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公文版记即公文的文尾部分，是
公文的重要组成部分。版记主要包括
主题词、抄送、印发机关和印发时间
等项。但在实际应用中，除了上述提
到的主题词、抄送机关、印发机关和
印发时间之外，还应包括主送机关、
印制份数、版记反线、版记位置等组
成部分。文秘人员在起草、校核、打
印时一般都不会太留意这部分内容，导
致版记部分经常出现这样那样的问题。
如果加以归纳的话，这些问题基本上
涵盖了日常公文版记中的方方面面：
1.主题词的问题。公文主题词是
用于揭示公文主要内容并经规范化处
理的词或词组，是标识公文主要内容
和形式的基本要素。一般来说，主题
词主要存在两个方面的问题：1.格式
不规范。按照国标规定：“主题词用
3
号黑体字，居左顶格标识，后标全角
冒号词目用
3号小标宋体字；词目之
间空
1字。”但在实际应用中，字体
和间隔的规定常常被抛诸脑后，导致
主题词不是用规定的
3号黑体字，而
是用
3号小标宋体字加粗，主题词词
目之间不是空
1字，而是空一格（约
半字）等现象屡见不鲜。2.标识不准
确。一份公文的主题词，除类别词外
最多不应超过
5个；标识顺序依次是
类别词、类属词、文种。但在工作实
践中，很多文秘人员常常会想当然、
凭经验，不完全根据《国务院公文主
题词表》来选用主题词，致使当前公
文的主题词普遍存在着标识随意性较
大、错标和漏标等严重现象。
2.主送机关的问题。主送机关
是公文的受理机关，一般写在正文之
前，标题之下，只有一种例外情况才
会出现在版记中。按照国标规定“如
主送机关名称过多而使公文首页不能
显示正文时，应将主送机关名称移至
版记中的主题词之下、抄送之上，标
识方法同抄送。”也就是说，如果没
有这一例外情况出现的话，版记中是
不应该有“主送”这一栏的。但在实
际应用中，一些单位和部门的公文中
经常会出现“发”“报”“抄报”之类
的字眼，实际上并不符合国家机关公
文格式的标准规定。
3.抄送机关的问题。抄送机关，
是除主送机关以外的其他需要告知公
文内容的上级、下级和不相隶属机
关。在实际应用中，抄送机关的问题
主要集中在格式不规范方面：如空格
不到位、换行未对齐、标点不规范
等。按照国标规定，在工作实际中，
文秘人员需注意以下几点：一是抄送
机关应居左空
l字，用
3号仿宋体字
标识“抄送”（不能用“抄报”“送”
之类的词语代替），后标全角冒号，
和主题词冒号保持上下对齐的关系。
二是抄送机关回行时与上一行的抄送
机关对齐，千万不能顶格书写。三是
抄送机关之间一定要用顿号或逗号隔
开，最后一定要标注句号。
4.印发说明的问题。印发说明又
称印制版记，是文件制发（含翻印）
情况的说明记载，主要包括文件制发
单位的名称、印发日期和印制份数等
项。其中，印制单位一般是各级机关
的办公厅（室），可以使用全称或规
范化简称；制发时间是印制单位起印
文件的时间，一定要完整写出年月
日；印制份数是该份文件所印的数量。
按照国标规定：“印发机关和印发时间
位于抄送机关之下（无抄送机关在主
题词之下）占
1行位置；用
3号仿宋
体字。印发机关左空
1字，印发时间
右空
1字。印发时间以公文复印的日
期为准，用阿拉伯数码标识。”在实
际应用中，印发说明的问题主要有两
个：一是格式问题。如制发机关名称
居左顶格书写、印发日期居右顶格书
写、印制份数居右顶格书写等错误现
象或多或少地存在。二是标准问题。
如在印发日期中，年月日之后标识不
一，有的是“印发”，有的是“印制”，
有的是“印”；在印制份数中，有的外
加括弧，有的不加，让人莫衷一是。
5.版记反线的问题。反线即黑色
横线，是版记的基本组成要素之一。
按照国标规定：“版记中各要素之下
均加一条反线，宽度同版心；版记应
置于公文最后一页，版记的最后一个
要素置于最后一行。”从实际应用中
看，版记位置的问题基本不存在，但
是版记反线的问题却比较严重：一是
存在共用反线现象。如有的公文将主
送机关、抄送机关共用一条反线，这
显然不符合规定。二是存在没用反线
现象。如在版记的最后一行，各发文
单位一般都用于标识公文的印刷（翻
印）份数，即“共印
XX份”。但是
按照国标规定，应该在其下加注一条
反线，但在实际应用上，却很少见到
印制份数下面加反线情况的出现。
（作者单位：中共重庆市武隆县
委办公室）
公文的重要组成部分。版记主要包括
主题词、抄送、印发机关和印发时间
等项。但在实际应用中，除了上述提
到的主题词、抄送机关、印发机关和
印发时间之外，还应包括主送机关、
印制份数、版记反线、版记位置等组
成部分。文秘人员在起草、校核、打
印时一般都不会太留意这部分内容，导
致版记部分经常出现这样那样的问题。
如果加以归纳的话，这些问题基本上
涵盖了日常公文版记中的方方面面：
1.主题词的问题。公文主题词是
用于揭示公文主要内容并经规范化处
理的词或词组，是标识公文主要内容
和形式的基本要素。一般来说，主题
词主要存在两个方面的问题：1.格式
不规范。按照国标规定：“主题词用
3
号黑体字，居左顶格标识，后标全角
冒号词目用
3号小标宋体字；词目之
间空
1字。”但在实际应用中，字体
和间隔的规定常常被抛诸脑后，导致
主题词不是用规定的
3号黑体字，而
是用
3号小标宋体字加粗，主题词词
目之间不是空
1字，而是空一格（约
半字）等现象屡见不鲜。2.标识不准
确。一份公文的主题词，除类别词外
最多不应超过
5个；标识顺序依次是
类别词、类属词、文种。但在工作实
践中，很多文秘人员常常会想当然、
凭经验，不完全根据《国务院公文主
题词表》来选用主题词，致使当前公
文的主题词普遍存在着标识随意性较
大、错标和漏标等严重现象。
2.主送机关的问题。主送机关
是公文的受理机关，一般写在正文之
前，标题之下，只有一种例外情况才
会出现在版记中。按照国标规定“如
主送机关名称过多而使公文首页不能
显示正文时，应将主送机关名称移至
版记中的主题词之下、抄送之上，标
识方法同抄送。”也就是说，如果没
有这一例外情况出现的话，版记中是
不应该有“主送”这一栏的。但在实
际应用中，一些单位和部门的公文中
经常会出现“发”“报”“抄报”之类
的字眼，实际上并不符合国家机关公
文格式的标准规定。
3.抄送机关的问题。抄送机关，
是除主送机关以外的其他需要告知公
文内容的上级、下级和不相隶属机
关。在实际应用中，抄送机关的问题
主要集中在格式不规范方面：如空格
不到位、换行未对齐、标点不规范
等。按照国标规定，在工作实际中，
文秘人员需注意以下几点：一是抄送
机关应居左空
l字，用
3号仿宋体字
标识“抄送”（不能用“抄报”“送”
之类的词语代替），后标全角冒号，
和主题词冒号保持上下对齐的关系。
二是抄送机关回行时与上一行的抄送
机关对齐，千万不能顶格书写。三是
抄送机关之间一定要用顿号或逗号隔
开，最后一定要标注句号。
4.印发说明的问题。印发说明又
称印制版记，是文件制发（含翻印）
情况的说明记载，主要包括文件制发
单位的名称、印发日期和印制份数等
项。其中，印制单位一般是各级机关
的办公厅（室），可以使用全称或规
范化简称；制发时间是印制单位起印
文件的时间，一定要完整写出年月
日；印制份数是该份文件所印的数量。
按照国标规定：“印发机关和印发时间
位于抄送机关之下（无抄送机关在主
题词之下）占
1行位置；用
3号仿宋
体字。印发机关左空
1字，印发时间
右空
1字。印发时间以公文复印的日
期为准，用阿拉伯数码标识。”在实
际应用中，印发说明的问题主要有两
个：一是格式问题。如制发机关名称
居左顶格书写、印发日期居右顶格书
写、印制份数居右顶格书写等错误现
象或多或少地存在。二是标准问题。
如在印发日期中，年月日之后标识不
一，有的是“印发”，有的是“印制”，
有的是“印”；在印制份数中，有的外
加括弧，有的不加，让人莫衷一是。
5.版记反线的问题。反线即黑色
横线，是版记的基本组成要素之一。
按照国标规定：“版记中各要素之下
均加一条反线，宽度同版心；版记应
置于公文最后一页，版记的最后一个
要素置于最后一行。”从实际应用中
看，版记位置的问题基本不存在，但
是版记反线的问题却比较严重：一是
存在共用反线现象。如有的公文将主
送机关、抄送机关共用一条反线，这
显然不符合规定。二是存在没用反线
现象。如在版记的最后一行，各发文
单位一般都用于标识公文的印刷（翻
印）份数，即“共印
XX份”。但是
按照国标规定，应该在其下加注一条
反线，但在实际应用上，却很少见到
印制份数下面加反线情况的出现。
（作者单位：中共重庆市武隆县
委办公室）