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高校档案是高校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。作为原生信息，它在高校的人才培养和科学研究诸领域发挥着基础性的作用。随着计算机技术和信息技术的大量涌入，给高校档案工作带来了新的机遇，同时也带来了压力和挑战。如何适应新形势，依据党和国家关于档案工作的方针、政策，对档案工作进行科学化管理，更好地为国家高等教育和经济建设服务，成了各高校档案工作的主题。下面笔者根据目前高校档案工作的现状谈谈自己的建议。
一、高校档案工作的现状
（一）档案现代化管理工作滞后
笔者认为，目前有些高校领导对新形势下的档案工作还缺乏足够的认识和了解。比如：随着高校办公自动化的实现，大量的电子文件随之产生，电子印章的启用、网上档案查询等问题又随之而来，这就要求档案部门加快档案现代化、信息化和档案人才队伍建设，实现利用现代化手段进行网上查询、利用和档案信息资源开发。但有些领导认为档案工作不过是收集、整理、保管和借阅，用不着实现信息化，特别是在高校经费普遍不足的情况下，档案现代化、信息化难以提到议事日程上来，有些高校在开发档案信息资源，进行档案现代化、信息化建设时存在着资金投入不够的问题，财力、物力、人力不到位，无法购置档案现代化设备、档案人员得不到现代技术业务培训等。这些大大阻碍了高校档案事业发展，影响了档案现代化、信息化的进程，使档案“两化”建设滞后于现实的要求。
（二）高校在机构机制、人才结构、用人机制上存在着一些问题
有的学校机构机制不完善，整个学校的档案工作仅靠个别领导和一两个档案员支撑着，缺乏现代设备管理，档案人员只能靠手工操作来忙于日常的档案查询利用，没有时间去学习研究如何开发档案信息资源，学习掌握现代化管理手段，更谈不上时效等等。这就需要向领导宣传建议，建立合理的人才队伍并建议领导在用人机制上形成一套行之有效的以人为本的政策。
（三）教职工档案意识淡薄，教学档案归档不齐全，档案利用率低
学校档案，源于各部门每一个具体的工作。学校的教学档案是在教学活动中所形成、积累的重要资源。教学活动的延续性、周期性，使教学档案具有通用性的特点，成为交流教学和教学成果的重要工具。一个教师不但可以借鉴自己所积累的教学档案提高工作质量，而且还可以通过查阅教学档案吸取其他教师的长处。因此，开发利用教学档案，是提高教学质量，发展教育事业的重要条件。但是，目前有的教职工并不十分重视档案工作，认为材料是他们积累起来的应该由自己保存；有些人怕丢失、怕失密，不愿把材料交出来，特别是在教学中形成的电子档案，部门教师认为存放在自己手里用着方便，不愿交到档案室保存，造成这些电子档案不能及时归档。因此，作为一名档案工作者，应加强档案的宣传工作，宣传《档案法》及档案工作的重要性进一步提高教职工的档案意识，强化教学档案的收集归档，提高档案的利用率。
二、应采取的对策
（一）完善规章制度，强化档案法制意识
通过各种方式、方法向领导宣传，争取领导对档案工作的重视，通过宣传使领导认识到高校档案现代化、信息化建设迫在眉睫，并将档案工作纳入学校工作计划、规划，列入领导议事日程，加大经费投入。档案工作所需经费，应单独立项，列入学校预算，确保足够的人力、物力、资源的配备，通过多种形式向全校教职工大力宣传档案工作的作用，提高全校教职工的档案意识。同时，加强制度建设，确保档案的齐全、完整、系统，要结合本校实际制定档案的收集制度，归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围，档案人员要参与各项活动，使学校每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
（二）建立档案管理网络
努力建设一支适应时代要求的高素质的高校档案管理队伍始终是高校档案工作的重点。因此，要提高高校档案人员整体素质，必须重视对档案人员的继续教育，以知识的更新为主要内容，以提高档案工作人员的个体素质，进而改善档案队伍的整体素质。在业务知识的学习中，特别是随着现代化科学技术的突飞猛进，档案管理技术也在日益提高，传统的纸制档案管理正向纸制档案和电子档案管理并重的新阶段迈进，这就要求档案工作人员要跟上档案科技发展的步伐，不断加强业务知识学习，积极探索档案工作在实践中的发展规律，运用科学的管理方法来指导现行的高校档案工作。因此，档案人员要经常参加本行业的业务培训甚至外出学习，不断更新业务知识，以适应飞速发展的信息时代的要求。同时，高校应建立由学校领导分管，校办主任主管，专职档案人员负责，兼职档案人员配合的档案工作网络体系，这支队伍要在学校综合档案人员的组织领导下，定期召开工作会议，研究布置工作，搜集汇总档案资料，使每个专兼职档案人员认识到档案就在自己身边，营造良好的档案氛围，为高校档案工作的正常开展提供可靠的组织保障。
（三）强化教职工的档案意识，发挥教学档案为教学管理服务的功能
教学档案，是在教学工作一系列活动中形成的，经过收集、归档保存，具有查考和利用的文件材料。传统的教学档案内容一般包括：教学档案、教师业务档案等。在现阶段，多数教学档案与现行的教学内容、教学方法和教学阶段相适应，是对教学过程中逐个主要环节的原始记录和统计，是教学活动的真实记录，因此，教职工要提高认识，平时注重收集，按要求定期向档案室移交，以确保教学档案的齐全、完整，档案员应根据教学档案的特点，确定教学档案的管理方案。应以集中统一为原则，明确教学档案，特别是电子档案（包括多媒体课件等）管理机制，实现教学档案的统一齐全、及时归档，并实现教学档案的信息化，缩短档案利用时间，提高工作效率。同时建立学科和相近学科内的主要参考书目及内容简介档案。在教学档案中，建立包括指定教科书，学生在本学科和相近学科内的主要参考书目及内容简介的档案供学生参考自学时查阅。
新时期教学档案的作用，由过去被动反映教学的全过程，改变为不仅能正确反映，而且能对学生的学习过程加以引导的作用。教学档案内容的扩展，使学生不拘泥于相同模式、相同层次下分数之间的比较，而是在更宽的范围内根据其个性特点进行能力的比较，从而引导学生创新能力的形成。教学档案更加丰富的内涵，使学校管理者和社会用人单位对学生素质的评估更为合理。评估中借助档案，可获得学生的创新能力、个性发展以及社会适应能力等方面极其有价值的信息，因此，收集、整理保管好教学档案，并做好档案信息的编研、开发和提供利用工作，是学校搞好改革建设与发展的重要因素。
为适应日益发展的信息时代的要求，高校应把档案室建成各类数字信息资源库，并逐步使其内容扩大到文件、资料、语音、视频、图形、图像等更为广阔的领域，从而使档案信息资源库通过计算机通信网络连接成为关系国计民生的超大规模的战略知识库，使档案真正为学校的各项工作服务。
一、高校档案工作的现状
（一）档案现代化管理工作滞后
笔者认为，目前有些高校领导对新形势下的档案工作还缺乏足够的认识和了解。比如：随着高校办公自动化的实现，大量的电子文件随之产生，电子印章的启用、网上档案查询等问题又随之而来，这就要求档案部门加快档案现代化、信息化和档案人才队伍建设，实现利用现代化手段进行网上查询、利用和档案信息资源开发。但有些领导认为档案工作不过是收集、整理、保管和借阅，用不着实现信息化，特别是在高校经费普遍不足的情况下，档案现代化、信息化难以提到议事日程上来，有些高校在开发档案信息资源，进行档案现代化、信息化建设时存在着资金投入不够的问题，财力、物力、人力不到位，无法购置档案现代化设备、档案人员得不到现代技术业务培训等。这些大大阻碍了高校档案事业发展，影响了档案现代化、信息化的进程，使档案“两化”建设滞后于现实的要求。
（二）高校在机构机制、人才结构、用人机制上存在着一些问题
有的学校机构机制不完善，整个学校的档案工作仅靠个别领导和一两个档案员支撑着，缺乏现代设备管理，档案人员只能靠手工操作来忙于日常的档案查询利用，没有时间去学习研究如何开发档案信息资源，学习掌握现代化管理手段，更谈不上时效等等。这就需要向领导宣传建议，建立合理的人才队伍并建议领导在用人机制上形成一套行之有效的以人为本的政策。
（三）教职工档案意识淡薄，教学档案归档不齐全，档案利用率低
学校档案，源于各部门每一个具体的工作。学校的教学档案是在教学活动中所形成、积累的重要资源。教学活动的延续性、周期性，使教学档案具有通用性的特点，成为交流教学和教学成果的重要工具。一个教师不但可以借鉴自己所积累的教学档案提高工作质量，而且还可以通过查阅教学档案吸取其他教师的长处。因此，开发利用教学档案，是提高教学质量，发展教育事业的重要条件。但是，目前有的教职工并不十分重视档案工作，认为材料是他们积累起来的应该由自己保存；有些人怕丢失、怕失密，不愿把材料交出来，特别是在教学中形成的电子档案，部门教师认为存放在自己手里用着方便，不愿交到档案室保存，造成这些电子档案不能及时归档。因此，作为一名档案工作者，应加强档案的宣传工作，宣传《档案法》及档案工作的重要性进一步提高教职工的档案意识，强化教学档案的收集归档，提高档案的利用率。
二、应采取的对策
（一）完善规章制度，强化档案法制意识
通过各种方式、方法向领导宣传，争取领导对档案工作的重视，通过宣传使领导认识到高校档案现代化、信息化建设迫在眉睫，并将档案工作纳入学校工作计划、规划，列入领导议事日程，加大经费投入。档案工作所需经费，应单独立项，列入学校预算，确保足够的人力、物力、资源的配备，通过多种形式向全校教职工大力宣传档案工作的作用，提高全校教职工的档案意识。同时，加强制度建设，确保档案的齐全、完整、系统，要结合本校实际制定档案的收集制度，归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围，档案人员要参与各项活动，使学校每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
（二）建立档案管理网络
努力建设一支适应时代要求的高素质的高校档案管理队伍始终是高校档案工作的重点。因此，要提高高校档案人员整体素质，必须重视对档案人员的继续教育，以知识的更新为主要内容，以提高档案工作人员的个体素质，进而改善档案队伍的整体素质。在业务知识的学习中，特别是随着现代化科学技术的突飞猛进，档案管理技术也在日益提高，传统的纸制档案管理正向纸制档案和电子档案管理并重的新阶段迈进，这就要求档案工作人员要跟上档案科技发展的步伐，不断加强业务知识学习，积极探索档案工作在实践中的发展规律，运用科学的管理方法来指导现行的高校档案工作。因此，档案人员要经常参加本行业的业务培训甚至外出学习，不断更新业务知识，以适应飞速发展的信息时代的要求。同时，高校应建立由学校领导分管，校办主任主管，专职档案人员负责，兼职档案人员配合的档案工作网络体系，这支队伍要在学校综合档案人员的组织领导下，定期召开工作会议，研究布置工作，搜集汇总档案资料，使每个专兼职档案人员认识到档案就在自己身边，营造良好的档案氛围，为高校档案工作的正常开展提供可靠的组织保障。
（三）强化教职工的档案意识，发挥教学档案为教学管理服务的功能
教学档案，是在教学工作一系列活动中形成的，经过收集、归档保存，具有查考和利用的文件材料。传统的教学档案内容一般包括：教学档案、教师业务档案等。在现阶段，多数教学档案与现行的教学内容、教学方法和教学阶段相适应，是对教学过程中逐个主要环节的原始记录和统计，是教学活动的真实记录，因此，教职工要提高认识，平时注重收集，按要求定期向档案室移交，以确保教学档案的齐全、完整，档案员应根据教学档案的特点，确定教学档案的管理方案。应以集中统一为原则，明确教学档案，特别是电子档案（包括多媒体课件等）管理机制，实现教学档案的统一齐全、及时归档，并实现教学档案的信息化，缩短档案利用时间，提高工作效率。同时建立学科和相近学科内的主要参考书目及内容简介档案。在教学档案中，建立包括指定教科书，学生在本学科和相近学科内的主要参考书目及内容简介的档案供学生参考自学时查阅。
新时期教学档案的作用，由过去被动反映教学的全过程，改变为不仅能正确反映，而且能对学生的学习过程加以引导的作用。教学档案内容的扩展，使学生不拘泥于相同模式、相同层次下分数之间的比较，而是在更宽的范围内根据其个性特点进行能力的比较，从而引导学生创新能力的形成。教学档案更加丰富的内涵，使学校管理者和社会用人单位对学生素质的评估更为合理。评估中借助档案，可获得学生的创新能力、个性发展以及社会适应能力等方面极其有价值的信息，因此，收集、整理保管好教学档案，并做好档案信息的编研、开发和提供利用工作，是学校搞好改革建设与发展的重要因素。
为适应日益发展的信息时代的要求，高校应把档案室建成各类数字信息资源库，并逐步使其内容扩大到文件、资料、语音、视频、图形、图像等更为广阔的领域，从而使档案信息资源库通过计算机通信网络连接成为关系国计民生的超大规模的战略知识库，使档案真正为学校的各项工作服务。