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【摘要】信息化是高校研究生管理的发展趋势,本文通过西安电子科技大学研究生院信息化建设的实践,分析了其实施过程中取得的成绩及存在的问题,并提出深化研究生管理信息化建设的几点认识。
【关键词】研究生管理 信息化 流程管理
【中图分类号】G637 【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2008)09(a)-0069-02
随着研究生招生规模的不断扩大和管理要求的日益提高,研究生各项管理工作越来越倚重于信息化管理。多年的工作实践也证明了信息化建设水平的高低直接影响着研究生管理工作的水平。目前各高校研究生院都在积极实施信息化建设,但在取得良好效益的同时也面临着一些困难和问题。本文阐述了西安电子科技大学研究生院信息化建设的的实施过程,并针对其今后的发展提出几点思考。
1 发展历程
西安电子科技大学研究生院的信息化发展经历了两个主要阶段,第一阶段是从1990－2002年,主要是信息化建设的初步探索与实践阶段,其主要目的是将研究生管理从繁琐的手工劳动转化为计算机管理。期间先后建立了单机Dbase版的各种业务系统,后来又升级到VFP、DELPHI版本,并先后组建了NORWARE网和INTRANET网。提高效率、减轻手工劳动强度是这一阶段的主要特点。
第二阶段是从2002年至今,这是研究生院信息化建设的快速发展阶段。在此阶段中,教育信息化的整体建设方向是建立数字化校园,这一背景对研究生院的信息化建设起到了强有力的支撑作用。西安电子科技大学研究生院通过与软件公司合作开发的方式,完成了研究生管理信息系统项目的一期建设,目前正在实施项目的二期建设。通过第二阶段的建设过程研究生院已基本建立完整的研究生信息管理体系,规范管理、系统集成和网上办公是这一阶段的主要特点。
2 建设现状
通过近几年的建设,我校研究生院信息化建设取得了丰硕的成果。目前系统,已实现从研究生招生、培养到学位各主要业务环节的网络化管理(不包含招生考务等不宜网络化管理的业务模块),覆盖包括全体研究生、任课教师、研究生导师、研究生管理人员、各类考生等与研究生管理相关的各类用户,用户人数达到20000人左右。在信息化建设的过程中,研究生教育的各个管理阶段越来越倚重研究生管理信息系统,在提高工作效率、规范业务流程的同时,也为实现研究生二级管理提供了良好的先决条件。
以统招硕士研究生管理的主要业务环节信息化建设情况为例,可以看到表中的15项内容基本覆盖统招硕士研究生管理从招生到培养、授位的全过程(除学生工作管理外),其中第2项为国家教委统一使用的软件,第3项为陕西省教委统一使用的软件,其他均为研究生院自行组织开发的功能模块。在管理信息系统的使用过程中,深刻的体会到其对构建科学、规范、高效的研究生管理体系的显著效用。
3 存在问题
在研究生管理信息系统实施及推广使用的过程中,在取得了良好效益的同时,也面临着一些亟待解决的问题,使得研究生信息化的建设处于瓶颈状态,无法取得更进一步的突破。
3.1 信息化建设的认识层面
目前,高校不少管理人员都片面的认为信息化建设只是为管理人员服务的,满足管理工作实际业务处理的各项需求和使用便利成为评价管理系统好坏的唯一标准。信息化建设如果选择了一个好的开发团队或套用一个成功的模式,就可以达到预期的目标。事实上,研究生管理信息系统的实施不仅是减轻劳动强度、提高效率,更重要的是管理理念、管理机制的具体体现,是规范化管理落实的基础。管理系统的建设是一项复杂的系统工程,选取最适合而不是最先进的技术决定了软件开发只是影响系统成功实施中的一小部分因素,相比较而言，业务流程再造、编码的统一规范、配套的规章制度及运维组织、完善的培训体系等环节更为重要。业务流程再造是整个信息化建设的核心，涉及到各职能部门的协调和职能业务的重新划分需要从领导层、技术人员到具体使用者对其有一个客观和全面的理解,在认识上高度统一,才能够正确的推进信息化建设的进程。
3.2 管理信息系统的开发模式
目前许多高校研究生院采用外包的管理信息系统开发模式。这种模式通常是甲乙方签订技术开发合同,由甲方确认需求分析,由乙方负责开发实现。这种开发模式存在的主要问题包括两个方面,一是业务流程的本身是否科学合理,二是信息沟通的有效性在系统运行前是未知的。
通常情况下,乙方无法深刻了解甲方的业务流程,按照合同规定乙方尽量满足甲方确认的需求分析,因此甲方提出的需求意见对系统的成败起决定性的作用。但是单纯依靠甲方的需求意见是存在较大风险的,因为甲方的需求大多未经过客观的评价和分析,多是在实际工作中感受的业务需求,这些需求往往不规范、不全面,甚至不一定准确,可能还带有部门利益色彩。目前成熟的软件开发模式一般需要有第三方——对特定领域有深刻认识的专业咨询公司的介入。通常由甲方将业务需求告知咨询公司,咨询公司对其进行评审、流程再造,规划出科学合理的架构体系,并制订相应规章制度、业务规范,然后转交乙方实现代码编程,最终由咨询公司负责系统上线以及后续的业务培训等。
目前外包开发模式下的沟通存在着自然语言和机器语言相互理解是否正确的问题,这种信息沟通的有效性在系统上线前是未知的,对系统而言这是一个巨大的潜在风险。解决这个问题目前只能依靠项目参与者的信息化建设经验,而高校的大多数研究生管理人员缺乏大型的信息化建设项目经验,因此管理信息系统建设的成功与否存在着很大的不确定性。
3.3 信息化建设的总体环境
作为学校的一个职能部门,研究生院的信息化建设到达一定程度后将受制于整个学校信息化建设的进程。目前大多数院校各职能部门的数据信息尚未实现网络共享。在这样的大环境下,单个部门要提供高质量的信息服务,或者集成各职能部门的业务系统,或者在管理系统中增加相应的管理模块。前者需要从学校的角度集成各部门的业务系统,后者将不可避免出现资源重复建设的现象,容易产生新的信息孤岛。目前研究生院信息化工程经过一二期建设,已基本实现事务处理的信息化管理,要进一步发挥管理系统的效能将取决于学校数字化校园项目的进展状况。
3.4 缺乏配套的规章制度及运维机构
管理系统的建设是一项系统工程,配套的规章制度以及运维机构是系统实施及后期运行所必备的要素。目前很多院校缺乏这方面的认识,对后续的系统维护极不重视,基本未设立专门的运行维护中心,简单的依靠在校学生负责系统的维护。对已建设好的管理信息系统没有配套的规章制度进行约束,这些都极大地影响了管理信息系统的安全性和实用性,使其无法发挥出最佳效能。
3.5 管理人员的综合素质有待提高
管理信息系统的使用对研究生管理人员的综合素质有了更高的要求,不仅需要熟悉业务,了解各种业务规范,同时要具有信息化管理理念,熟悉管理系统的工作机制。管理人员综合素质的提高,一方面可以通过加大在业务和信息系统方面的培训,另一方面管理人员自身要转变传统的工作方法,改变已经习惯的作业标准和行为规范。
4 未来展望
信息化建设是一个不断更新和完善的过程,新技术、新需求的层出不穷将推进信息化进程的长远发展。
4.1 技术的发展
不同业务系统的集成制约着管理信息系统的发展,但是SOA(面向服务的体系结构)的出现使人们看到了解决这个问题的希望,SOA是指为了解决在Internet环境下业务集成的需要,通过连接能完成特定任务的独立功能实体实现的一种软件系统架构。目前虽然此项技术的应用还不够成熟、广泛,但是未来的管理信息系统建设的发展将会以此为方向。
4.2 学校总体信息化环境
目前国内许多高校正在进行数字化校园的建设,研究生管理信息系统的建设最终要融入到学校的整体数字化校园项目中。数字化校园的建设主要包含两个中心,即身份认证中心和服务中心。校园一卡通为统一身份认证提供了基础,理想情况下学校各业务职能部门为服务中心提供自己部门已封装好的各种业务组件,由服务中心进行构建连接,实施提供各种服务,从而构建完整的数字化校园。在这样的背景下,研究生管理部门在信息化建设过程中应注重业务组件的建设来适应学校的数字化校园计划。
4.3 未来的建设目标
目前已完成的研究生管理信息系统多数都是以事务处理为核心的,从功能上讲还不能完全满足研究生管理的要求。研究生二级管理实施后,大多数事务性处理工作下移到各学院,制订政策、过程监管及质量评价成为研究生院的主要工作内容,对管理数据的统计、分析将成为信息管理系统的实现重点,由此后续阶段研究生管理信息系统的主要建设内容将围绕着质量监控、数据统计分析、决策支持服务等方面进行。
参考文献
[1] 武海平,顾良飞,赵伟.下一代研究生教育信息系统的建设模型探讨.学位与研究生教育,2006(12):27-30.
[2] 武海平,顾良飞,赵伟.对我国高校研究生教育信息化建设的思考.清华大学教育研究.2004(04) :111-115.
【关键词】研究生管理 信息化 流程管理
【中图分类号】G637 【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2008)09(a)-0069-02
随着研究生招生规模的不断扩大和管理要求的日益提高,研究生各项管理工作越来越倚重于信息化管理。多年的工作实践也证明了信息化建设水平的高低直接影响着研究生管理工作的水平。目前各高校研究生院都在积极实施信息化建设,但在取得良好效益的同时也面临着一些困难和问题。本文阐述了西安电子科技大学研究生院信息化建设的的实施过程,并针对其今后的发展提出几点思考。
1 发展历程
西安电子科技大学研究生院的信息化发展经历了两个主要阶段,第一阶段是从1990－2002年,主要是信息化建设的初步探索与实践阶段,其主要目的是将研究生管理从繁琐的手工劳动转化为计算机管理。期间先后建立了单机Dbase版的各种业务系统,后来又升级到VFP、DELPHI版本,并先后组建了NORWARE网和INTRANET网。提高效率、减轻手工劳动强度是这一阶段的主要特点。
第二阶段是从2002年至今,这是研究生院信息化建设的快速发展阶段。在此阶段中,教育信息化的整体建设方向是建立数字化校园,这一背景对研究生院的信息化建设起到了强有力的支撑作用。西安电子科技大学研究生院通过与软件公司合作开发的方式,完成了研究生管理信息系统项目的一期建设,目前正在实施项目的二期建设。通过第二阶段的建设过程研究生院已基本建立完整的研究生信息管理体系,规范管理、系统集成和网上办公是这一阶段的主要特点。
2 建设现状
通过近几年的建设,我校研究生院信息化建设取得了丰硕的成果。目前系统,已实现从研究生招生、培养到学位各主要业务环节的网络化管理(不包含招生考务等不宜网络化管理的业务模块),覆盖包括全体研究生、任课教师、研究生导师、研究生管理人员、各类考生等与研究生管理相关的各类用户,用户人数达到20000人左右。在信息化建设的过程中,研究生教育的各个管理阶段越来越倚重研究生管理信息系统,在提高工作效率、规范业务流程的同时,也为实现研究生二级管理提供了良好的先决条件。
以统招硕士研究生管理的主要业务环节信息化建设情况为例,可以看到表中的15项内容基本覆盖统招硕士研究生管理从招生到培养、授位的全过程(除学生工作管理外),其中第2项为国家教委统一使用的软件,第3项为陕西省教委统一使用的软件,其他均为研究生院自行组织开发的功能模块。在管理信息系统的使用过程中,深刻的体会到其对构建科学、规范、高效的研究生管理体系的显著效用。
3 存在问题
在研究生管理信息系统实施及推广使用的过程中,在取得了良好效益的同时,也面临着一些亟待解决的问题,使得研究生信息化的建设处于瓶颈状态,无法取得更进一步的突破。
3.1 信息化建设的认识层面
目前,高校不少管理人员都片面的认为信息化建设只是为管理人员服务的,满足管理工作实际业务处理的各项需求和使用便利成为评价管理系统好坏的唯一标准。信息化建设如果选择了一个好的开发团队或套用一个成功的模式,就可以达到预期的目标。事实上,研究生管理信息系统的实施不仅是减轻劳动强度、提高效率,更重要的是管理理念、管理机制的具体体现,是规范化管理落实的基础。管理系统的建设是一项复杂的系统工程,选取最适合而不是最先进的技术决定了软件开发只是影响系统成功实施中的一小部分因素,相比较而言，业务流程再造、编码的统一规范、配套的规章制度及运维组织、完善的培训体系等环节更为重要。业务流程再造是整个信息化建设的核心，涉及到各职能部门的协调和职能业务的重新划分需要从领导层、技术人员到具体使用者对其有一个客观和全面的理解,在认识上高度统一,才能够正确的推进信息化建设的进程。
3.2 管理信息系统的开发模式
目前许多高校研究生院采用外包的管理信息系统开发模式。这种模式通常是甲乙方签订技术开发合同,由甲方确认需求分析,由乙方负责开发实现。这种开发模式存在的主要问题包括两个方面,一是业务流程的本身是否科学合理,二是信息沟通的有效性在系统运行前是未知的。
通常情况下,乙方无法深刻了解甲方的业务流程,按照合同规定乙方尽量满足甲方确认的需求分析,因此甲方提出的需求意见对系统的成败起决定性的作用。但是单纯依靠甲方的需求意见是存在较大风险的,因为甲方的需求大多未经过客观的评价和分析,多是在实际工作中感受的业务需求,这些需求往往不规范、不全面,甚至不一定准确,可能还带有部门利益色彩。目前成熟的软件开发模式一般需要有第三方——对特定领域有深刻认识的专业咨询公司的介入。通常由甲方将业务需求告知咨询公司,咨询公司对其进行评审、流程再造,规划出科学合理的架构体系,并制订相应规章制度、业务规范,然后转交乙方实现代码编程,最终由咨询公司负责系统上线以及后续的业务培训等。
目前外包开发模式下的沟通存在着自然语言和机器语言相互理解是否正确的问题,这种信息沟通的有效性在系统上线前是未知的,对系统而言这是一个巨大的潜在风险。解决这个问题目前只能依靠项目参与者的信息化建设经验,而高校的大多数研究生管理人员缺乏大型的信息化建设项目经验,因此管理信息系统建设的成功与否存在着很大的不确定性。
3.3 信息化建设的总体环境
作为学校的一个职能部门,研究生院的信息化建设到达一定程度后将受制于整个学校信息化建设的进程。目前大多数院校各职能部门的数据信息尚未实现网络共享。在这样的大环境下,单个部门要提供高质量的信息服务,或者集成各职能部门的业务系统,或者在管理系统中增加相应的管理模块。前者需要从学校的角度集成各部门的业务系统,后者将不可避免出现资源重复建设的现象,容易产生新的信息孤岛。目前研究生院信息化工程经过一二期建设,已基本实现事务处理的信息化管理,要进一步发挥管理系统的效能将取决于学校数字化校园项目的进展状况。
3.4 缺乏配套的规章制度及运维机构
管理系统的建设是一项系统工程,配套的规章制度以及运维机构是系统实施及后期运行所必备的要素。目前很多院校缺乏这方面的认识,对后续的系统维护极不重视,基本未设立专门的运行维护中心,简单的依靠在校学生负责系统的维护。对已建设好的管理信息系统没有配套的规章制度进行约束,这些都极大地影响了管理信息系统的安全性和实用性,使其无法发挥出最佳效能。
3.5 管理人员的综合素质有待提高
管理信息系统的使用对研究生管理人员的综合素质有了更高的要求,不仅需要熟悉业务,了解各种业务规范,同时要具有信息化管理理念,熟悉管理系统的工作机制。管理人员综合素质的提高,一方面可以通过加大在业务和信息系统方面的培训,另一方面管理人员自身要转变传统的工作方法,改变已经习惯的作业标准和行为规范。
4 未来展望
信息化建设是一个不断更新和完善的过程,新技术、新需求的层出不穷将推进信息化进程的长远发展。
4.1 技术的发展
不同业务系统的集成制约着管理信息系统的发展,但是SOA(面向服务的体系结构)的出现使人们看到了解决这个问题的希望,SOA是指为了解决在Internet环境下业务集成的需要,通过连接能完成特定任务的独立功能实体实现的一种软件系统架构。目前虽然此项技术的应用还不够成熟、广泛,但是未来的管理信息系统建设的发展将会以此为方向。
4.2 学校总体信息化环境
目前国内许多高校正在进行数字化校园的建设,研究生管理信息系统的建设最终要融入到学校的整体数字化校园项目中。数字化校园的建设主要包含两个中心,即身份认证中心和服务中心。校园一卡通为统一身份认证提供了基础,理想情况下学校各业务职能部门为服务中心提供自己部门已封装好的各种业务组件,由服务中心进行构建连接,实施提供各种服务,从而构建完整的数字化校园。在这样的背景下,研究生管理部门在信息化建设过程中应注重业务组件的建设来适应学校的数字化校园计划。
4.3 未来的建设目标
目前已完成的研究生管理信息系统多数都是以事务处理为核心的,从功能上讲还不能完全满足研究生管理的要求。研究生二级管理实施后,大多数事务性处理工作下移到各学院,制订政策、过程监管及质量评价成为研究生院的主要工作内容,对管理数据的统计、分析将成为信息管理系统的实现重点,由此后续阶段研究生管理信息系统的主要建设内容将围绕着质量监控、数据统计分析、决策支持服务等方面进行。
参考文献
[1] 武海平,顾良飞,赵伟.下一代研究生教育信息系统的建设模型探讨.学位与研究生教育,2006(12):27-30.
[2] 武海平,顾良飞,赵伟.对我国高校研究生教育信息化建设的思考.清华大学教育研究.2004(04) :111-115.