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摘 要电子文件与电子档案是档案事业发展的一项重要举措。电子文件与电子档案是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。与纸质文件相比较,电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用。
关键词电子文件;档案归档;保存;利用管理
中图分类号G27文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)102-0152-02
随着办公自动化的日渐普及,特别是信息技术的迅猛发展,电子文件已广泛应用于我们的工作之中。档案员对电子文件和电子档案管理是发展的必然趋势,与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的一项工作。为了使电子计算机提高档案管理工作效率,加快档案事业的发展。传统的办公过程产生的纸质文件不能被电子文件取代,要把纸质文件与电子文件同步进行存档,电子文件如何保管?电子档案如何管理和利用?已成为档案人员必须探索的问题,我单位着重从以下几个方面解决问题。
1电子文件特性与档案管理工作
电子文件和纸质文件都是反映历史原貌的原始记录。两者既有共性,也有差异。电子文件的产生、形成、归档及其传送、存储、管理等与传统的纸质文件所用的技术、方法有所不同。电子文件是指一种通过计算机进行操作、传输及处理的文件。电子文件与纸质文件有所不同,具有如下特性:
1)电子文件信息与载体的相分离性。电子文件可以在不同的计算机之间传递,可以从一个载体转换到另一个载体或在不同的载体之间相互复制而信息形态无任何变化。于是很难像纸质文件那样确定哪个是“原件”,甚至直接影响到如何才能保证电子文件的真实性、完整性和有效性。
2)易更改性。电子文件是通过键盘操作、扫描仪等工具输入,储存于光盘、光碟等介质上,由于电子文件可以随时变换载体,或被更改、伪造数据不留痕迹,还有可能因计算机病毒及网络安全等原因而导致文件被更改,所以为保证电子文件的安全、正确和真实性,需要解决很多技术难题。
3)数据的易消失性。电子文件数据存储在光盘、光碟或U盘等介质上,是无形物,一旦操作不当,可能会造成损坏或丢失,直接影响到电子文件的凭证作用和无可估量的价值。
电子文件还有信息共享性、非直读性、标准化依赖性等特性。
电子文件的特性是客观存在的,例如:我局采用内网上运行。局办公室在网上收文后迅速从网上转发到各直属单位和各中心收网点,充分地体现了无纸化办公在节省时间、节省纸质、节省人力资源的优势。但在整个运行过程中电子文件随时会被更改,无法保证数据百分百准确。我局和各直属单位收网点,在收、发、存储的过程中难免受到外来病毒的入侵,都会造成数据的消失。这是电子文件的特性所决定的,所以档案室规定永久、长期保存的电子文件必须制成纸质文件同步归档,使局系统充分发挥了自动化办公的优势,也避免了因电子文件特性可能造成的损失。
我们充分认识到电子文件与纸质文件各自的特点。才能对电子文件管理提出正确和更科学的要求。既坚持档案管理的基本原则,又不致将纸质档案管理的理论、方法原封不动地运用到电子档案管理,有利于创建电子档案理论、方法和技术。这样才能在电子档案大量涌现时,真正做到既重视电子档案,又能正确对待纸质档案的并存,充分开发各类档案信息资源为局系统服务。
2电子文件的整理
电子文件的整理是指按照整理归档的原则和方法,将收集积累的电子文件分门别类进行清理,为归档做好准备工作。电子文件整理包括两个层次:
1)对分类、排序的组织。就是按照电子文件的管理标准将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合,使电子文件存储格式处于一种有序狀态。文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的著录标引应由归档人员来完成。著录标引在整理工作中占有重要地位,其质量好坏,将直接影响未来的电子档案保管和利用。在整理过程中,可能会遇到文件格式重新编排和重新组合。这种格式转换有可能损伤数据,损害作为证据的电子文件的真实性。因此保证电子文件的真实性、完整性,是归档人员和档案室管理整理电子档案的一项重要内容。
2)组织建立数据库。首先是对电子文件进行分类和编号。一个单位的电子文件类别是多种多样的,对这些电子文件进行分门别类地管理,必须进行科学的分类。按门类划分要求,结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案。分类编号就是按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分,并给每份电子文件一个固定的件号,从而使全部电子文件成为一个有机的整体。其次对电子文件的登记。电子文件的整理是电子档案管理和利用等工作的基础。
与纸质文件相比较,电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的,经过对电子文件的科学整理、构成有序的虚拟状态,通过检索,可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来,数据库是存、取电子文件的“虚拟文件库”。无论在任何条件环境下,都要做好备份工作。
3电子文件的归档
电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件,确定档案属性后,从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件其归档的方法是不同的,如果是网络,可按要求转到档案数据库或记有归档的标识。如果是载体传递归档就要做一些辅助和认证工作,要与纸质文件结合归档。归档工作的主要内容有:
1)确定电子文件的归档范围。这是归档的首要任务,也是保证电子档案质量的关键。按国家档案局的有关规定,电子文件归档范围与纸质文件归档范围相同。现局档案室制订了《电子文件管理办法》规定,局各处室、直属各单位在工作中所形成有保存价值的电子文件要整理归档,列出了文字类、竞赛类、声像类、相片类等电子文件的收集内容和质量要求,确保电子档案的齐全完整,为电子档案管理提供了最可靠的基础保证。
2)规定归档时间。电子文件的归档一般在年度或任务完成后,或3个月、6个月的时间内进行归档,可视其具体情况而定。因涉及到电子文件的技术环境条件,存贮介质的质量、寿命等问题,一般以不超过2-3个月为宜。
3)规定归档份数。按国家档案局电子文件归档的规定,电子文件归档后一般拷贝3套,封存1套,1套用于利用,第3套异地保存。例如:我局规定:各处室、直属各单位电子文件归档后拷贝3套,部门储存1套,1套用于平时利用,第3套在每年的文书档案验收时交局档案室验收并保存,这样可以大大提高安全性和可靠性。
4)对电子文件归档的要求。主要是真实、完整,达到档案的利用价值。要做到这一点,首先遵从归档各阶段的规定、标准,如收集积累、鉴定等环节的规定、标准;其次是准确说明配套的软、硬件环境;第三是归档电子文件格式要通用、标准。
5)归档方法。一是将应归档的经过整理的电子文件存入磁、光介质上。二是压缩归档,采用数据压缩工具对网络上应归档的经过整理的电子文件,进行压缩,然后刻入磁、光介质上。三是备份系统归档,一般在局域网环境下采用。将确定要归档的电子文件在网上进行一次备份操作,就可将归档的电子文件存放在磁、光介质上。四是一致性的测试。
4电子文件的保存
电子档案的特性不同于纸质档案,决定其在保存与维护方面的复杂性。如何保存,维护电子档案,使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用,是档案室人员需要解决的问题。
1)确保电子档案载体物理上的安全。一般情况下,电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上,所以,要建立一个适合于磁、光介质保存的环境,诸如温湿度的控制,存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求,载体应直立排放,并满足避光、防尘、防变形的要求,远离强磁场和有害气体等。
2)确保电子档案内容准确。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的,在以后的利用中,必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容,还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。这对于电子档案而言是一个较为复杂的过程。因为,电子档案来自各个方面,往往是在不同的电子计算机系统上形成的,且在内容的格式编排上也不尽一致,这种在技术和形式上的差异,必然导致在以后还原时,所采用的技术与方法的不同。
因此,除对电子档案本身进行很好的保存外,还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存,或采用其它方法和技术加以转换。
3)确保电子档案的原始性。对于一些较为特殊的电子档案,要原始形成的格式进行还原显示。可进行以下的处理:一是保存电子档案相关支持软件,即在保存电子档案的同时,保存与电子档案相关的软件及整个应用系统,恢复时,使之按本来的面目进行显示;二是保存原始档案的电子图像;三是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品,因为这是最为稳妥的永久保存方法。
4)确保电子档案的可理解性。对一份电子档案的内容来说,常常有不被人完全理解的情况。为了使人们能够完全理解一份电子档案,就要把元数据;物理结构与逻辑结构的关系;相关的电子档案名称、存储位置及相互关系;与电子档案内容相关的背景信息等相应的信息保存下来。
5)要对电子档案载体进行有效的检测与维护。电子档案载体,特别是磁性载体,极易受到保存环境的影响。因此,对所保存的电子档案载体,必须进行定期检测和拷贝,以确保电子档案信息的可靠性。必须建立相应的维护管理档案,对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录,避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。
5电子档案的利用
电子档案的利用与纸质档案相比,显著不同的是更快捷、更方便更准确。其查准率和查全率是纸质档案无法可比的。但这必须建立在电子档案所依赖的技术上,且必须满足必要的先决条件和采取相应的管理措施才能够实现。
电子档案提供利用,一般有三种方法:即提供拷贝;通信传输;直接利用。
1)提供拷贝。档案部门向利用者提供载体拷贝时,应将文件转换成通用标准文档存储格式,由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时,也可以向这些用户提供打印件或缩微品。
2)通信传输。网络技术使得计算机应用的领域和作用有了质的飞跃,电子档案的传输不再受地理和人力的限制。
利用网络进行电子档案的传输得到了越来越广泛的应用,但随着应用范围的扩大,也反映出一些技术上的问题:①档案传输中的安全问题。档案在传输过程中,数据很容易被他人窃取。目前比较可行的方法是在档案传输前把数据加密,档案达到目的地后再进行解密,这样即使传输中的数据被窃取,也是一堆杂乱无章的数字码,很难直接应用;②电子档案传输所使用的设备可能会携带病毒,对接受单位的计算机造成有意无意的破壞。现在主要采用在计算机上安装防病毒软件的方法对来自网络上的文件进行病毒检测;③电子档案的合法性问题。纸质档案上的单位盖章和领导签字,是有法律效力的,而在OA系统中的电子档案签字(即“电子签字”),必须得到法律部门的认可。
电子文件归档后,经过排序、编号等一系列处理,那些非涉密可以公开的文件,就可以挂到内网上,便于各部门直接在网上查阅,大大方便了档案的有效利用。
档案信息飞快的发展,对档案管理人员提出了更新更高的要求。档案管理人员必须完成由传统的管理模式向现代的管理模式的转变,由传统的管理理念向现代管理理念转变,同时在管理实践中应用,使档案管理工作赶上时代步伐,适应档案管理现代化和办公自动化发展的需要,为社会为单位提供更好更有效的服务,使档案管理工作发挥出应有的效益。
参考文献
[1]刘晓光.电子文件归档光盘的选择与保存,中国档案,2009.
[2]电子文件长期保管的利器,使电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用,方正博通EEP工具,档案学研究,2009.
[3]肖秋会,杨青.数字档案馆、电子文件档案馆和电子文件中心辨析,档案学研究,2009.
[4]丁梅.电子文件中心建设的必要性及存在的问题和对策,档案学研究,2009.
[5]谢怡.数字化校园中电子文件的管理档案学研究,2009.
[6]王健.国际视野:电子文件管理国家战略与区域合作中国档案,2009.
关键词电子文件;档案归档;保存;利用管理
中图分类号G27文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)102-0152-02
随着办公自动化的日渐普及,特别是信息技术的迅猛发展,电子文件已广泛应用于我们的工作之中。档案员对电子文件和电子档案管理是发展的必然趋势,与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的一项工作。为了使电子计算机提高档案管理工作效率,加快档案事业的发展。传统的办公过程产生的纸质文件不能被电子文件取代,要把纸质文件与电子文件同步进行存档,电子文件如何保管?电子档案如何管理和利用?已成为档案人员必须探索的问题,我单位着重从以下几个方面解决问题。
1电子文件特性与档案管理工作
电子文件和纸质文件都是反映历史原貌的原始记录。两者既有共性,也有差异。电子文件的产生、形成、归档及其传送、存储、管理等与传统的纸质文件所用的技术、方法有所不同。电子文件是指一种通过计算机进行操作、传输及处理的文件。电子文件与纸质文件有所不同,具有如下特性:
1)电子文件信息与载体的相分离性。电子文件可以在不同的计算机之间传递,可以从一个载体转换到另一个载体或在不同的载体之间相互复制而信息形态无任何变化。于是很难像纸质文件那样确定哪个是“原件”,甚至直接影响到如何才能保证电子文件的真实性、完整性和有效性。
2)易更改性。电子文件是通过键盘操作、扫描仪等工具输入,储存于光盘、光碟等介质上,由于电子文件可以随时变换载体,或被更改、伪造数据不留痕迹,还有可能因计算机病毒及网络安全等原因而导致文件被更改,所以为保证电子文件的安全、正确和真实性,需要解决很多技术难题。
3)数据的易消失性。电子文件数据存储在光盘、光碟或U盘等介质上,是无形物,一旦操作不当,可能会造成损坏或丢失,直接影响到电子文件的凭证作用和无可估量的价值。
电子文件还有信息共享性、非直读性、标准化依赖性等特性。
电子文件的特性是客观存在的,例如:我局采用内网上运行。局办公室在网上收文后迅速从网上转发到各直属单位和各中心收网点,充分地体现了无纸化办公在节省时间、节省纸质、节省人力资源的优势。但在整个运行过程中电子文件随时会被更改,无法保证数据百分百准确。我局和各直属单位收网点,在收、发、存储的过程中难免受到外来病毒的入侵,都会造成数据的消失。这是电子文件的特性所决定的,所以档案室规定永久、长期保存的电子文件必须制成纸质文件同步归档,使局系统充分发挥了自动化办公的优势,也避免了因电子文件特性可能造成的损失。
我们充分认识到电子文件与纸质文件各自的特点。才能对电子文件管理提出正确和更科学的要求。既坚持档案管理的基本原则,又不致将纸质档案管理的理论、方法原封不动地运用到电子档案管理,有利于创建电子档案理论、方法和技术。这样才能在电子档案大量涌现时,真正做到既重视电子档案,又能正确对待纸质档案的并存,充分开发各类档案信息资源为局系统服务。
2电子文件的整理
电子文件的整理是指按照整理归档的原则和方法,将收集积累的电子文件分门别类进行清理,为归档做好准备工作。电子文件整理包括两个层次:
1)对分类、排序的组织。就是按照电子文件的管理标准将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合,使电子文件存储格式处于一种有序狀态。文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的著录标引应由归档人员来完成。著录标引在整理工作中占有重要地位,其质量好坏,将直接影响未来的电子档案保管和利用。在整理过程中,可能会遇到文件格式重新编排和重新组合。这种格式转换有可能损伤数据,损害作为证据的电子文件的真实性。因此保证电子文件的真实性、完整性,是归档人员和档案室管理整理电子档案的一项重要内容。
2)组织建立数据库。首先是对电子文件进行分类和编号。一个单位的电子文件类别是多种多样的,对这些电子文件进行分门别类地管理,必须进行科学的分类。按门类划分要求,结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案。分类编号就是按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分,并给每份电子文件一个固定的件号,从而使全部电子文件成为一个有机的整体。其次对电子文件的登记。电子文件的整理是电子档案管理和利用等工作的基础。
与纸质文件相比较,电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的,经过对电子文件的科学整理、构成有序的虚拟状态,通过检索,可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来,数据库是存、取电子文件的“虚拟文件库”。无论在任何条件环境下,都要做好备份工作。
3电子文件的归档
电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件,确定档案属性后,从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件其归档的方法是不同的,如果是网络,可按要求转到档案数据库或记有归档的标识。如果是载体传递归档就要做一些辅助和认证工作,要与纸质文件结合归档。归档工作的主要内容有:
1)确定电子文件的归档范围。这是归档的首要任务,也是保证电子档案质量的关键。按国家档案局的有关规定,电子文件归档范围与纸质文件归档范围相同。现局档案室制订了《电子文件管理办法》规定,局各处室、直属各单位在工作中所形成有保存价值的电子文件要整理归档,列出了文字类、竞赛类、声像类、相片类等电子文件的收集内容和质量要求,确保电子档案的齐全完整,为电子档案管理提供了最可靠的基础保证。
2)规定归档时间。电子文件的归档一般在年度或任务完成后,或3个月、6个月的时间内进行归档,可视其具体情况而定。因涉及到电子文件的技术环境条件,存贮介质的质量、寿命等问题,一般以不超过2-3个月为宜。
3)规定归档份数。按国家档案局电子文件归档的规定,电子文件归档后一般拷贝3套,封存1套,1套用于利用,第3套异地保存。例如:我局规定:各处室、直属各单位电子文件归档后拷贝3套,部门储存1套,1套用于平时利用,第3套在每年的文书档案验收时交局档案室验收并保存,这样可以大大提高安全性和可靠性。
4)对电子文件归档的要求。主要是真实、完整,达到档案的利用价值。要做到这一点,首先遵从归档各阶段的规定、标准,如收集积累、鉴定等环节的规定、标准;其次是准确说明配套的软、硬件环境;第三是归档电子文件格式要通用、标准。
5)归档方法。一是将应归档的经过整理的电子文件存入磁、光介质上。二是压缩归档,采用数据压缩工具对网络上应归档的经过整理的电子文件,进行压缩,然后刻入磁、光介质上。三是备份系统归档,一般在局域网环境下采用。将确定要归档的电子文件在网上进行一次备份操作,就可将归档的电子文件存放在磁、光介质上。四是一致性的测试。
4电子文件的保存
电子档案的特性不同于纸质档案,决定其在保存与维护方面的复杂性。如何保存,维护电子档案,使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用,是档案室人员需要解决的问题。
1)确保电子档案载体物理上的安全。一般情况下,电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上,所以,要建立一个适合于磁、光介质保存的环境,诸如温湿度的控制,存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求,载体应直立排放,并满足避光、防尘、防变形的要求,远离强磁场和有害气体等。
2)确保电子档案内容准确。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的,在以后的利用中,必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容,还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。这对于电子档案而言是一个较为复杂的过程。因为,电子档案来自各个方面,往往是在不同的电子计算机系统上形成的,且在内容的格式编排上也不尽一致,这种在技术和形式上的差异,必然导致在以后还原时,所采用的技术与方法的不同。
因此,除对电子档案本身进行很好的保存外,还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存,或采用其它方法和技术加以转换。
3)确保电子档案的原始性。对于一些较为特殊的电子档案,要原始形成的格式进行还原显示。可进行以下的处理:一是保存电子档案相关支持软件,即在保存电子档案的同时,保存与电子档案相关的软件及整个应用系统,恢复时,使之按本来的面目进行显示;二是保存原始档案的电子图像;三是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品,因为这是最为稳妥的永久保存方法。
4)确保电子档案的可理解性。对一份电子档案的内容来说,常常有不被人完全理解的情况。为了使人们能够完全理解一份电子档案,就要把元数据;物理结构与逻辑结构的关系;相关的电子档案名称、存储位置及相互关系;与电子档案内容相关的背景信息等相应的信息保存下来。
5)要对电子档案载体进行有效的检测与维护。电子档案载体,特别是磁性载体,极易受到保存环境的影响。因此,对所保存的电子档案载体,必须进行定期检测和拷贝,以确保电子档案信息的可靠性。必须建立相应的维护管理档案,对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录,避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。
5电子档案的利用
电子档案的利用与纸质档案相比,显著不同的是更快捷、更方便更准确。其查准率和查全率是纸质档案无法可比的。但这必须建立在电子档案所依赖的技术上,且必须满足必要的先决条件和采取相应的管理措施才能够实现。
电子档案提供利用,一般有三种方法:即提供拷贝;通信传输;直接利用。
1)提供拷贝。档案部门向利用者提供载体拷贝时,应将文件转换成通用标准文档存储格式,由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时,也可以向这些用户提供打印件或缩微品。
2)通信传输。网络技术使得计算机应用的领域和作用有了质的飞跃,电子档案的传输不再受地理和人力的限制。
利用网络进行电子档案的传输得到了越来越广泛的应用,但随着应用范围的扩大,也反映出一些技术上的问题:①档案传输中的安全问题。档案在传输过程中,数据很容易被他人窃取。目前比较可行的方法是在档案传输前把数据加密,档案达到目的地后再进行解密,这样即使传输中的数据被窃取,也是一堆杂乱无章的数字码,很难直接应用;②电子档案传输所使用的设备可能会携带病毒,对接受单位的计算机造成有意无意的破壞。现在主要采用在计算机上安装防病毒软件的方法对来自网络上的文件进行病毒检测;③电子档案的合法性问题。纸质档案上的单位盖章和领导签字,是有法律效力的,而在OA系统中的电子档案签字(即“电子签字”),必须得到法律部门的认可。
电子文件归档后,经过排序、编号等一系列处理,那些非涉密可以公开的文件,就可以挂到内网上,便于各部门直接在网上查阅,大大方便了档案的有效利用。
档案信息飞快的发展,对档案管理人员提出了更新更高的要求。档案管理人员必须完成由传统的管理模式向现代的管理模式的转变,由传统的管理理念向现代管理理念转变,同时在管理实践中应用,使档案管理工作赶上时代步伐,适应档案管理现代化和办公自动化发展的需要,为社会为单位提供更好更有效的服务,使档案管理工作发挥出应有的效益。
参考文献
[1]刘晓光.电子文件归档光盘的选择与保存,中国档案,2009.
[2]电子文件长期保管的利器,使电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用,方正博通EEP工具,档案学研究,2009.
[3]肖秋会,杨青.数字档案馆、电子文件档案馆和电子文件中心辨析,档案学研究,2009.
[4]丁梅.电子文件中心建设的必要性及存在的问题和对策,档案学研究,2009.
[5]谢怡.数字化校园中电子文件的管理档案学研究,2009.
[6]王健.国际视野:电子文件管理国家战略与区域合作中国档案,2009.