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摘 要：本文从信息化时代的特点入手，探讨了如何在信息化时代背景下做好档案的管理工作，对相关工作人员有一定的借鉴作用。
关键词：信息化 时代背景 档案管理
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098x(2011)10(b)-0000-00
随着信息时代的到来，档案管理工作也呈现出新的特点，信息量不断增大，存储模式也逐渐向着网络化和电子化转变，档案管理工作的服务体制以及管理体制也出现很大变化，这就给档案管理工作带来了机遇与挑战。为此，档案管理工作要符合信息化的时代背景要求，注重工作的方式、方法，提升档案管理工作的规范化与法制化程度，进而全面提升档案管理的总体水平，真正做好档案管理工作。
1 提升档案管理人员的总体素质
在信息化时代背景下，基础工作是实现档案管理现代化和信息化的先决条件，而全面提升档案管理人员的总体素质又起到非常重要的作用。当前很多的档案管理人员的思想观念与专业知识没有与信息化的时代接轨，不懂得如何使用现代化的技术工具，缺少基本的信息意识，这些都在一定程度上阻碍了档案管理工作的发展和创新。所以，我们应当采取必要的措施，全面提升档案管理人员的总体素质，使其能够真正适应信息时代的要求。为此，应当注重培养可以服务于网络的开发与数据分析人才、系统设计与分析人才；各级档案管理部门，要定期对工作人员进行有针对性的培训，如继续教育、专业学历教育、学历培训、岗位培训等，尤其要对各级档案管理人员进行计算机及网络应用培训，以便其能够真正掌握现代化的网络新技能、新技术；通过各种形式的培训，全面提升工作人员的整体水平和知识结构；定期组织档案管理人员进行档案管理方面的理论研讨，提高工作人员的理论水平。档案管理人员也要主动学习和掌握各种档案管理的先进技术，通过运用新技能和新知识进行工作方式、方法的创新，进而提升档案管理的工作效率。各级档案管理部门也要为工作人员提供对外交流的机会，以便能够使其知识面得到扩展，了解先进的档案管理技术，不断更新自己的知识。近期召开的国际档案大会的主题为“新千年与信息社会中的档案”，就充分表明在信息化社会中，档案管理工作所面临的挑战。对于档案管理工作人员自身来说，通过技能的培养以及知识的更新，可以使其紧跟时代步伐，避免出现落后于社会的情况。
2 强化档案管理的规范化与计算机化
在档案管理工作由传统方式向信息化转变过程中，如何更好的进行档案数据的转型和衔接成为人们关注的问题。在信息化的时代背景下，档案管理将会充分应用网络化工具，使用计算机进行数据与信息的处理，这就要求保证输入计算机的原始数据的科学和准确，因此，实现档案管理的计算机化就需要认真进行数据与信息的著录、整理和收集，以便使其能够真正的满足档案管理计算机化的要求。但以往的档案管理始终是封闭式的管理，不同时期的档案整理需要满足不同的要求，而且档案的整理规格也不完全相同，这就使得档案管理的基础性工作较为薄弱。这些问题主要表现在以下几个方面：①档案的编号没有统一规范，缺少目录号，经常出现一卷多册的情况；②档案的标题未按照规范书写，一些标题不能明确表明档案的内容，有的档案还缺少档案标题，这些现象比较常见；③绝大部分的档案没有卷内目录，使得未在标题中明确指明的内容由于不能正常检索而无法利用；④有的案卷并没有进行页码的标注，这样即使案卷内容缺少也很难被发觉；⑤案卷的厚度不同。在信息化时代背景下，采用网络化的管理办法就需要彻底的解决以上问题。
3 标准化进行档案管理
为了全面提升档案管理的工作水平，需要采用规范化和标准化的工作方法和程序，也就是在进行档案管理的保管、著录、鉴定、整理和收集过程中，要严格按照规定的方法和程序开展工作。①案卷规范化管理；对过去积累下来的、内容较为混杂的案卷实行重新组卷，对于那些标题不清楚、无案卷标题、无卷内目录、无页码的案卷，需要对其进行返工填写，以便能够确保所有案卷都能够规范化管理。②统一分类号；在将计算机引入到档案管理以后，其显著的检索优势就充分表现出来；为了能够保证可以使用计算机对档案进行完整的检索，在对档案分类时要以《中国档案分类法》基础并结合自己的实际情况。此外，在进行档分类时，应当加强对分类过程的监督力度，以便能够及时纠正工作人员在分类时出现的错误；而且要使所有的工作人员都能够统一标准、统一认识，努力实现在同一类文件里所有的标引一样，同一个文件里前后的标引一样，进而真正实现当档案管理的规划化与标准化。③档案题名规范化；档案的分类号可以确保档案的查全率，而要真正的实现档案的查准率就需要保证题名的准确性，所以，在进行案卷著录时要保证题名的规范化。在进行题名填写时要对各机构的简称统一进行规范，防止出现计算机识别不清、文不对题、含混不清的情况出现。如北京市计划生育委员会就要简称为市计生委，而北京市计划委员会就要简称为市计委，这样就能避免出现题名不明确的现象，同时要使题名包含所有的要素。采用计算机进行检索就需要在案卷著录期间保证题名的各要素都准确、完整的填写；若案卷的题名未按照规范要求填写，则应对其进行更改保证其含有所有题名要素。
4 档案管理的安全问题
在信息化时代背景下，尤其是在网络技术不断发展的今天，档案安全和保密工作面临一定的挑战，主要影响因素有两个：①档案管理人员没有认识到档案保密和安全的重要性，在档案网页上随意粘贴档案里的内容，而对于张贴的信息未进行有效的管理与审查；②当前互联网上“病毒”和“木马”较多，黑客的对档案数据库的恶意攻击等，这些都对档案的保密和安全带来一定影响。档案工作自身的特点决定着要最大限度的和最快的开发档案信息，以便能够使档案的信息被最大化的使用，进而实现档案资源的有效共享。但是档案的安全与共享本身就存在矛盾。所以，档案管理工作人员应当充分认识到档案保密和安全的重要性，对档案的信息进行真正的审查，明确档案的开放范围和密级程度，严肃档案的管理与审查过程。在信息化时代背景下，档案管理人员应具有安全意识，注重防毒杀毒、防护黑客攻击，所有计算机都配备专用杀毒工具，进而保证计算机与档案信息的安全。
5 结语
在信息化时代背景下，应当认真的做好档案管理工作，使得档案信息能够得到充分利用，这就需要规范化和标准化的进行档案管理，进而全面提升档案管理水平。
参考文献
[1] 卢生琼.信息时代档案管理人员应具备的素质要求[J].城建档案,2011(01):121-122.
[2] 张喜华.信息时代的档案创新管理[J].中国新技术新产品,2010(12):34-35.
[3] 李胜男.浅析信息时代的档案管理工作[J].科技信息,2010(13):78-79.
[4] 王爱平,翁友伦.浅析信息时代设计院档案管理创新的基本策略[J].浙江万里学院学报,2010(03):232-233.
关键词：信息化 时代背景 档案管理
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098x(2011)10(b)-0000-00
随着信息时代的到来，档案管理工作也呈现出新的特点，信息量不断增大，存储模式也逐渐向着网络化和电子化转变，档案管理工作的服务体制以及管理体制也出现很大变化，这就给档案管理工作带来了机遇与挑战。为此，档案管理工作要符合信息化的时代背景要求，注重工作的方式、方法，提升档案管理工作的规范化与法制化程度，进而全面提升档案管理的总体水平，真正做好档案管理工作。
1 提升档案管理人员的总体素质
在信息化时代背景下，基础工作是实现档案管理现代化和信息化的先决条件，而全面提升档案管理人员的总体素质又起到非常重要的作用。当前很多的档案管理人员的思想观念与专业知识没有与信息化的时代接轨，不懂得如何使用现代化的技术工具，缺少基本的信息意识，这些都在一定程度上阻碍了档案管理工作的发展和创新。所以，我们应当采取必要的措施，全面提升档案管理人员的总体素质，使其能够真正适应信息时代的要求。为此，应当注重培养可以服务于网络的开发与数据分析人才、系统设计与分析人才；各级档案管理部门，要定期对工作人员进行有针对性的培训，如继续教育、专业学历教育、学历培训、岗位培训等，尤其要对各级档案管理人员进行计算机及网络应用培训，以便其能够真正掌握现代化的网络新技能、新技术；通过各种形式的培训，全面提升工作人员的整体水平和知识结构；定期组织档案管理人员进行档案管理方面的理论研讨，提高工作人员的理论水平。档案管理人员也要主动学习和掌握各种档案管理的先进技术，通过运用新技能和新知识进行工作方式、方法的创新，进而提升档案管理的工作效率。各级档案管理部门也要为工作人员提供对外交流的机会，以便能够使其知识面得到扩展，了解先进的档案管理技术，不断更新自己的知识。近期召开的国际档案大会的主题为“新千年与信息社会中的档案”，就充分表明在信息化社会中，档案管理工作所面临的挑战。对于档案管理工作人员自身来说，通过技能的培养以及知识的更新，可以使其紧跟时代步伐，避免出现落后于社会的情况。
2 强化档案管理的规范化与计算机化
在档案管理工作由传统方式向信息化转变过程中，如何更好的进行档案数据的转型和衔接成为人们关注的问题。在信息化的时代背景下，档案管理将会充分应用网络化工具，使用计算机进行数据与信息的处理，这就要求保证输入计算机的原始数据的科学和准确，因此，实现档案管理的计算机化就需要认真进行数据与信息的著录、整理和收集，以便使其能够真正的满足档案管理计算机化的要求。但以往的档案管理始终是封闭式的管理，不同时期的档案整理需要满足不同的要求，而且档案的整理规格也不完全相同，这就使得档案管理的基础性工作较为薄弱。这些问题主要表现在以下几个方面：①档案的编号没有统一规范，缺少目录号，经常出现一卷多册的情况；②档案的标题未按照规范书写，一些标题不能明确表明档案的内容，有的档案还缺少档案标题，这些现象比较常见；③绝大部分的档案没有卷内目录，使得未在标题中明确指明的内容由于不能正常检索而无法利用；④有的案卷并没有进行页码的标注，这样即使案卷内容缺少也很难被发觉；⑤案卷的厚度不同。在信息化时代背景下，采用网络化的管理办法就需要彻底的解决以上问题。
3 标准化进行档案管理
为了全面提升档案管理的工作水平，需要采用规范化和标准化的工作方法和程序，也就是在进行档案管理的保管、著录、鉴定、整理和收集过程中，要严格按照规定的方法和程序开展工作。①案卷规范化管理；对过去积累下来的、内容较为混杂的案卷实行重新组卷，对于那些标题不清楚、无案卷标题、无卷内目录、无页码的案卷，需要对其进行返工填写，以便能够确保所有案卷都能够规范化管理。②统一分类号；在将计算机引入到档案管理以后，其显著的检索优势就充分表现出来；为了能够保证可以使用计算机对档案进行完整的检索，在对档案分类时要以《中国档案分类法》基础并结合自己的实际情况。此外，在进行档分类时，应当加强对分类过程的监督力度，以便能够及时纠正工作人员在分类时出现的错误；而且要使所有的工作人员都能够统一标准、统一认识，努力实现在同一类文件里所有的标引一样，同一个文件里前后的标引一样，进而真正实现当档案管理的规划化与标准化。③档案题名规范化；档案的分类号可以确保档案的查全率，而要真正的实现档案的查准率就需要保证题名的准确性，所以，在进行案卷著录时要保证题名的规范化。在进行题名填写时要对各机构的简称统一进行规范，防止出现计算机识别不清、文不对题、含混不清的情况出现。如北京市计划生育委员会就要简称为市计生委，而北京市计划委员会就要简称为市计委，这样就能避免出现题名不明确的现象，同时要使题名包含所有的要素。采用计算机进行检索就需要在案卷著录期间保证题名的各要素都准确、完整的填写；若案卷的题名未按照规范要求填写，则应对其进行更改保证其含有所有题名要素。
4 档案管理的安全问题
在信息化时代背景下，尤其是在网络技术不断发展的今天，档案安全和保密工作面临一定的挑战，主要影响因素有两个：①档案管理人员没有认识到档案保密和安全的重要性，在档案网页上随意粘贴档案里的内容，而对于张贴的信息未进行有效的管理与审查；②当前互联网上“病毒”和“木马”较多，黑客的对档案数据库的恶意攻击等，这些都对档案的保密和安全带来一定影响。档案工作自身的特点决定着要最大限度的和最快的开发档案信息，以便能够使档案的信息被最大化的使用，进而实现档案资源的有效共享。但是档案的安全与共享本身就存在矛盾。所以，档案管理工作人员应当充分认识到档案保密和安全的重要性，对档案的信息进行真正的审查，明确档案的开放范围和密级程度，严肃档案的管理与审查过程。在信息化时代背景下，档案管理人员应具有安全意识，注重防毒杀毒、防护黑客攻击，所有计算机都配备专用杀毒工具，进而保证计算机与档案信息的安全。
5 结语
在信息化时代背景下，应当认真的做好档案管理工作，使得档案信息能够得到充分利用，这就需要规范化和标准化的进行档案管理，进而全面提升档案管理水平。
参考文献
[1] 卢生琼.信息时代档案管理人员应具备的素质要求[J].城建档案,2011(01):121-122.
[2] 张喜华.信息时代的档案创新管理[J].中国新技术新产品,2010(12):34-35.
[3] 李胜男.浅析信息时代的档案管理工作[J].科技信息,2010(13):78-79.
[4] 王爱平,翁友伦.浅析信息时代设计院档案管理创新的基本策略[J].浙江万里学院学报,2010(03):232-233.