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摘 要:本文对职业院校档案利用的主流方向进行摸索,主要体现在档案服务社会化、促进院校改革以及提供查阅服务三个方面,然后立足于当前档案服务中存在的些许不足,提出创新档案服务理念的几点措施,力求通过增强服务意识、改进服务理念、完善档案服务制度、丰富档案服务方式、强化档案管理者综合素质等,使档案的利用效率得到显著提升。
关键词:档案利用;职业院校;档案服务
在我国职业院校改革不断深入背景下,档案管理工作转型显得十分迫切。当前档案利用的主流方向为服务社会化、促进职业院校改革、记录历史信息等,在互联网背景下,职业院校档案服务理念也应积极创新,使院校开放度得到进一步扩大,使档案内容更加完善,管理更加便利,为各项需求提供优质的档案信息支持。
一、职业院校档案利用的主流方向
1.档案服务社会化突显。职业院校作为职业人才培养的摇篮,与外界社会的联系日益紧密,其中学校的档案服务也将逐渐朝着社会化的方向转变,在做好为学校教学服务的基础上,增大为社会服务的功能。如,学生在就业时需要向用人单位提供学籍档案等信息,职业院校也有责任帮助企业鉴别毕业生档案的真伪;再如,职业院校是为整个社会培养职业技能人才的,必须与社会用人机构保持紧密的联系,要求职业院校的开放度必须增大。在对外宣传上,职业院校需将学校教学定位、专业特点、学生培养状况,以及学校办学特色等相关信息内容整合在一起,一方面树立和展示学校良好的办学形象,另一方面,可以向社会推介学校的专业特色及毕业生的技能水平,以此提高学校的影响力和竞争力;同时,职业院校还要面向全体师生提供档案查询和咨询服务,尤其在需要提供开具档案材料等服务时,学校的档案管理应能够快捷高效准确地做好档案服务工作。
2.为职业院校改革发展提供服务。职业院校的发展必须顺应社会对职业人才需求的变化,同时,又必须立足在自身的现状基础上,学校的教学发展、专业设置、师资及人力资源的配置等各个方面,均离不开档案信息的支持。例如,在职业院校每年度的师资配置、人才培养计划制定时,需要从历年的档案资源中获取信息,使人才培养目标、学校发展计划得以明确;再如,在学校的新专业开发时,需要从学校历史及现有的教学资料数据中,寻找条件与基础,这些都需要从档案资料中获取有价值的信息。由此可见,档案管理在学校发展中有着不可替代的的重要地位,是职业院校进一步改革发展的重要基础。
3.为各类查证提供资料参考。由于档案资料是对历史数据及信息的记录记载,因而有着较强的真实性、权威性,能够为现实需求提供较为可靠的信息参考。由于档案资料的记载具有历史性、连续性、系统性等特点,因而,学校以往的每项工作、每项活动、每个事件均可从中查证,从而为实际需求提供具有价值的参考信息。例如,本人所在学校在去年从属关系变换时,调用了大量的档案信息进行佐证,为顺利完成此项工作的交接发挥了十分重要的作用。今年,学校名称变更时也需要调用相关资料进行佐证,由此可见,档案管理能够对历史记录进行还原,凭借可靠性的信息提供各项查证服务,从而确保学校工作的有效发展。
二、职业院校档案服务与利用存在的问题
1.档案服务意识淡薄。现阶段,许多职业院校档案管理仍然存在传统的观念,缺乏创新、共享的理念,在服务意识方面也较为淡薄。通常情况下,档案管理的服务对象主要为教师和学生,但由于观念陈旧,服务工作单一,缺乏主动性,大多采用“姜太公钓鱼”的管理模式,坐在办公室中坐等客人上门,使档案管理的模式仍然停留在“你要我给”“你交我收”的初级阶段。
2.档案服务方式老化。目前,许多学校档案服务方式为线下查询,由学校到档案室中进行面对面交流获取服务,且信息查询方式复杂、效率较低,不便于使用。例如,要想对档案信息进行查询需要提供相应证件,如若需要跨部门查阅则需要审批,还要在查阅后对资料进行复印使用等。据调查,本科以上院校基本上已经普及档案网站,能够使档案信息面向大众公开,检索渠道较为灵活多样,且具有案卷级目录检索服务。但职业院校中没有相应的服务,有些院校甚至尚未建立档案网站。各校只利用网络发布政策文件与通知,无法将档案信息上传到网络中供师生查阅,如若借阅者要想查询档案信息,则需要事先在网上预约,二次到实地办理才可完成,此时服务方式繁琐复杂,与当前即时性、快速性需求背道而驰,落后于时代发展潮流。
3.档案管理的信息化程度较低。这一问题主要体现在档案保管、归档、利用等环节中:
档案归档的信息化程度较低。在电子档案建设方面,许多学校往往只注重办公自动化方面的建设,而忽视档案管理中电子档案的建设。从而使档案收集归档的效率得不到提升,面对海量数据信息,只能按照简易常规的电脑操作方法进行存储,而无法按照不同类别进行系统地、规范地、科学地划分及管理。导致这些学校普遍存在档案归档工作重复率高、效率低下的问题。
档案保管的信息化程度较低。现阶段,大部分职业院校的档案状态均为纸质,在查档时需要到库房中去翻取,这样,既影响档案的保存,经常翻阅还会导致档案老化、破损。同时库房设施较为简陋,一些专业的先进设施设备未能得到配备。
档案利用信息化程度较低。主要体现在:一是大多数职业院校当前的档案管理信息化程度较低,仍然是以人工服务为主,未能通过各种网络渠道获取档案信息;二是在信息化程度不高的背景下,档案信息无法实现互联、共享,使档案利用功能得不到拓展。
三、职业院校档案服务理念的更新
1.增強服务意识,改进服务理念。在新时期背景下,档案管理者应不断增强服务意识,改进服务理念,以更佳的工作成效为借阅者提供更好的服务,可从以下几方面进行努力:一是应坚持以人为本的服务原则,全心全意为借阅者做好档案服务。用户体验是衡量档案服务的主要标准,而借阅者便是服务质量优劣的裁判;二是应树立主动服务的工作理念。不但要为来访者主动提供各项服务,还应深层挖掘,从一般服务向深层服务迈进,通过多元化服务为借阅者提供更广阔、更良好的档案服务体验;三是应推进档案资源的互联共享。在大数据时代背景下,档案资源的背后有许多有价值的深层信息等待挖掘,而开放式、共享式的服务模式已经成为档案服务的发展趋势,档案管理者应充分发挥主观能动性、开创性地开展档案服务工作,突破原有模式。 2.建立完善的档案服务制度。要想提高档案服务质量,还应从制度层面进行规范,这也是职业院校档案管理的一项重要工作。首先,应根据档案服务的相关要求,坚持统一管理原则,立足学校自身实际,从档案利用、安全、归档等各方面进行明确规定,实现档案管理的标准化、规范化;同时,还应根据档案服务利用工作的拓展推进,建立和完善配套管理制度。其次,应加大档案管理人员做好服务的激励力度,使考核奖惩制度更加完善,充分调动工作积极性。
3.丰富档案服务方式方法。新时期背景下,应不断丰富档案服务方式,提高档案服务成效,具体措施为:
引入先进的科学技术。现阶段,各类科学技术层出不穷,新技术能够有效解决疑难问题,实现档案利用的新突破。例如,VR技术、二维码技术、电子标签技术等,均可使档案服务质量得以提升,为用户带来更好的查阅体验;
拓展新路径。技术变革使档案服务的速度、范围、精准度得以提高,档案服务路径的拓展可增强媒体互动、用户反馈,如微信、微博、社交媒体等,通过充分利用网络平台普及档案知识,解决档案服务与需求之间的矛盾。职业院校还可开设微信客户端,定期推送各种资讯,满足师生的需求;
构建档案O2O服务模式。此种服务模式是在互联网技术的支持下,使线上线下结合起来共同完成的档案服务过程。用户可在线上浏览、查阅档案信息,与档案机构展开互动,根据自身需求在线上平台获取相应服务。线上平台设置自发触动机制,当接到用户请求后,立即应答并将该请求传递给线下工作者,转入线下处理流程,通过线上线下的紧密结合,形成闭合链条,在O2O服务模式上为使用者提供相应的档案服务。
4.强化档案管理者综合素质。为了提高院校档案服务水平,应积极提高档案管理者的专业能力与素质,为使用者提供优质的档案服务。首先,应加强档案管理人员的培训与指导,通过培训学习提高他们的专业知识、分析能力、沟通技巧,使其管理素质、专业素质得到提升;其次,应加强档案管理人员新技术、新方法的学习培训,特别是要着重提高档案管理人员的信息化素养,以及计算机操作能力,使他们能够以新的工作思维和新的工作方法,做好档案管理与服务工作。在档案管理人员素质提升上,要从两个方面着手:一是档案管理人员在信息技术学习后,不应只对信息化操作感兴趣,必须在此基础上不断增强“互联网+”的工作意识,并使“互联网+档案”在学校档案管理服务中落地生根和开花结果;二是要学会利用先进的信息技术对用户反馈进行分析和整理,充分了解用户的反馈与实际需求,根据重要程度合理地安排档案服务功能,这样,既能够充分满足使用者的请求,又不会造成资源浪费,从而使档案利用功能得到充分有效发挥。只有这样,才能够提高档案管理整体水平,为利用者带来更加良好贴心的服务体验。
四、结论
综上所述,我国职业院校档案服务方面已经滞后于时代发展的步伐,要改变这个状况,应根据档案服务利用的主流方向,积极创新档案服务理念、方式,制定和完善档案服务制度,并充分发挥信息化等科学技术的作用,使档案资源更加完善,档案利用率得到更大提升。
参考文献:
[1]王小娟.從档案利用的主流方向谈高职院校档案服务理念——以鄂尔多斯职业学院为例[J].中国市场,2016(32):216-216.
[2]张兆红.档案利用主流方向视角下的高职院校档案服务理念研究[J].兰台世界,2018(2):71-73.
作者简介:张秀慧(1971-),女,汉族,广东潮州人,本科,档案馆员,广东省交通运输技师学院,研究方向:档案的开发与利用。
关键词:档案利用;职业院校;档案服务
在我国职业院校改革不断深入背景下,档案管理工作转型显得十分迫切。当前档案利用的主流方向为服务社会化、促进职业院校改革、记录历史信息等,在互联网背景下,职业院校档案服务理念也应积极创新,使院校开放度得到进一步扩大,使档案内容更加完善,管理更加便利,为各项需求提供优质的档案信息支持。
一、职业院校档案利用的主流方向
1.档案服务社会化突显。职业院校作为职业人才培养的摇篮,与外界社会的联系日益紧密,其中学校的档案服务也将逐渐朝着社会化的方向转变,在做好为学校教学服务的基础上,增大为社会服务的功能。如,学生在就业时需要向用人单位提供学籍档案等信息,职业院校也有责任帮助企业鉴别毕业生档案的真伪;再如,职业院校是为整个社会培养职业技能人才的,必须与社会用人机构保持紧密的联系,要求职业院校的开放度必须增大。在对外宣传上,职业院校需将学校教学定位、专业特点、学生培养状况,以及学校办学特色等相关信息内容整合在一起,一方面树立和展示学校良好的办学形象,另一方面,可以向社会推介学校的专业特色及毕业生的技能水平,以此提高学校的影响力和竞争力;同时,职业院校还要面向全体师生提供档案查询和咨询服务,尤其在需要提供开具档案材料等服务时,学校的档案管理应能够快捷高效准确地做好档案服务工作。
2.为职业院校改革发展提供服务。职业院校的发展必须顺应社会对职业人才需求的变化,同时,又必须立足在自身的现状基础上,学校的教学发展、专业设置、师资及人力资源的配置等各个方面,均离不开档案信息的支持。例如,在职业院校每年度的师资配置、人才培养计划制定时,需要从历年的档案资源中获取信息,使人才培养目标、学校发展计划得以明确;再如,在学校的新专业开发时,需要从学校历史及现有的教学资料数据中,寻找条件与基础,这些都需要从档案资料中获取有价值的信息。由此可见,档案管理在学校发展中有着不可替代的的重要地位,是职业院校进一步改革发展的重要基础。
3.为各类查证提供资料参考。由于档案资料是对历史数据及信息的记录记载,因而有着较强的真实性、权威性,能够为现实需求提供较为可靠的信息参考。由于档案资料的记载具有历史性、连续性、系统性等特点,因而,学校以往的每项工作、每项活动、每个事件均可从中查证,从而为实际需求提供具有价值的参考信息。例如,本人所在学校在去年从属关系变换时,调用了大量的档案信息进行佐证,为顺利完成此项工作的交接发挥了十分重要的作用。今年,学校名称变更时也需要调用相关资料进行佐证,由此可见,档案管理能够对历史记录进行还原,凭借可靠性的信息提供各项查证服务,从而确保学校工作的有效发展。
二、职业院校档案服务与利用存在的问题
1.档案服务意识淡薄。现阶段,许多职业院校档案管理仍然存在传统的观念,缺乏创新、共享的理念,在服务意识方面也较为淡薄。通常情况下,档案管理的服务对象主要为教师和学生,但由于观念陈旧,服务工作单一,缺乏主动性,大多采用“姜太公钓鱼”的管理模式,坐在办公室中坐等客人上门,使档案管理的模式仍然停留在“你要我给”“你交我收”的初级阶段。
2.档案服务方式老化。目前,许多学校档案服务方式为线下查询,由学校到档案室中进行面对面交流获取服务,且信息查询方式复杂、效率较低,不便于使用。例如,要想对档案信息进行查询需要提供相应证件,如若需要跨部门查阅则需要审批,还要在查阅后对资料进行复印使用等。据调查,本科以上院校基本上已经普及档案网站,能够使档案信息面向大众公开,检索渠道较为灵活多样,且具有案卷级目录检索服务。但职业院校中没有相应的服务,有些院校甚至尚未建立档案网站。各校只利用网络发布政策文件与通知,无法将档案信息上传到网络中供师生查阅,如若借阅者要想查询档案信息,则需要事先在网上预约,二次到实地办理才可完成,此时服务方式繁琐复杂,与当前即时性、快速性需求背道而驰,落后于时代发展潮流。
3.档案管理的信息化程度较低。这一问题主要体现在档案保管、归档、利用等环节中:
档案归档的信息化程度较低。在电子档案建设方面,许多学校往往只注重办公自动化方面的建设,而忽视档案管理中电子档案的建设。从而使档案收集归档的效率得不到提升,面对海量数据信息,只能按照简易常规的电脑操作方法进行存储,而无法按照不同类别进行系统地、规范地、科学地划分及管理。导致这些学校普遍存在档案归档工作重复率高、效率低下的问题。
档案保管的信息化程度较低。现阶段,大部分职业院校的档案状态均为纸质,在查档时需要到库房中去翻取,这样,既影响档案的保存,经常翻阅还会导致档案老化、破损。同时库房设施较为简陋,一些专业的先进设施设备未能得到配备。
档案利用信息化程度较低。主要体现在:一是大多数职业院校当前的档案管理信息化程度较低,仍然是以人工服务为主,未能通过各种网络渠道获取档案信息;二是在信息化程度不高的背景下,档案信息无法实现互联、共享,使档案利用功能得不到拓展。
三、职业院校档案服务理念的更新
1.增強服务意识,改进服务理念。在新时期背景下,档案管理者应不断增强服务意识,改进服务理念,以更佳的工作成效为借阅者提供更好的服务,可从以下几方面进行努力:一是应坚持以人为本的服务原则,全心全意为借阅者做好档案服务。用户体验是衡量档案服务的主要标准,而借阅者便是服务质量优劣的裁判;二是应树立主动服务的工作理念。不但要为来访者主动提供各项服务,还应深层挖掘,从一般服务向深层服务迈进,通过多元化服务为借阅者提供更广阔、更良好的档案服务体验;三是应推进档案资源的互联共享。在大数据时代背景下,档案资源的背后有许多有价值的深层信息等待挖掘,而开放式、共享式的服务模式已经成为档案服务的发展趋势,档案管理者应充分发挥主观能动性、开创性地开展档案服务工作,突破原有模式。 2.建立完善的档案服务制度。要想提高档案服务质量,还应从制度层面进行规范,这也是职业院校档案管理的一项重要工作。首先,应根据档案服务的相关要求,坚持统一管理原则,立足学校自身实际,从档案利用、安全、归档等各方面进行明确规定,实现档案管理的标准化、规范化;同时,还应根据档案服务利用工作的拓展推进,建立和完善配套管理制度。其次,应加大档案管理人员做好服务的激励力度,使考核奖惩制度更加完善,充分调动工作积极性。
3.丰富档案服务方式方法。新时期背景下,应不断丰富档案服务方式,提高档案服务成效,具体措施为:
引入先进的科学技术。现阶段,各类科学技术层出不穷,新技术能够有效解决疑难问题,实现档案利用的新突破。例如,VR技术、二维码技术、电子标签技术等,均可使档案服务质量得以提升,为用户带来更好的查阅体验;
拓展新路径。技术变革使档案服务的速度、范围、精准度得以提高,档案服务路径的拓展可增强媒体互动、用户反馈,如微信、微博、社交媒体等,通过充分利用网络平台普及档案知识,解决档案服务与需求之间的矛盾。职业院校还可开设微信客户端,定期推送各种资讯,满足师生的需求;
构建档案O2O服务模式。此种服务模式是在互联网技术的支持下,使线上线下结合起来共同完成的档案服务过程。用户可在线上浏览、查阅档案信息,与档案机构展开互动,根据自身需求在线上平台获取相应服务。线上平台设置自发触动机制,当接到用户请求后,立即应答并将该请求传递给线下工作者,转入线下处理流程,通过线上线下的紧密结合,形成闭合链条,在O2O服务模式上为使用者提供相应的档案服务。
4.强化档案管理者综合素质。为了提高院校档案服务水平,应积极提高档案管理者的专业能力与素质,为使用者提供优质的档案服务。首先,应加强档案管理人员的培训与指导,通过培训学习提高他们的专业知识、分析能力、沟通技巧,使其管理素质、专业素质得到提升;其次,应加强档案管理人员新技术、新方法的学习培训,特别是要着重提高档案管理人员的信息化素养,以及计算机操作能力,使他们能够以新的工作思维和新的工作方法,做好档案管理与服务工作。在档案管理人员素质提升上,要从两个方面着手:一是档案管理人员在信息技术学习后,不应只对信息化操作感兴趣,必须在此基础上不断增强“互联网+”的工作意识,并使“互联网+档案”在学校档案管理服务中落地生根和开花结果;二是要学会利用先进的信息技术对用户反馈进行分析和整理,充分了解用户的反馈与实际需求,根据重要程度合理地安排档案服务功能,这样,既能够充分满足使用者的请求,又不会造成资源浪费,从而使档案利用功能得到充分有效发挥。只有这样,才能够提高档案管理整体水平,为利用者带来更加良好贴心的服务体验。
四、结论
综上所述,我国职业院校档案服务方面已经滞后于时代发展的步伐,要改变这个状况,应根据档案服务利用的主流方向,积极创新档案服务理念、方式,制定和完善档案服务制度,并充分发挥信息化等科学技术的作用,使档案资源更加完善,档案利用率得到更大提升。
参考文献:
[1]王小娟.從档案利用的主流方向谈高职院校档案服务理念——以鄂尔多斯职业学院为例[J].中国市场,2016(32):216-216.
[2]张兆红.档案利用主流方向视角下的高职院校档案服务理念研究[J].兰台世界,2018(2):71-73.
作者简介:张秀慧(1971-),女,汉族,广东潮州人,本科,档案馆员,广东省交通运输技师学院,研究方向:档案的开发与利用。