以年度作为综合累计,将纸张成本分解到各单位及部门成本中;再对以往打印完毕的文件、资料进行分类,选取单面与双面纸张,收集单面纸张,控制资料内容的排版及压减张数,以备再次利用。
二要简化办公流程
公司在整合成立初期,由于公司基層各项申报程序相对繁琐、流程复杂、等待时间较长等原因,导致工作费时、费力,工作效率还不高。为了进一步简化办公系统流程,市政管理公司综合办实施职责划分制,积极探索办公程序简化管理办法。
首先,简化办公签认。原先,各基层队材料审批需要由四级亲自办理,如若没有联系好,各类手续办理进度无法进行。针对这一情况,公司积极着手于简化流程,出台相关处理办法,经过多次研究讨论,由公司统一进行管理,简化四级工作量,提高办事效率,受到一致好评。例如:在材料计划申报工作中,原先由四级直接选购材料,少则一天、多则一周以上购买材料,费时、费力,以“先使用、后报销”的方式定期提交发票签认单,费用参差不齐,审批时间长,购买材料有时不能满足生产需要或突发性工作的使用,种类未划分,还加大工作量。根据基层上报材料采购难、费事等问题,公司积极讨论研究,做好统一管理,要求基层队每月15日前将《材料计划申报表》提交到公司,由公司对各基层队上报材料信息进行筛选、分类报送,减轻了基层队的工作量。流程图如下:将票单由四级相关人员进行核实、签认(主管领导、采购人、验收人三方签字方可生效),以前:四级收集材料明细-市场调查材料价格-单价由四级主管领导审核、批准购买-审批签字-由采购员进行材料采购-等待发票报销。(根据发票金额按月度进行报销,当月费用超支将累计到下个月再进行报销,时间较长),由公司财务上报社区财务科审批,将发票报至公司财务,由四级成本人员开出相关发票。
现在:由公司主管领导签字、认可,四级填报《材料计划申报表》提交到公司由分管领导审批-报送物资供应站-社区财务科主管领导签字
由将材料下发-至基层队。供应商(具体材料、规格、型号进行沟通采购)
其次,简化操作流程。
在日常工作中,由于公司综合办、生产办、经营办所涉及的工作较为单一,而基层队资料员往往一人兼多职,在各口资料上传、系统网络设置、稿件提交、工作平台操作等工作中,利用专口集中培训学习,加大网络化操作,短时间内能够掌握,可时间一长往往会生疏流程。根据以上问题,公司对各部门职能进行划分,由各办公室负责人集中设计网络步骤图、文件操作图、平台设置图等网页流程图的制作,让人易懂、易操作、易掌握,从而使基层队培训、学习、操作有了依据,既易掌握、又能节省时间。下一步,我们通过制作流程图的经验,还要将绿化职业技能鉴定实践操作以绿化初级工、中级工、高级工、技师四部分,以视频制作的方式进行重点编辑,由公司绿化技师导师亲自进行实地操作、疑难问题解答、安全操作注意事项等内容详细记录,并制作成光盘,各队绿化工可以根据培训内容选择学习课程,并运用到现场操作中,确保基层队绿化培训率达到100%,大大节约外教老师的培训费用,还能利用现有的人才资源,提升公司各队职工的技能水平。
三要简化网络办公信息管理
一是教育培训自由选择。当下,网络式培训慢慢地成为主流,职工在加强日常培训工作的同时,必须改变以往企业培训被动式教育模式。利用家庭、公共区域设有的wifi,通过手机微信添加公司机关及基层正副职微信号、手机号、QQ的方式添加入群进行观看,开设思想政治、心理培训、安全教育等微信内容,各岗各职人员通过微信转发,再由基层领导进行自由选择观看,能够及时了解当下形势、加强党群干部专题学习、及时做好工作部署、有效地化解问题,使干部职工轻松、自如地接纳感兴趣的微信内容,促使培训教育、心理疏导、安全防范意识等有了极大的提高,确保管理岗干部职工教育培训的积极性。
二是办公联络节省成本。公司成立初期,各项工作需要理顺衔接,公司领导办及三办共有11部座机,通讯方式主要以办公电话联络为主,通讯费用相对较高。为了更好的掌控通讯费用,部门在制定考核细则时,具体到通讯费用严抓严控,各办公室每月每部电话进行封顶设置,在封顶费用内的实打实交,超出封顶费用由各办公室人员进行平摊扣罚,节约出来的部分自动转存到下一个月使用,较好的控制通讯费用;在日常工作中,我们还通过内部腾讯通、手机微信、中石化邮箱等方式进行文件、通知的传阅,进一步节省通讯费用,既快捷又实效。仅在2015年1-6月份,公司11部电话通讯费用共计4322.35元。以每部电话设置100元封顶,打不到100元的以实际费用为计算,平均每部电话每月花费仅65.4元,共计节约2282.5元,如此类推到全公司使用,每年节约上万元成本。
三是实行电子档案管理。在资料管理上,我们根据以往工作经验,实行“电子档案信息化管理”,及时完善资料收集、管理、保存,为企业档案规范性提供必要信息管理。例如:绿化资料实行“绿化档案管理”。沿用玉山绿化队对各小区绿化情况以照片形式做好电子存档工作,及时注明拍摄时间、面积大小、整改内容,做好统计、录入工作。再根据绿地改造前、后的照片及后期管养情况进行对比,把后期苗木成活率、绿地覆盖率作为考核依据,为绿化管养提供有利证据,不断完善资料的编制、录入、登记、整理等信息,做好专项工作的集中管理,如有需要,可在最短的时间内调取相关信息,既能节省时间、又规范了基础资料,大大提高了工作效率。■
一要简化成本管控
1、实行无纸化公文批阅。市政管理公司积极利用现有资源,在节能降耗上,集思广益对办公流程实行改革。各类文件、通知一律以“无纸化办公”作为初审方式。通过内部腾讯通、中石化邮箱、移动U盘等方式,及时将文件、通知传输到公司领导电脑中(需要盖章、上报的材料除外),并由公司办做好文件、通知的拟办、领导批示、其他领导阅文及处理意见等传阅单亲自签收。仅2015年1-6月份节约各类文件、通知、复印材料等费用节约425元。如果推行至全公司,各项费用均在数千元不等。
2、节俭办公耗材。公司所属机关以办公设备、打印器材、办公耗材以及办公用品为主,我们在做好日常办公事务的同时,着手在“节能降耗”上下功夫。例如:在纸张使用上,实行“纸张使用登记制”。由于基层队未配置复印机,在安全和各类培训上,需要复印的资料、试题多,在此,我们对纸张使用单位及部门做好管理登记制,以年度作为综合累计,将纸张成本分解到各单位及部门成本中;再对以往打印完毕的文件、资料进行分类,选取单面与双面纸张,收集单面纸张,控制资料内容的排版及压减张数,以备再次利用。
二要简化办公流程
公司在整合成立初期,由于公司基層各项申报程序相对繁琐、流程复杂、等待时间较长等原因,导致工作费时、费力,工作效率还不高。为了进一步简化办公系统流程,市政管理公司综合办实施职责划分制,积极探索办公程序简化管理办法。
首先,简化办公签认。原先,各基层队材料审批需要由四级亲自办理,如若没有联系好,各类手续办理进度无法进行。针对这一情况,公司积极着手于简化流程,出台相关处理办法,经过多次研究讨论,由公司统一进行管理,简化四级工作量,提高办事效率,受到一致好评。例如:在材料计划申报工作中,原先由四级直接选购材料,少则一天、多则一周以上购买材料,费时、费力,以“先使用、后报销”的方式定期提交发票签认单,费用参差不齐,审批时间长,购买材料有时不能满足生产需要或突发性工作的使用,种类未划分,还加大工作量。根据基层上报材料采购难、费事等问题,公司积极讨论研究,做好统一管理,要求基层队每月15日前将《材料计划申报表》提交到公司,由公司对各基层队上报材料信息进行筛选、分类报送,减轻了基层队的工作量。流程图如下:将票单由四级相关人员进行核实、签认(主管领导、采购人、验收人三方签字方可生效),以前:四级收集材料明细-市场调查材料价格-单价由四级主管领导审核、批准购买-审批签字-由采购员进行材料采购-等待发票报销。(根据发票金额按月度进行报销,当月费用超支将累计到下个月再进行报销,时间较长),由公司财务上报社区财务科审批,将发票报至公司财务,由四级成本人员开出相关发票。
现在:由公司主管领导签字、认可,四级填报《材料计划申报表》提交到公司由分管领导审批-报送物资供应站-社区财务科主管领导签字
由将材料下发-至基层队。供应商(具体材料、规格、型号进行沟通采购)
其次,简化操作流程。
在日常工作中,由于公司综合办、生产办、经营办所涉及的工作较为单一,而基层队资料员往往一人兼多职,在各口资料上传、系统网络设置、稿件提交、工作平台操作等工作中,利用专口集中培训学习,加大网络化操作,短时间内能够掌握,可时间一长往往会生疏流程。根据以上问题,公司对各部门职能进行划分,由各办公室负责人集中设计网络步骤图、文件操作图、平台设置图等网页流程图的制作,让人易懂、易操作、易掌握,从而使基层队培训、学习、操作有了依据,既易掌握、又能节省时间。下一步,我们通过制作流程图的经验,还要将绿化职业技能鉴定实践操作以绿化初级工、中级工、高级工、技师四部分,以视频制作的方式进行重点编辑,由公司绿化技师导师亲自进行实地操作、疑难问题解答、安全操作注意事项等内容详细记录,并制作成光盘,各队绿化工可以根据培训内容选择学习课程,并运用到现场操作中,确保基层队绿化培训率达到100%,大大节约外教老师的培训费用,还能利用现有的人才资源,提升公司各队职工的技能水平。
三要简化网络办公信息管理
一是教育培训自由选择。当下,网络式培训慢慢地成为主流,职工在加强日常培训工作的同时,必须改变以往企业培训被动式教育模式。利用家庭、公共区域设有的wifi,通过手机微信添加公司机关及基层正副职微信号、手机号、QQ的方式添加入群进行观看,开设思想政治、心理培训、安全教育等微信内容,各岗各职人员通过微信转发,再由基层领导进行自由选择观看,能够及时了解当下形势、加强党群干部专题学习、及时做好工作部署、有效地化解问题,使干部职工轻松、自如地接纳感兴趣的微信内容,促使培训教育、心理疏导、安全防范意识等有了极大的提高,确保管理岗干部职工教育培训的积极性。
二是办公联络节省成本。公司成立初期,各项工作需要理顺衔接,公司领导办及三办共有11部座机,通讯方式主要以办公电话联络为主,通讯费用相对较高。为了更好的掌控通讯费用,部门在制定考核细则时,具体到通讯费用严抓严控,各办公室每月每部电话进行封顶设置,在封顶费用内的实打实交,超出封顶费用由各办公室人员进行平摊扣罚,节约出来的部分自动转存到下一个月使用,较好的控制通讯费用;在日常工作中,我们还通过内部腾讯通、手机微信、中石化邮箱等方式进行文件、通知的传阅,进一步节省通讯费用,既快捷又实效。仅在2015年1-6月份,公司11部电话通讯费用共计4322.35元。以每部电话设置100元封顶,打不到100元的以实际费用为计算,平均每部电话每月花费仅65.4元,共计节约2282.5元,如此类推到全公司使用,每年节约上万元成本。
三是实行电子档案管理。在资料管理上,我们根据以往工作经验,实行“电子档案信息化管理”,及时完善资料收集、管理、保存,为企业档案规范性提供必要信息管理。例如:绿化资料实行“绿化档案管理”。沿用玉山绿化队对各小区绿化情况以照片形式做好电子存档工作,及时注明拍摄时间、面积大小、整改内容,做好统计、录入工作。再根据绿地改造前、后的照片及后期管养情况进行对比,把后期苗木成活率、绿地覆盖率作为考核依据,为绿化管养提供有利证据,不断完善资料的编制、录入、登记、整理等信息,做好专项工作的集中管理,如有需要,可在最短的时间内调取相关信息,既能节省时间、又规范了基础资料,大大提高了工作效率。■