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【摘要】高校基建档案是高校档案的重要组成部分，对于高校的发展具有不可替代的作用。本文结合无锡工艺职业技术学院的归档实践，介绍了高校基建档案以“件”归档的背景，并分析了高校基建档案以“件”归档的必要性和可行性，对高校基建档案立卷改革进行了有益的尝试与实践。同时也指出了目前存在的不完善和不成熟的方面需要进一步的研究。
【关键词】高校基建档案；件；归档
高校基建档案是高校档案不可缺少的重要组成部分，是高校建设过程的真实记录。高校基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及照片、光盘等新型载体材料，是高校各种建筑物、构筑物以及地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维护、检修活动的直接记录。它是是对建设的工程项目进行稽查、审计、监督、验收及学校将来扩建、改建、维修的重要依据，也是维护高校产权的凭证和依据，因此必须做好高校基建档案的归档与管理。
近些年，随着高校不断的扩招，学校硬件建设也在不断加强，建设新校区成为多数高校发展壮大的重要战略举措。在新校区的兴建中，产生了大量的基建工程档案。在新的形势下，传统的以项目进行立卷的方法对利用保管造成诸多不便。因此，对基建档案的立卷改革势在必行。若对基建档案以“件”进行归档，能更好地贯彻江苏省档案局“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的档案业务工作方针。下面将结合无锡工艺职业技术学院基建档案归档实践谈一点粗浅的见解。
一、高校基建档案以“件”归档进行立卷改革的背景
国家档案局2001年正式施行的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），是我国第一次以法规标准形式规范档案文件的整理工作.《规则》推行文件级整理，对立卷方法进行重大改革，尽管主要是针对文书档案（党政管理类）而言的。但是《规则》对其他类别的档案归档整理包括基建档案的归档整理同样具有借鉴作用和参考意义。
同时，办公自动化的普及，使档案归档整理省去了传统的案卷题名的拟写、案卷装订等环节。不仅节约了整理的时间，而且也提高了基建档案的利用效率。从而为高校基建档案以“件”归档提供了必要的外在条件。
二、高校基建档案以“件”归档的必要性
1.降低门槛，提高工作效率
首先，基建档案具有专业性强特点。档案部门的工作人员对基建工程业务不熟悉以及基建部门工作人员对档案业务不熟悉，造成在基建档案接收、整理、立卷等环节上的不合理甚至出错的现象时有发生。而传统的以工程项目立卷，要求档案工作人员熟悉工程的各个环节，这在现实工作中确实存在着一定的难度。其次，基建档案具有形成周期长的特点，使之在归档前经过的部门多，流动时间较长，如果在立项、设计、施工、竣工等环节中任何一个环节出现失误，都会影响归档工作。第三，对档案部门和基建部门的工作人员进行基建档案归档管理培训时间成本较高，且效果也不理想。以上三种情况都在一定程度上提高了工作人员对基建档案进行归档整理的门槛。若实行以“件”进行归档整理，就可以有效解决上面存在的三种情况。无锡工艺职业技术学院对基建档案以“件”归档也是鉴于新校区建设过程中学校人手紧缺，档案整理工作量大这一实际情况，为了方便工作的开展，用以“件”归档的整理方法代替立卷整理方法。实践表明，用以“件”归档整理的方法代替立卷归档整理，有效地降低了基建档案归档整理的门槛。
2.化繁为简，节约时间
传统的高校基建档案立卷需要耗费大量人力和时间，主要原因是在整理上花费了太多的时间，如：基建档案在接收之后，首先要进行分类、组卷、案卷题名的拟写、案卷目录的编写、卷内备考表的填写、装订等都非常棘手。案卷题名的拟写主观性较强，受制于档案工作人员的文字功底，档案工作人员若不能正确地概括或完全揭示案卷中所有材料的信息，对以后的检索利用也非常不利。对案卷的厚度没有统一标准，案卷厚度的不统一造成在案卷装订上也五花八门，有订书钉、有打孔等。而以“件”归档则有利于避开这些繁琐的环节，只需对每“件”进行编页码、盖归档章、填写页数、件数、年度、保管期限等归档信息即可，这些都是客观的，操作起来也简单易行，从而节约了大量的工作时间。
3.避免交叉重复，方便利用
基建工程是以一个独立的工程项目为对象的，是在工程建设中形成的一系列的相关材料。传统组卷的核心是以独立建筑物构成组卷单位，分为综合类和项目工程类。但工程前期材料如：征地文件、立项建设批复等综合材料在几个工程项目中都会用到，在组卷归档整理中若将这些前期材料放入每个工程项目中就会造成重复归档，但若只放入一个工程项目中，在以后的利用中又不便于查询。实行基建档案以“件”归档，只需按文件形成的自然规律将工程前期形成的综合材料编制在前面即可，无需在每个工程项目中都放入这些材料。另一方面，采用传统的组卷模式，由于案卷自身繁琐复杂的组织形式，给基建档案的信息化、管理自动化造成了许多困难，对基建档案的利用也造成许多不便。而以“件”归档可以充分发挥计算机和管理软件的优势，在检索利用方面非常便捷，可以“精确定位”到“件”。
4.标准相对统一，有利于档案统计工作开展
高校档案的种类具有多样性，党政管理类档案大多数高校都是执行《归档文件规则》，以“件”为单位。而基建档案若继续组卷，在档案统计中由于单位的不统一，两种统计结果很难协调。诚然，作为改革前后两种统计结果并存，是一种客观历史现象，完全没有必要拆“卷”为“件”，耗费精力去搞埋没历史的大统一。然而，从档案规范化、标准化、制度化的角度，以“件”归档符合发展趋势，便于开展档案统计工作。
三、高校基建档案以“件”归档的可行性
1.“件”的界定
基建档案构成有其自身的特点，图纸较多，主要可分为建施图、结施图、水施图、电施图及智能部分五个类别，如何对这些图纸准确地界定成为首当其冲的问题。这里有两种方法可供使用：一是对每一份图纸界定为一“件”，在著录时，必须输入工程项目名称、图纸类别、图号等信息要素。二是将同一项工程的同一类图纸视为一“件”。两种方法的区别在于细化程度的差别上，为了更加细化检索，无锡工艺职业技术学院使用的是第一种方法。基建档案中立项、施工、竣工等文件则可以根据文件材料的性质、阶段性、区域性等特点来进行界定。
2.整理工作的开展
在确定好“件”之后，由于“案卷”概念的消失，简化了整理的程序，操作程序与党政管理类相同：（1）确定保管期限：分为永久、30年两种。（2）装订：剔除易生锈的金属物（3）排序：按照文件形成规律进行排序（4）编制件号（5）加盖归档章：并填写相关信息（6）装盒：将文件按顺序装入档案盒，并在背脊填写类目、保管期限、文件起止号等要素。（7）编目：不再编制案卷目录，而是通过计算机输出归档文件目录。
3.检索利用
基建档案实行以“件”归档，在计算机的参与下，加快了检索速度，不需要先查找案卷，再从案卷目录中查找文件，只需要输入关键词，即可定位到所需要的文件，方便了利用者，也大大提高了档案的利用率。档案利用的深度、广度、查全查准及利用效果也得到明显提高。比如：输入关键词“行政楼”，点击之后，有关这一工程的立项、设计、施工等方面的信息即可全部罗列出来，并且能显示所在的存放位置。对于基建档案利用者，以“件”归档可以更加有效方便查找利用；而对于档案工作人员来说，以“件”归档，不仅提高了信息服務的质量，也简化了工作程序。
四、高校基建档案以“件”归档不完善的方面
以下两方面的问题，是档案工作人员仍需要进一步研究和解决的问题：1.对“件”的界定缺乏具体统一的标准，“件”的确定上还比较模糊。2.对计算机和管理系统依赖性比较强。
五、结束语
任何事物都是变化发展的，作为档案工作人员也应该与时俱进，顺应档案工作发展的趋势。以上所述，都是在无锡工艺职业技术学院基建档案归档实践中所产生的一些想法，以期抛砖引玉，尽快促成高校基建档案的立卷改革，促进档案工作的标准化和规范化，使档案工作能为学校、社会提供更好的服务。
参考文献
[1]李启卿.高校基建档案归档范围及保管期限改革之思考[J].北京档案,2006(11).
[2]王雪松.浅谈新校区基本建设档案管理工作[J].兰台世界,2008(1).
[3]谭鸿雁,邹德华,张玉杰.充分认识高校基建档案的特点[J].兰台世界,2005(1).
[4]刘珊.浅谈高校档案归档管理[J].黑龙江档案,2009(1).
[5]文学.浅谈如何做好高职高专院校基建档案管理工作[J].大众科技,2008(10).
【关键词】高校基建档案；件；归档
高校基建档案是高校档案不可缺少的重要组成部分，是高校建设过程的真实记录。高校基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及照片、光盘等新型载体材料，是高校各种建筑物、构筑物以及地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维护、检修活动的直接记录。它是是对建设的工程项目进行稽查、审计、监督、验收及学校将来扩建、改建、维修的重要依据，也是维护高校产权的凭证和依据，因此必须做好高校基建档案的归档与管理。
近些年，随着高校不断的扩招，学校硬件建设也在不断加强，建设新校区成为多数高校发展壮大的重要战略举措。在新校区的兴建中，产生了大量的基建工程档案。在新的形势下，传统的以项目进行立卷的方法对利用保管造成诸多不便。因此，对基建档案的立卷改革势在必行。若对基建档案以“件”进行归档，能更好地贯彻江苏省档案局“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的档案业务工作方针。下面将结合无锡工艺职业技术学院基建档案归档实践谈一点粗浅的见解。
一、高校基建档案以“件”归档进行立卷改革的背景
国家档案局2001年正式施行的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），是我国第一次以法规标准形式规范档案文件的整理工作.《规则》推行文件级整理，对立卷方法进行重大改革，尽管主要是针对文书档案（党政管理类）而言的。但是《规则》对其他类别的档案归档整理包括基建档案的归档整理同样具有借鉴作用和参考意义。
同时，办公自动化的普及，使档案归档整理省去了传统的案卷题名的拟写、案卷装订等环节。不仅节约了整理的时间，而且也提高了基建档案的利用效率。从而为高校基建档案以“件”归档提供了必要的外在条件。
二、高校基建档案以“件”归档的必要性
1.降低门槛，提高工作效率
首先，基建档案具有专业性强特点。档案部门的工作人员对基建工程业务不熟悉以及基建部门工作人员对档案业务不熟悉，造成在基建档案接收、整理、立卷等环节上的不合理甚至出错的现象时有发生。而传统的以工程项目立卷，要求档案工作人员熟悉工程的各个环节，这在现实工作中确实存在着一定的难度。其次，基建档案具有形成周期长的特点，使之在归档前经过的部门多，流动时间较长，如果在立项、设计、施工、竣工等环节中任何一个环节出现失误，都会影响归档工作。第三，对档案部门和基建部门的工作人员进行基建档案归档管理培训时间成本较高，且效果也不理想。以上三种情况都在一定程度上提高了工作人员对基建档案进行归档整理的门槛。若实行以“件”进行归档整理，就可以有效解决上面存在的三种情况。无锡工艺职业技术学院对基建档案以“件”归档也是鉴于新校区建设过程中学校人手紧缺，档案整理工作量大这一实际情况，为了方便工作的开展，用以“件”归档的整理方法代替立卷整理方法。实践表明，用以“件”归档整理的方法代替立卷归档整理，有效地降低了基建档案归档整理的门槛。
2.化繁为简，节约时间
传统的高校基建档案立卷需要耗费大量人力和时间，主要原因是在整理上花费了太多的时间，如：基建档案在接收之后，首先要进行分类、组卷、案卷题名的拟写、案卷目录的编写、卷内备考表的填写、装订等都非常棘手。案卷题名的拟写主观性较强，受制于档案工作人员的文字功底，档案工作人员若不能正确地概括或完全揭示案卷中所有材料的信息，对以后的检索利用也非常不利。对案卷的厚度没有统一标准，案卷厚度的不统一造成在案卷装订上也五花八门，有订书钉、有打孔等。而以“件”归档则有利于避开这些繁琐的环节，只需对每“件”进行编页码、盖归档章、填写页数、件数、年度、保管期限等归档信息即可，这些都是客观的，操作起来也简单易行，从而节约了大量的工作时间。
3.避免交叉重复，方便利用
基建工程是以一个独立的工程项目为对象的，是在工程建设中形成的一系列的相关材料。传统组卷的核心是以独立建筑物构成组卷单位，分为综合类和项目工程类。但工程前期材料如：征地文件、立项建设批复等综合材料在几个工程项目中都会用到，在组卷归档整理中若将这些前期材料放入每个工程项目中就会造成重复归档，但若只放入一个工程项目中，在以后的利用中又不便于查询。实行基建档案以“件”归档，只需按文件形成的自然规律将工程前期形成的综合材料编制在前面即可，无需在每个工程项目中都放入这些材料。另一方面，采用传统的组卷模式，由于案卷自身繁琐复杂的组织形式，给基建档案的信息化、管理自动化造成了许多困难，对基建档案的利用也造成许多不便。而以“件”归档可以充分发挥计算机和管理软件的优势，在检索利用方面非常便捷，可以“精确定位”到“件”。
4.标准相对统一，有利于档案统计工作开展
高校档案的种类具有多样性，党政管理类档案大多数高校都是执行《归档文件规则》，以“件”为单位。而基建档案若继续组卷，在档案统计中由于单位的不统一，两种统计结果很难协调。诚然，作为改革前后两种统计结果并存，是一种客观历史现象，完全没有必要拆“卷”为“件”，耗费精力去搞埋没历史的大统一。然而，从档案规范化、标准化、制度化的角度，以“件”归档符合发展趋势，便于开展档案统计工作。
三、高校基建档案以“件”归档的可行性
1.“件”的界定
基建档案构成有其自身的特点，图纸较多，主要可分为建施图、结施图、水施图、电施图及智能部分五个类别，如何对这些图纸准确地界定成为首当其冲的问题。这里有两种方法可供使用：一是对每一份图纸界定为一“件”，在著录时，必须输入工程项目名称、图纸类别、图号等信息要素。二是将同一项工程的同一类图纸视为一“件”。两种方法的区别在于细化程度的差别上，为了更加细化检索，无锡工艺职业技术学院使用的是第一种方法。基建档案中立项、施工、竣工等文件则可以根据文件材料的性质、阶段性、区域性等特点来进行界定。
2.整理工作的开展
在确定好“件”之后，由于“案卷”概念的消失，简化了整理的程序，操作程序与党政管理类相同：（1）确定保管期限：分为永久、30年两种。（2）装订：剔除易生锈的金属物（3）排序：按照文件形成规律进行排序（4）编制件号（5）加盖归档章：并填写相关信息（6）装盒：将文件按顺序装入档案盒，并在背脊填写类目、保管期限、文件起止号等要素。（7）编目：不再编制案卷目录，而是通过计算机输出归档文件目录。
3.检索利用
基建档案实行以“件”归档，在计算机的参与下，加快了检索速度，不需要先查找案卷，再从案卷目录中查找文件，只需要输入关键词，即可定位到所需要的文件，方便了利用者，也大大提高了档案的利用率。档案利用的深度、广度、查全查准及利用效果也得到明显提高。比如：输入关键词“行政楼”，点击之后，有关这一工程的立项、设计、施工等方面的信息即可全部罗列出来，并且能显示所在的存放位置。对于基建档案利用者，以“件”归档可以更加有效方便查找利用；而对于档案工作人员来说，以“件”归档，不仅提高了信息服務的质量，也简化了工作程序。
四、高校基建档案以“件”归档不完善的方面
以下两方面的问题，是档案工作人员仍需要进一步研究和解决的问题：1.对“件”的界定缺乏具体统一的标准，“件”的确定上还比较模糊。2.对计算机和管理系统依赖性比较强。
五、结束语
任何事物都是变化发展的，作为档案工作人员也应该与时俱进，顺应档案工作发展的趋势。以上所述，都是在无锡工艺职业技术学院基建档案归档实践中所产生的一些想法，以期抛砖引玉，尽快促成高校基建档案的立卷改革，促进档案工作的标准化和规范化，使档案工作能为学校、社会提供更好的服务。
参考文献
[1]李启卿.高校基建档案归档范围及保管期限改革之思考[J].北京档案,2006(11).
[2]王雪松.浅谈新校区基本建设档案管理工作[J].兰台世界,2008(1).
[3]谭鸿雁,邹德华,张玉杰.充分认识高校基建档案的特点[J].兰台世界,2005(1).
[4]刘珊.浅谈高校档案归档管理[J].黑龙江档案,2009(1).
[5]文学.浅谈如何做好高职高专院校基建档案管理工作[J].大众科技,2008(10).