[摘要]我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。通过对下面几个问题，介绍几个Word和Excel应用小技巧（以2003版为例），帮大家能轻松解决工作学习中的实际应用问题，领略一下关于Word、Excel的别样风情。
　　[主题词]实战小技巧解决大问题
　　中国分类号：G642
　　Word和Excel是我们最常用的应用软件，有些功能并不为我们熟知，我们大多数人都不知不觉地遵循了“28原则”，这就是说“往往只有20%的人熟练掌握了80%的各项功能，而80%的人只知道和了解20%”。我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。通过对下面几个问题，介绍几个Word和Excel应用小技巧（以2003版为例），帮大家能轻松解决工作学习中的实际应用问题，领略一下关于Word、Excel的别样风情。
　　一、“修订”与“批注”功能相结合实现电子作业批改
　　网络教学是信息技术与课程整合的主要方向，基于互联网资源的自主学习、网络协作学习是网络教学的主要形式，网络教学的特点之一就是学习资源、作业、学习成果数字化，随之带来的问题是如何方便地对电子作业进行批改和写评语。教师们对电子作业的批改还不是很适应，通常的做法是对电子作业直接进行修改，在作业的最后以不同的格式写一个评语，然后再发回给学生。但是这样做破坏了作业的本来面目，学生也不容易清楚地看到老师对那些内容作了批改，使学生感到电子作业的批改反而没纸质作业的批改来得直观。那么是否有比较方便、比纸质作业批改更直观的方法批改电子作业呢？其实Word就提供了这样的功能，用“修订”功能可以方便地对电子作业进行批改，用“批注”功能可以对作业中的任一部分内容写评语，两者相结合可以方便地实现电子作业的批改，效果比纸质作业的批改更加直观，而且还保持学生作业的原貌，学生可以有选择地接受或拒绝老师所作的修改。
　　电子作业批改的过程很简单，首先启动“修订”功能：选择“工具”→“修订”，或者在状态栏中双击“修订”标记，使该标记激活，文档就进入了修订状态；进入修订状态后，对文档进行编辑操作，会以修订标记来显示；如果要对作业的某一部分写评语，只要选中这部分内容，选择“插入”→“批注”，然后写评语内容。
　　学生收到批改过的作业，能直观地看到老师的批改情况和评语。如果学生觉得老师的批改有道理，只需在修改的内容上右击，出现快捷菜单，在快捷菜单中选择接受修订（当然也能拒绝修订）；如果学生觉得对老师的批改不理解，想与老师进一步讨论交流，也可以利用“修订”和“批注”进行修改，再发给老师，让老师再次批改，这样实现了一个作业多次批改，提高了学生作业的质量。如果要接受所有修订或拒绝所有修订可通过“审阅”工具栏操作，“审阅”工具栏在启动“修订”功能时自动显示在常用工具栏下方。
　　二、用“阅读版式”视图简化多媒体教学
　　教学环节信息技术的引入后，要求对教学内容进行教学设计，大部分老师用Word编写；然后再将教学设计中“教学过程”部分制作成PPT演示文稿或其他形式的课件，用于课堂多媒体教学。但课件制作增加了老师的工作量，能不能直接将Word用于多媒体教学。Word的“阅读版式”视图，具有较好的演示功能，可以代替PowerPoint演示文稿直接用于多媒体教学，提高了工作效率。
　　三、函数功能精确进行数字四舍五入
　　Excel提供了大量的函数，使得许多复杂问题变的简单。例如经常遇到的四舍五入问题，大多数人都会使用“格式栏”里的“增加小数位数”和“减少小数位数”来处理，虽然处理的数据看起来已经四舍五入了，但实际数据未发生变化，当进行数据运算时就会发生数据不一致性。但是如果使用函数处理四舍五入问题，就不会发生此类情况，方法如下：例如需要四舍五入的数据在A列，选择A1数据右边的空白单元格B1，选择“插入函数”中的“ROUND”函数，在“函数参数”界面中number中输入“A1”，num_digits中输入四舍五入的位数，点击确定，B1中会出现A1四舍五入后的数据。也可以直接在B1单元格中输入“=ROUND（A1，1）”，B1中会出现A1保留一位小数后的数据。将鼠标移到B1单元格的右下角的小黑方块上，这时鼠标就会变成一个黑色十字形，按住鼠标左键向下拖动，拖到A列数据结束，B列数据就为A列四舍五入后的数据，剪切B列数据，选中A列数据，点击右键选择“选择性粘贴”中的“数值”，点击“确定”，A列中的数据就会变成实实在在四舍五入后的数据，经的起数据运算的检验。例如：=ROUND（2.15，1）将2.15四舍五入到一个小数位，结果为2.2；=ROUND（-1.475，2）将-1.475四舍五入到两小数位结果为-1.48）；=ROUND（21.5，-1）将21.5四舍五入到小数点左侧一位结果为20。
　　四、快速批量删除空行
　　有时我们需要删除Excel工作薄中的空行，一般做法是将空行一一找出，然后删除。如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。我们可以利用“自动筛选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。做法：先在表中插入新的一个空行，然后按下Ctrl+A键，选择整个工作表，用鼠标单击“数据”菜单，选择“筛选”项中的“自動筛选”命令。这时在每一列的顶部，都出现一个下拉列表框，在下拉列表框中选择“空白”，直到页面内已看不到数据为止。在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑”菜单，选择“删除行”命令，然后按“确定”按钮。这时所有的空行都已被删去，再单击“数据”菜单，选取“筛选”项中的“自动筛选”命令，工作表中的数据就全恢复了。
　　五、火速打印会议人员姓名台签
　　先取得与会者姓名，输人到一列多行的表格中，每个姓名一行。选中这一列后按下组合键，再直接按组合键粘贴成表格的第2列。选中第1列，单击菜单“格式”-“文字方向”打开“文字方向-表格单元格”对话框，设置第1列的文字方向为纵头朝右类型；选中第2列，按上法设置文字方向为纵头朝左类型。全选表格，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“单元格对齐方式”，然后单击“中心对齐”方式。光标定位于表格内，单击“表格”-表格属性”，在弹出的“表格属性”对话框中设置行高为15cm，列宽为7cm。全选表格，增大字号直到合适为止，然后选择字体类型，隐藏表格边框。
　　[参考文献]
　　《Excel图表实战技巧精粹》人民邮电出版社2008年8月
　　《Word实战技巧精粹》人民邮电出版社2008年8月