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1 高校本科教学档案的内涵及其管理工作的意义和价值
一般而言，所谓高校本科教学档案，是指围绕本科教学活动所产生的大量具有保存价值的各种教学文件材料。具体而言，它包括本科阶段的教学计划、学科建设、教师工作量、考试及监考安排、考试试卷、教学与实验大纲以及学生成绩与学籍、课表等。
完整系统的教学档案，是一个学校教学活动内容与效果的全面概括和客观反映，能够为教学管理工作提供有力的凭证和参考，尤其是在不同时期所形成的宝贵史料和科技方面的尖端成果档案，不仅对于教育事业的发展有益，而且对于经济建设的实践也具有很高的开发利用价值。高校本科教学档案是一个学校本科教学实践活动的真实记录，是本科教学活动的成果和产物，是评价教学效果、总结教学经验的依据，也是维护一所学校教学历史的重要凭证之一，更是高校教学档案的重要乃至于核心组成部分。因此，不仅高校教学档案的管理工作很重要，作为其重要组成部分的本科教学档案的管理工作更加重要。因为高校的基本使命就在于培养人才，而本科人才的培养是其工作重心所在。
总之，我们知道，高校的中心工作是教学,而产生于本科教学活动过程中的教学档案是高校档案工作的核心和重点，也是开展高校本科教学的重要构成条件和积极影响因素，因此做好教学档案的收集管理工作,不仅是衡量学校教育管理水平的重要标志之一，也是衡量高校本科教学质量的重要指标，具有十分重要的意义和价值。
2 高校本科教学档案管理的现状、存在的问题及原因
随着知识经济的来临和信息社会的发展,档案体制已落后于时代发展的要求,本科教学档案管理工作面临着新技术、新模式的革新所带来的诸多挑战，已远远不能满足当前高校本科教学中对教学档案的需要和应用。虽然近年来，基础于《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》等法律法规的贯彻实施，高校本科教学档案的管理工作取得了一些实际的效果；但是综合来说，高校本科教学档案的管理工作依然存在着许多不足或问题，使得该项工作难以适应新形势下高校发展的需要，具体的问题突出表现为以下几个层面：
2.1 本科教学档案管理中存在认识上的不足
首先表现为高校负责本科教学管理工作的领导及相关部门的档案意识较弱。已有的文献指出，尽管程度上有不同，但可以说大多数高校的领导对档案工作是不够重视的，这一状况使得相应学校的档案管理在宏观和微观两个层面，存在着许多不足和缺陷。不仅如此，具体到一所高校，其各部门也都普遍存在一些错误观念，比如认为档案的收集和管理是档案部门的事，因此在各自的工作中对有关信息的归档要求等不是很在意。即便是档案部门向其提出了一些工作上的要求，也往往是敷衍了事。笔者在具体的本科教学档案管理工作中对此深有感触，一项工作即使提前两个月布置下去，到规定时间，能按照要求保证质量的完成任务的比率不足 60%，为此，相关工作人员曾向学院和学校领导反映，也得不到足够的重视，更是难以得到合理的解决。
其次，还表现为教师对此项工作的认识存在偏颇。很多教师认为教学档案不如其他档案那么重要, 且所关涉的内容比较狭窄，又非常繁琐，同时他们认为教学档案，尤其是本科阶段的教学档案，根本就没有多大用处和价值，无非就是应付相关的检查。因此，许多教师根本不认真对待教学档案的管理规范，随意而为，导致各个教师的教学档案要么残缺不全，要么形式各异，给管理工作带来了极大的困难。
再次，认识上存在的问题还突出表现为对该项工作的投入和人员安排上的不足和随意。这一点表现与前面两点是相互关联的，领导不重视、各部门不配合、教师也不重视，自然学校和学院的经费投入就很低，有些学校甚至缺少应有的基础硬件设施；而具体的管理工作也多为办公室人员兼职，专业的工作人员非常少，这也使得具体的管理人员更换频繁，管理上十分混乱。这些表现也反过来反映出学校学院、教师乃至于具体管理人员对此项工作认识上的不足，重视程度很低，对其价值十分漠视。
2.2 高校本科教学档案管理工作的体制、机制不健全，而且十分落后，存在模式老化，结构混乱等问题
管理体制不完善。 笔者在调查中发现许多高校在本科教学档案管理体制上表现出种种问题，比如管理机构不健全，人员安排不到位，经费投入不充分，教学资料管理无序等。此外，笔者还发现在相关的部门规划和工作制度中，一般很少提及本科教学档案工作，即使形成一些文件材料，也往往由于缺乏相应的管理制度，缺少一致性执行标准，而致使教学档案的管理十分混乱。再者，由于管理制度的不健全，相关人员需要文件时胡乱抽放、翻动，借阅、转阅也不作登记，使用时也不妥善保管, 用完也不及时归还, 使得重要文件时有流失。
本科教学档案管理人员的专业素质较低，管理的人才结构不合理。一般而言，高校本科教学档案管理人员业务素质偏低，其性别、年龄、文化结构不尽合理，经过正规培训学习过档案管理的人员比例较低。大多数都是年长的接近退休年龄的办公室工作人员兼管档案工作，且多为女性工作人员。而一般认为这项工作的技术含量低，理论水平要求也低，所以她们的学历、文化素质、业务素质在高校内部的人员构成中也是偏低的。一个更为突出的问题是，这些人员由于多接近退休年龄，因此，更换的也比较频繁，这也导致了该项工作管理上的无序、混乱和无效。
管理模式和技术上的老化。受到上述相关因素的限制，本科教学档案管理的信息化程度不高，主要沿用传统的高校教学档案管理模式。管理人员缺乏进取精神，得过且过，所以所存档案基本上都是纸质档案，不仅占用了大量的库房空间，管理成本高，而且教学日常管理的材料存档也不齐全，各系、部之间的档案更是难以进行交流。这些导致了教学档案信息资源难以实现共享，利用率极低。在今天这样一个信息化的时代里，档案管理的信息化是一个非常迫切的要求和必然的发展趋势。管理模式和技术上的老化，严重制约了高校本科教学档案的管理工作的发展。
2.3 高校本科教学档案规范化、系统化程度低，所涵括的内容不够充分和完整，可利用程度低，而且编研工作也很落后
教学档案不规范，归档不系统、不完整。规范、系统、完整是本科教学档案管理工作的基本要求，只有规范完整的档案材料，才能真实准确地反映本科教学的发展及演变历程。然而文献显示，近年来高校本科教学档案的规范化程度、归档的完整率都非常低。具体表现为：其一，各种材料不能及时收集，收集到的材料也不完整、不系统，往往存在大量材料遗漏情况等；笔者发现，在院系本科教学档案材料的收集过程中,有些环节由于教师或管理人员拖沓,材料不能及时归档、材料漏归、材料不全等问题非常普遍。其二，笔者曾做过相关的调查，初步发现在各种本科教学档案中，格式不一致的现象普遍存在。比如，学生出勤情况统计，有的是记录各人出席次数、有的记录总体出席人数等，档案综合处理起来非常麻烦。此外，还有一些档案资料有始无终，现有的记录也往往非常杂乱让人理不清头绪。
本科教学档案的编研工作滞后。对本科教学档案进行分类整理编纂，入库管理是本科教学档案管理工作的一项基础工作，而进一步的对档案资料进行分析、研究、总结是对教学档案的深加工,是深入挖掘和利用教学档案的基础，也是本科教学档案管理工作的高水平的要求和具体体现。然而，目前多数高校对教学档案信息的编研存在问题，十分滞后，甚至有些高校根本就没有开展相应的工作，就笔者所在的学校而言，也是最近才开始重视和开展这方面的工作。具体而言，本科教学档案的编研工作中存在的问题表现为下述三个方面：第一是不重视教学档案编研工作,没有将其纳入日常教学管理工作范围；第二是教学档案编研工作，多数高校仅止于对原始资料的简单汇总。第三是目前高校本科教学档案管理工作者对教学档案的编研，未能充分重视档案用户的具体需要，这就使得档案的编研针对性、实用性不够突出，最终使得教学档案的利用率很低。
3 具体改进措施和对策
高校本科教学档案如此重要，教学档案管理工作更是本科教学管理工作的主要构成部分之一，那么，面对当前高校本科教学档案管理工作中存在的诸多问题，我们应该采取哪些措施加以应对并从而改进本科教学档案的管理工作呢？笔者参考相关研究成果，结合个人的经验，认为大致上可以总结为以下五点对策。
3.1 转变观念，充分重视
高校领导及本科教学管理部门要转变观念，充分重视本科教学档案的价值和管理工作。这是改进高校本科教学档案管理工作的重要先决条件。但是重视不是一句空话，要在具体的工作中给予充分的支持。一方面要加大该方面的资金和资源投入；另一方面要充分尊重和严格遵守档案管理工作及其相关要求。
3.2 加强规范化、系统化和制度化建设
制定和完善教学档案管理工作的各项规章制度，要按照《高等学校档案实体分类法》、《高等学校教学档案工作规范》和《普通高等学校档案管理办法》等法规，参考既有的一些本科教学档案管理指标，制定相应学校的本科教学档案资料管理工作指标体系，并进一步依据指标体系，重新完善、规范相应院系本科教学档案收集制度，并编制可操作的归档制度。从而加强现有的本科教学档案管理工作的规范化、系统化和制度化。
3.3 优化结构，提高素质
档案管理工作的好坏关键在管理人员，因此优化本科教学档案管理人员的结构，提升他们的业务素质，非常重要。具体可以从以下两个方面着手：一是要注意及时引进优秀的档案管理专业人才，以为现有的工作队伍输血，从而优化现有的队伍结构，最终增强其造血能力。二是要充分重视对于现在的在岗职工的教育培训，开展多种形式和多种渠道的培训和学习，以提高他们的工作能力和业务水平，提升档案管理工作的整体素质。通过这两种方式，可以使得现有的管理队伍结构得以优化，素质得以提高，最终为档案管理工作提供坚实的人才保障。
3.4 开展并提高本科档案的编研工作，深化利用档案资源
一方面是把收集到的所有本科教学档案资料加以鉴别，去伪存真、去劣存优、去杂存整、去无用存有用等处理，做好本科档案的基础编纂工作； 另一方面是把需存档的所有资料补齐、补全、使其合理连贯、清晰和全面, 然后按类别编号加以存储。更重要的是，要对既有的存档资料加以深度的研究、挖掘，突出重点和有价值的档案，专门存档。这一过程是对档案资料的深加工，以深化利用现有的档案资源。
3.5 搞好档案管理的信息化和网络化建设
信息化和网络化是档案管理工作的发展趋势，针对当前的档案管理工作现状，笔者认为应该从以下两方面着力搞好本科教学档案管理的信息化合网络化建设：其一，面对科学技术的进步和档案管理的信息化新要求，本科教学档案管理工作者要不断提高个人的业务素质，以适应新的形势要求，熟练新的技术操作；其二，为满足高校本科教学和学校管理对档案部门快速、准确提供档案信息的需求，学校要给予充分的财力支持，引进新的技术和设备资源，以使得档案管理工作为学校的发展，学校本科教学工作的提高服务好，做出应有的贡献。
一般而言，所谓高校本科教学档案，是指围绕本科教学活动所产生的大量具有保存价值的各种教学文件材料。具体而言，它包括本科阶段的教学计划、学科建设、教师工作量、考试及监考安排、考试试卷、教学与实验大纲以及学生成绩与学籍、课表等。
完整系统的教学档案，是一个学校教学活动内容与效果的全面概括和客观反映，能够为教学管理工作提供有力的凭证和参考，尤其是在不同时期所形成的宝贵史料和科技方面的尖端成果档案，不仅对于教育事业的发展有益，而且对于经济建设的实践也具有很高的开发利用价值。高校本科教学档案是一个学校本科教学实践活动的真实记录，是本科教学活动的成果和产物，是评价教学效果、总结教学经验的依据，也是维护一所学校教学历史的重要凭证之一，更是高校教学档案的重要乃至于核心组成部分。因此，不仅高校教学档案的管理工作很重要，作为其重要组成部分的本科教学档案的管理工作更加重要。因为高校的基本使命就在于培养人才，而本科人才的培养是其工作重心所在。
总之，我们知道，高校的中心工作是教学,而产生于本科教学活动过程中的教学档案是高校档案工作的核心和重点，也是开展高校本科教学的重要构成条件和积极影响因素，因此做好教学档案的收集管理工作,不仅是衡量学校教育管理水平的重要标志之一，也是衡量高校本科教学质量的重要指标，具有十分重要的意义和价值。
2 高校本科教学档案管理的现状、存在的问题及原因
随着知识经济的来临和信息社会的发展,档案体制已落后于时代发展的要求,本科教学档案管理工作面临着新技术、新模式的革新所带来的诸多挑战，已远远不能满足当前高校本科教学中对教学档案的需要和应用。虽然近年来，基础于《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》等法律法规的贯彻实施，高校本科教学档案的管理工作取得了一些实际的效果；但是综合来说，高校本科教学档案的管理工作依然存在着许多不足或问题，使得该项工作难以适应新形势下高校发展的需要，具体的问题突出表现为以下几个层面：
2.1 本科教学档案管理中存在认识上的不足
首先表现为高校负责本科教学管理工作的领导及相关部门的档案意识较弱。已有的文献指出，尽管程度上有不同，但可以说大多数高校的领导对档案工作是不够重视的，这一状况使得相应学校的档案管理在宏观和微观两个层面，存在着许多不足和缺陷。不仅如此，具体到一所高校，其各部门也都普遍存在一些错误观念，比如认为档案的收集和管理是档案部门的事，因此在各自的工作中对有关信息的归档要求等不是很在意。即便是档案部门向其提出了一些工作上的要求，也往往是敷衍了事。笔者在具体的本科教学档案管理工作中对此深有感触，一项工作即使提前两个月布置下去，到规定时间，能按照要求保证质量的完成任务的比率不足 60%，为此，相关工作人员曾向学院和学校领导反映，也得不到足够的重视，更是难以得到合理的解决。
其次，还表现为教师对此项工作的认识存在偏颇。很多教师认为教学档案不如其他档案那么重要, 且所关涉的内容比较狭窄，又非常繁琐，同时他们认为教学档案，尤其是本科阶段的教学档案，根本就没有多大用处和价值，无非就是应付相关的检查。因此，许多教师根本不认真对待教学档案的管理规范，随意而为，导致各个教师的教学档案要么残缺不全，要么形式各异，给管理工作带来了极大的困难。
再次，认识上存在的问题还突出表现为对该项工作的投入和人员安排上的不足和随意。这一点表现与前面两点是相互关联的，领导不重视、各部门不配合、教师也不重视，自然学校和学院的经费投入就很低，有些学校甚至缺少应有的基础硬件设施；而具体的管理工作也多为办公室人员兼职，专业的工作人员非常少，这也使得具体的管理人员更换频繁，管理上十分混乱。这些表现也反过来反映出学校学院、教师乃至于具体管理人员对此项工作认识上的不足，重视程度很低，对其价值十分漠视。
2.2 高校本科教学档案管理工作的体制、机制不健全，而且十分落后，存在模式老化，结构混乱等问题
管理体制不完善。 笔者在调查中发现许多高校在本科教学档案管理体制上表现出种种问题，比如管理机构不健全，人员安排不到位，经费投入不充分，教学资料管理无序等。此外，笔者还发现在相关的部门规划和工作制度中，一般很少提及本科教学档案工作，即使形成一些文件材料，也往往由于缺乏相应的管理制度，缺少一致性执行标准，而致使教学档案的管理十分混乱。再者，由于管理制度的不健全，相关人员需要文件时胡乱抽放、翻动，借阅、转阅也不作登记，使用时也不妥善保管, 用完也不及时归还, 使得重要文件时有流失。
本科教学档案管理人员的专业素质较低，管理的人才结构不合理。一般而言，高校本科教学档案管理人员业务素质偏低，其性别、年龄、文化结构不尽合理，经过正规培训学习过档案管理的人员比例较低。大多数都是年长的接近退休年龄的办公室工作人员兼管档案工作，且多为女性工作人员。而一般认为这项工作的技术含量低，理论水平要求也低，所以她们的学历、文化素质、业务素质在高校内部的人员构成中也是偏低的。一个更为突出的问题是，这些人员由于多接近退休年龄，因此，更换的也比较频繁，这也导致了该项工作管理上的无序、混乱和无效。
管理模式和技术上的老化。受到上述相关因素的限制，本科教学档案管理的信息化程度不高，主要沿用传统的高校教学档案管理模式。管理人员缺乏进取精神，得过且过，所以所存档案基本上都是纸质档案，不仅占用了大量的库房空间，管理成本高，而且教学日常管理的材料存档也不齐全，各系、部之间的档案更是难以进行交流。这些导致了教学档案信息资源难以实现共享，利用率极低。在今天这样一个信息化的时代里，档案管理的信息化是一个非常迫切的要求和必然的发展趋势。管理模式和技术上的老化，严重制约了高校本科教学档案的管理工作的发展。
2.3 高校本科教学档案规范化、系统化程度低，所涵括的内容不够充分和完整，可利用程度低，而且编研工作也很落后
教学档案不规范，归档不系统、不完整。规范、系统、完整是本科教学档案管理工作的基本要求，只有规范完整的档案材料，才能真实准确地反映本科教学的发展及演变历程。然而文献显示，近年来高校本科教学档案的规范化程度、归档的完整率都非常低。具体表现为：其一，各种材料不能及时收集，收集到的材料也不完整、不系统，往往存在大量材料遗漏情况等；笔者发现，在院系本科教学档案材料的收集过程中,有些环节由于教师或管理人员拖沓,材料不能及时归档、材料漏归、材料不全等问题非常普遍。其二，笔者曾做过相关的调查，初步发现在各种本科教学档案中，格式不一致的现象普遍存在。比如，学生出勤情况统计，有的是记录各人出席次数、有的记录总体出席人数等，档案综合处理起来非常麻烦。此外，还有一些档案资料有始无终，现有的记录也往往非常杂乱让人理不清头绪。
本科教学档案的编研工作滞后。对本科教学档案进行分类整理编纂，入库管理是本科教学档案管理工作的一项基础工作，而进一步的对档案资料进行分析、研究、总结是对教学档案的深加工,是深入挖掘和利用教学档案的基础，也是本科教学档案管理工作的高水平的要求和具体体现。然而，目前多数高校对教学档案信息的编研存在问题，十分滞后，甚至有些高校根本就没有开展相应的工作，就笔者所在的学校而言，也是最近才开始重视和开展这方面的工作。具体而言，本科教学档案的编研工作中存在的问题表现为下述三个方面：第一是不重视教学档案编研工作,没有将其纳入日常教学管理工作范围；第二是教学档案编研工作，多数高校仅止于对原始资料的简单汇总。第三是目前高校本科教学档案管理工作者对教学档案的编研，未能充分重视档案用户的具体需要，这就使得档案的编研针对性、实用性不够突出，最终使得教学档案的利用率很低。
3 具体改进措施和对策
高校本科教学档案如此重要，教学档案管理工作更是本科教学管理工作的主要构成部分之一，那么，面对当前高校本科教学档案管理工作中存在的诸多问题，我们应该采取哪些措施加以应对并从而改进本科教学档案的管理工作呢？笔者参考相关研究成果，结合个人的经验，认为大致上可以总结为以下五点对策。
3.1 转变观念，充分重视
高校领导及本科教学管理部门要转变观念，充分重视本科教学档案的价值和管理工作。这是改进高校本科教学档案管理工作的重要先决条件。但是重视不是一句空话，要在具体的工作中给予充分的支持。一方面要加大该方面的资金和资源投入；另一方面要充分尊重和严格遵守档案管理工作及其相关要求。
3.2 加强规范化、系统化和制度化建设
制定和完善教学档案管理工作的各项规章制度，要按照《高等学校档案实体分类法》、《高等学校教学档案工作规范》和《普通高等学校档案管理办法》等法规，参考既有的一些本科教学档案管理指标，制定相应学校的本科教学档案资料管理工作指标体系，并进一步依据指标体系，重新完善、规范相应院系本科教学档案收集制度，并编制可操作的归档制度。从而加强现有的本科教学档案管理工作的规范化、系统化和制度化。
3.3 优化结构，提高素质
档案管理工作的好坏关键在管理人员，因此优化本科教学档案管理人员的结构，提升他们的业务素质，非常重要。具体可以从以下两个方面着手：一是要注意及时引进优秀的档案管理专业人才，以为现有的工作队伍输血，从而优化现有的队伍结构，最终增强其造血能力。二是要充分重视对于现在的在岗职工的教育培训，开展多种形式和多种渠道的培训和学习，以提高他们的工作能力和业务水平，提升档案管理工作的整体素质。通过这两种方式，可以使得现有的管理队伍结构得以优化，素质得以提高，最终为档案管理工作提供坚实的人才保障。
3.4 开展并提高本科档案的编研工作，深化利用档案资源
一方面是把收集到的所有本科教学档案资料加以鉴别，去伪存真、去劣存优、去杂存整、去无用存有用等处理，做好本科档案的基础编纂工作； 另一方面是把需存档的所有资料补齐、补全、使其合理连贯、清晰和全面, 然后按类别编号加以存储。更重要的是，要对既有的存档资料加以深度的研究、挖掘，突出重点和有价值的档案，专门存档。这一过程是对档案资料的深加工，以深化利用现有的档案资源。
3.5 搞好档案管理的信息化和网络化建设
信息化和网络化是档案管理工作的发展趋势，针对当前的档案管理工作现状，笔者认为应该从以下两方面着力搞好本科教学档案管理的信息化合网络化建设：其一，面对科学技术的进步和档案管理的信息化新要求，本科教学档案管理工作者要不断提高个人的业务素质，以适应新的形势要求，熟练新的技术操作；其二，为满足高校本科教学和学校管理对档案部门快速、准确提供档案信息的需求，学校要给予充分的财力支持，引进新的技术和设备资源，以使得档案管理工作为学校的发展，学校本科教学工作的提高服务好，做出应有的贡献。