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执行力高低是办公室工作质量和效率的客观反映,是办公室队伍整体素质的综合体现。面对各项工作任务,办公室必须牢固树立执行力就是办公室工作生命力的理念,紧紧围绕中心,服务大局,建立健全强有力的执行体系,确保各项工作落到实处、收到实效。高校党委办公室、校长办公室作为高校核心管理部门,是学校正常运转的中枢机构,具有承上启下、联系内外、协调左右的作用。要做好这些办公室工作,令其更好地促进学校的改革发展,做到让领导满意,让师生员工满意,就必须要强化执行力。
结合高校办公室的具体职能,可以这样理解高校办公室执行力,即在学校的改革发展过程中,高校办公室全体成员围绕学校的中心工作,切实贯彻落实学校党委、行政的意图,履行办文、办事、办会、参谋、协调、督办、接待等工作职责,推进学校各项事业的改革和发展所应具备的能力。可见,办公室执行力是办公室成员个体执行力的合力。
一、高校办公室执行力的基本要求
根据高校办公室职能特点,其执行力的基本要求主要体现在办文、办事、办会、协调、参谋、督办等具体工作环节中。
第一,办文要严谨。办文是高校办公室的重要职能,主要包括收发文件、拟办文件、起草文稿、校对审核文稿、材料归档等工作。办公室要对各级各类来文进行编号、登记,提出恰当的拟办意见供领导批示;对各类发文、领导讲话稿、函件等文稿进行认真的校对和审核,切实把好政策关、法律关、文字关、逻辑关、格式关;在文件起草至出台前一定要认真地进行调查研究,要考虑文件的出台是否符合国家现行的政策和法律法规,是否符合本校的实际情况,出台的时机是否恰当等问题,确保文件的严肃性、准确性和可行性。
第二,办事要认真。毛泽东同志曾经讲过,“世界上怕就怕认真二字,共产党就最讲认真”。办公室要本着认真负责的工作态度做事,在具体的工作过程中,认真贯彻落实科学发展观,根据上级的有关精神要求,结合学校的实际情况,踏踏实实地履行各项工作职责,尽最大的能力把事情办出效率、办出质量,并将办理结果及时反馈给相关领导和师生员工。此外,接待工作是办公室工作的一项重要职能,也是一件比较繁琐和敏感的事情,接待无小事,须认真对待之。
第三,办会要细致。办会是否成功,关键是看会前的准备工作是否充分。因此,办公室应在会前制定好具体的工作方案,落实分工,明确责任。细节决定成败,会前要认真细致检查会议材料,主席台座位安排,灯光音响效果等各个环节,对于一些重要的大型会议,须准备一至两套的应急处置预案,以便及时处理如会场突然停电、到会领导名单突然更换、议程突然更改等突发情况,做到未雨绸缪,有备无患。会后要及时做好总结和材料归档等工作。
第四,协调要周全。在学校各项工作任务的推进过程中,有不少工作需要跨部门、单位进行,经常需要办公室出面沟通协调。办公室的协调职能主要包括校内协调和校外协调两个方面,协调前要尽可能掌握更多的相关资料和信息,在协调过程中要注意沟通的方式、方法,做到既要讲原则性,又要讲灵活性,认真贯彻落实学校的意图,切实维护学校及师生员工的合法利益。办公室平时可以通过意见箱、座谈会、调查研究等形式,听取各相关单位、各部门对本部门和学校工作的意见和建议,在调查研究的基础上,提出合理解决问题的办法,如不能解决,要及时请示学校领导。
第五,参谋要科学。作为高校的综合管理部门,办公室无论是接触面,还是信息面都很大,可以为学校领导决策提供更系统、更全面的信息,起到参谋助手的作用。办公室应在工作中解放思想、实事求是,强化创新意识、超前意识和服务意识,学会换位思考,站在学校领导和学校改革发展全局的高度想办法、出主意。为此,办公室平时应注意搜集、整理和分析相关材料,善于发现问题,思考问题,寻找规律;要善于有针对性地开展调查研究,抓住问题主要矛盾和次要矛盾,以及矛盾的主要方面和次要方面,为学校领导决策提供科学的参考。
第六,督办要及时。办公室要协助学院党委、行政领导班子,紧紧围绕学校的中心工作,切实做好督查督办工作;把抓落实作为督查工作的出发点和落脚点,充分发挥督查工作的推动、监督、控制、反馈等功能,做到事事有结果,件件有回音。办公室督查工作的主要内容有:一是上级部门交办或批办事项的落实情况;二是学校党委会、校长办公会议等重要会议决议、决定,重要工作部署、重要文件的贯彻执行情况;三是上级领导和学院领导的批示或指示的贯彻落实情况等。
二、提升办公室执行力的策略
决定办公室执行力高低的主要因素包括:一是办公室成员个体的执行力水平,主要体现在其政治敏感性,工作的态度和责任心,自身的综合素质和能力等方面;二是办公室团队的执行力水平,即办公室成员个体执行力的合力,主要体现在办公室团队团结协作精神和贯彻落实的能力;三是执行过程中相关的制度保障及激励措施是否到位。可通过加强学习、培育团体精神、规范制度建设、加强执行文化建设等措施提高办公室执行力。
第一要加强学习,增强办公室成员个体执行力。办公室成员个体的执行力水平,集中体现在完成办文、办事、办会、协调、参谋、督办等具体工作中的质量和效率。作为办公室成员,首先,要具有较强的政治敏感性和较高的政治理论水平;其次,要具备岗位工作所需的相应业务能力。众所周知,能力不是天生具备的,而是来自后天的学习和实践。办公室成员要认真学习政治理论知识,掌握理论精髓,牢牢把握正确的政治方向,指导工作实践;同时,还要结合自身工作岗位,着眼于学校的改革发展的需要,加强办公室业务知识的学习。要讲究实效,注重理论和实际相结合,注重培养独立思考、分析判断、沟通协调和应变能力,不断提升自身的综合素质。
第二要培育团队精神,提升执行合力。团队精神是团队的灵魂,在一个具有良好团队精神的团队中,团队成员具有强烈归属感、使命感、责任感和自豪感,大局意识强、协作精神和服务精神好,执行力水平高。办公室可从以下方面培育团队精神:首先,在办公室领导层面,要做到团结协作、以身作则、率先示范、处事公正和关心下属。其次,在办公室成员层面,要具备贡献精神。由于办公室工作的特殊性,经常需要加班加点,需要付出更多额外的努力,办公室成员应具备更高的觉悟,更强烈的事业心;同时,工作中互相尊重、互相帮助、互相配合、互相补台。第三,从办公到执行环境,要营造和谐的沟通环境,良好的沟通能够消除工作中很多的不理解或误会。办公室执行力是一种合力,需要办公室全体成员团结协作,齐心协力,从而形成强大的凝聚力和战斗力,推进办公室各项工作顺利开展。
第三要规范制度建设,提高执行约束力。要从制度层面上推进办公室的执行力建设,做到以制度管人,实现办公室工作从传统经验型向科学化管理的转变。办公室应针对办文、办事、办会、协调、参谋和督办等工作环节,制定一系列切实可行的工作程序及规章制度,明确各个工作岗位的职责,使得办公室的各项工作能有章可偱,减少工作中的随意性和各种人为因素,从而增强工作的规范性和科学性。制度设计须实事求是、合理、可行,充分体现以人为本的管理理念,并争取得到办公室成员的认可。制度一旦确立,办公室成员应严格遵守,并自觉维护制度的严肃性,牢固树立按制度办事、按程序办事的意识。
第四要加强执行文化建设,打造良好执行环境。良好的办公室执行文化,对提高办公室成员执行力能起到良好的促进作用。高校办公室可从以下方面加强执行文化建设:一是要形成本部门积极向上的价值标准和行为规范,并引导办公室成员自觉遵守,营造主动执行、创新执行、高效执行的良好氛围;二是强化服务意识,树立“为师生员工提供更好的服务是提高执行力的最终目的”理念,紧紧围绕办公室职能特点,努力在办公室的各项工作环节中提高服务质量;三是注重人文关怀,以人为本,充分调动和激发办公室成员的工作积极性,办公室领导要关心办公室成员的发展,并为之创造良好的干事环境和发展平台;四是学校应从全校物色合适人选,把那些识大体、顾大局,综合素质较高的同志提拔到办公室工作,同时,在办公室内部引入竞争机制,让能者上,庸者下,形成学先进、赶先进的积极氛围,提升每个成员的执行能力。
(作者单位:梧州学院党委办公室)
结合高校办公室的具体职能,可以这样理解高校办公室执行力,即在学校的改革发展过程中,高校办公室全体成员围绕学校的中心工作,切实贯彻落实学校党委、行政的意图,履行办文、办事、办会、参谋、协调、督办、接待等工作职责,推进学校各项事业的改革和发展所应具备的能力。可见,办公室执行力是办公室成员个体执行力的合力。
一、高校办公室执行力的基本要求
根据高校办公室职能特点,其执行力的基本要求主要体现在办文、办事、办会、协调、参谋、督办等具体工作环节中。
第一,办文要严谨。办文是高校办公室的重要职能,主要包括收发文件、拟办文件、起草文稿、校对审核文稿、材料归档等工作。办公室要对各级各类来文进行编号、登记,提出恰当的拟办意见供领导批示;对各类发文、领导讲话稿、函件等文稿进行认真的校对和审核,切实把好政策关、法律关、文字关、逻辑关、格式关;在文件起草至出台前一定要认真地进行调查研究,要考虑文件的出台是否符合国家现行的政策和法律法规,是否符合本校的实际情况,出台的时机是否恰当等问题,确保文件的严肃性、准确性和可行性。
第二,办事要认真。毛泽东同志曾经讲过,“世界上怕就怕认真二字,共产党就最讲认真”。办公室要本着认真负责的工作态度做事,在具体的工作过程中,认真贯彻落实科学发展观,根据上级的有关精神要求,结合学校的实际情况,踏踏实实地履行各项工作职责,尽最大的能力把事情办出效率、办出质量,并将办理结果及时反馈给相关领导和师生员工。此外,接待工作是办公室工作的一项重要职能,也是一件比较繁琐和敏感的事情,接待无小事,须认真对待之。
第三,办会要细致。办会是否成功,关键是看会前的准备工作是否充分。因此,办公室应在会前制定好具体的工作方案,落实分工,明确责任。细节决定成败,会前要认真细致检查会议材料,主席台座位安排,灯光音响效果等各个环节,对于一些重要的大型会议,须准备一至两套的应急处置预案,以便及时处理如会场突然停电、到会领导名单突然更换、议程突然更改等突发情况,做到未雨绸缪,有备无患。会后要及时做好总结和材料归档等工作。
第四,协调要周全。在学校各项工作任务的推进过程中,有不少工作需要跨部门、单位进行,经常需要办公室出面沟通协调。办公室的协调职能主要包括校内协调和校外协调两个方面,协调前要尽可能掌握更多的相关资料和信息,在协调过程中要注意沟通的方式、方法,做到既要讲原则性,又要讲灵活性,认真贯彻落实学校的意图,切实维护学校及师生员工的合法利益。办公室平时可以通过意见箱、座谈会、调查研究等形式,听取各相关单位、各部门对本部门和学校工作的意见和建议,在调查研究的基础上,提出合理解决问题的办法,如不能解决,要及时请示学校领导。
第五,参谋要科学。作为高校的综合管理部门,办公室无论是接触面,还是信息面都很大,可以为学校领导决策提供更系统、更全面的信息,起到参谋助手的作用。办公室应在工作中解放思想、实事求是,强化创新意识、超前意识和服务意识,学会换位思考,站在学校领导和学校改革发展全局的高度想办法、出主意。为此,办公室平时应注意搜集、整理和分析相关材料,善于发现问题,思考问题,寻找规律;要善于有针对性地开展调查研究,抓住问题主要矛盾和次要矛盾,以及矛盾的主要方面和次要方面,为学校领导决策提供科学的参考。
第六,督办要及时。办公室要协助学院党委、行政领导班子,紧紧围绕学校的中心工作,切实做好督查督办工作;把抓落实作为督查工作的出发点和落脚点,充分发挥督查工作的推动、监督、控制、反馈等功能,做到事事有结果,件件有回音。办公室督查工作的主要内容有:一是上级部门交办或批办事项的落实情况;二是学校党委会、校长办公会议等重要会议决议、决定,重要工作部署、重要文件的贯彻执行情况;三是上级领导和学院领导的批示或指示的贯彻落实情况等。
二、提升办公室执行力的策略
决定办公室执行力高低的主要因素包括:一是办公室成员个体的执行力水平,主要体现在其政治敏感性,工作的态度和责任心,自身的综合素质和能力等方面;二是办公室团队的执行力水平,即办公室成员个体执行力的合力,主要体现在办公室团队团结协作精神和贯彻落实的能力;三是执行过程中相关的制度保障及激励措施是否到位。可通过加强学习、培育团体精神、规范制度建设、加强执行文化建设等措施提高办公室执行力。
第一要加强学习,增强办公室成员个体执行力。办公室成员个体的执行力水平,集中体现在完成办文、办事、办会、协调、参谋、督办等具体工作中的质量和效率。作为办公室成员,首先,要具有较强的政治敏感性和较高的政治理论水平;其次,要具备岗位工作所需的相应业务能力。众所周知,能力不是天生具备的,而是来自后天的学习和实践。办公室成员要认真学习政治理论知识,掌握理论精髓,牢牢把握正确的政治方向,指导工作实践;同时,还要结合自身工作岗位,着眼于学校的改革发展的需要,加强办公室业务知识的学习。要讲究实效,注重理论和实际相结合,注重培养独立思考、分析判断、沟通协调和应变能力,不断提升自身的综合素质。
第二要培育团队精神,提升执行合力。团队精神是团队的灵魂,在一个具有良好团队精神的团队中,团队成员具有强烈归属感、使命感、责任感和自豪感,大局意识强、协作精神和服务精神好,执行力水平高。办公室可从以下方面培育团队精神:首先,在办公室领导层面,要做到团结协作、以身作则、率先示范、处事公正和关心下属。其次,在办公室成员层面,要具备贡献精神。由于办公室工作的特殊性,经常需要加班加点,需要付出更多额外的努力,办公室成员应具备更高的觉悟,更强烈的事业心;同时,工作中互相尊重、互相帮助、互相配合、互相补台。第三,从办公到执行环境,要营造和谐的沟通环境,良好的沟通能够消除工作中很多的不理解或误会。办公室执行力是一种合力,需要办公室全体成员团结协作,齐心协力,从而形成强大的凝聚力和战斗力,推进办公室各项工作顺利开展。
第三要规范制度建设,提高执行约束力。要从制度层面上推进办公室的执行力建设,做到以制度管人,实现办公室工作从传统经验型向科学化管理的转变。办公室应针对办文、办事、办会、协调、参谋和督办等工作环节,制定一系列切实可行的工作程序及规章制度,明确各个工作岗位的职责,使得办公室的各项工作能有章可偱,减少工作中的随意性和各种人为因素,从而增强工作的规范性和科学性。制度设计须实事求是、合理、可行,充分体现以人为本的管理理念,并争取得到办公室成员的认可。制度一旦确立,办公室成员应严格遵守,并自觉维护制度的严肃性,牢固树立按制度办事、按程序办事的意识。
第四要加强执行文化建设,打造良好执行环境。良好的办公室执行文化,对提高办公室成员执行力能起到良好的促进作用。高校办公室可从以下方面加强执行文化建设:一是要形成本部门积极向上的价值标准和行为规范,并引导办公室成员自觉遵守,营造主动执行、创新执行、高效执行的良好氛围;二是强化服务意识,树立“为师生员工提供更好的服务是提高执行力的最终目的”理念,紧紧围绕办公室职能特点,努力在办公室的各项工作环节中提高服务质量;三是注重人文关怀,以人为本,充分调动和激发办公室成员的工作积极性,办公室领导要关心办公室成员的发展,并为之创造良好的干事环境和发展平台;四是学校应从全校物色合适人选,把那些识大体、顾大局,综合素质较高的同志提拔到办公室工作,同时,在办公室内部引入竞争机制,让能者上,庸者下,形成学先进、赶先进的积极氛围,提升每个成员的执行能力。
(作者单位:梧州学院党委办公室)