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尽管Office 2010将大量的宣传放在了它和微软其他产品(如SharePoint 2010和Windows 7)的紧密集成上,不过大部分用户更关心的是Office 2010究竟能给他们带来什么。
新版Microsoft Office 2010产品包含了许多商务功能。这些功能不只涵盖了生产力增强组件,同时也包括重要的安全保护功能。下面就让我们一起来了解这些对商务用户非常重要的特性和改进。
可定制Ribbon界面
当Office 2007第一次引入Ribbon界面时,它曾经成为批评的焦点。这一切在Office 2010中发生了变化——Ribbon界面的每一个元素都可以做出调整,特性与工具可以重组,新的选项卡可以定制或者创建。
可定制的Ribbon界面使得用户可以将最常用和最喜欢用的功能放到前台便于使用,已定制的Ribbon界面可以保存为文件,并且应用到别的Office 2010系统中;管理员现在可以创建并通过网络分发特定的Ribbon界面到用户的电脑上,从而使公司可以针对不同的部门采用量身定制的界面或者针对整个企业采用标准化界面;管理员也可以通过组策略工具防止最终用户改变这一特定部署的Ribbon界面,这将减少桌面支持电话,并且简化用户培训。
Ribbon界面还支持交互式选项卡,例如,如果你在Word中选择了一张图片,就会出现一个交互式选项卡,允许你编辑或者格式化图片。
后台视图
Office的上一版本(Office 2007)的菜单系统极为复杂,特别是在编辑文档基本属性的时候。比如,如果你想移除一个文档中的元数据,你不得不在几个菜单中不停选择才能找到检测文档是否嵌入任何元数据的功能项。嵌入的元数据可能包含文档编辑的相关信息,很多时候,这些私有内容都不应该与外部用户分享。
Office 2007中的分享文档也相当复杂,给予文档许可、设置文档的安全性或创建文件的多个版本都是很难完成的任务。
Office 2010通过后台视图解决了这些问题,文档基本属性界面显得简洁明了,而对这些参数的更改也得到了简化。用户会发现加密文档和移除元数据中的私有信息等操作变得更简便。
内置图形工具箱
Office 2010在不同的应用中集成了增强的图形工具。在过去,如果图像元素需要经过编辑才能应用到微软Ofiice文件中(包括文档、演示文稿和数据表),往往需要借助第三方工具。
现在微软将许多所需的图像与视频编辑工具直接集成到Office程序中,允许用户在Office环境下对这些图形元素开展工作。Office 2010包括裁减、调整大小、颜色修正、涂层和背景移除工具(边缘检测工具),还包括亮度、对比度控制工具,艺术效果工具,视频风格工具以及许多其他图形控制功能。新的图像与视频编辑功能使得第三方图形编辑工具不再是必需品,可以节省可观的时间。
增强安全性
过去,Microsoft Office总面对着从宏病毒到嵌入式漏洞等各种各样的安全威胁。管理员和用户经常需要依赖不断的更新、补丁和第三方安全产品来保护他们的系统安全,以保证系统不受文档、演示文稿和数据表中的嵌入式威胁。
Office 2010提供了多项技术来帮助用户保护系统安全,最重要的一个功能是受保护视图功能,它可以将未确认来源的文件在数字沙盒中打开,从而阻止用户编辑文档、执行宏或者其他嵌入式内容。其他主要的安全增强功能还包括可以屏蔽所有类攻击的数据执行保护(DEP),它可以阻止嵌入程序或者不受信任的宏的执行;其次是Office文件验证功能,这是一个检测文件格式结构的组件,总在打开文档前对其进行检测;微软信任中心还可以控制允许打开、保存和屏蔽的文件类型,并可以和组策略配合使用,从而令管理员更好地强化企业的安全策略。
Excel迷你图
迷你图的发明者Edward Tufte评价迷你图是一种“紧凑的、简单的、文字规模”的图片。迷你图是一种嵌入在数字表中、显示在数字旁的图形,它提供了快捷的视觉线索。迷你图可以用来显示趋势,比如一段时间的销售增长情况;或者用于创建胜负数据表格,代表与预期有出入的胜出或者失败的情况。迷你图其他的用途包括嵌入式的图表,可以在一个表格中显示月、季变化。未来,迷你图将会成为那些希望在数据表中提供视觉效果的知识工作者们必不可少的工具。
Excel加载项
第二项新增的Excel功能是PowerPivot,PowerPivot功能是一个可免费下载的Excel 2010加载项,它提供了更强大的数据表计算能力和更快速的大型数据集操作能力。换句话说,PowerPivot是一个编程工具,它通过从外部资源(比如SQL数据库,Microsoft Access)中拉取数据生成复杂表格或者完成计算,很多情况下,PowerPivot加载项不再需要使用特定的程序制造复杂的分析表格。
PowerPoint广播
对于依赖PowerPoint演示的工作者,这一广播功能令人惊叹不已。它允许用户与任何人、在任何地点共享同一演示文稿,而这一切仅通过几次鼠标点击即可完成。
广播服务通过Windows Live或者一个本地配置的广播服务器实现,可以在一个远程的用户电脑上展示该幻灯片,也支持一对多的幻灯片展示,甚至可以达到对上百个用户同时进行广播的级别。广播功能有潜力取代市场上多数的虚拟会议产品,并且可以和视频会议、VoIP电话会议产品一起使用,用户无需建立网桥、虚拟会议或者虚拟空间即可进行这一操作。
PowerPoint压缩
使用PowerPoint生成的幻灯片是一个庞然大物,动辄消耗10M的空间。而采用PowerPoint 2010中的视频和图像嵌入式能力会让问题变得更糟——不过微软提出了解决这一难题的办法:在PowerPoint 2010中,用户可以压缩演示文稿的容量和质量,通过PowerPoint 2010的Backstage视图可以轻松地完成这一任务,该视图包含一个媒体尺寸和演示质量向导来帮助压缩演示文稿的容量。选项包括演示质量、互联网质量以及低质量。低质量设置可以将带有视频的演示文稿压缩到1/10甚至更小,比如,一个含有高清视频的60MB的演示文稿可以轻松地压缩到仅有2MB~3MB。这也解决了用户和管理员的演示文稿以邮件形式发送的问题,并将替代用于浏览演示文档的FTP服务器、文件共享站点的架设。
粘贴预览
Office高级用户发现他们经常剪切和粘贴图像、表格、大量的文字以及文件之间的其他内容,而往往他们得到的结果与他们的预期不符。比如,你可能不希望一列中的内容格式在拷贝到另外一个Excel表格中时被同样拷贝过去,或者你希望在不同的文档中拷贝文字时可以去除原有的格式。Office 2010的粘贴预览功能将帮助你更好地控制这一过程。
粘贴预览功能使你可以在实际操作效果生效前看到粘贴后的实际效果。除此以外,这一功能提供了多种选项帮助你在粘贴前控制剪贴板中的内容。你可以用它来移除或者保存原有格式、转换成图片、移除边框等等,这些都取决于你采用的程序以及你正在处理的数据类型。
Outlook对话视图
Outlook的最新版本提供了新的方法来管理你的邮件,最有效的工具之一就是增强的对话视图功能。
对话视图组会根据主题、来源、回复信息,以及其他来自IMAP数据的信息来进行梳理,还可以跨文件夹工作。过去,如果你有关于一个主题的来自于多个方面的上百封邮件,而那些邮件又存储在不同的文件夹中,对话视图功能将无法全部显示它们。在最新的Office 2010中,对话视图模式会将那些电子邮件一起创建一个以时间为顺序的对话链。
跨文件夹工作、忽视选择邮件、拆分会话以避免复制文字等特点都使得新版的对话视图功能更加友好、实用。如果你曾用过旧版的对话视图功能,并因此带来困扰的话,不妨试一下新版的Office 2010。
受保护视图功能可以将未确认来源的文件在数字沙盒中打开,使用户可以安全地浏览文件。
内置图形工具箱使第三方图形编辑工具不再是必需品。
Excel迷你图提供了快捷的视觉线索。
PowerPivot加载项提供了更强大的数据表计算能力和更快速的大型数据集操作能力。
粘贴预览功能可以帮那些需要和大型复杂数据表格打交道的用户节省大量时间。
新版Microsoft Office 2010产品包含了许多商务功能。这些功能不只涵盖了生产力增强组件,同时也包括重要的安全保护功能。下面就让我们一起来了解这些对商务用户非常重要的特性和改进。
可定制Ribbon界面
当Office 2007第一次引入Ribbon界面时,它曾经成为批评的焦点。这一切在Office 2010中发生了变化——Ribbon界面的每一个元素都可以做出调整,特性与工具可以重组,新的选项卡可以定制或者创建。
可定制的Ribbon界面使得用户可以将最常用和最喜欢用的功能放到前台便于使用,已定制的Ribbon界面可以保存为文件,并且应用到别的Office 2010系统中;管理员现在可以创建并通过网络分发特定的Ribbon界面到用户的电脑上,从而使公司可以针对不同的部门采用量身定制的界面或者针对整个企业采用标准化界面;管理员也可以通过组策略工具防止最终用户改变这一特定部署的Ribbon界面,这将减少桌面支持电话,并且简化用户培训。
Ribbon界面还支持交互式选项卡,例如,如果你在Word中选择了一张图片,就会出现一个交互式选项卡,允许你编辑或者格式化图片。
后台视图
Office的上一版本(Office 2007)的菜单系统极为复杂,特别是在编辑文档基本属性的时候。比如,如果你想移除一个文档中的元数据,你不得不在几个菜单中不停选择才能找到检测文档是否嵌入任何元数据的功能项。嵌入的元数据可能包含文档编辑的相关信息,很多时候,这些私有内容都不应该与外部用户分享。
Office 2007中的分享文档也相当复杂,给予文档许可、设置文档的安全性或创建文件的多个版本都是很难完成的任务。
Office 2010通过后台视图解决了这些问题,文档基本属性界面显得简洁明了,而对这些参数的更改也得到了简化。用户会发现加密文档和移除元数据中的私有信息等操作变得更简便。
内置图形工具箱
Office 2010在不同的应用中集成了增强的图形工具。在过去,如果图像元素需要经过编辑才能应用到微软Ofiice文件中(包括文档、演示文稿和数据表),往往需要借助第三方工具。
现在微软将许多所需的图像与视频编辑工具直接集成到Office程序中,允许用户在Office环境下对这些图形元素开展工作。Office 2010包括裁减、调整大小、颜色修正、涂层和背景移除工具(边缘检测工具),还包括亮度、对比度控制工具,艺术效果工具,视频风格工具以及许多其他图形控制功能。新的图像与视频编辑功能使得第三方图形编辑工具不再是必需品,可以节省可观的时间。
增强安全性
过去,Microsoft Office总面对着从宏病毒到嵌入式漏洞等各种各样的安全威胁。管理员和用户经常需要依赖不断的更新、补丁和第三方安全产品来保护他们的系统安全,以保证系统不受文档、演示文稿和数据表中的嵌入式威胁。
Office 2010提供了多项技术来帮助用户保护系统安全,最重要的一个功能是受保护视图功能,它可以将未确认来源的文件在数字沙盒中打开,从而阻止用户编辑文档、执行宏或者其他嵌入式内容。其他主要的安全增强功能还包括可以屏蔽所有类攻击的数据执行保护(DEP),它可以阻止嵌入程序或者不受信任的宏的执行;其次是Office文件验证功能,这是一个检测文件格式结构的组件,总在打开文档前对其进行检测;微软信任中心还可以控制允许打开、保存和屏蔽的文件类型,并可以和组策略配合使用,从而令管理员更好地强化企业的安全策略。
Excel迷你图
迷你图的发明者Edward Tufte评价迷你图是一种“紧凑的、简单的、文字规模”的图片。迷你图是一种嵌入在数字表中、显示在数字旁的图形,它提供了快捷的视觉线索。迷你图可以用来显示趋势,比如一段时间的销售增长情况;或者用于创建胜负数据表格,代表与预期有出入的胜出或者失败的情况。迷你图其他的用途包括嵌入式的图表,可以在一个表格中显示月、季变化。未来,迷你图将会成为那些希望在数据表中提供视觉效果的知识工作者们必不可少的工具。
Excel加载项
第二项新增的Excel功能是PowerPivot,PowerPivot功能是一个可免费下载的Excel 2010加载项,它提供了更强大的数据表计算能力和更快速的大型数据集操作能力。换句话说,PowerPivot是一个编程工具,它通过从外部资源(比如SQL数据库,Microsoft Access)中拉取数据生成复杂表格或者完成计算,很多情况下,PowerPivot加载项不再需要使用特定的程序制造复杂的分析表格。
PowerPoint广播
对于依赖PowerPoint演示的工作者,这一广播功能令人惊叹不已。它允许用户与任何人、在任何地点共享同一演示文稿,而这一切仅通过几次鼠标点击即可完成。
广播服务通过Windows Live或者一个本地配置的广播服务器实现,可以在一个远程的用户电脑上展示该幻灯片,也支持一对多的幻灯片展示,甚至可以达到对上百个用户同时进行广播的级别。广播功能有潜力取代市场上多数的虚拟会议产品,并且可以和视频会议、VoIP电话会议产品一起使用,用户无需建立网桥、虚拟会议或者虚拟空间即可进行这一操作。
PowerPoint压缩
使用PowerPoint生成的幻灯片是一个庞然大物,动辄消耗10M的空间。而采用PowerPoint 2010中的视频和图像嵌入式能力会让问题变得更糟——不过微软提出了解决这一难题的办法:在PowerPoint 2010中,用户可以压缩演示文稿的容量和质量,通过PowerPoint 2010的Backstage视图可以轻松地完成这一任务,该视图包含一个媒体尺寸和演示质量向导来帮助压缩演示文稿的容量。选项包括演示质量、互联网质量以及低质量。低质量设置可以将带有视频的演示文稿压缩到1/10甚至更小,比如,一个含有高清视频的60MB的演示文稿可以轻松地压缩到仅有2MB~3MB。这也解决了用户和管理员的演示文稿以邮件形式发送的问题,并将替代用于浏览演示文档的FTP服务器、文件共享站点的架设。
粘贴预览
Office高级用户发现他们经常剪切和粘贴图像、表格、大量的文字以及文件之间的其他内容,而往往他们得到的结果与他们的预期不符。比如,你可能不希望一列中的内容格式在拷贝到另外一个Excel表格中时被同样拷贝过去,或者你希望在不同的文档中拷贝文字时可以去除原有的格式。Office 2010的粘贴预览功能将帮助你更好地控制这一过程。
粘贴预览功能使你可以在实际操作效果生效前看到粘贴后的实际效果。除此以外,这一功能提供了多种选项帮助你在粘贴前控制剪贴板中的内容。你可以用它来移除或者保存原有格式、转换成图片、移除边框等等,这些都取决于你采用的程序以及你正在处理的数据类型。
Outlook对话视图
Outlook的最新版本提供了新的方法来管理你的邮件,最有效的工具之一就是增强的对话视图功能。
对话视图组会根据主题、来源、回复信息,以及其他来自IMAP数据的信息来进行梳理,还可以跨文件夹工作。过去,如果你有关于一个主题的来自于多个方面的上百封邮件,而那些邮件又存储在不同的文件夹中,对话视图功能将无法全部显示它们。在最新的Office 2010中,对话视图模式会将那些电子邮件一起创建一个以时间为顺序的对话链。
跨文件夹工作、忽视选择邮件、拆分会话以避免复制文字等特点都使得新版的对话视图功能更加友好、实用。如果你曾用过旧版的对话视图功能,并因此带来困扰的话,不妨试一下新版的Office 2010。
受保护视图功能可以将未确认来源的文件在数字沙盒中打开,使用户可以安全地浏览文件。
内置图形工具箱使第三方图形编辑工具不再是必需品。
Excel迷你图提供了快捷的视觉线索。
PowerPivot加载项提供了更强大的数据表计算能力和更快速的大型数据集操作能力。
粘贴预览功能可以帮那些需要和大型复杂数据表格打交道的用户节省大量时间。