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摘 要: 教学秘书工作是高等院校管理工作中的重要环节,笔者在自身工作实践的基础上,从教学秘书工作人员的角度就如何做好高校教学秘书工作提出了自己的几点思考与建议。
关键词: 高校教学秘书 教学秘书工作 提高素质
教学工作是高等院校的中心工作,有效的教学管理工作是一个学校的教学活动能够正常运转、并最终完成教学工作任务的根本保证,缺乏有效管理的学校教学必然会一片混乱。教学秘书作为高等院校最基层的教学管理者和组织者,肩负着院系教学管理的组织和协调任务,其作用是不可替代的。正确认识和对待教学秘书工作,实现高效的基层教学管理是保证高等院校教学工作有序进行的基础,也是推动高等院校教学质量,以及人才培养质量提高的重要力量。我就自身工作中的一些感受谈谈对做好高校教学秘书工作的几点思考。
高校教学秘书首先要正确理解教学秘书工作的任务:教学秘书是在教学系主任(院长)领导下,处理日常教学行政工作并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作的教学行政管理人员。具体来讲,教学秘书首先是教学管理的具体执行者、实施者,要协助院系分管领导管理教学方面的常规事务,保证教学工作的正常运转,是高校教学工作实施过程中实实在在的基层管理者。其次,教学秘书是教学工作的服务者。教学秘书的工作就是为院系领导和师生提供优质的服务,以促进院系教学质量的提高。同时教学秘书还要为领导的决策性工作创造方便条件,提高其工作效率和质量。另外,教学秘书也是各项教学活动的组织者、安排者、协调者。院系教学秘书处在最基层的教学管理位置,很多教学活动都需要教学秘书进行组织和安排,同时还是教务处与学院之间、教师之间、师生之间开展教学活动的桥梁和纽带,对上要直接为教务处和院系领导负责,对下要为在教学与科研第一线的教师以及广大的学生服务,横向还要和其他职能部门、各院系进行协调。高校教学秘书处于管理与教学的中间,是贯彻教学管理决策的得力助手,工作职责是在教务部门与院系级领导的调控下,组织和协调各项教学活动,为顺利完成教学任务、实现教学目的提供必要条件。正确理解教学秘书的工作内容,是做好教学秘书工作的最基本的保证。
当然,要做好教学秘书工作,仅仅做到以上几点是远远不够的,教学秘书人员还必须注重提高素质,不断学习。
一、强化服务意识,提高服务质量
教学工作是一个学校的中心工作,教学管理人员是为教师和学生的教学活动服务的,教学秘书作为基层教学管理人员,同时也是教学工作的服务者。因此教学秘书人员在工作中一定要明确自己的工作职责,明确角色,正确定位,强化服务意识,做好服务工作。
当然,由于教学秘书的工作量大、面广,内容比较琐碎,而且常常是同一件工作要多次重复,还有些原本可以一次性处理完成的工作由于某一环节的疏漏往往会导致多次反复,使得工作效率降低,而且有些时候虽然对于老师和同学们来说仅仅是一件事而已,但对于教学秘书来说工作量却是巨大的,所有这些都会影响到他们的工作热情。有一位教学秘书老师曾跟我说:“其实,面对老师和同学们,也很想热情一点,可是真觉得很累,想笑都笑不出来。”我们在工作中也曾经有过多次这样的经历,面对那些产生失误而使得自己措手不及的老师和学生有时候要做到笑脸相迎确实很难。但作为教育管理工作者,教学秘书人员必须了解自己的工作职责,有时候即使是很小的、看起来微不足道的问题,也可能影响学校教学秩序的稳定。因此,在处理问题的时候一定要有足够的耐心和细心。
二、加强职业道德修养,建立良好人际关系
教学秘书应具备良好的职业道德素质。良好的职业道德素质是做好教学秘书工作的保证。教学秘书必须认识到自身工作在高校教学管理工作中的重要性,树立全心全意为教学服务、为教师服务、为学生服务的服务意识,拥有良好的敬业精神和奉献精神,具备强烈的责任感和高度的事业心,力求高质量、高效率地完成基层的教学管理工作。同时,教学秘书的工作性质决定了在工作过程中要面临各种各样复杂的工作关系:院系领导、教师、学生、上级管理部门、同级教学管理部门等,良好的人际关系有利于顺利开展工作,实现预期的工作目标。因此,教学秘书人员要具备奋发向上的精神面貌和豁达开朗的性格,这样有助于正确处理各方面的人际关系问题,为做好教学秘书工作提供有效保证。
三、加强专业知识的学习,提高业务素质
教学秘书必须具备相应的专业知识,而且要根据工作需要不断进行更新补充。首先,教学秘书要掌握所在院(系)的专业知识,熟悉各门学科的基本知识、基本结构及其相互间的关系,了解教学过程和教学规律,能够高效准确地完成日常教学管理工作。这在很多情况下不是件容易的事情,因为很多学校的教学秘书的配备根本不能保证专业相关,而且同一院系可能同时开设几个专业。其次,教学秘书要不断丰富自己的管理学和教育学理论知识,掌握科学先进的教育管理理念和方法,并通过理论与实践相结合,达到管理育人、服务育人的功效。最后,由于许多教学秘书并非文秘专业出身,甚至所学专业与秘书专业毫不相关,因此必须对秘书业务知识进行系统的学习和了解,并在实际工作中加以运用,不断提高自身的工作水平。
四、培养综合能力,提高工作效率
现代社会是一个竞争日趋激烈的社会,能者上、庸者下。教学秘书必须树立终身学习观,丰富知识储备,注意综合能力的培养,以适应工作的需要。首先,教学秘书要注意协调能力的培养,必须增强协调意识,善于分析和处理各种错综复杂的关系,原则坚定而又策略灵活,行动果断而又处事稳妥。只有这样才能辅助院系领导处理好各种矛盾,调动一切积极因素,形成和谐有序的工作局面。其次,管理能力也是教学秘书必备能力之一,管理是一门科学,也是一门艺术。高校教学秘书必须不断丰富自己的管理学知识,掌握先进的管理理念和方法,科学地配置和运用领导活动赖以进行的人力、物力、信息、时间,以及其他相关资源,以保证管理工作事半功倍,卓有成效。因此,教学秘书一方面要通晓办事的渠道,提高办事的效能,另一方面要具备点面兼顾的计划能力和运筹帷幄的调度能力,能够用系统的观点统筹安排工作。此外,良好的语言表达能力和沟通能力能够帮助教学秘书与教师和学生间实现良好的信息互动,为顺利完成教学管理工作打下基础。最后,还应具备信息化手段的应用能力。现代化的交流方式加快了信息传递的速度,教学秘书常常要处理大量的信息,面对教师学生的通知、信息反馈的收集等,其中大量的工作可以通过现代化手段得到高效的处理,比如电子邮件、短信、QQ等,都是提高工作效率的有效手段。
五、增强创新意识,改进工作方法
长期以来,人们对教学秘书工作缺乏正确的认识和评价,轻视教学秘书在教学管理中所发挥的作用,认为他们只是简单的、机械的重复劳动,最终导致教学秘书人员对自己的工作同样缺乏正确的认识,工作中满足于简单重复应付一些事务性工作,缺少创新性,缺少工作热情。因此,教学秘书人员应能够认识到自身工作的重要性,充分发挥自身的主观能动性,积极开动脑筋,利用创新思维,提出自己的新观点、新视角,创造性地开展工作,更新工作思路,改进工作方法,高效有序地开展自己的教学管理工作。
六、养成良好工作习惯,提高工作效能
首先,教学秘书工作人员要养成做计划的习惯,把一件阶段性的工作分成几个阶段来完成,把计划通知所有涉及的人员,使相关人员知道计划安排,了解计划的进展情况,并自觉地按计划安排完成自己该做的工作。当然,要使计划顺利进行,还必须养成良好的时间管理习惯,良好的时间管理习惯有助于工作在规定的时限内按时完成。在日常工作中,必须养成各项工作按时完成的习惯,因为教学秘书的工作都具有一定的时效性,而且涉及面广,涉及的人多,如果其中个别人不能按时做好自己的工作,就会导致整个工作不能顺利进行,从而破环整个工作计划的实施。在工作中不能让个别人的拖拉牵着鼻子走,不能让相关人员产生“事情拖一点也没关系”的念头,经过一段时间的坚持,不但自己能养成时间管理习惯,而且能使相关人员养成按计划工作的习惯。另外,随手记录也是教学秘书应具备的良好习惯之一,因为教学秘书工作内容极其繁琐,时效性强,有些当时无法立即处理的事情不能单纯依靠头脑去记忆,否则会导致大脑由于害怕遗忘而处于比较紧张的状态,同时确实也不够安全,所以应该养成使用便利贴的习惯,要处理尚未处理的工作随手记录,从而既确保不会遗漏工作,又不会担心忘记从而使自己处于一种比较轻松的工作状态。
总之,高等院校的教学秘书工作是学校教学管理的重要环节,教学秘书人员应该在理解教学秘书工作的基础上不断提高自身的各方面素质,为顺利完成学校的教学管理工作、实现教学目标及人才培养目标作出自己应有的贡献。
参考文献:
[1]张志宏,陶瑞莲.关于做好高校教学秘书工作的若干思考.教育科学,2009,(10).
[2]邹海英,李彬.关于高校教学秘书岗位的几点思考.行政管理,2009,(10).
关键词: 高校教学秘书 教学秘书工作 提高素质
教学工作是高等院校的中心工作,有效的教学管理工作是一个学校的教学活动能够正常运转、并最终完成教学工作任务的根本保证,缺乏有效管理的学校教学必然会一片混乱。教学秘书作为高等院校最基层的教学管理者和组织者,肩负着院系教学管理的组织和协调任务,其作用是不可替代的。正确认识和对待教学秘书工作,实现高效的基层教学管理是保证高等院校教学工作有序进行的基础,也是推动高等院校教学质量,以及人才培养质量提高的重要力量。我就自身工作中的一些感受谈谈对做好高校教学秘书工作的几点思考。
高校教学秘书首先要正确理解教学秘书工作的任务:教学秘书是在教学系主任(院长)领导下,处理日常教学行政工作并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作的教学行政管理人员。具体来讲,教学秘书首先是教学管理的具体执行者、实施者,要协助院系分管领导管理教学方面的常规事务,保证教学工作的正常运转,是高校教学工作实施过程中实实在在的基层管理者。其次,教学秘书是教学工作的服务者。教学秘书的工作就是为院系领导和师生提供优质的服务,以促进院系教学质量的提高。同时教学秘书还要为领导的决策性工作创造方便条件,提高其工作效率和质量。另外,教学秘书也是各项教学活动的组织者、安排者、协调者。院系教学秘书处在最基层的教学管理位置,很多教学活动都需要教学秘书进行组织和安排,同时还是教务处与学院之间、教师之间、师生之间开展教学活动的桥梁和纽带,对上要直接为教务处和院系领导负责,对下要为在教学与科研第一线的教师以及广大的学生服务,横向还要和其他职能部门、各院系进行协调。高校教学秘书处于管理与教学的中间,是贯彻教学管理决策的得力助手,工作职责是在教务部门与院系级领导的调控下,组织和协调各项教学活动,为顺利完成教学任务、实现教学目的提供必要条件。正确理解教学秘书的工作内容,是做好教学秘书工作的最基本的保证。
当然,要做好教学秘书工作,仅仅做到以上几点是远远不够的,教学秘书人员还必须注重提高素质,不断学习。
一、强化服务意识,提高服务质量
教学工作是一个学校的中心工作,教学管理人员是为教师和学生的教学活动服务的,教学秘书作为基层教学管理人员,同时也是教学工作的服务者。因此教学秘书人员在工作中一定要明确自己的工作职责,明确角色,正确定位,强化服务意识,做好服务工作。
当然,由于教学秘书的工作量大、面广,内容比较琐碎,而且常常是同一件工作要多次重复,还有些原本可以一次性处理完成的工作由于某一环节的疏漏往往会导致多次反复,使得工作效率降低,而且有些时候虽然对于老师和同学们来说仅仅是一件事而已,但对于教学秘书来说工作量却是巨大的,所有这些都会影响到他们的工作热情。有一位教学秘书老师曾跟我说:“其实,面对老师和同学们,也很想热情一点,可是真觉得很累,想笑都笑不出来。”我们在工作中也曾经有过多次这样的经历,面对那些产生失误而使得自己措手不及的老师和学生有时候要做到笑脸相迎确实很难。但作为教育管理工作者,教学秘书人员必须了解自己的工作职责,有时候即使是很小的、看起来微不足道的问题,也可能影响学校教学秩序的稳定。因此,在处理问题的时候一定要有足够的耐心和细心。
二、加强职业道德修养,建立良好人际关系
教学秘书应具备良好的职业道德素质。良好的职业道德素质是做好教学秘书工作的保证。教学秘书必须认识到自身工作在高校教学管理工作中的重要性,树立全心全意为教学服务、为教师服务、为学生服务的服务意识,拥有良好的敬业精神和奉献精神,具备强烈的责任感和高度的事业心,力求高质量、高效率地完成基层的教学管理工作。同时,教学秘书的工作性质决定了在工作过程中要面临各种各样复杂的工作关系:院系领导、教师、学生、上级管理部门、同级教学管理部门等,良好的人际关系有利于顺利开展工作,实现预期的工作目标。因此,教学秘书人员要具备奋发向上的精神面貌和豁达开朗的性格,这样有助于正确处理各方面的人际关系问题,为做好教学秘书工作提供有效保证。
三、加强专业知识的学习,提高业务素质
教学秘书必须具备相应的专业知识,而且要根据工作需要不断进行更新补充。首先,教学秘书要掌握所在院(系)的专业知识,熟悉各门学科的基本知识、基本结构及其相互间的关系,了解教学过程和教学规律,能够高效准确地完成日常教学管理工作。这在很多情况下不是件容易的事情,因为很多学校的教学秘书的配备根本不能保证专业相关,而且同一院系可能同时开设几个专业。其次,教学秘书要不断丰富自己的管理学和教育学理论知识,掌握科学先进的教育管理理念和方法,并通过理论与实践相结合,达到管理育人、服务育人的功效。最后,由于许多教学秘书并非文秘专业出身,甚至所学专业与秘书专业毫不相关,因此必须对秘书业务知识进行系统的学习和了解,并在实际工作中加以运用,不断提高自身的工作水平。
四、培养综合能力,提高工作效率
现代社会是一个竞争日趋激烈的社会,能者上、庸者下。教学秘书必须树立终身学习观,丰富知识储备,注意综合能力的培养,以适应工作的需要。首先,教学秘书要注意协调能力的培养,必须增强协调意识,善于分析和处理各种错综复杂的关系,原则坚定而又策略灵活,行动果断而又处事稳妥。只有这样才能辅助院系领导处理好各种矛盾,调动一切积极因素,形成和谐有序的工作局面。其次,管理能力也是教学秘书必备能力之一,管理是一门科学,也是一门艺术。高校教学秘书必须不断丰富自己的管理学知识,掌握先进的管理理念和方法,科学地配置和运用领导活动赖以进行的人力、物力、信息、时间,以及其他相关资源,以保证管理工作事半功倍,卓有成效。因此,教学秘书一方面要通晓办事的渠道,提高办事的效能,另一方面要具备点面兼顾的计划能力和运筹帷幄的调度能力,能够用系统的观点统筹安排工作。此外,良好的语言表达能力和沟通能力能够帮助教学秘书与教师和学生间实现良好的信息互动,为顺利完成教学管理工作打下基础。最后,还应具备信息化手段的应用能力。现代化的交流方式加快了信息传递的速度,教学秘书常常要处理大量的信息,面对教师学生的通知、信息反馈的收集等,其中大量的工作可以通过现代化手段得到高效的处理,比如电子邮件、短信、QQ等,都是提高工作效率的有效手段。
五、增强创新意识,改进工作方法
长期以来,人们对教学秘书工作缺乏正确的认识和评价,轻视教学秘书在教学管理中所发挥的作用,认为他们只是简单的、机械的重复劳动,最终导致教学秘书人员对自己的工作同样缺乏正确的认识,工作中满足于简单重复应付一些事务性工作,缺少创新性,缺少工作热情。因此,教学秘书人员应能够认识到自身工作的重要性,充分发挥自身的主观能动性,积极开动脑筋,利用创新思维,提出自己的新观点、新视角,创造性地开展工作,更新工作思路,改进工作方法,高效有序地开展自己的教学管理工作。
六、养成良好工作习惯,提高工作效能
首先,教学秘书工作人员要养成做计划的习惯,把一件阶段性的工作分成几个阶段来完成,把计划通知所有涉及的人员,使相关人员知道计划安排,了解计划的进展情况,并自觉地按计划安排完成自己该做的工作。当然,要使计划顺利进行,还必须养成良好的时间管理习惯,良好的时间管理习惯有助于工作在规定的时限内按时完成。在日常工作中,必须养成各项工作按时完成的习惯,因为教学秘书的工作都具有一定的时效性,而且涉及面广,涉及的人多,如果其中个别人不能按时做好自己的工作,就会导致整个工作不能顺利进行,从而破环整个工作计划的实施。在工作中不能让个别人的拖拉牵着鼻子走,不能让相关人员产生“事情拖一点也没关系”的念头,经过一段时间的坚持,不但自己能养成时间管理习惯,而且能使相关人员养成按计划工作的习惯。另外,随手记录也是教学秘书应具备的良好习惯之一,因为教学秘书工作内容极其繁琐,时效性强,有些当时无法立即处理的事情不能单纯依靠头脑去记忆,否则会导致大脑由于害怕遗忘而处于比较紧张的状态,同时确实也不够安全,所以应该养成使用便利贴的习惯,要处理尚未处理的工作随手记录,从而既确保不会遗漏工作,又不会担心忘记从而使自己处于一种比较轻松的工作状态。
总之,高等院校的教学秘书工作是学校教学管理的重要环节,教学秘书人员应该在理解教学秘书工作的基础上不断提高自身的各方面素质,为顺利完成学校的教学管理工作、实现教学目标及人才培养目标作出自己应有的贡献。
参考文献:
[1]张志宏,陶瑞莲.关于做好高校教学秘书工作的若干思考.教育科学,2009,(10).
[2]邹海英,李彬.关于高校教学秘书岗位的几点思考.行政管理,2009,(10).