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摘 要：本文主要阐述了做好高校档案工作应具备的基本意识，分析了高校档案管理的特殊性，提出了做好高校档案工作的具体方法和措施。
关键词：高校档案；意识；有效措施
一、高校档案工作应具备的几种意识
1 大局意识
高校档案工作的大局意识，就要明确档案工作在全面建设小康社会中的历史使命，明确档案工作在地方经济社会发展中的重要作用，明确档案工作在学校发展改革中的重要定位，牢固树立“建设大资源、构筑大平台、开展大合作、提供大服务、营造大影响”的“大档案”理念。根据已有的工作基础，结合当前的工作实际，制定科学的发展规划，凝聚力量，攻关克难，扎实推进，不断提高档案工作的规范化管理水平，切实履行档案工作“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的职能，为学生的成才、学校的发展、社会的进步做出积极的贡献。
2 服务意识
全心全意为人民服务是党的根本宗旨，群众路线是党的生命线和根本工作路线。档案工作是高校提高管理水平，为教学、科研服务的重要条件，具有鲜明的服务性。服务学校师生和社会公众是高校档案工作赖以生存和发展的根本所在。高校要认真贯彻落实党的群众路线，切实增强服务意识，提高档案服务的主动性、针对性和实效性。深入研究利用者的当前需求和潜在需求，按照档案馆“五位一体”功能的建设要求，在做好常规查阅服务的基础上，拓展档案的服务领域，改进档案的服务方式，拓展档案的服务途径，探索档案的育人功能，着力加强档案的数字化建设，不断提升档案工作的服务效率和服务质量。
3 责任意识
责任意识是档案工作者必须具备的基本政治素质和必须遵循的基本职业道德，是做好档案工作的重要条件。根据各自的岗位职责，制定出科学的职业发展规划和近期工作计划，克服不利条件，创造有利条件，知难而进，迎难而上，努力实现既定目标，保证档案的真实性，不断提高档案收集、整理、保管、开发利用等管理环节的规范化操作水平，认真做好档案“八防”工作，正确处理好保密和利用的关系，规范、合法地开展档案利用工作，使各种编研成果都能言之有据，论证充分，使人信服，成为精品。这些都是对档案责任意识的重要体现。
4 制度意识
制度意识是加强档案工作的有力保障。邓小平曾讲：“制度是决定因素”，“更带有根本性、全局性、稳定性和强制性。”要根据档案管理制度和岗位职责，积极探索将单位和档案员档案工作任务的完成情况纳入绩效考核，和干部、职员的职称评定、职级晋升、考核评优的直接挂钩，激励各单位和档案员提高工作水平，确保档案工作的顺利进行。高校从事档案工作的领导干部要以身作则，率先垂范，带头学习制度，严格执行制度，自觉遵守制度，将制度意识落实到档案工作的各个层次、各个环节中去，切实提高各项制度的执行力，保证档案管理制度得到严格落实。
5 发展意识
十八大报告指出：“实践发展永无止境，认识真理永无止境。”高校档案工作者只有坚持有为，才能有位。高校档案馆要正确认识自身发展水平和社会发展需要之间的差距，和业内先进馆室之间的差距，进而取长补短，突出发展特色，加强档案基础建设，向业内先进馆室看齐，不断提升工作水平，全面发挥档案工作“存凭、留史、资政、育人”的作用。
二、高校档案的几种特殊性
由于教学和学生的因素，高校教学档案与党、政、工、团、企业、群众团体、其他事业单位的档案相比，存在着较大的差异性，从而表现出明显的特殊性。
1、学生档案形成时间的跨年度性
按规定，我们国家学生入学的时间是每年秋季的9月1日，到次年的8月31日为一个学年度。故教学档案不同于其他的文书档案，它具有时间上跨年度的特殊性。
2、学生档案归档时间上的后端性
如学生的学籍卡、登记表、成绩表等，是按学年度形成的，其档案只有在学生毕业后才能立卷归档。
3、学生档案与教材使用的周期性
即每一届学生从入学到毕业为一个学习周期。在这个学习周期里，将记录下他们的政治表现、学业成绩、健康状况及社会实践等方面的情况。一届学生有一届学生的档案。老生毕业了，新生又来了。学生档案因此产生出周期性。与之相伴，前一届学生使用的教材，教师准备的实验与授课计划等，往往也适用下一届学生的需要，因而教材使用也表现出一定的周期性。
4、教学档案和文件材料的多样性
教学过程中形成的文件材料内容丰富、种类多样。教学档案材料除纸质的外，还有录像、磁带、照片、幻灯片、计算机软盘和光盘等。纸质档案的形式也比较复杂，有表册、文章、图纸，其大小、 规格不一，制作方法也不尽一样。
三 、做好高校教学档案工作的方法措施
1、提高思想认识，树立服务意识
档案工作是我们建设有中国特色社会主义的不可或缺的一项重要工作。高校教学档案，从大处讲是整个档案工作的一个组成部分，从小处讲是学院教务管理中的后勤工作。我们教学档案工作者的任务就是要认真学好《档案法》，执行《档案法》，还要学习、领会国家和上级主管部门制定的有关高校档案工作的法律、法规、政策以及新时期、新形势对高校教学档案工作的具体要求，认真做好教学档案工作，为学院的教务管理工作及全局工作当好后勤服好务。
2、掌握专业知识，做好档案工作
高校教学档案工作是一项專业性、技术性很强的工作。作为高校教学档案工作者，必须系统地学习有关档案管理的专业知识和与高校教学、教务有关的其他学科知识。正如江泽民同志所说：“现代档案工作者一定要有丰富的、广博的知识，还有政治、经济、科学文化方面的知识都要掌握一点，这样才能不断适应新时期、新形势对档案工作者的要求。”只有这样，我们才能在浩繁复杂的档案资料中，摸清并掌握高校教学档案的特点和规律，从心所欲地做好档案的收集、整理、鉴定、分类、编号、组卷、统计、保管、提取、查阅等等工作，才能及时准确地为教学工作和学校管理工作提供各种教学信息、档案资料和统计数据，才能使自己所管理的档案达到国家规范化、标准化、科学化的要求。
3、建立规章制度，确保档案安全
档案是历史的文字反映，是国家的宝贵财富。它记录着过去，服务于现实。档案工作具有很强的原则性和保密性。故档案工作必须以人为本，依法治档，认真贯彻落实国家《档案法》和《机关档案工作条例》，建立健全严格的规章制度，如：立卷归档、保管、借阅、保密、鉴定、销毁等制度及岗位责任制度，做到档案管理工作有章可循，使之步入制度化的轨道。这就要求档案工作人员要遵纪守法，作风正派，忠于职守，严格执行国家有关档案工作的法规、法纪，认真履行档案管理制度，坚决维护档案资料的真实性、完整性和安全性。
关键词：高校档案；意识；有效措施
一、高校档案工作应具备的几种意识
1 大局意识
高校档案工作的大局意识，就要明确档案工作在全面建设小康社会中的历史使命，明确档案工作在地方经济社会发展中的重要作用，明确档案工作在学校发展改革中的重要定位，牢固树立“建设大资源、构筑大平台、开展大合作、提供大服务、营造大影响”的“大档案”理念。根据已有的工作基础，结合当前的工作实际，制定科学的发展规划，凝聚力量，攻关克难，扎实推进，不断提高档案工作的规范化管理水平，切实履行档案工作“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的职能，为学生的成才、学校的发展、社会的进步做出积极的贡献。
2 服务意识
全心全意为人民服务是党的根本宗旨，群众路线是党的生命线和根本工作路线。档案工作是高校提高管理水平，为教学、科研服务的重要条件，具有鲜明的服务性。服务学校师生和社会公众是高校档案工作赖以生存和发展的根本所在。高校要认真贯彻落实党的群众路线，切实增强服务意识，提高档案服务的主动性、针对性和实效性。深入研究利用者的当前需求和潜在需求，按照档案馆“五位一体”功能的建设要求，在做好常规查阅服务的基础上，拓展档案的服务领域，改进档案的服务方式，拓展档案的服务途径，探索档案的育人功能，着力加强档案的数字化建设，不断提升档案工作的服务效率和服务质量。
3 责任意识
责任意识是档案工作者必须具备的基本政治素质和必须遵循的基本职业道德，是做好档案工作的重要条件。根据各自的岗位职责，制定出科学的职业发展规划和近期工作计划，克服不利条件，创造有利条件，知难而进，迎难而上，努力实现既定目标，保证档案的真实性，不断提高档案收集、整理、保管、开发利用等管理环节的规范化操作水平，认真做好档案“八防”工作，正确处理好保密和利用的关系，规范、合法地开展档案利用工作，使各种编研成果都能言之有据，论证充分，使人信服，成为精品。这些都是对档案责任意识的重要体现。
4 制度意识
制度意识是加强档案工作的有力保障。邓小平曾讲：“制度是决定因素”，“更带有根本性、全局性、稳定性和强制性。”要根据档案管理制度和岗位职责，积极探索将单位和档案员档案工作任务的完成情况纳入绩效考核，和干部、职员的职称评定、职级晋升、考核评优的直接挂钩，激励各单位和档案员提高工作水平，确保档案工作的顺利进行。高校从事档案工作的领导干部要以身作则，率先垂范，带头学习制度，严格执行制度，自觉遵守制度，将制度意识落实到档案工作的各个层次、各个环节中去，切实提高各项制度的执行力，保证档案管理制度得到严格落实。
5 发展意识
十八大报告指出：“实践发展永无止境，认识真理永无止境。”高校档案工作者只有坚持有为，才能有位。高校档案馆要正确认识自身发展水平和社会发展需要之间的差距，和业内先进馆室之间的差距，进而取长补短，突出发展特色，加强档案基础建设，向业内先进馆室看齐，不断提升工作水平，全面发挥档案工作“存凭、留史、资政、育人”的作用。
二、高校档案的几种特殊性
由于教学和学生的因素，高校教学档案与党、政、工、团、企业、群众团体、其他事业单位的档案相比，存在着较大的差异性，从而表现出明显的特殊性。
1、学生档案形成时间的跨年度性
按规定，我们国家学生入学的时间是每年秋季的9月1日，到次年的8月31日为一个学年度。故教学档案不同于其他的文书档案，它具有时间上跨年度的特殊性。
2、学生档案归档时间上的后端性
如学生的学籍卡、登记表、成绩表等，是按学年度形成的，其档案只有在学生毕业后才能立卷归档。
3、学生档案与教材使用的周期性
即每一届学生从入学到毕业为一个学习周期。在这个学习周期里，将记录下他们的政治表现、学业成绩、健康状况及社会实践等方面的情况。一届学生有一届学生的档案。老生毕业了，新生又来了。学生档案因此产生出周期性。与之相伴，前一届学生使用的教材，教师准备的实验与授课计划等，往往也适用下一届学生的需要，因而教材使用也表现出一定的周期性。
4、教学档案和文件材料的多样性
教学过程中形成的文件材料内容丰富、种类多样。教学档案材料除纸质的外，还有录像、磁带、照片、幻灯片、计算机软盘和光盘等。纸质档案的形式也比较复杂，有表册、文章、图纸，其大小、 规格不一，制作方法也不尽一样。
三 、做好高校教学档案工作的方法措施
1、提高思想认识，树立服务意识
档案工作是我们建设有中国特色社会主义的不可或缺的一项重要工作。高校教学档案，从大处讲是整个档案工作的一个组成部分，从小处讲是学院教务管理中的后勤工作。我们教学档案工作者的任务就是要认真学好《档案法》，执行《档案法》，还要学习、领会国家和上级主管部门制定的有关高校档案工作的法律、法规、政策以及新时期、新形势对高校教学档案工作的具体要求，认真做好教学档案工作，为学院的教务管理工作及全局工作当好后勤服好务。
2、掌握专业知识，做好档案工作
高校教学档案工作是一项專业性、技术性很强的工作。作为高校教学档案工作者，必须系统地学习有关档案管理的专业知识和与高校教学、教务有关的其他学科知识。正如江泽民同志所说：“现代档案工作者一定要有丰富的、广博的知识，还有政治、经济、科学文化方面的知识都要掌握一点，这样才能不断适应新时期、新形势对档案工作者的要求。”只有这样，我们才能在浩繁复杂的档案资料中，摸清并掌握高校教学档案的特点和规律，从心所欲地做好档案的收集、整理、鉴定、分类、编号、组卷、统计、保管、提取、查阅等等工作，才能及时准确地为教学工作和学校管理工作提供各种教学信息、档案资料和统计数据，才能使自己所管理的档案达到国家规范化、标准化、科学化的要求。
3、建立规章制度，确保档案安全
档案是历史的文字反映，是国家的宝贵财富。它记录着过去，服务于现实。档案工作具有很强的原则性和保密性。故档案工作必须以人为本，依法治档，认真贯彻落实国家《档案法》和《机关档案工作条例》，建立健全严格的规章制度，如：立卷归档、保管、借阅、保密、鉴定、销毁等制度及岗位责任制度，做到档案管理工作有章可循，使之步入制度化的轨道。这就要求档案工作人员要遵纪守法，作风正派，忠于职守，严格执行国家有关档案工作的法规、法纪，认真履行档案管理制度，坚决维护档案资料的真实性、完整性和安全性。