很多人都觉得数据表格的排版麻烦，尤其是财务报表那样的专业排版。其实，有很多小技巧都能轻松地简化排版过程，让你也能做出专业的表格。
　　
　　在使用Excel编辑各种数据表格的过程中，如果碰到一些列数较少而行数较多的数据表格，常常要先进行分栏操作，然后才能排版打印。但对一些布局比较特殊的数据表格，分栏之后常常会出现同一个人的多个数据单元分别显示在不同分栏甚至页面中（如图1），既影响文档的打印效果，又不方便对每个人、每一页数据进行统计分析。
　　如果你也曾经碰到类似的数据表格，不妨先通过数据转置操作，对表格结构进行适当的调整。选定要转置的数据，执行“开始/粘贴/选择性粘贴/转置”命令，虽然可以对数据做“行到列”或“列到行”的转置，但是一次只能对一位员工四个季度的销售额转置，当员工人数较多的时候，操作起来会非常麻烦。其实，只要借助一个Excel辅助数据列，进行以下三步操作，就可以轻松解决类似数据表格的分栏打印和数据汇总问题。
　　第一步取消数据单元格合并
　　选定员工姓名数据区域，包括标题行，右击执行“设置单元格格式/对齐/文本控制”命令，取消“合并单元格”前面的钩，单击“确定”之后，员工序号和姓名都会显示在取消合并后的单元格最上方（如图2）。
　　第二步通过辅助列进行排序
　　在E1单元格中输入“辅助列”，在E2到E5单元格中依次输入A、B、C、D，然后选定E2:E5单元格，将鼠标指针指向D5单元格右下方，当光标变成黑色“十”字形状时，双击鼠标，将该序列向下复制到其它单元格。
　　选定整个数据区域，执行“数据/排序”命令，以“辅助列”为主要关键字，以“序号”为次要关键字，进行升序排列之后，每位员工的季度销售额会按有序排列，辅助列的值为A对应第一季度数据，辅助列的值为B则对应第二季度，依次类推，而员工序号和姓名也都有序排列在B列的最上方。
　　 第三步 将转置后的数据归位
　　新建一个工作表，根据转置后的数据格式，设计一个标题行，然后依次将序号、姓名以及四个季度的销售额数据复制粘贴到新工作表中对应的区域，就可以完成数据的转置操作（如图4）。经过调整的表格布局更加合理，每位员工的销售数据都显示在同一行，更便于统计分析。如果经过转置的表格列数仍然较少，还可以执行分栏操作，这样就可以避免同一个员工的数据行分别显示在不同分栏或页面中的情况了。
　　如果需要转置Word中的表格，需要先将表格复制到Excel，通过上述方法转置之后，再将其复制到Word文档，就可以实现类似的数据表格转置操作。
　　
　　其他简化Excel表格排版的方法
　　1.使用模版：一些常用的表格，比如考勤表、记账表、加班统计表、报销单等，网上都有很多模板，如果嫌麻烦，可以使用WPS 2010内置的在线模板。
　　2.用好软件内置的表格样式：Excel内置了很多现成的表格样式，在“开始/样式”中可以找到；如果使用的是WPS表格，则可以安装一个叫作“表格样式”的小工具，它同样内置了多种“配色方案”，可以一键美化表格。
　　注：本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文