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[摘要]学籍电子化后，如何管理电子学籍及其归档后形成的电子学籍档案？本文提出对电子学籍进行“档案化”管理，采取前端控制和全程管理，最大限度地保证电子档案的真实性、完整性和长期有效性，使电子档案具有凭证价值。
[关键词]电子学籍 档案化 前端控制 全程管理 归档
学籍电子化管理，将改变纸质学籍档案的管理模式，如何把电子学籍及其归档后形成的电子学籍档案管理好、开发利用好并得到长期保存，是对我们档案工作的重大挑战。笔者认为主要的对策是对电子学籍进行“档案化”管理。
采取前端控制，优化电子学籍系统的设计
电子学籍不同于纸质的学籍，它是在电子学籍系统中生成、运行，包含学生基本信息、以及学习业绩、奖励、处分、体格检查、体育健康、评语、考勤、学生任职情况、综合素质评价等学生成长记录信息的电子文件，因此我们对电子学籍的管理也将不同于纸质学籍，纸质学籍的归档管理是在文书处理完毕后，档案员把具有保存价值的学籍文件按一定规律有意识地保存起来。而我们对电子学籍将采取前端控制，而不是后端管理。所谓“前端控制”，即必须把一切能够提前进行的档案管理措施尽量提前到文件形成阶段，甚至形成之前进行。这是全面、系统、优化思想的集中体现，也是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。前端控制一是流程控制，在系统设计时要考虑工作流程的设计，在电子学籍形成的各个环节中贯穿档案管理的理念，如文件生命周期理论、痕迹保留技术等。也就是说在电子学籍系统设计时，就应把档案管理的功能解决好，然而大多数业务管理系统在设计时没有档案工作者参与，对电子文件的流程管理考虑不周，设计得不够全面，电子学籍管理系统应包含电子学籍的整个生命周期，包括电子学籍形成、归档、管理、利用、永久保存或销毁等全过程，使档案管理流程完全融入到电子学籍系统之中，这是我们希望的最佳设计方案。并且在系统的设计中，必须包括实时记录功能，随时将需要保留的信息记录下来，由于这种“跟踪记录”具有原始性，它可成为证实电子学籍真实可靠的有效依据。二是元数据控制，在系统设计时，将档案的元数据设计要求贯穿于各个流程和环节中。电子学籍管理系统应在各个环节设置档号、分类号等元数据，建立规范、标准的元数据著录系统，使得学校档案部门能在电子学籍形成之前就提前介入，进行元数据的前控著录，通过元数据来帮助记录电子学籍形成时的背景信息和软硬件环境、内容结构及整个管理过程。
档案部门参与对电子学籍的全程管理
对电子学籍进行档案化管理，还要强调的是全程管理，因为电子学籍很容易变化，从电子学籍形成到归档，中间经过很多环节，哪个环节稍有不慎，都可能造成对电子学籍的原始性、真实性的危害，所以要强调“全程管理”，就是对电子文件运行的全过程从头到尾进行严密监管。这就要求学校档案部门全程参与到电子学籍系统的管理之中。目前，电子学籍系统采取分级分配管理权限的方式，进行信息管理。学校用户的管理权限分为管理员、普通用户和学生用户三种。学校管理员的权限是学校信息和学籍异动信息录入、数据审核、数据维护、数据统计、开设普通用户和学生用户账号，以及根据需要开设学校年级管理员和班级管理员账号，授权管理一个或多个班级。学校管理员一般由学校教务部门的学籍管理人员担任。年级管理员和班级管理员的权限是班级、学生、成长记录与综合素质评价等信息录入、数据查询、数据统计。年级管理员和班级管理员一般分别由年级组长和班主任担任。学校普通用户的权限是学生信息录入、数据查询、数据统计。学校普通用户一般由任课教师担任。学校学生用户的权限是学生本人信息查询。在此基础上，系统应增设学校档案员的权限，使其具有系统管理员的权限，与学校教务部门的学籍管理人员、年级组长、班主任和任课教师共同参与电子学籍的全程管理，而不是等电子学籍系统形成、处理电子学籍的程序完毕以后，才“归档”，交给档案部门管理。按照这种观念对待“归档管理”，文件运行已经从“前端”进入“后端”，档案部门从这个时候才介入电子学籍的管理，势必造成“前端失控”。全程管理应涵盖电子学籍管理的整个生命周期，包括电子学籍形成、归档、管理、利用、永久保存或销毁等全过程。档案部门应全程实时监控系统记录和保存的电子学籍整个生命周期全过程的背景信息以及其形成处理过程有关的信息，检查管理电子学籍的元数据，从而对电子学籍的真实性、完整性、可靠性进行鉴定，并对其进行确认，决定文件是永久保存或销毁。
档案化管理的电子学籍的归档
实行“前端控制”和“全程管理”，其实就是“档案化”，就是确保并且能够证明文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性，使文件有可能作证据和作为档案保存。经过“档案化”的电子文件才能够归档，才能进入档案管理程序作为档案管理。在系统没有设计出最佳的电子学籍全过程管理功能，未能实现在系统中完成归档的情况下，我们主张采用以下方式归档。
1．归档进入数字档案室。大多数学校已建立起数字档案室，因此，电子学籍应当归档入数字档案室的数据库进行统一管理。具体的操作是电子学籍管理系统中应建有归档模块，能将数据归档至中间库，通过移交接收进入学校的数字档案室。目前，电子学籍系统的学生学籍信息采用“到期即锁”的方式进行锁定管理。新入学学生信息中的学生个人、学生简历、监护人、家庭成员、入学等信息，从当年9月31日起即被锁定直至毕业；学生信息中的在校考试、奖惩和学籍异动等信息以及班级信息，由学校进行日常数据维护，每年的8月1日后，上述信息即被锁定；因此，锁定固化的数据信息可以进行实时归档。
2．备份进入综合档案室。也就是完成物理归档，把电子学籍集中下载备份到可脱机保存的载体上，向综合档案室进行定期批量移交，备份介质可选择磁带或DVD光盘备份数据，同时备份应用程序，这里我们强调的是不仅要备份数据，更要备份应用程序。因为仅仅备份数据，数据之间的逻辑关系将无法显示，一旦遇到系统崩溃或更新，数据将无法进行还原。
电子学籍档案的利用
同纸质学籍档案的利用相比，电子学籍档案的利用会更快捷、更方便。其一，电子学籍档案充分实现了信息共享，通过网络满足异地利用的需要。由于采用了统一联网的电子学籍系统，电子学籍信息可实现共享，各级用户均可以在网上查阅学籍信息。其二，进入学校数字档案室，有利于档案员对电子学籍档案进行统一管理。既方便为全校师生、领导提供检索查阅，又有利于开展利用服务，能打印所有有关学籍管理的表册，包括毕业生名册、学籍卡等，为学历认证等提供依据。
总之，我们提倡使电子学籍系统档案化，或者说使档案管理融入到电子学籍系统，才可能科学而有效地实现对学生电子学籍的归档管理。
参考文献：
[1]朱青杰: 《也谈“原始学籍档案”》,《中国档案》,2008年第3期.
[2]唐伟元: 《学籍、学历电子注册与高校学籍档案管理》,《宿州学院学报》，2008年第2期.
[3]周继香: 《加强学籍档案的信息化建设及意义》,《兰台世界》,2008年第6期.
[4]李铭: 《档案化管理——前端控制和全程管理的核心》,《浙江档案》,2005年第11期.
作者单位：湖南人文科技学院湖南娄底
[关键词]电子学籍 档案化 前端控制 全程管理 归档
学籍电子化管理，将改变纸质学籍档案的管理模式，如何把电子学籍及其归档后形成的电子学籍档案管理好、开发利用好并得到长期保存，是对我们档案工作的重大挑战。笔者认为主要的对策是对电子学籍进行“档案化”管理。
采取前端控制，优化电子学籍系统的设计
电子学籍不同于纸质的学籍，它是在电子学籍系统中生成、运行，包含学生基本信息、以及学习业绩、奖励、处分、体格检查、体育健康、评语、考勤、学生任职情况、综合素质评价等学生成长记录信息的电子文件，因此我们对电子学籍的管理也将不同于纸质学籍，纸质学籍的归档管理是在文书处理完毕后，档案员把具有保存价值的学籍文件按一定规律有意识地保存起来。而我们对电子学籍将采取前端控制，而不是后端管理。所谓“前端控制”，即必须把一切能够提前进行的档案管理措施尽量提前到文件形成阶段，甚至形成之前进行。这是全面、系统、优化思想的集中体现，也是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。前端控制一是流程控制，在系统设计时要考虑工作流程的设计，在电子学籍形成的各个环节中贯穿档案管理的理念，如文件生命周期理论、痕迹保留技术等。也就是说在电子学籍系统设计时，就应把档案管理的功能解决好，然而大多数业务管理系统在设计时没有档案工作者参与，对电子文件的流程管理考虑不周，设计得不够全面，电子学籍管理系统应包含电子学籍的整个生命周期，包括电子学籍形成、归档、管理、利用、永久保存或销毁等全过程，使档案管理流程完全融入到电子学籍系统之中，这是我们希望的最佳设计方案。并且在系统的设计中，必须包括实时记录功能，随时将需要保留的信息记录下来，由于这种“跟踪记录”具有原始性，它可成为证实电子学籍真实可靠的有效依据。二是元数据控制，在系统设计时，将档案的元数据设计要求贯穿于各个流程和环节中。电子学籍管理系统应在各个环节设置档号、分类号等元数据，建立规范、标准的元数据著录系统，使得学校档案部门能在电子学籍形成之前就提前介入，进行元数据的前控著录，通过元数据来帮助记录电子学籍形成时的背景信息和软硬件环境、内容结构及整个管理过程。
档案部门参与对电子学籍的全程管理
对电子学籍进行档案化管理，还要强调的是全程管理，因为电子学籍很容易变化，从电子学籍形成到归档，中间经过很多环节，哪个环节稍有不慎，都可能造成对电子学籍的原始性、真实性的危害，所以要强调“全程管理”，就是对电子文件运行的全过程从头到尾进行严密监管。这就要求学校档案部门全程参与到电子学籍系统的管理之中。目前，电子学籍系统采取分级分配管理权限的方式，进行信息管理。学校用户的管理权限分为管理员、普通用户和学生用户三种。学校管理员的权限是学校信息和学籍异动信息录入、数据审核、数据维护、数据统计、开设普通用户和学生用户账号，以及根据需要开设学校年级管理员和班级管理员账号，授权管理一个或多个班级。学校管理员一般由学校教务部门的学籍管理人员担任。年级管理员和班级管理员的权限是班级、学生、成长记录与综合素质评价等信息录入、数据查询、数据统计。年级管理员和班级管理员一般分别由年级组长和班主任担任。学校普通用户的权限是学生信息录入、数据查询、数据统计。学校普通用户一般由任课教师担任。学校学生用户的权限是学生本人信息查询。在此基础上，系统应增设学校档案员的权限，使其具有系统管理员的权限，与学校教务部门的学籍管理人员、年级组长、班主任和任课教师共同参与电子学籍的全程管理，而不是等电子学籍系统形成、处理电子学籍的程序完毕以后，才“归档”，交给档案部门管理。按照这种观念对待“归档管理”，文件运行已经从“前端”进入“后端”，档案部门从这个时候才介入电子学籍的管理，势必造成“前端失控”。全程管理应涵盖电子学籍管理的整个生命周期，包括电子学籍形成、归档、管理、利用、永久保存或销毁等全过程。档案部门应全程实时监控系统记录和保存的电子学籍整个生命周期全过程的背景信息以及其形成处理过程有关的信息，检查管理电子学籍的元数据，从而对电子学籍的真实性、完整性、可靠性进行鉴定，并对其进行确认，决定文件是永久保存或销毁。
档案化管理的电子学籍的归档
实行“前端控制”和“全程管理”，其实就是“档案化”，就是确保并且能够证明文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性，使文件有可能作证据和作为档案保存。经过“档案化”的电子文件才能够归档，才能进入档案管理程序作为档案管理。在系统没有设计出最佳的电子学籍全过程管理功能，未能实现在系统中完成归档的情况下，我们主张采用以下方式归档。
1．归档进入数字档案室。大多数学校已建立起数字档案室，因此，电子学籍应当归档入数字档案室的数据库进行统一管理。具体的操作是电子学籍管理系统中应建有归档模块，能将数据归档至中间库，通过移交接收进入学校的数字档案室。目前，电子学籍系统的学生学籍信息采用“到期即锁”的方式进行锁定管理。新入学学生信息中的学生个人、学生简历、监护人、家庭成员、入学等信息，从当年9月31日起即被锁定直至毕业；学生信息中的在校考试、奖惩和学籍异动等信息以及班级信息，由学校进行日常数据维护，每年的8月1日后，上述信息即被锁定；因此，锁定固化的数据信息可以进行实时归档。
2．备份进入综合档案室。也就是完成物理归档，把电子学籍集中下载备份到可脱机保存的载体上，向综合档案室进行定期批量移交，备份介质可选择磁带或DVD光盘备份数据，同时备份应用程序，这里我们强调的是不仅要备份数据，更要备份应用程序。因为仅仅备份数据，数据之间的逻辑关系将无法显示，一旦遇到系统崩溃或更新，数据将无法进行还原。
电子学籍档案的利用
同纸质学籍档案的利用相比，电子学籍档案的利用会更快捷、更方便。其一，电子学籍档案充分实现了信息共享，通过网络满足异地利用的需要。由于采用了统一联网的电子学籍系统，电子学籍信息可实现共享，各级用户均可以在网上查阅学籍信息。其二，进入学校数字档案室，有利于档案员对电子学籍档案进行统一管理。既方便为全校师生、领导提供检索查阅，又有利于开展利用服务，能打印所有有关学籍管理的表册，包括毕业生名册、学籍卡等，为学历认证等提供依据。
总之，我们提倡使电子学籍系统档案化，或者说使档案管理融入到电子学籍系统，才可能科学而有效地实现对学生电子学籍的归档管理。
参考文献：
[1]朱青杰: 《也谈“原始学籍档案”》,《中国档案》,2008年第3期.
[2]唐伟元: 《学籍、学历电子注册与高校学籍档案管理》,《宿州学院学报》，2008年第2期.
[3]周继香: 《加强学籍档案的信息化建设及意义》,《兰台世界》,2008年第6期.
[4]李铭: 《档案化管理——前端控制和全程管理的核心》,《浙江档案》,2005年第11期.
作者单位：湖南人文科技学院湖南娄底