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摘要：档案信息化是以计算机网络、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和我国档案行政管理部门的要求，开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。如何最大限度地开发利用档案信息资源，满足多样化的需求，发挥最佳利用效益，就显得最为重要。笔者从学校档案信息化应用现状、应对措施等方面就如何进一步加强学校档案信息化建设进行分析研究。
关键词：档案信息化；信息技术；档案管理；馆藏信息
一、中职学校档案信息化的应用现状
中职学校是国家在地方设立的培养中等专业人才的教育基地，根据社会和经济发展需要不断输送人才的地方，学校的各项管理理应与时俱进，跟上现代化建设的需要。近些年来，多级领导和专业部门十分重视中职学校的档案管理工作，制定各项档案管理规范，并加强档案的收集、整理、保管、利用等基础建设和业务建设，促进中职学校档案管理的快速发展。从总的情况来看是好的，但是从档案管理信息化建设的角度看，目前还存在着一些较为突出的问题，主要表现在以下几方面：
1. 对档案工作重要性认识不到位
档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的保存被查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录，是传承文明的载体。档案工作是管理档案和提供档案信息，为社会实践服务的一项业务系统，它深深根植于人类社会的生产生活当中，在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。但是，以上重要性在中职学校，特别是学校的领导和教职工中认识不足，不少领导存在着重教轻档的现象。在档案管理上存在“为保管而保管，重保管轻利用”和“等，靠，要”的思想以及“闭架借阅”“你查我调”等传统做法。另外，不少长期从事档案管理的档案人员对手工管理模式很顺手，对新事物认识不足，对档案信息化建设认识不到位；有的同志文化水平低，对现代化技术不熟悉，对计算机技术、现代化管理和信息化应用知识了解少，没能力掌握，安于现状，这些是制约学校档案信息建设的内在因素。
2. 对档案工作经费投入不足
单位领导对档案工作不够重视，认为档案工作很简单，只是保管材料负责给利用档案者提供材料即可。在经费投入方面，相对其他工作而言，投入的资金非常少，导致档案部门不具备档案保管和管理的最基本条件，更谈不上购置现代化档案管理设备设施。好多单位至今还没计算机等必要的信息处理设备。
3. 馆藏档案载体形式单一，内容有待于丰富
积累档案信息，增加档案信息存储量，建立种类齐全、结构合理、质量优化的档案体系，是开发利用档案信息的重要条件。目前学校归档的档案载体多以纸质档案为主，一些新型的档案信息载体，如磁带、光盘、电子文件、微缩胶片等很少涉及，各学校的档案收集范围仍存在不同程度的局限性，突出表现为许多有价值的应归档的文件不愿意移交，从而造成档案的大量流失。另外反映本校特色和优势的科技档案、人物档案较少，这种状况直接影响档案的开发利用。
4. 档案的理论和管理方式有待于改变
过去的档案工作理论与工作模式都是基于纸质载体，认为电子文件不如纸质档案能永久保存，而且缺乏凭证作用，计算机网络不够安全，不能保密等；认为这些问题不解决，计算机网络与电子文件就很难与档案工作结伴而行。实际上计算机网络与电子文件存在是社会发展的需要，是人类历史进步的必然，这绝不会取决于档案工作者意愿。作为网络的使用者、电子文件的形成者和保管者都有责任关注信息技术的最新发展，也有责任采取诸如防火墙、密码技术、电子印章等先进信息技术解决上述问题。
5. 档案工作计算机辅助管理模式的效用有待于提高
目前，不少学校的计算机辅助管理仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助作用，不是针对具体的档案信息。这种形式编目须依靠手工进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入，编目的实际目的是为了排版和打印出“臻于完美”的案卷目录，以便展示或手工查阅。档案基础工作做不好，就无法做好档案信息化建设。目前，档案部门输入的多为案卷级标题，案卷题名只是表明承载档案信息载体所在物理位置的标志，无法反映出其所包含的全部信息内容，利用者还须工作人员调阅档案实体，才能得到信息，从而使计算机检索与手工检索无本质区别。目前多数学校此项工作多处于起步阶段。
二、学校档案信息化建设的应对措施
鉴于以上档案信息化建设存在的问题，我们必须正视这些问题，并采取积极改进的态度，将不利变有利，有针对性采取有效措施。
1. 档案工作者必须更新观念
档案信息化建设是转变观念为前提的创新性档案工作，如果档案工作人员只习惯于传统式手工管理模式，而不肯更新管理观念，即使单位建立了网络，购买了新的软件系统，也不能将系统应用起来，致使资源浪费。因此档案管理人员必须更新观念，改进管理模式，学习新的科技知识，提高业务素养和技术技能，尽快把计算机技术广泛应用于档案管理、数据库建立、档案检索与应用之中，现代化高效率的信息服务的运作方式与形态可以改变人们对档案工作的认识。
2. 优化馆藏，加强档案基础建设
档案的收集、整理、鉴定、编目等基础工作是做好档案信息开发和利用的基础。学校档案部门对档案的接受范围，档案的门类、标准作出具体的规定，使档案的收集、归档走向规范化，防止档案流失。不断充实和完善档案的收集渠道与馆藏结构，新型档案载体和纸质档案一起，实现各种档案载体的优势互补。只有这样，才能逐步建立门类齐全、数量充实、结构合理、内容丰富，具有特色的档案信息库，为信息的开发利用提供物质基础。
3. 采取培训、提高和引进等多种手段解决档案信息技术人才问题
在档案信息化建设过程中，基础设施是条件，人力资源是关键，人才是档案信息化的建设者，更是档案信息的重要组成部分。当前，大多数档案专业人员，还不具备档案信息化管理素质。因此，领导应重视档案信息化人才队伍的建设，应配备档案信息化技术研发方面的专业人才，负责档案信息化管理系统的设计建设，给档案信息化建设提供有力智力支持。其次，立足于现有人员的培养提高，培养从业人员的现代化信息素质、现代化信息意识、信息管理能力。再次，应建立具有约束力的规定，要求档案人员必须掌握档案信息化管理技术。另外，还需上级档案部门的栽培，上级档案部门应定期举办档案信息知识培训班，并建立强化学习制度，规定各单位落实人员参加学习，为各单位档案信息化建设提供技术支持，保障档案现代信息化对人才的需求。
4. 推进档案信息资源的数字化、网络化，为网上档案的开放利用创造条件
（1）将馆藏目录数字化，在做好新进电子文件的目录接受工作的前提下，做好馆藏档案的回溯建库工作，建成馆藏目录案卷级、文件级多层次的查询系统。（2）提供有针对性的需求服务，对利用率高的纸质档案，如学校历年来下方的红头文件、有关毕业证、学位证的信息可通过扫描、录入等形式转化成数字化信息，建立各类全文数据库，通过网络化服务，极大地提高服务效率，满足各职能部门的利用要求及社会需求。（3）做好电子文件的归档工作，对其中的档案信息加以整理，形成相应数据库。（4）建立高效的网上档案管理系统，提供在线网上查询，可增加对用户使用档案的权限设置功能，在保证档案安全的前提下，学校领导和相关职能部门足不出户，也能方便快捷地利用本部门或相关部门的馆藏信息，从而为领导决策提供完整、准确、方便的政策和数据参考，使档案馆真正成为学校教育改革和发展提供信息服务的中心。
5. 切实保障对档案现代信息化建设的投入
档案现代信息化建设需要必要的资金，网络化管理信息系统涉及服务器管理、数据管理、网络资源管理等多项技术内容，及购买软件，也要购买其他必须的服务设备。中职学校要尽力满足档案信息化建设所需经费，给档案现代化建设提供充足的资金保障。
6. 发掘档案的文化功能，提高学校档案信息利用效率
利用丰富的具有高校特色的档案资料，通过提供原件或复印件向社会传播学校文化丰富有特色的馆藏，用现代化的手段加以开发，应配置计算机检索，给利用者提供网上检索机会。在编研上下工夫，在熟悉馆藏，研究需求的前提下，选取有价值和现实意义的选题，对档案信息进行深层次加工。如学校基本情况汇编、干部任免、机构变动等反映学校特色的专题档案汇编，形成数据库，并使其网上展示，拓展档案文化教育的时空界限，为利用者提供快捷服务，同时为学校发展规划和领导决策提供参考依据。
总之，档案信息化建设和发展对经济建设具有极其重要的作用，档案必须与社会接轨、与国际接轨、与未来接轨，同时也需要档案工作者、档案工作管理者及各级档案管理部门共同努力，只有大家齐心协力，档案现代信息化建设才会向更深、更广、更有效的方向发展。
（临沂卫生学校）
关键词：档案信息化；信息技术；档案管理；馆藏信息
一、中职学校档案信息化的应用现状
中职学校是国家在地方设立的培养中等专业人才的教育基地，根据社会和经济发展需要不断输送人才的地方，学校的各项管理理应与时俱进，跟上现代化建设的需要。近些年来，多级领导和专业部门十分重视中职学校的档案管理工作，制定各项档案管理规范，并加强档案的收集、整理、保管、利用等基础建设和业务建设，促进中职学校档案管理的快速发展。从总的情况来看是好的，但是从档案管理信息化建设的角度看，目前还存在着一些较为突出的问题，主要表现在以下几方面：
1. 对档案工作重要性认识不到位
档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的保存被查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录，是传承文明的载体。档案工作是管理档案和提供档案信息，为社会实践服务的一项业务系统，它深深根植于人类社会的生产生活当中，在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。但是，以上重要性在中职学校，特别是学校的领导和教职工中认识不足，不少领导存在着重教轻档的现象。在档案管理上存在“为保管而保管，重保管轻利用”和“等，靠，要”的思想以及“闭架借阅”“你查我调”等传统做法。另外，不少长期从事档案管理的档案人员对手工管理模式很顺手，对新事物认识不足，对档案信息化建设认识不到位；有的同志文化水平低，对现代化技术不熟悉，对计算机技术、现代化管理和信息化应用知识了解少，没能力掌握，安于现状，这些是制约学校档案信息建设的内在因素。
2. 对档案工作经费投入不足
单位领导对档案工作不够重视，认为档案工作很简单，只是保管材料负责给利用档案者提供材料即可。在经费投入方面，相对其他工作而言，投入的资金非常少，导致档案部门不具备档案保管和管理的最基本条件，更谈不上购置现代化档案管理设备设施。好多单位至今还没计算机等必要的信息处理设备。
3. 馆藏档案载体形式单一，内容有待于丰富
积累档案信息，增加档案信息存储量，建立种类齐全、结构合理、质量优化的档案体系，是开发利用档案信息的重要条件。目前学校归档的档案载体多以纸质档案为主，一些新型的档案信息载体，如磁带、光盘、电子文件、微缩胶片等很少涉及，各学校的档案收集范围仍存在不同程度的局限性，突出表现为许多有价值的应归档的文件不愿意移交，从而造成档案的大量流失。另外反映本校特色和优势的科技档案、人物档案较少，这种状况直接影响档案的开发利用。
4. 档案的理论和管理方式有待于改变
过去的档案工作理论与工作模式都是基于纸质载体，认为电子文件不如纸质档案能永久保存，而且缺乏凭证作用，计算机网络不够安全，不能保密等；认为这些问题不解决，计算机网络与电子文件就很难与档案工作结伴而行。实际上计算机网络与电子文件存在是社会发展的需要，是人类历史进步的必然，这绝不会取决于档案工作者意愿。作为网络的使用者、电子文件的形成者和保管者都有责任关注信息技术的最新发展，也有责任采取诸如防火墙、密码技术、电子印章等先进信息技术解决上述问题。
5. 档案工作计算机辅助管理模式的效用有待于提高
目前，不少学校的计算机辅助管理仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助作用，不是针对具体的档案信息。这种形式编目须依靠手工进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入，编目的实际目的是为了排版和打印出“臻于完美”的案卷目录，以便展示或手工查阅。档案基础工作做不好，就无法做好档案信息化建设。目前，档案部门输入的多为案卷级标题，案卷题名只是表明承载档案信息载体所在物理位置的标志，无法反映出其所包含的全部信息内容，利用者还须工作人员调阅档案实体，才能得到信息，从而使计算机检索与手工检索无本质区别。目前多数学校此项工作多处于起步阶段。
二、学校档案信息化建设的应对措施
鉴于以上档案信息化建设存在的问题，我们必须正视这些问题，并采取积极改进的态度，将不利变有利，有针对性采取有效措施。
1. 档案工作者必须更新观念
档案信息化建设是转变观念为前提的创新性档案工作，如果档案工作人员只习惯于传统式手工管理模式，而不肯更新管理观念，即使单位建立了网络，购买了新的软件系统，也不能将系统应用起来，致使资源浪费。因此档案管理人员必须更新观念，改进管理模式，学习新的科技知识，提高业务素养和技术技能，尽快把计算机技术广泛应用于档案管理、数据库建立、档案检索与应用之中，现代化高效率的信息服务的运作方式与形态可以改变人们对档案工作的认识。
2. 优化馆藏，加强档案基础建设
档案的收集、整理、鉴定、编目等基础工作是做好档案信息开发和利用的基础。学校档案部门对档案的接受范围，档案的门类、标准作出具体的规定，使档案的收集、归档走向规范化，防止档案流失。不断充实和完善档案的收集渠道与馆藏结构，新型档案载体和纸质档案一起，实现各种档案载体的优势互补。只有这样，才能逐步建立门类齐全、数量充实、结构合理、内容丰富，具有特色的档案信息库，为信息的开发利用提供物质基础。
3. 采取培训、提高和引进等多种手段解决档案信息技术人才问题
在档案信息化建设过程中，基础设施是条件，人力资源是关键，人才是档案信息化的建设者，更是档案信息的重要组成部分。当前，大多数档案专业人员，还不具备档案信息化管理素质。因此，领导应重视档案信息化人才队伍的建设，应配备档案信息化技术研发方面的专业人才，负责档案信息化管理系统的设计建设，给档案信息化建设提供有力智力支持。其次，立足于现有人员的培养提高，培养从业人员的现代化信息素质、现代化信息意识、信息管理能力。再次，应建立具有约束力的规定，要求档案人员必须掌握档案信息化管理技术。另外，还需上级档案部门的栽培，上级档案部门应定期举办档案信息知识培训班，并建立强化学习制度，规定各单位落实人员参加学习，为各单位档案信息化建设提供技术支持，保障档案现代信息化对人才的需求。
4. 推进档案信息资源的数字化、网络化，为网上档案的开放利用创造条件
（1）将馆藏目录数字化，在做好新进电子文件的目录接受工作的前提下，做好馆藏档案的回溯建库工作，建成馆藏目录案卷级、文件级多层次的查询系统。（2）提供有针对性的需求服务，对利用率高的纸质档案，如学校历年来下方的红头文件、有关毕业证、学位证的信息可通过扫描、录入等形式转化成数字化信息，建立各类全文数据库，通过网络化服务，极大地提高服务效率，满足各职能部门的利用要求及社会需求。（3）做好电子文件的归档工作，对其中的档案信息加以整理，形成相应数据库。（4）建立高效的网上档案管理系统，提供在线网上查询，可增加对用户使用档案的权限设置功能，在保证档案安全的前提下，学校领导和相关职能部门足不出户，也能方便快捷地利用本部门或相关部门的馆藏信息，从而为领导决策提供完整、准确、方便的政策和数据参考，使档案馆真正成为学校教育改革和发展提供信息服务的中心。
5. 切实保障对档案现代信息化建设的投入
档案现代信息化建设需要必要的资金，网络化管理信息系统涉及服务器管理、数据管理、网络资源管理等多项技术内容，及购买软件，也要购买其他必须的服务设备。中职学校要尽力满足档案信息化建设所需经费，给档案现代化建设提供充足的资金保障。
6. 发掘档案的文化功能，提高学校档案信息利用效率
利用丰富的具有高校特色的档案资料，通过提供原件或复印件向社会传播学校文化丰富有特色的馆藏，用现代化的手段加以开发，应配置计算机检索，给利用者提供网上检索机会。在编研上下工夫，在熟悉馆藏，研究需求的前提下，选取有价值和现实意义的选题，对档案信息进行深层次加工。如学校基本情况汇编、干部任免、机构变动等反映学校特色的专题档案汇编，形成数据库，并使其网上展示，拓展档案文化教育的时空界限，为利用者提供快捷服务，同时为学校发展规划和领导决策提供参考依据。
总之，档案信息化建设和发展对经济建设具有极其重要的作用，档案必须与社会接轨、与国际接轨、与未来接轨，同时也需要档案工作者、档案工作管理者及各级档案管理部门共同努力，只有大家齐心协力，档案现代信息化建设才会向更深、更广、更有效的方向发展。
（临沂卫生学校）