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随着干部人事制度改革的逐步深入，干部人事档案工作也出现了一些新的情况和问题，重视并解决好这些问题，对于做好新时期干部人事工作意义重大。
一、人事档案工作的现状
1、流动人员档案无法跟踪管理。受人才资源配置市场化的影响，人才流动日益频繁，不仅个人可以自由择业，用人单位也可以自主选人。有的人受经济利益的驱动，不顾组织上是否放行，一走了之；有的是单位被兼并、重组或破产，本人或下岗或外出打工，一走几年不归。对这些人，行政主管部门很难在行政上、经济上实施有效的管理，干部人事部门也找不到应对的好办法，使得档案材料收集不上来，无法跟踪管理。
2、企业干部档案作用逐步淡化。由于一些企业有用人自主权，选人用人不再需要组织人事部门的分配，加之这类单位以追求利润最大化为目标，用人往往只凭面试，不通过档案了解干部的德、绩、奖、惩等情况，导致了档案观念越来越淡漠。另外，受企业经济效益的影响，企业多数都开效益工资或不能及时开资。所以。工资变动表不能及时填写，更不能及时报到档案部门。导致档案材料匮乏。
3、部分材料真实性难保证。一是材料填写存在失真失实。有的部门、单位将一些必须由组织上形成的材料如奖励材料交由干部本人随意填写，对具体内容不闻不问：有的对干部个人年度考核表不认真把关，对一些虚假浮夸的东西不加以批评指正。二是材料上报不严肃。有的单位竟将一些保密性很强的档案材料如组织鉴定、入党材料等交南干部本人或别人代送。三是材料真伪难辨。主要体现在虚假的学历、学位材料上，档案管理部门难辨真伪。
4、档案内容与干部管理不适应。比如，干部履历表大约十年填写一次，导致有时通过干部履历表看不出干部工作岗位或职务的变化等情况。再如。对于在干部制度改革中出现的干部任前公示、任期审计、公开选拔等新材料如何投档，没有明确的规定，导致档案材料缺少新鲜气息。
5、档案管理队伍建设有待加强。档案人员业务培训机制尚不健全，缺乏计划性、针对性和规范性，应定期对新进人员进行业务培训，尤其要加强档案员计算机培训，提高档案员运用计算机技术和手段管理档案的能力和水平。
二、解决问题的对策措施
1、高度重视，保证干部人事档案工作有位置。对档案工作而言，档案员要经常向有关领导汇报上级有关档案工作会议和文件精神，使各级领导了解档案、重视档案，切实帮助解决档案工作中的经费投入不足以及基础建设薄弱等问题，从而做到梢案工作与干部工作同部署、同要求、同检查、同考核。对档案员自身而言，应树立正确的人生观、价值观和权力观，做到淡泊名利、爱岗敬业，搞好干部人事档案保管和开发利用工作。
2、完善管理制度，保证干部人事档案工作有章可循，一是要建立健全干部人事档案工作必需的各项规章制度，同时结合制度执行情况，不断加以完善。二是对档案接收单位长期不寄回执、投档材料报送不及时、材料出现涂改划或虚假等违反制度的现象，应强化处罚。三是积极探索鉴别学历的新方法，把好入口，严禁虚假学历进入个人档案。
3、收全材料，夯实干部人事档案工作的基础。“四定”是干部档案材料日常收集的好方法。所谓“四定”即：定人。明确各单位组工、人事干部为干部档案材料收集员，负责本单位干部档案材料制作把关和收集工作；定时，即干部任免、工资变动等材料每月上交一次；定向，即对照档案，查材料缺少情况，进行突击收集；定点，即将形成干部档案材料较多的单位作为联系点，定期上门收集。同时，针对流动人员材料收集难的现状，探索管档部门与流动人员之间的材料收集机制，保证档案材料及时、妥善归档。
4、加大信息化力度。提高干部人事档案管理水平。一是日常管理自动化。将档案管理工作中的编码、查询、转递等工作采用微机辅助管理，既能省去手工操作的麻烦，还能有效地提高档案工作的准确性和工作效率。二是档案内容信息化。应尽量把常用的档案内容编成信息储入微机。建立各类干部档案信息数据库。同时，运用扫描技术将档案材料全部输入微机，便于对档案的查询和系统分析。三是利用服务现代化。对储存的干部人事档案信息进行梳理分析，形成反映干部各种情况的资料，逐步实现一定范围内的信息资源共享，为更好地改进干部管理工作创造条件。
5、建立一套完整的规章制度，即送交人事档案材料归档制度：人事档案的保管、保密制度；人事档案查阅制度；档案材料的收集、补充制度；人事档案转递制度：人事档案的检查核对制度。
6、制定严格的人事档案保管制度。其目的：第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键，其基本内容大致包括五部分：
(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求：其次。按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好。有无其他存放错误等。
(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：①取出应转走的档案；②在档案底账上注销；③填写《转递人事档案材料的通知单》；④按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则。一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
(4)保卫保密制度。具体要求如下：
①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。②库房备有必要的防火、防潮器材。③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。⑤无关人员不得进库房。严禁吸烟。⑥离开时关灯关窗，锁门。
(5)统计制度。它包括人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况、库房设备情况、人事档案工作人员情况。
7、建立健全人事档案利用制度。
档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。因此，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。人事档案的利用有多种方式，如设阅览室以供利用查阅、借出使用、出具证明材料等。
在通过各种方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。(1)查阅手续。首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章，负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。(2)外借手续。首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。其次。借档单位(部门)盖章，负责人签字。再次，人事档案部门对其进行审核、批准，然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。最后，归还时。及时在外借登记簿上注销。(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先。由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章：其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料：最后。证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
一、人事档案工作的现状
1、流动人员档案无法跟踪管理。受人才资源配置市场化的影响，人才流动日益频繁，不仅个人可以自由择业，用人单位也可以自主选人。有的人受经济利益的驱动，不顾组织上是否放行，一走了之；有的是单位被兼并、重组或破产，本人或下岗或外出打工，一走几年不归。对这些人，行政主管部门很难在行政上、经济上实施有效的管理，干部人事部门也找不到应对的好办法，使得档案材料收集不上来，无法跟踪管理。
2、企业干部档案作用逐步淡化。由于一些企业有用人自主权，选人用人不再需要组织人事部门的分配，加之这类单位以追求利润最大化为目标，用人往往只凭面试，不通过档案了解干部的德、绩、奖、惩等情况，导致了档案观念越来越淡漠。另外，受企业经济效益的影响，企业多数都开效益工资或不能及时开资。所以。工资变动表不能及时填写，更不能及时报到档案部门。导致档案材料匮乏。
3、部分材料真实性难保证。一是材料填写存在失真失实。有的部门、单位将一些必须由组织上形成的材料如奖励材料交由干部本人随意填写，对具体内容不闻不问：有的对干部个人年度考核表不认真把关，对一些虚假浮夸的东西不加以批评指正。二是材料上报不严肃。有的单位竟将一些保密性很强的档案材料如组织鉴定、入党材料等交南干部本人或别人代送。三是材料真伪难辨。主要体现在虚假的学历、学位材料上，档案管理部门难辨真伪。
4、档案内容与干部管理不适应。比如，干部履历表大约十年填写一次，导致有时通过干部履历表看不出干部工作岗位或职务的变化等情况。再如。对于在干部制度改革中出现的干部任前公示、任期审计、公开选拔等新材料如何投档，没有明确的规定，导致档案材料缺少新鲜气息。
5、档案管理队伍建设有待加强。档案人员业务培训机制尚不健全，缺乏计划性、针对性和规范性，应定期对新进人员进行业务培训，尤其要加强档案员计算机培训，提高档案员运用计算机技术和手段管理档案的能力和水平。
二、解决问题的对策措施
1、高度重视，保证干部人事档案工作有位置。对档案工作而言，档案员要经常向有关领导汇报上级有关档案工作会议和文件精神，使各级领导了解档案、重视档案，切实帮助解决档案工作中的经费投入不足以及基础建设薄弱等问题，从而做到梢案工作与干部工作同部署、同要求、同检查、同考核。对档案员自身而言，应树立正确的人生观、价值观和权力观，做到淡泊名利、爱岗敬业，搞好干部人事档案保管和开发利用工作。
2、完善管理制度，保证干部人事档案工作有章可循，一是要建立健全干部人事档案工作必需的各项规章制度，同时结合制度执行情况，不断加以完善。二是对档案接收单位长期不寄回执、投档材料报送不及时、材料出现涂改划或虚假等违反制度的现象，应强化处罚。三是积极探索鉴别学历的新方法，把好入口，严禁虚假学历进入个人档案。
3、收全材料，夯实干部人事档案工作的基础。“四定”是干部档案材料日常收集的好方法。所谓“四定”即：定人。明确各单位组工、人事干部为干部档案材料收集员，负责本单位干部档案材料制作把关和收集工作；定时，即干部任免、工资变动等材料每月上交一次；定向，即对照档案，查材料缺少情况，进行突击收集；定点，即将形成干部档案材料较多的单位作为联系点，定期上门收集。同时，针对流动人员材料收集难的现状，探索管档部门与流动人员之间的材料收集机制，保证档案材料及时、妥善归档。
4、加大信息化力度。提高干部人事档案管理水平。一是日常管理自动化。将档案管理工作中的编码、查询、转递等工作采用微机辅助管理，既能省去手工操作的麻烦，还能有效地提高档案工作的准确性和工作效率。二是档案内容信息化。应尽量把常用的档案内容编成信息储入微机。建立各类干部档案信息数据库。同时，运用扫描技术将档案材料全部输入微机，便于对档案的查询和系统分析。三是利用服务现代化。对储存的干部人事档案信息进行梳理分析，形成反映干部各种情况的资料，逐步实现一定范围内的信息资源共享，为更好地改进干部管理工作创造条件。
5、建立一套完整的规章制度，即送交人事档案材料归档制度：人事档案的保管、保密制度；人事档案查阅制度；档案材料的收集、补充制度；人事档案转递制度：人事档案的检查核对制度。
6、制定严格的人事档案保管制度。其目的：第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键，其基本内容大致包括五部分：
(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求：其次。按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好。有无其他存放错误等。
(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：①取出应转走的档案；②在档案底账上注销；③填写《转递人事档案材料的通知单》；④按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则。一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
(4)保卫保密制度。具体要求如下：
①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。②库房备有必要的防火、防潮器材。③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。⑤无关人员不得进库房。严禁吸烟。⑥离开时关灯关窗，锁门。
(5)统计制度。它包括人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况、库房设备情况、人事档案工作人员情况。
7、建立健全人事档案利用制度。
档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。因此，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。人事档案的利用有多种方式，如设阅览室以供利用查阅、借出使用、出具证明材料等。
在通过各种方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。(1)查阅手续。首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章，负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。(2)外借手续。首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。其次。借档单位(部门)盖章，负责人签字。再次，人事档案部门对其进行审核、批准，然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。最后，归还时。及时在外借登记簿上注销。(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先。由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章：其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料：最后。证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。