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摘要:科研经费的管理是高校财务管理工作的重要组成部分,文章分析了在日常科研经费核算管理中遇到的一些常见问题,并提出解决办法。
关键词:高校科研经费核算问题办法
中图分类号:G644文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)07-089-02
随着我国经济的快速发展,国家对科研事业的投入也在不断加大,高等学校在发展教育事业的同时,对我国科研事业也发挥着越来越重要的作用,高校承担的科研项目和筹措的科研经费均呈现出大幅增长的趋势,科研经费已经成为学校资金的重要来源,也是高校开展科研工作的重要支柱。科研经费的日常核算工作已成为学校财务核算工作的重要组成部分,有的学校在财务处设立专门的科研经费管理科。有的学校把科研经费核算管理工作并入会计核算科与教育事业费一起管理。无论是哪一种形式,各高校对科研经费的管理工作都很重视,对科研经费进行科学合理的日常核算管理,堵住科研经费管理中存在的漏洞,直接关系到科研项目的完成质量和科研人员积极性的提高,以及高等院校的学术风气、人才培养和学科建设工作。
一、高校科研经费管理中常见的问题
1.科研经费申报时预算不合理。由于各高校搞科研的研究人员绝大部分对财务工作都不太熟悉,在科研项目申报时对经费的使用考虑得不是很全面,在做预算时,一些必须的开支没有考虑进去或预算数不够,导致科研经费在实际使用时,各预算科目实际支出数与申报时的预算数不一致,从而使项目审计不能通过甚至无法结题。科研人员经常为了准备审计材料花去很多时间和精力,这一直是困扰科研人员的一个大问题。
2.科研经费预算科目与会计核算科目不一致。目前高校执行《事业单位会计制度》,各类科研各项经费管理办法规定的预算科目与目前各单位所的会计核算科目不一致,造成科研成本的归集和核算都不够明晰,导致无法真实地反映项目成本。例如燃料动力费、实验外协费和管理费等科目,由于目前事业单位并没有相应的会计科目,在上述支出内容发生时,财务部门通常只能凭借会计人员的理解归集到其他的会计科目核算,到了课题结题时,再人为地归集汇总支出类别,通常不能真实地反映科研成本。
3.科研人员对科研经费的使用随意性大。根据审计部门披露,一些单位科研经费中直接用于课题研究的开支仅四成,其他的都被用作管理费用、人员经费、招待费,甚至本应由科研人员个人承担的家庭电话费、交通费、学费、私家车保险费和维修费也从中列支。有的科研人员甚至使用科研经费购置数码相机MP3/MP4、旅行箱、手提包等私人用品,还美其名曰课题组成员使用。很多科研人员对财务制度不熟悉,也不够重视,经费预算只是为了申报课题,当经费到位后,并没有按预算严格执行。有些课题负责人甚至认为,科研经费就是自己的钱,想怎么花就怎么花,根本没把当初的预算当回事;等课题结题时,经费使用情况与预算相去甚远,导致项目无法顺利结题。还有部分科研人员为了节省成本,喜欢到偷漏税的私人经营店购买实验材料,无法取得正式发票,在财务处办理报销业务时,由于票据不规范,而无法报销经费。
4.科研项目申报成本不断增加。目前,高校各类评估、硕士点和博士点的申报,都要以科研项目的级别和科研经费的多少来衡量,科研项目和经费越多,说明学校科研实力越强,学术水平和师资队伍的素质越高,而且决定着高校的“排名”。高校对教师考核和评价也以科研经费到位额度以及论著或论文的发表数量、成果鉴定数、专利数、获奖数等作为衡量指标,并成为高校教师提职、提升的重要依据。致使许多教师想尽各种办法争取项目,甚至出现“拉关系”、“走后门”和“跑项目”的不正常现象,从而产生“钱权交易”等腐败问题,大大增加了项目申报经费。
二、解决高校科研经费管理问题的办法
1.专人负责做项目预算。课题经费预算的编制应当根据课题研究的合理需要,坚持目标相关性、政策相符性和经济合理性原则。高校科研人员对财务工作并不熟悉,在做预算时可能考虑不周。为了避免预算不合理或不完善,学校财务部门应该指派专人协助课题组做经费预算。财务人员因为熟悉各种财务制度和日常核算方法,可以综合可虑各种因素,作出的项目经费预算会更科学、更合理和更全面,避免了以后在经费使用过程中的一些问题。
2.加强会计人员和课题组成员培训。随着社会进步和经济的发展,出现了很多新的会计业务,如测序费、专利申请费、外出调研采样人员意外保险费等。由于这些新型业务没有很直观的对应会计核算科目,会计人员会根据自己的职业判断记入相对比较适合的会计核算科目中。由于每个会计人员的理解有所不同,导致相同会计业务可能会记入不同的会计核算科目,违背了会计一贯性原则,而且不能客观准确地反映项目经费预算执行情况。因此学校应该定期对会计人员进行培训,对工作中遇到的一些新业务、新问题的处理达成共识,以保证会计核算科目使用的准确性和一致性。目前高校科研人员大多是教学、科研双肩挑,平时忙于工作,很少去学习财经法律、法规方面的知识,对科研和财务管理的有关规定和法律制度了解不多,使其在科研经费使用方面随意性大,所取得的消费票据不规范。尤其是现在很多课题负责人都是研究生导师,所以需同时加强对科研人员的法律、法规知识的宣传力度,提高其遵纪守法意识。
3.利用财务管理软件有效控制项目预算的执行。目前高等院校使用的财务管理软件都具备预算控制功能,科研经费立项建账时,财务部门可以根据课题组提供的项目预算表,建立相应的分类控制指标(如差旅费、接待费、材料费、实验外协费、劳务费等)。当课题组使用科研经费时,会计人员可以根据业务支出性质归并到相应的分类指标,这样可以做到预算分类指标实时控制,为课题负责人解决了支出不符合预算的问题。课题负责人可以把更多的精力投入到课题的研究工作中,为课题的顺利验收起到很好的作用。所谓的支出类别编码实际上就是对科研项目的每一笔支出分别按课题经费、支出成本及具体明细的类别进行分类编码。编码由三组数据构成,每组数据两位数,共六位数。第一组数据为课题经费的类别编码,如:01为国防科技项目,02为863项目,03为支撑计划项目,以此类推。第二组数据为项目支出成本的类别编码,如:01为材料费,02为人员费等,可根据不同的经费管理办法要求设置项目支出类别。第三组数据为项目支出成本类别明细项的类别编码,如:人员费中可细分为01聘用人员工资、02在职人员绩效、03临时工工资等,
支出类型编码的设置和使用十分简便,具体分为三个步骤。第一步,按单位需求根据科研资金的不同管理要求编制支出类别编码,利用现有的财务软件系统,通过编制程序添加支出类别编码实行数据共享。第二步,在课题组报销费用时,在报销单中增加支出类别编码栏目,由课题组人员根据费用实际开支内容按填制支出类别编码,财务部门审核后再由课题组负责人签字确认。第三步,会计人员录入会计凭证时,同时录入支出类型编码信息,通过财务软件可随时根据需要按支出类别编码进行自动归集成本,账目清晰,成本真实。
使用支出类别编码至少能有效地解决以下几个问题:(1)解决了会计核算科目与科研经费项目成本支出项目不一致的问题,财务部门能轻松地对科研项目的支出成本进行合理的分类和归集。(2)课题组能及时掌握项目成本的支出构成情况,可以很好地根据批复的预算来控制支出的进度和内容。(3)加强了财务部门与课题组的沟通和联系,财务部门较好地融入到课题组的经费核算和管理中,及时了解和掌握科研经费的支出的实际情况,强化了内部控制制度。
4.加强对科研经费的监督审计。学校审计部门、科研管理部门和财务部门应当对科研经费预算执行情况和设备购置及管理情况进行监督与检查,可以采取定期检查和对重大项目专项审计两种方式。定期检查,主要是检查课题组履行合同情况、经费预算执行情况,如经费支出是否合理、合规和相符,拨付合作单位资金是否规范,有无超预算、超标准、超范围支出,挤占、挪用、转移项目经费情况,有无自行分解、擅自转拨项目经费情况等。对重大项目专项审计主要是重点防止科研经费使用违反预算管理规定,以协作费、劳务费等虚假名义外拨科研经费,形成资产流失等问题。对违反科研管理规定、造成学校经济损失或损害学校声誉的,坚决予以惩处,挪用、贪污受贿触犯刑法的移送司法机关处理。并在校园网建立科研经费管理信息网络平台,连接科技部门、财务部门、课题负责人以及审计、资产管理等部门。由财务部门负责将每个项目支出明细上传到校园网上,课题负责人通过密码可在网络上查看自己的科研经费使用情况及结余情况,做到心中有数;各职能部门可通过该网络平台及时快速地获取准确、完整的科研课题有关信息,达到管理环节的相互协调、相互依托、相互渗透,使科研经费管理更加科学化、透明化和高效化。
参考文献:
1.朱蓉.加强高校科研经费的有效管理[J].教育财会研究,2007(3)37-38
2.刘振奎,殷伟伟.高校科研经费管理中的问题及建议[J].教育财会研究,2007(3)39-41
3.黄秀娥.高校科研经费管理存在的问题和对策[J].会计之友,2009(18)
4.云南省科技计划项目经费管理实施细则
(作者单位:云南农业大学财务处 云南昆明 650201)(责编:若佳)
关键词:高校科研经费核算问题办法
中图分类号:G644文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)07-089-02
随着我国经济的快速发展,国家对科研事业的投入也在不断加大,高等学校在发展教育事业的同时,对我国科研事业也发挥着越来越重要的作用,高校承担的科研项目和筹措的科研经费均呈现出大幅增长的趋势,科研经费已经成为学校资金的重要来源,也是高校开展科研工作的重要支柱。科研经费的日常核算工作已成为学校财务核算工作的重要组成部分,有的学校在财务处设立专门的科研经费管理科。有的学校把科研经费核算管理工作并入会计核算科与教育事业费一起管理。无论是哪一种形式,各高校对科研经费的管理工作都很重视,对科研经费进行科学合理的日常核算管理,堵住科研经费管理中存在的漏洞,直接关系到科研项目的完成质量和科研人员积极性的提高,以及高等院校的学术风气、人才培养和学科建设工作。
一、高校科研经费管理中常见的问题
1.科研经费申报时预算不合理。由于各高校搞科研的研究人员绝大部分对财务工作都不太熟悉,在科研项目申报时对经费的使用考虑得不是很全面,在做预算时,一些必须的开支没有考虑进去或预算数不够,导致科研经费在实际使用时,各预算科目实际支出数与申报时的预算数不一致,从而使项目审计不能通过甚至无法结题。科研人员经常为了准备审计材料花去很多时间和精力,这一直是困扰科研人员的一个大问题。
2.科研经费预算科目与会计核算科目不一致。目前高校执行《事业单位会计制度》,各类科研各项经费管理办法规定的预算科目与目前各单位所的会计核算科目不一致,造成科研成本的归集和核算都不够明晰,导致无法真实地反映项目成本。例如燃料动力费、实验外协费和管理费等科目,由于目前事业单位并没有相应的会计科目,在上述支出内容发生时,财务部门通常只能凭借会计人员的理解归集到其他的会计科目核算,到了课题结题时,再人为地归集汇总支出类别,通常不能真实地反映科研成本。
3.科研人员对科研经费的使用随意性大。根据审计部门披露,一些单位科研经费中直接用于课题研究的开支仅四成,其他的都被用作管理费用、人员经费、招待费,甚至本应由科研人员个人承担的家庭电话费、交通费、学费、私家车保险费和维修费也从中列支。有的科研人员甚至使用科研经费购置数码相机MP3/MP4、旅行箱、手提包等私人用品,还美其名曰课题组成员使用。很多科研人员对财务制度不熟悉,也不够重视,经费预算只是为了申报课题,当经费到位后,并没有按预算严格执行。有些课题负责人甚至认为,科研经费就是自己的钱,想怎么花就怎么花,根本没把当初的预算当回事;等课题结题时,经费使用情况与预算相去甚远,导致项目无法顺利结题。还有部分科研人员为了节省成本,喜欢到偷漏税的私人经营店购买实验材料,无法取得正式发票,在财务处办理报销业务时,由于票据不规范,而无法报销经费。
4.科研项目申报成本不断增加。目前,高校各类评估、硕士点和博士点的申报,都要以科研项目的级别和科研经费的多少来衡量,科研项目和经费越多,说明学校科研实力越强,学术水平和师资队伍的素质越高,而且决定着高校的“排名”。高校对教师考核和评价也以科研经费到位额度以及论著或论文的发表数量、成果鉴定数、专利数、获奖数等作为衡量指标,并成为高校教师提职、提升的重要依据。致使许多教师想尽各种办法争取项目,甚至出现“拉关系”、“走后门”和“跑项目”的不正常现象,从而产生“钱权交易”等腐败问题,大大增加了项目申报经费。
二、解决高校科研经费管理问题的办法
1.专人负责做项目预算。课题经费预算的编制应当根据课题研究的合理需要,坚持目标相关性、政策相符性和经济合理性原则。高校科研人员对财务工作并不熟悉,在做预算时可能考虑不周。为了避免预算不合理或不完善,学校财务部门应该指派专人协助课题组做经费预算。财务人员因为熟悉各种财务制度和日常核算方法,可以综合可虑各种因素,作出的项目经费预算会更科学、更合理和更全面,避免了以后在经费使用过程中的一些问题。
2.加强会计人员和课题组成员培训。随着社会进步和经济的发展,出现了很多新的会计业务,如测序费、专利申请费、外出调研采样人员意外保险费等。由于这些新型业务没有很直观的对应会计核算科目,会计人员会根据自己的职业判断记入相对比较适合的会计核算科目中。由于每个会计人员的理解有所不同,导致相同会计业务可能会记入不同的会计核算科目,违背了会计一贯性原则,而且不能客观准确地反映项目经费预算执行情况。因此学校应该定期对会计人员进行培训,对工作中遇到的一些新业务、新问题的处理达成共识,以保证会计核算科目使用的准确性和一致性。目前高校科研人员大多是教学、科研双肩挑,平时忙于工作,很少去学习财经法律、法规方面的知识,对科研和财务管理的有关规定和法律制度了解不多,使其在科研经费使用方面随意性大,所取得的消费票据不规范。尤其是现在很多课题负责人都是研究生导师,所以需同时加强对科研人员的法律、法规知识的宣传力度,提高其遵纪守法意识。
3.利用财务管理软件有效控制项目预算的执行。目前高等院校使用的财务管理软件都具备预算控制功能,科研经费立项建账时,财务部门可以根据课题组提供的项目预算表,建立相应的分类控制指标(如差旅费、接待费、材料费、实验外协费、劳务费等)。当课题组使用科研经费时,会计人员可以根据业务支出性质归并到相应的分类指标,这样可以做到预算分类指标实时控制,为课题负责人解决了支出不符合预算的问题。课题负责人可以把更多的精力投入到课题的研究工作中,为课题的顺利验收起到很好的作用。所谓的支出类别编码实际上就是对科研项目的每一笔支出分别按课题经费、支出成本及具体明细的类别进行分类编码。编码由三组数据构成,每组数据两位数,共六位数。第一组数据为课题经费的类别编码,如:01为国防科技项目,02为863项目,03为支撑计划项目,以此类推。第二组数据为项目支出成本的类别编码,如:01为材料费,02为人员费等,可根据不同的经费管理办法要求设置项目支出类别。第三组数据为项目支出成本类别明细项的类别编码,如:人员费中可细分为01聘用人员工资、02在职人员绩效、03临时工工资等,
支出类型编码的设置和使用十分简便,具体分为三个步骤。第一步,按单位需求根据科研资金的不同管理要求编制支出类别编码,利用现有的财务软件系统,通过编制程序添加支出类别编码实行数据共享。第二步,在课题组报销费用时,在报销单中增加支出类别编码栏目,由课题组人员根据费用实际开支内容按填制支出类别编码,财务部门审核后再由课题组负责人签字确认。第三步,会计人员录入会计凭证时,同时录入支出类型编码信息,通过财务软件可随时根据需要按支出类别编码进行自动归集成本,账目清晰,成本真实。
使用支出类别编码至少能有效地解决以下几个问题:(1)解决了会计核算科目与科研经费项目成本支出项目不一致的问题,财务部门能轻松地对科研项目的支出成本进行合理的分类和归集。(2)课题组能及时掌握项目成本的支出构成情况,可以很好地根据批复的预算来控制支出的进度和内容。(3)加强了财务部门与课题组的沟通和联系,财务部门较好地融入到课题组的经费核算和管理中,及时了解和掌握科研经费的支出的实际情况,强化了内部控制制度。
4.加强对科研经费的监督审计。学校审计部门、科研管理部门和财务部门应当对科研经费预算执行情况和设备购置及管理情况进行监督与检查,可以采取定期检查和对重大项目专项审计两种方式。定期检查,主要是检查课题组履行合同情况、经费预算执行情况,如经费支出是否合理、合规和相符,拨付合作单位资金是否规范,有无超预算、超标准、超范围支出,挤占、挪用、转移项目经费情况,有无自行分解、擅自转拨项目经费情况等。对重大项目专项审计主要是重点防止科研经费使用违反预算管理规定,以协作费、劳务费等虚假名义外拨科研经费,形成资产流失等问题。对违反科研管理规定、造成学校经济损失或损害学校声誉的,坚决予以惩处,挪用、贪污受贿触犯刑法的移送司法机关处理。并在校园网建立科研经费管理信息网络平台,连接科技部门、财务部门、课题负责人以及审计、资产管理等部门。由财务部门负责将每个项目支出明细上传到校园网上,课题负责人通过密码可在网络上查看自己的科研经费使用情况及结余情况,做到心中有数;各职能部门可通过该网络平台及时快速地获取准确、完整的科研课题有关信息,达到管理环节的相互协调、相互依托、相互渗透,使科研经费管理更加科学化、透明化和高效化。
参考文献:
1.朱蓉.加强高校科研经费的有效管理[J].教育财会研究,2007(3)37-38
2.刘振奎,殷伟伟.高校科研经费管理中的问题及建议[J].教育财会研究,2007(3)39-41
3.黄秀娥.高校科研经费管理存在的问题和对策[J].会计之友,2009(18)
4.云南省科技计划项目经费管理实施细则
(作者单位:云南农业大学财务处 云南昆明 650201)(责编:若佳)