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【摘 要】合同管理在现代企业管理中越来越重要，通过建设合同管理系统提升企业风险管控能力，提升合同管理效能。本文对企业合同管理系统建设进行了浅要分析。
【关键词】合同、功能、文档
背景
为提升企业法律风险控制能力，提高合同管理效能，实现合同生命周期闭环管理，构建一套完整统一的合同管理系统，实现统一的合同管理流程、标准的合同条款和范本管理、共享的合同法律法规管理等内容。
一、主体内容
合同流转管理。主要完成合同生命周期管理中的所有流程审批动作。
合同执行查询与监控。以各个管理职能部门为视角，对合同的履行以及意外情况进行管理。
统计分析与查询。主要完成针对所有合同业务数据的多维度统计分析功能。
合同文档与共享。主要完成标准化合同范本以及相关法规制度等的管理。
合同档案管理。主要完成合同数据按照档案管理办法的归档相关功能。
二、合同流程
（一）主体流程
合同管理的主体流程中主要包含合同起草，合同审批，合同签署和合同履行等四个主要环节，说明如下：
合同起草环节：合同主办部门的合同经办人起草一份新的合同，或者按照审批或履行过程中的相关意见修改合同或者增加附属协议等。
合同审批环节：由合同主办部门对合同草案进行内部审核，并根据合同的类型决定合同管理相关部门进行审核，并最终交由公司领导进行审批，领导审批后进行盖章归档等。
合同签署环节：合同主办部门在得到领导批准后，需要提请授权委托领导为合同签字并请求法律管理部门用印盖章。
合同履行环节：合同主办部门和合同管理部门对合同执行过程进行监控，针对变更、终止或解除等异动情况发起异动审批流程（该审批流程与正常合同审批流程一致，并与原有合同进行关联）等。
合同审批流程详细说明：合同审批中流经的具体审批部门会根据合同自身的类型有所不同，例如技术研发类合同可能需要经由技术管理部门进行审核，框架协议类合同不涉及金额可能不需要经由财务管理部门进行审核等；合同审批中流经的具体审批步骤要求会根据合同自身的类型有所不同，例如严格遵守合同范本的合同可以走“绿色通道”，中间审批部门需要对该类型的合同加速处理，缩短审批时间。
（二）合同异常流程管理
是指合同在履行过程中发生变化而引起的相关管理工作。主要包含合同变更、合同移交、合同解除、合同纠纷处理。
合同变更。在合同履行过程中，如签约主体、合同金额发生变化，则需要进行合同变更，签署补充协议，合同变更流程与合同审批流程一致。合同变更时需要关联原合同。合同变更审批通过后系统自动将原合同状态修改为变更。
合同移交。在合同履行过程中，合同主办部门发生变更的，原合同主办部门应当履行的合同义务，由变更后的合同主办部门承担。系统可以实现合同在主办人之间的移交，接收人和移交人可以在不同部门，移交合同需要填写合同移交单，在接收人确认后才执行移交。
合同解除。在合同履行过程中，如果合同双方中的其中一方无法再履行合同，则需要进行合同解除，合同解除流程与合同审批流程一致。合同解除时需要关联原合同。合同解除审批通过后系统自动将原合同状态修改为解除。
合同纠纷处理。如果发生合同纠纷，合同主办人在合同管理模块中将该合同的状态修改为 “合同纠纷”，同时上传合同纠纷处理相关的文档。
三、业务功能
（一）合同基础信息。合同系统记录和管理的合同基础信息至少应当包括： 合同名称、合同编号、合同类型、合同金额、合同有效期限、合同正文、附件、合同主办部门、合同会签部门人员、会签意见、公司主管领导审批意见等。
（二）合同范本调用。合同主办人在起草合同时，可以直接选择调用合同范本。同时系统也支持合同主办人在范本之外编辑合同内容。
（三）审批痕迹保留。合同管理系统应当支持保留合同修改的痕迹和历史记录。修改后的合同审批流程应和新起草的合同审批流程一致。
（四）合同签署、用印和编号
合同防伪打印。合同管理系统具有合同文本打印功能。打印出来的合同文本应该带有该条码或者水印。
合同签约授权委托。各公司可以根据自身实际情况，选择是否由合同系统自动生成合同签约的授权委托书。合同系统应当记录合同签约授权委托的有关信息。
合同用印和编号。合同管理部门应当有专人负责合同专用章的印鉴和保管。合同管理部门应当建立合同台账，对合同基本信息进行登记。合同系统可以自动生成合同台账。如果合同对方当事人没有签字盖章，则该合同的信息化流程不能结束。合同系统应当同时记录我方和对方当事人的合同用印日期。只有各方当事人均盖章完毕，合同审批流程方可进行下一步流转。合同编号应当在合同生效后生成。
（五）合同履行监控。合同履行是合同生命周期中的一个状态，主要包括对合同付款执行情况的记录，合同付款信息应包括付款时间、金额。合同付款情况记录通过与报账平台接口获取数据。合同管理系统根据合同付款执行情况记录，生成合同执行进度报表，作为费用计提或摊销的依据。可按照期间、合同类别、业务类别、执行部门等分类生成合同执行进度报表，报表包含的主要信息有：期间、合同类别、业务类别、合同编号、合同名称、供应商编号、供应商名称、实际执行金额、已列账金额等。
（六）合同统计查询。合同管理系统应支持单个或多个条件查询，查询的关键字包括合同基础信息、合同状态信息、供应商信息、财务信息等。
查询需要进行权限控制。用户只能查询到自身业务权限范围内的合同管理相关内容对于满足查询条件的合同列表，系统应提供数据导出功能，并可以将列表内容导出为Excel文件合同列表提供数据导航条，提供“首页”、“上一页”、“下一页”、“尾页”、“按页码查找”翻页功能，显示系统默认每页的记录数、实际的总记录数和总页数。
（七）合同文档管理。合同示范文本库。合同示范文本库应当收录公司已下发制定的合同示范文本。支持对合同示范文本进行修订、更新和补充。法律法规库。法律法规库主要收录国家与合同相关的法律法规文件、收录企业与合同相关的规章制度。要求提供相关的上传、下载功能。
（八）合同归档。合同主办部门办理合同签订、用印手续后将合同原件提交法律管理部门并将合同电子流程提交归档，发送至档案管理员，档案管理员进行最终归档的确认。
【关键词】合同、功能、文档
背景
为提升企业法律风险控制能力，提高合同管理效能，实现合同生命周期闭环管理，构建一套完整统一的合同管理系统，实现统一的合同管理流程、标准的合同条款和范本管理、共享的合同法律法规管理等内容。
一、主体内容
合同流转管理。主要完成合同生命周期管理中的所有流程审批动作。
合同执行查询与监控。以各个管理职能部门为视角，对合同的履行以及意外情况进行管理。
统计分析与查询。主要完成针对所有合同业务数据的多维度统计分析功能。
合同文档与共享。主要完成标准化合同范本以及相关法规制度等的管理。
合同档案管理。主要完成合同数据按照档案管理办法的归档相关功能。
二、合同流程
（一）主体流程
合同管理的主体流程中主要包含合同起草，合同审批，合同签署和合同履行等四个主要环节，说明如下：
合同起草环节：合同主办部门的合同经办人起草一份新的合同，或者按照审批或履行过程中的相关意见修改合同或者增加附属协议等。
合同审批环节：由合同主办部门对合同草案进行内部审核，并根据合同的类型决定合同管理相关部门进行审核，并最终交由公司领导进行审批，领导审批后进行盖章归档等。
合同签署环节：合同主办部门在得到领导批准后，需要提请授权委托领导为合同签字并请求法律管理部门用印盖章。
合同履行环节：合同主办部门和合同管理部门对合同执行过程进行监控，针对变更、终止或解除等异动情况发起异动审批流程（该审批流程与正常合同审批流程一致，并与原有合同进行关联）等。
合同审批流程详细说明：合同审批中流经的具体审批部门会根据合同自身的类型有所不同，例如技术研发类合同可能需要经由技术管理部门进行审核，框架协议类合同不涉及金额可能不需要经由财务管理部门进行审核等；合同审批中流经的具体审批步骤要求会根据合同自身的类型有所不同，例如严格遵守合同范本的合同可以走“绿色通道”，中间审批部门需要对该类型的合同加速处理，缩短审批时间。
（二）合同异常流程管理
是指合同在履行过程中发生变化而引起的相关管理工作。主要包含合同变更、合同移交、合同解除、合同纠纷处理。
合同变更。在合同履行过程中，如签约主体、合同金额发生变化，则需要进行合同变更，签署补充协议，合同变更流程与合同审批流程一致。合同变更时需要关联原合同。合同变更审批通过后系统自动将原合同状态修改为变更。
合同移交。在合同履行过程中，合同主办部门发生变更的，原合同主办部门应当履行的合同义务，由变更后的合同主办部门承担。系统可以实现合同在主办人之间的移交，接收人和移交人可以在不同部门，移交合同需要填写合同移交单，在接收人确认后才执行移交。
合同解除。在合同履行过程中，如果合同双方中的其中一方无法再履行合同，则需要进行合同解除，合同解除流程与合同审批流程一致。合同解除时需要关联原合同。合同解除审批通过后系统自动将原合同状态修改为解除。
合同纠纷处理。如果发生合同纠纷，合同主办人在合同管理模块中将该合同的状态修改为 “合同纠纷”，同时上传合同纠纷处理相关的文档。
三、业务功能
（一）合同基础信息。合同系统记录和管理的合同基础信息至少应当包括： 合同名称、合同编号、合同类型、合同金额、合同有效期限、合同正文、附件、合同主办部门、合同会签部门人员、会签意见、公司主管领导审批意见等。
（二）合同范本调用。合同主办人在起草合同时，可以直接选择调用合同范本。同时系统也支持合同主办人在范本之外编辑合同内容。
（三）审批痕迹保留。合同管理系统应当支持保留合同修改的痕迹和历史记录。修改后的合同审批流程应和新起草的合同审批流程一致。
（四）合同签署、用印和编号
合同防伪打印。合同管理系统具有合同文本打印功能。打印出来的合同文本应该带有该条码或者水印。
合同签约授权委托。各公司可以根据自身实际情况，选择是否由合同系统自动生成合同签约的授权委托书。合同系统应当记录合同签约授权委托的有关信息。
合同用印和编号。合同管理部门应当有专人负责合同专用章的印鉴和保管。合同管理部门应当建立合同台账，对合同基本信息进行登记。合同系统可以自动生成合同台账。如果合同对方当事人没有签字盖章，则该合同的信息化流程不能结束。合同系统应当同时记录我方和对方当事人的合同用印日期。只有各方当事人均盖章完毕，合同审批流程方可进行下一步流转。合同编号应当在合同生效后生成。
（五）合同履行监控。合同履行是合同生命周期中的一个状态，主要包括对合同付款执行情况的记录，合同付款信息应包括付款时间、金额。合同付款情况记录通过与报账平台接口获取数据。合同管理系统根据合同付款执行情况记录，生成合同执行进度报表，作为费用计提或摊销的依据。可按照期间、合同类别、业务类别、执行部门等分类生成合同执行进度报表，报表包含的主要信息有：期间、合同类别、业务类别、合同编号、合同名称、供应商编号、供应商名称、实际执行金额、已列账金额等。
（六）合同统计查询。合同管理系统应支持单个或多个条件查询，查询的关键字包括合同基础信息、合同状态信息、供应商信息、财务信息等。
查询需要进行权限控制。用户只能查询到自身业务权限范围内的合同管理相关内容对于满足查询条件的合同列表，系统应提供数据导出功能，并可以将列表内容导出为Excel文件合同列表提供数据导航条，提供“首页”、“上一页”、“下一页”、“尾页”、“按页码查找”翻页功能，显示系统默认每页的记录数、实际的总记录数和总页数。
（七）合同文档管理。合同示范文本库。合同示范文本库应当收录公司已下发制定的合同示范文本。支持对合同示范文本进行修订、更新和补充。法律法规库。法律法规库主要收录国家与合同相关的法律法规文件、收录企业与合同相关的规章制度。要求提供相关的上传、下载功能。
（八）合同归档。合同主办部门办理合同签订、用印手续后将合同原件提交法律管理部门并将合同电子流程提交归档，发送至档案管理员，档案管理员进行最终归档的确认。