随着社会的全面进步，现代科学技术得到迅猛发展，人类社会正以惊人的速度跨入“信息时代”。各种管理的日趋规范化要求我们必须改变目前学校教务档案管理的方式。从科学与经验中我们也知道，要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行。为此我们必须从提高对档案管理工作重要性的认识，培养高素质的档案管理人员等方面入手，以此促进教务档案管理工作的规范化与科学化。
　　
　　一、制定完善档案管理工作制度。
　　
　　为了使学校教务档案管理工作有章可循，在《档案法》的基础上，学校应当对传统的管理制度进行相应的完善，以明文对档案工作进行规范，以适应现代化的教务档案管理工作。具体包括：教学教务档案的管理范围（即各种教学计划、教学具体安排、教学进度表、任课教师名单和教师情况材料以及反映教学情况的各种表格的立卷、归档等），学生学籍档案管理和其他档案管理（如声像、电子等）的实施细则。还有对档案的使用、保管、销毁等工作进行相应的规定，从而使学校教务档案管理工作制度化，规范化。这样在明确的规章指导下，就能提高教务档案管理的水平。
　　
　　二、树立良好的管理工作观念。
　　
　　档案管理人员首先要充分认识自己工作的重要性。其次要明确档案的生命在于它的实用性。档案管理部门要和教学部门加强沟通协调，档案管理人员应及时向教学部门提供教学档案的归档范围，定期到教学部门了解检查教学档案的收集情况，宣传档案业务知识，主动参与管理活动，及时为教学工作服务，为深化学校的各项改革提供信息，使档案管理部门真正成为教学工作的信息咨询部门。
　　
　　三、提高教务档案管理人员的素质。
　　
　　档案管理人员是档案规范化管理的具体实施者，是规范化管理的灵魂，而目前学校档案管理队伍中大多是兼职档案员，他们都身兼数职，兼职档案工作仅是其工作职责的一部分。如果不对其加强培训，必然影响档案的收集、整理的质量。档案工作的现代化，首先要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、管理方法，整理手段，以达到预期工作目的。面对我国档案事业建设与发展的新形势，培养一支高素质的档案管理人员队伍，确保档案工作的有序性和延续性，实现档案管理信息的整体化，网络化已是十分重要的。因此为了适应现代化的档案管理工作，档案工作人员要结合工作实际需要和未来的发展趋势，不断拓宽知识面，学习技术，学习相关领域的知识，积极参与档案学术交流研究，开阔视野，增长技能，提高自身的素质以适应档案管理最新发展的动态。
　　
　　四、加快数据准备、推进档案现代化管理进程。
　　
　　计算机具有运算快，精确度高，存储量大，操作简单的诸多优点。利用计算机对档案文件的接收，归档，查阅等进行管理可以解决许多手工档案立卷管理的缺陷问题。如大量有价值的档案将不再只是档案室里灰尘重重的纸文件，在网络数据库飞速发展的今天，将档案文件通过网络系统进行编排和管理能使查阅者调用档案的时间大为缩短。电子文件作为一种新兴的信息载体正出现在档案领域，它是一种以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，面这种电子档案将逐步取代传统的纸质档案载体，在档案管理领域中占据主导地位。
　　由于现阶段学校教务管理人员计算机应用水平不高，仍习惯沿用传统模式，这对推进档案管理现代化的进程造成很大的影响。因此要真正运用现代化办公手段，实现教务档案网络化管理，首先，需要结合软件工程师开发出适宜该工作的专门软件，借助相应的管理软件来更好地将档案进行分门别类的整理。其次，档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的也是为了提高档案的利用率。所以在推进计算机管理的过程中应先根据各类档案的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排序，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。再次，在网络档案中要处理好开放与保密的关系。要注意档案中所涉及的教师，学生的隐私权和所有权。对于不宜公布的档案要作好保密工作。而要及时开放可公布的档案，以免造成信息利用价值的损失。（作者单位：泉州鲤城区业余中学）