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摘要:医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料,后勤档案是医院档案的重要组成部分,在医院档案管理中起着非常重要的作用。做好后勤档案管理工作对推动医院可持续发展具有十分重要的意义。
关键词:医院 后勤档案 管理
随着医疗事业的发展,医院业务不断地扩大,医院档案也越来越体现出它的重要性。后勤档案是医院档案的重要组成部分,在医院档案管理中起着非常重要的作用。医院改、扩建工程质量关系到百年大计。基建档案既是基本建设的历史和现状的文献记载,也是以后维护维修、改扩建等的重要依据。因此,加强基建档案管理是我们后勤工作者义不容辞的责任。
1 后勤档案在医院管理中的作用
1.1 对推动医院可持续发展具有十分重要的意义 医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料,档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料,由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点,因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录,也是整个医院档案的重要组成部分,它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务,又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以,做好工程项目的档案管理工作对推动医院可持续发展具有十分重要的意义。
1.2 为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据 基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门,任何基本建设缺少基建档案,就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展,为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据,也对医院发展和经济建设发挥着重要作用,为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件;为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材,它不仅服务于今天,也有利于未来,所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。
1.3 基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源,是医院的财富 我院是一所百年老院,前身為始建于1892年的“宽仁医院”。近年来,随着医院总体规划的逐步进行,我院的基本建设接连不断,需要办理和查阅许多相关资料。随着医院档案管理越来越规范,后勤部门的档案管理意识也应该逐渐增强。
2 目前医院基建档案管理的现状及分析
2.1 档案意识淡薄,资料收集不全 由于医院后勤队伍流动性大,人员不稳定,使档案资料管理工作容易脱节,档案资料流向不清,档案管理职责没有落实到具体人员。
我院历史悠久,部分房屋的建设时间可以追溯到一百多年前,历史原因导致房屋的基建档案不完善,资料缺乏,因此基建档案管理具有先天不足的特点。此外,以前基建管理部门缺乏专业的基建档案管理人员。没有专门的档案管理室,部分档案资料仅存于现场代表手中。部分项目实施后档案未能及时进行归类整理、存档,导致建设资料不齐全或不完整。因此,在项目的改扩建和建筑维护维修过程中,要查找工程建设的原状图和相关资料,显得非常困难。
2.2 缺乏系统的基建档案归档流程。后勤部门档案制度不明确,缺乏系统的基建档案规整流程,没有明确的标准以及缺乏统一的归口管理。在工作中,经常出现院方现场代表凭自已经验进行资料保存的情况。没有系统性,缺乏统一编制要求和归档程序,导致资料查找相当费力。
2.3 维修改造工程档案资料记录不详细。由于临床科室调整、维修改造以及装修,导致房屋使用功能甚至在不影响使用安全的情况下部分结构发生变化,经过多次维修改造后,房屋的原貌发生了很大变化,维修档案却没有及时归档,时间久远后,院内房屋的构造、管线走向等没有详尽的现状记录,已存有的档案资料缺乏可考性价值。
3 加强后勤档案管理工作的对策
3.1 用规范化、标准化来要求档案管理工作 一套完整、准确、系统的基建挡案,必须调动相关参与建设人员的积极性,让其一起进行基建档案资料收集。为确保基建及改、扩建工程档案齐全、完整、系统,我们从收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料,把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系,同步进行。同时根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理,方便利用,保持其整体功能,并将完整的档案按规定移交有关档案管理部门。
3.2 配置专业的基建档案管理人员 基建档案的管理人员,既要懂建筑工程的专业知识,熟悉并参与过工程建设筹划到施工竣工等各个环节的工作,才能全面准确地完成档案的搜集、整理工作。又要懂档案管理知识,能够完成基建档案进行分类档流程。随着国家相关建设项目档案管理法规的出台,基建档案管理逐步走向规范,因此。档案管理员必须与时俱进,及时熟悉基建档案管理的各种法律法规,才能满足现行档案管理工作要求。为此,我们引进了两名建筑专业的本科生,对搞好后勤档案管理工作和加强对工程质量管理起到了积极作用。
3.3 抓住重要环节进行管理。基建档案管理工作涉及建设工程项目决策阶段、实施阶段和使用阶段三个阶段,其中决策阶段和实施阶段属于新建项目的档案资料管理范畴,也是基建档案管理工作的重点。在房屋使用过程中,经常使用和查阅的档案资料主要是房屋施工的技术资料,因此,对建设项目的施工过程档案资料收集、整理应作为档案管理工作的重点中的重点。在整理施工档案的过程中,从分部分项工程开始收集整理工程技术文件资料并归档,特别要注意基础、结构工程和隐蔽工程的资料收集整理,尽可能地通过资料、图像、声像资料等形式将整个施工过程按时间顺序进行记载,再现施工过程的技术历史。此外,由于城建档案馆保存的资料仪仅是建设工程竣工方面的资料,对于项目的前期和竣工结算等方面的资料就需要项目业主进行全面收集整理。
在使用阶段主要是工程维修、改造项目的档案资料管理工作。建设项目交付使用后,应建立起相应的管理日志,保存大修、改扩建等过程的施工记录。但是此时往往容易只重视土建改造的档案管理工作,忽视其他方面的档案管理。
我们不仅要做好土建工程的基建档案管理工作,更要做好对暧通、强弱电设备设施的档案规整和管理工作。对于日常性的小维修工作,也应该做好相应的登记工作。防止出现项目维修后的状况和原状面目全非的现象,保证在任何状况下都有现状图可考。
此外,建立医院已有建筑及设施的总布置图,在图纸上面明示各种主要的建设信息资料和相应的主要数据参数,以便随对查找相关的资料和数据。
3.4 完善档案管理及交接制度 根据我院的实际情况,我们建立了基建档案管理制度,明确了基建档案管理的范围。归档的基本要求和基本内容,基建档案的移交与整理、保存的要求,明确专业档案管理人员的职责等内容。使基建档案资料具有真实性,从而确保档案的归档率、完整率和准确率。并将工程完工后的完整资料及时移交重庆市建委及医院档案室保存。对改造及维修等小型工程资料则由房管科内部妥善保存。
3.5 加强基建档案的电子化水平。电脑应用技术的发展,推动档案管理的进程,图纸实现了电子绘图,其他相关书面文件多是通过电脑打印,从而为基建档案管理的电子化、现代化提供了便利。对于新建项目的档案管理,我们充分利用电脑技术,加强电子档案的收集和整理;对于一些年代久远的基建资料,我们通过电子扫描的方式将其形成电子文件保存下来,从而将无电子版本的存档文件制作成电子档案资料保存,提高档案管理工作归档的电子化率。
后勤工作任务重、琐事多,因而完善的档案管理就显得更加重要。以我院房管科为例,档案涉及基建维修、物业管理、物资采购等多个方面。近几年来,我们不断完善档案管理工作,使其在工作中得心应手,给后勤管理工作带来极大的方便,成为后勤工作的信息支持和保障。
参考文献:
[1]韦来平,徐澄晨,王晓娟.医院后勤档案管理的重要性.江苏卫生事业管理.2009.20(110):70.
[2]宋静萍.浅谈医院基建档案管理.中国现代医药杂志.2009.11(4):140-140.
[3]罗军强.医院改扩建基建档案管理之我见.中华现代医院管理杂志.2010.8(7):60-61.
①通讯作者:陈景
关键词:医院 后勤档案 管理
随着医疗事业的发展,医院业务不断地扩大,医院档案也越来越体现出它的重要性。后勤档案是医院档案的重要组成部分,在医院档案管理中起着非常重要的作用。医院改、扩建工程质量关系到百年大计。基建档案既是基本建设的历史和现状的文献记载,也是以后维护维修、改扩建等的重要依据。因此,加强基建档案管理是我们后勤工作者义不容辞的责任。
1 后勤档案在医院管理中的作用
1.1 对推动医院可持续发展具有十分重要的意义 医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料,档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料,由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点,因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录,也是整个医院档案的重要组成部分,它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务,又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以,做好工程项目的档案管理工作对推动医院可持续发展具有十分重要的意义。
1.2 为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据 基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门,任何基本建设缺少基建档案,就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展,为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据,也对医院发展和经济建设发挥着重要作用,为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件;为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材,它不仅服务于今天,也有利于未来,所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。
1.3 基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源,是医院的财富 我院是一所百年老院,前身為始建于1892年的“宽仁医院”。近年来,随着医院总体规划的逐步进行,我院的基本建设接连不断,需要办理和查阅许多相关资料。随着医院档案管理越来越规范,后勤部门的档案管理意识也应该逐渐增强。
2 目前医院基建档案管理的现状及分析
2.1 档案意识淡薄,资料收集不全 由于医院后勤队伍流动性大,人员不稳定,使档案资料管理工作容易脱节,档案资料流向不清,档案管理职责没有落实到具体人员。
我院历史悠久,部分房屋的建设时间可以追溯到一百多年前,历史原因导致房屋的基建档案不完善,资料缺乏,因此基建档案管理具有先天不足的特点。此外,以前基建管理部门缺乏专业的基建档案管理人员。没有专门的档案管理室,部分档案资料仅存于现场代表手中。部分项目实施后档案未能及时进行归类整理、存档,导致建设资料不齐全或不完整。因此,在项目的改扩建和建筑维护维修过程中,要查找工程建设的原状图和相关资料,显得非常困难。
2.2 缺乏系统的基建档案归档流程。后勤部门档案制度不明确,缺乏系统的基建档案规整流程,没有明确的标准以及缺乏统一的归口管理。在工作中,经常出现院方现场代表凭自已经验进行资料保存的情况。没有系统性,缺乏统一编制要求和归档程序,导致资料查找相当费力。
2.3 维修改造工程档案资料记录不详细。由于临床科室调整、维修改造以及装修,导致房屋使用功能甚至在不影响使用安全的情况下部分结构发生变化,经过多次维修改造后,房屋的原貌发生了很大变化,维修档案却没有及时归档,时间久远后,院内房屋的构造、管线走向等没有详尽的现状记录,已存有的档案资料缺乏可考性价值。
3 加强后勤档案管理工作的对策
3.1 用规范化、标准化来要求档案管理工作 一套完整、准确、系统的基建挡案,必须调动相关参与建设人员的积极性,让其一起进行基建档案资料收集。为确保基建及改、扩建工程档案齐全、完整、系统,我们从收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料,把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系,同步进行。同时根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理,方便利用,保持其整体功能,并将完整的档案按规定移交有关档案管理部门。
3.2 配置专业的基建档案管理人员 基建档案的管理人员,既要懂建筑工程的专业知识,熟悉并参与过工程建设筹划到施工竣工等各个环节的工作,才能全面准确地完成档案的搜集、整理工作。又要懂档案管理知识,能够完成基建档案进行分类档流程。随着国家相关建设项目档案管理法规的出台,基建档案管理逐步走向规范,因此。档案管理员必须与时俱进,及时熟悉基建档案管理的各种法律法规,才能满足现行档案管理工作要求。为此,我们引进了两名建筑专业的本科生,对搞好后勤档案管理工作和加强对工程质量管理起到了积极作用。
3.3 抓住重要环节进行管理。基建档案管理工作涉及建设工程项目决策阶段、实施阶段和使用阶段三个阶段,其中决策阶段和实施阶段属于新建项目的档案资料管理范畴,也是基建档案管理工作的重点。在房屋使用过程中,经常使用和查阅的档案资料主要是房屋施工的技术资料,因此,对建设项目的施工过程档案资料收集、整理应作为档案管理工作的重点中的重点。在整理施工档案的过程中,从分部分项工程开始收集整理工程技术文件资料并归档,特别要注意基础、结构工程和隐蔽工程的资料收集整理,尽可能地通过资料、图像、声像资料等形式将整个施工过程按时间顺序进行记载,再现施工过程的技术历史。此外,由于城建档案馆保存的资料仪仅是建设工程竣工方面的资料,对于项目的前期和竣工结算等方面的资料就需要项目业主进行全面收集整理。
在使用阶段主要是工程维修、改造项目的档案资料管理工作。建设项目交付使用后,应建立起相应的管理日志,保存大修、改扩建等过程的施工记录。但是此时往往容易只重视土建改造的档案管理工作,忽视其他方面的档案管理。
我们不仅要做好土建工程的基建档案管理工作,更要做好对暧通、强弱电设备设施的档案规整和管理工作。对于日常性的小维修工作,也应该做好相应的登记工作。防止出现项目维修后的状况和原状面目全非的现象,保证在任何状况下都有现状图可考。
此外,建立医院已有建筑及设施的总布置图,在图纸上面明示各种主要的建设信息资料和相应的主要数据参数,以便随对查找相关的资料和数据。
3.4 完善档案管理及交接制度 根据我院的实际情况,我们建立了基建档案管理制度,明确了基建档案管理的范围。归档的基本要求和基本内容,基建档案的移交与整理、保存的要求,明确专业档案管理人员的职责等内容。使基建档案资料具有真实性,从而确保档案的归档率、完整率和准确率。并将工程完工后的完整资料及时移交重庆市建委及医院档案室保存。对改造及维修等小型工程资料则由房管科内部妥善保存。
3.5 加强基建档案的电子化水平。电脑应用技术的发展,推动档案管理的进程,图纸实现了电子绘图,其他相关书面文件多是通过电脑打印,从而为基建档案管理的电子化、现代化提供了便利。对于新建项目的档案管理,我们充分利用电脑技术,加强电子档案的收集和整理;对于一些年代久远的基建资料,我们通过电子扫描的方式将其形成电子文件保存下来,从而将无电子版本的存档文件制作成电子档案资料保存,提高档案管理工作归档的电子化率。
后勤工作任务重、琐事多,因而完善的档案管理就显得更加重要。以我院房管科为例,档案涉及基建维修、物业管理、物资采购等多个方面。近几年来,我们不断完善档案管理工作,使其在工作中得心应手,给后勤管理工作带来极大的方便,成为后勤工作的信息支持和保障。
参考文献:
[1]韦来平,徐澄晨,王晓娟.医院后勤档案管理的重要性.江苏卫生事业管理.2009.20(110):70.
[2]宋静萍.浅谈医院基建档案管理.中国现代医药杂志.2009.11(4):140-140.
[3]罗军强.医院改扩建基建档案管理之我见.中华现代医院管理杂志.2010.8(7):60-61.
①通讯作者:陈景