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摘要:随着科学技术的迅猛发展,档案事业更显重要。办公领域现代化技术设备的应用和信息管理系统的建设,给档案工作带来了突变。要应对档案工作管理现代化建设的需要,就要从统一思想认识,提高管理队伍素质,掌握运用新技术能力,建立健全管理制度及档案管理法制化方面入手。
关键词:档案;管理;工作
二十一世纪是以知识和信息为特征的新时代,档案涵盖了政府、社会组织、企事业、公民活动中产生的有保存价值的信息资料。因此,档案工作者必须认清形势的变化,紧跟时代的步伐,把握时代脉搏,进一步解放思想,转变观念,开拓创新,勇于实践,用档案事业的加快发展,更好地为国家的利益服务,为全社会服务,为大多数人的利益服务,为全面建设小康社会服务。对现阶段如何做好档案工作,应该做好以下工作。
一、认清形势,统一思想
1、做好档案工作,是服务大局的需要。
近年来各级党委、政府把“推进城市化、加快工业化、全面发展各项事业”作为中心工作和主旋律,档案工作必须服从、服务于这个大局,并在服务大局中求得更快、更好的发展。基于此,档案工作人员务必充分发挥自身优势,大力开发、利用档案信息资源,用足、用活、用好档案,为领导决策服务,为经济发展和现代化建设服务,进而使其真正发挥以史资政、服务大局的作用。只有这样,档案工作才能更加有所作为,档案事业才能与时俱进,不断取得新的成绩。
2、准确分析和把握思想状况,做好档案工作。
文书档案管理的现代化已经引起档案界的重视,一方面在实践中,取得了成效,另一方面在理论上,进行了热烈的讨论和探索。但在许多文章中也有少数存在着脱离实际的倾向,如有的近乎现代化的理论,缺少档案行业特色,有的大谈国外,罕及本土,有的只有意义没有办法,这些都与当前档案工作者所关心和大多数档案部门所要解决的现代化问题大相径庭。对于思想状况的科学结论只能来源于二点,一是全面准确的调查研究,二是邓小平关于初级阶段的论述。档案部门是一个社会较冷僻的专业,与生产第一线和经济前沿距离较远,与日新月异的科学技术新成果和举足轻重的社会热点问题不是直接相关。长期以来,广大档案工作者付出了无数心血,对传统的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作程序、工作方法、工作技能技巧习惯了、熟练了、精通了,这正是职业道德的要求也是事业的需要,更是档案事业取得今天成就的保证。这种工作作风和敬业精神,今后必须继续坚持和弘扬,应当承认,在一个相当长的历史时期内,纸质档案仍将是各级综合档案的库藏主体,大多数档案馆工作人员的基本工作内容和档案管理的运行机制不会根本性改变,档案工作者仍需在“传统”2E作对象上下工夫。
二、不断提高档案干部队伍素质
档案工作是一项以提供档案的形式,为各项事业服务的工作。专业技术性很强、要求很高。从事档案工作不仅要能够甘当无名英雄,而且还要有较高的政治思想素质和业务素质。
在新的历史发展时期,要想做好档案管理服务工作,必须要做到:
一是各级档案部门的领导集体应有较强的政治理论、政策水平和较高的文化素质以及现代经济、科技、法律、管理和计算机知识,是一个精通档案专业、掌握外语知识、思想解放、开拓进取、团结一致的班子。领导的重视和支持是做好档案工作,促进档案事业发展的关键。
二是档案事业要引入竞争上岗机制,进行公开选拔档案干部,这不仅可以从源头上满足选拔高素质档案干部的迫切需要,更重要的是能形成健康向上的导向,形成鼓励优秀人才脱颖而出的氛围。
三是发展档案事业,加强档案队伍的专业技能教育,可以采取以在职教育为重点,全面开展档案人员岗位培训,同时开展广播、电视、函授、自学考试等远程教育,对职工进行终身培训。作为一名新时期的档案工作者,就要不断地加强自身学习并虚心向老同志学习,增强自身素质,除参加档案专业知识的培训外还应将所学的理论知识与实践相结合,达到学以致用的目的。
三、加强掌握运用新技术的能力
随着科学技术的发展,计算机技术、网络信息技术等渗透到档案工作中,使档案工作者面临着严峻的挑战。档案工作者必须具备熟练操作新技术产品。如计算机、扫描仪、无线上网等各类新技术产品,并具有能够在交换信息的同时不丢失数据、不泄露秘密。档案工作者要会使用档案管理软件,并且在使用的过程中一旦出现故障,能够及时准确地分析故障发生的原因;从而保证电子文档中的数据部不丢失或者尽可能的恢复原状。档案工作者在计算机档案管理系统的使用中要学会电子数据安全保护。在应用计算机进行档案的编目、著录、检索、统计等工作时,通过软件设置口令密码,设定不同操作人员对不同内容的访问权。对不同密级的档案应设置不同的保护措施,或对高密级的档案除设置多级密码保护之外,还应对文件内容进行数据加密。
重视档案人员的培训工作。提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。各部门要积极组织档案工作人员参加业务培训和新技术学习班,提高档案人员的知识结构和整体水平。要针对不同岗位人员的工作职责和素质要求,制定相应的培训与教育方案。如要加强职业道德教育和档案管理基本理论,基本知识、基本技能教育,使他们掌握档案王作程序、规范和操作方法,要根据新形势的要求,从档案管理工作的实际出发,进行现优化、信息化管理的基本知识教育和计算机应用能力的培训,做到理论与实践相结合,使档案工作者具有运用档案计算机管理软件完成档案存储、编辑、检索、利用等档案管理工作的能力。
科学技术的快速发展使知识更新的周期越来越短。因此,必须树立终身教育的理念。要通过继续教育,及时了解档案信息化建设的现状及发展动态。采取多种形式,学习相关学科技术,更新知识、拓展思路、掌握多种技能。强化现代化意识,提高熟练运用计算机和网络信息技术的能力,提高创新能力和专业技术水平,成为档案信息化的管理人才。
四、建立健全档案管理制度
要做好新时期档案工作,必须建立健全各项规章制度,有了切实可行的规章制度,才能实现现代化、规范化、标准化的档案管理。在档案管理工作中,档案工作人员要明确档案管理范围、管理原则和管理方法,使基层的档案管理工作做到有章可循。一是制定归档制度。归档制度应明确规定各种文件材料的归档原则、归档范围、文件的要求及归档时间,使其能够全面地反映档案管理情况,以便提供利用。二是安全保管制度。档案保管工作,是实现维护档案完整和安全的重要环节和主要手段,安全保管制度必须充分考虑现有客观条件,制定出与之相适应的安全保管措施。三是建立档案保密制度。保密制度主要是利用档案的保密措施及对档案人员的保密要求。四是建立档案借阅制度。借阅制度应明确规定借阅档案时所应具备的各种手续及借阅时对档案保护等的要求以及复制、抄录、反馈登记等制度。
五、档案现代化管理要实现法制化
档案现代化建设必须贯彻执行《档案法》。实现档案管理法制化,一是要转变观念、提高认识、积极进取、迎接挑战。二是看清社会发展的趋势,摆正自己的位置,牢固树立服务意识。三是要主动出击,充分发挥潜力,提高服务质量和工作效率;四是要充分提供现代化的设备。随着档案数量的剧增,档案种类的多样化,使得传统的工作方式已难以满足人们对档案的各种要求。因此,引进技术,使用现代化的工作设备是必需的。具备了这些物质条件,才能实施档案工作的现代化管理。
以计算机为核心的现代技术的应用,将大大提高工作效率和服务质量,特别是互联网的出现,很大程度上改变了传统的思维方式和工作方法。现代的服务手段,将进一步拓宽档案工作的服务领域,它将能更好地解决档案工作由被动服务转向主动服务的问题。
关键词:档案;管理;工作
二十一世纪是以知识和信息为特征的新时代,档案涵盖了政府、社会组织、企事业、公民活动中产生的有保存价值的信息资料。因此,档案工作者必须认清形势的变化,紧跟时代的步伐,把握时代脉搏,进一步解放思想,转变观念,开拓创新,勇于实践,用档案事业的加快发展,更好地为国家的利益服务,为全社会服务,为大多数人的利益服务,为全面建设小康社会服务。对现阶段如何做好档案工作,应该做好以下工作。
一、认清形势,统一思想
1、做好档案工作,是服务大局的需要。
近年来各级党委、政府把“推进城市化、加快工业化、全面发展各项事业”作为中心工作和主旋律,档案工作必须服从、服务于这个大局,并在服务大局中求得更快、更好的发展。基于此,档案工作人员务必充分发挥自身优势,大力开发、利用档案信息资源,用足、用活、用好档案,为领导决策服务,为经济发展和现代化建设服务,进而使其真正发挥以史资政、服务大局的作用。只有这样,档案工作才能更加有所作为,档案事业才能与时俱进,不断取得新的成绩。
2、准确分析和把握思想状况,做好档案工作。
文书档案管理的现代化已经引起档案界的重视,一方面在实践中,取得了成效,另一方面在理论上,进行了热烈的讨论和探索。但在许多文章中也有少数存在着脱离实际的倾向,如有的近乎现代化的理论,缺少档案行业特色,有的大谈国外,罕及本土,有的只有意义没有办法,这些都与当前档案工作者所关心和大多数档案部门所要解决的现代化问题大相径庭。对于思想状况的科学结论只能来源于二点,一是全面准确的调查研究,二是邓小平关于初级阶段的论述。档案部门是一个社会较冷僻的专业,与生产第一线和经济前沿距离较远,与日新月异的科学技术新成果和举足轻重的社会热点问题不是直接相关。长期以来,广大档案工作者付出了无数心血,对传统的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作程序、工作方法、工作技能技巧习惯了、熟练了、精通了,这正是职业道德的要求也是事业的需要,更是档案事业取得今天成就的保证。这种工作作风和敬业精神,今后必须继续坚持和弘扬,应当承认,在一个相当长的历史时期内,纸质档案仍将是各级综合档案的库藏主体,大多数档案馆工作人员的基本工作内容和档案管理的运行机制不会根本性改变,档案工作者仍需在“传统”2E作对象上下工夫。
二、不断提高档案干部队伍素质
档案工作是一项以提供档案的形式,为各项事业服务的工作。专业技术性很强、要求很高。从事档案工作不仅要能够甘当无名英雄,而且还要有较高的政治思想素质和业务素质。
在新的历史发展时期,要想做好档案管理服务工作,必须要做到:
一是各级档案部门的领导集体应有较强的政治理论、政策水平和较高的文化素质以及现代经济、科技、法律、管理和计算机知识,是一个精通档案专业、掌握外语知识、思想解放、开拓进取、团结一致的班子。领导的重视和支持是做好档案工作,促进档案事业发展的关键。
二是档案事业要引入竞争上岗机制,进行公开选拔档案干部,这不仅可以从源头上满足选拔高素质档案干部的迫切需要,更重要的是能形成健康向上的导向,形成鼓励优秀人才脱颖而出的氛围。
三是发展档案事业,加强档案队伍的专业技能教育,可以采取以在职教育为重点,全面开展档案人员岗位培训,同时开展广播、电视、函授、自学考试等远程教育,对职工进行终身培训。作为一名新时期的档案工作者,就要不断地加强自身学习并虚心向老同志学习,增强自身素质,除参加档案专业知识的培训外还应将所学的理论知识与实践相结合,达到学以致用的目的。
三、加强掌握运用新技术的能力
随着科学技术的发展,计算机技术、网络信息技术等渗透到档案工作中,使档案工作者面临着严峻的挑战。档案工作者必须具备熟练操作新技术产品。如计算机、扫描仪、无线上网等各类新技术产品,并具有能够在交换信息的同时不丢失数据、不泄露秘密。档案工作者要会使用档案管理软件,并且在使用的过程中一旦出现故障,能够及时准确地分析故障发生的原因;从而保证电子文档中的数据部不丢失或者尽可能的恢复原状。档案工作者在计算机档案管理系统的使用中要学会电子数据安全保护。在应用计算机进行档案的编目、著录、检索、统计等工作时,通过软件设置口令密码,设定不同操作人员对不同内容的访问权。对不同密级的档案应设置不同的保护措施,或对高密级的档案除设置多级密码保护之外,还应对文件内容进行数据加密。
重视档案人员的培训工作。提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。各部门要积极组织档案工作人员参加业务培训和新技术学习班,提高档案人员的知识结构和整体水平。要针对不同岗位人员的工作职责和素质要求,制定相应的培训与教育方案。如要加强职业道德教育和档案管理基本理论,基本知识、基本技能教育,使他们掌握档案王作程序、规范和操作方法,要根据新形势的要求,从档案管理工作的实际出发,进行现优化、信息化管理的基本知识教育和计算机应用能力的培训,做到理论与实践相结合,使档案工作者具有运用档案计算机管理软件完成档案存储、编辑、检索、利用等档案管理工作的能力。
科学技术的快速发展使知识更新的周期越来越短。因此,必须树立终身教育的理念。要通过继续教育,及时了解档案信息化建设的现状及发展动态。采取多种形式,学习相关学科技术,更新知识、拓展思路、掌握多种技能。强化现代化意识,提高熟练运用计算机和网络信息技术的能力,提高创新能力和专业技术水平,成为档案信息化的管理人才。
四、建立健全档案管理制度
要做好新时期档案工作,必须建立健全各项规章制度,有了切实可行的规章制度,才能实现现代化、规范化、标准化的档案管理。在档案管理工作中,档案工作人员要明确档案管理范围、管理原则和管理方法,使基层的档案管理工作做到有章可循。一是制定归档制度。归档制度应明确规定各种文件材料的归档原则、归档范围、文件的要求及归档时间,使其能够全面地反映档案管理情况,以便提供利用。二是安全保管制度。档案保管工作,是实现维护档案完整和安全的重要环节和主要手段,安全保管制度必须充分考虑现有客观条件,制定出与之相适应的安全保管措施。三是建立档案保密制度。保密制度主要是利用档案的保密措施及对档案人员的保密要求。四是建立档案借阅制度。借阅制度应明确规定借阅档案时所应具备的各种手续及借阅时对档案保护等的要求以及复制、抄录、反馈登记等制度。
五、档案现代化管理要实现法制化
档案现代化建设必须贯彻执行《档案法》。实现档案管理法制化,一是要转变观念、提高认识、积极进取、迎接挑战。二是看清社会发展的趋势,摆正自己的位置,牢固树立服务意识。三是要主动出击,充分发挥潜力,提高服务质量和工作效率;四是要充分提供现代化的设备。随着档案数量的剧增,档案种类的多样化,使得传统的工作方式已难以满足人们对档案的各种要求。因此,引进技术,使用现代化的工作设备是必需的。具备了这些物质条件,才能实施档案工作的现代化管理。
以计算机为核心的现代技术的应用,将大大提高工作效率和服务质量,特别是互联网的出现,很大程度上改变了传统的思维方式和工作方法。现代的服务手段,将进一步拓宽档案工作的服务领域,它将能更好地解决档案工作由被动服务转向主动服务的问题。