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摘 要：随着信息化技术的发展，尤其是大数据技术的涌现，企业办公室档案管理面临新的机遇。相比企业档案管理的传统工作方法存在效率低下，难以实现快速查询和辅助决策的问题，大数据技术为办公室档案管理模式优化提供了先进的条件和手段。如何利用好大数据技术的优势，积极创新公室档案管理的思路和和工作手段，从而提升办公室档案管理的工作效率和服务能力，值得每一位档案管理工作人员深入思考。
关键词：档案管理;办公室;大数据;对策;问题
一、大数据档案的内涵
什么是大数据？ 大数据是指通过精准地发掘、采集与分析，在海量类型数据中快速获得更有价值的信息的能力。大数据的优势在于数据多、效率高、价值大。其中涵盖的数据类型多种多样，又能在一定时间内，对数据进行筛选与分析，精确地提炼出所需要的信息，在短时间内生成与传播，节省了大量人力和物力[1]。
大数据档案与大数据大致相同，其不同之处在于数据不够集中，但更为真实与精确。具体说来就是，传统档案渐渐在向信息化档案靠拢，所以电子档案的数量时刻都在增长。另外，档案的类型多种多样，在形成上可以划分为国家机关、党组织、事业单位、企业等。又根据记录信息的方式分为纸质版与电子版。电子档案打破了传统档案的局限性，在继承传统档案的图文记录形式的基础上，添加了视频、音频等形式。因此，数据量日益剧增[2]。如今，信息技术带动了各个领域的发展，将信息技术融入档案管理系统，要求在有效的时间内，系统完成对数据的采集、归类、分析、整理和生成一系列流程，才能为档案管理人员提供便利的条件。档案的实际意义在于为人们提供更权威、精确的信息，所具有的价值意义明显，由于信息分布较为零散，需要进行集中整理与归纳。
二、大数据视角下企业办公室档案管理中存在的问题
（一）电子档案管理人员的综合能力有待强化
电子档案管理工作开展中，决定其工作效率和质量的基础因素就是电子档案管理人员的综合能力，包括了计算机应用能力、信息化办公能力等等。而在现阶段的电子档案管理工作中，部分管理人员受传统档案管理模式的影响，其信息化档案管理能力以及计算机设备的操作能力都有所不足，这就造成了现阶段电子档案管理工作的效率和质量难以发挥，给档案管理工作的现代化发展带来了不利影响。
（二）电子档案管理设备有待更新
电子档案管理中，档案调取速度、储存速度以及档案分析速度的主要影响因素就是电子档案管理的设备，而现阶段部分行业的电子档案管理中，存在设备老化情况严重、硬件设备质量不足和软件系统搭载速度不足的现实问题，因此造成电子档案管理的优势难以体现。陈旧的电子设备容易在档案管理過程中出现死机的情况，造成档案数据丢失，给档案管理工作的开展带来严重的不利影响。
（三）电子档案管理中大数据平台建设不足
电子档案管理的重要功能属性之一就是通过大数据平台的建设，实现对档案数据信息的永久储存以及对档案数据的全面分析，便于行业进行档案对比，以实现行业的最优化选择[3]。而在现阶段电子档案管理中，还存在着档案大数据平台构建不足的现实问题，不仅使电子档案保存面临着硬件设备损坏而发生档案数据信息丢失的威胁，也使电子档案管理中档案信息分析能力无法发挥，没有办法实现档案数据的对比，因此给档案管理工作的发展带来了严重的不利影响。
（四）电子档案管理中安全防护机制有待完善
电子档案管理作为依托于现代电子信息技术的新型档案管理模式，虽然大幅提升了档案管理工作的效率和质量，使档案管理功能更加完善，但与此同时，也面临互联网信息安全问题的威胁，因此落实安全防护机制有着重要意义。而现阶段的电子档案管理中，安全防护机制的建设还有待完善，使电子数据档案面临着信息泄漏的威胁，给行业发展埋下了安全隐患。
三、大数据视角下企业办公室档案管理的有效对策
（一）落实培训计划，强化电子档案管理人员的综合能力
管理人员作为电子档案管理工作效率和质量基础影响因素，在电子档案管理中，首要的任务就是建立培训计划，通过高质量的培训工作落实，对电子档案管理人员的综合能力进行全面提升，例如信息化管理能力以及计算机设备操作能力等，为电子档案管理工作的开展奠定高质量的人员基础，推动电子档案管理工作的落实。
（二）更新电子设备，保证硬件系统的质量
在电子档案管理中，重要的管理工具就是现代电子设备以及其硬件设施，电子设备和硬件系统的质量也决定了电子档案管理的整体质量。因此，在电子档案管理工作开展时，要对电子设备进行革新，保证电子设备及其硬件系统能够满足电子档案管理的需求，保证软件系统能够稳定运行，避免因为软件系统搭载问题造成档案数据的损失，影响电子档案管理工作的质量。
（三）建立档案大数据平台，保证电子档案管理的功能得以完全发挥
大数据平台建设是现代电子档案管理的重要特征体现，是电子档案管理功能完全发挥的保障。在电子档案管理中，要建立完善的大数据平台，对档案数据信息进行平台数据的云端储存，实现档案数据的长久保存。同时，也能够通过大数据平台对数据档案进行筛选对比，为行业决策的落实提供数据分析保障，推动档案管理工作现代化发展。
（四）落实安全防护机制，避免档案数据信息的泄漏
大数据时代，信息数据的重要性不言而喻，一旦发生档案数据信息泄漏的情况，不仅会给行业发展带来麻烦，甚至还会给行业造成巨大的经济损失。因此在电子档案管理中，必须建立安全防护机制，对档案数据信息进行加密保存，避免出现档案信息数据泄漏的情况。并建立网络数据防火墙，避免不法分子通过网络信息数据窃取的方式，将档案信息数据盗走，给行业发展带来隐患。
四、结束语
大数据时代来临，企业档案管理人员要跟上步伐，学习大数据技术和大数据思维，全面提升档案管理的服务质量和工作效率，尤其是让档案信息真正为企业带来增值服务和价值，发挥应有的效用。具体实施上，首先，依托大数据平台集成现有的档案数据，进一步明确办公档案数据管理的日常职责分工;其次，需要根据大数据平台管理的特点，完善数据使用审批规范;最后，在日常工作中利用好大数据管理系统，熟练掌握插入、修改、检索、查找、删除等基本数据功能，提高档案管理的工作效率。
参考文献
[1]魏东奎.大数据技术在档案管理中的应用[J].科技风，2020（16）：98+100.
[2]王辉.大数据视角下档案信息化管理的有效途径探究[J].科技风，2020（16）：104.
[3]李永萍.大数据下的档案数字化浅析[J].内蒙古水利，2020（05）：72-73.
关键词：档案管理;办公室;大数据;对策;问题
一、大数据档案的内涵
什么是大数据？ 大数据是指通过精准地发掘、采集与分析，在海量类型数据中快速获得更有价值的信息的能力。大数据的优势在于数据多、效率高、价值大。其中涵盖的数据类型多种多样，又能在一定时间内，对数据进行筛选与分析，精确地提炼出所需要的信息，在短时间内生成与传播，节省了大量人力和物力[1]。
大数据档案与大数据大致相同，其不同之处在于数据不够集中，但更为真实与精确。具体说来就是，传统档案渐渐在向信息化档案靠拢，所以电子档案的数量时刻都在增长。另外，档案的类型多种多样，在形成上可以划分为国家机关、党组织、事业单位、企业等。又根据记录信息的方式分为纸质版与电子版。电子档案打破了传统档案的局限性，在继承传统档案的图文记录形式的基础上，添加了视频、音频等形式。因此，数据量日益剧增[2]。如今，信息技术带动了各个领域的发展，将信息技术融入档案管理系统，要求在有效的时间内，系统完成对数据的采集、归类、分析、整理和生成一系列流程，才能为档案管理人员提供便利的条件。档案的实际意义在于为人们提供更权威、精确的信息，所具有的价值意义明显，由于信息分布较为零散，需要进行集中整理与归纳。
二、大数据视角下企业办公室档案管理中存在的问题
（一）电子档案管理人员的综合能力有待强化
电子档案管理工作开展中，决定其工作效率和质量的基础因素就是电子档案管理人员的综合能力，包括了计算机应用能力、信息化办公能力等等。而在现阶段的电子档案管理工作中，部分管理人员受传统档案管理模式的影响，其信息化档案管理能力以及计算机设备的操作能力都有所不足，这就造成了现阶段电子档案管理工作的效率和质量难以发挥，给档案管理工作的现代化发展带来了不利影响。
（二）电子档案管理设备有待更新
电子档案管理中，档案调取速度、储存速度以及档案分析速度的主要影响因素就是电子档案管理的设备，而现阶段部分行业的电子档案管理中，存在设备老化情况严重、硬件设备质量不足和软件系统搭载速度不足的现实问题，因此造成电子档案管理的优势难以体现。陈旧的电子设备容易在档案管理過程中出现死机的情况，造成档案数据丢失，给档案管理工作的开展带来严重的不利影响。
（三）电子档案管理中大数据平台建设不足
电子档案管理的重要功能属性之一就是通过大数据平台的建设，实现对档案数据信息的永久储存以及对档案数据的全面分析，便于行业进行档案对比，以实现行业的最优化选择[3]。而在现阶段电子档案管理中，还存在着档案大数据平台构建不足的现实问题，不仅使电子档案保存面临着硬件设备损坏而发生档案数据信息丢失的威胁，也使电子档案管理中档案信息分析能力无法发挥，没有办法实现档案数据的对比，因此给档案管理工作的发展带来了严重的不利影响。
（四）电子档案管理中安全防护机制有待完善
电子档案管理作为依托于现代电子信息技术的新型档案管理模式，虽然大幅提升了档案管理工作的效率和质量，使档案管理功能更加完善，但与此同时，也面临互联网信息安全问题的威胁，因此落实安全防护机制有着重要意义。而现阶段的电子档案管理中，安全防护机制的建设还有待完善，使电子数据档案面临着信息泄漏的威胁，给行业发展埋下了安全隐患。
三、大数据视角下企业办公室档案管理的有效对策
（一）落实培训计划，强化电子档案管理人员的综合能力
管理人员作为电子档案管理工作效率和质量基础影响因素，在电子档案管理中，首要的任务就是建立培训计划，通过高质量的培训工作落实，对电子档案管理人员的综合能力进行全面提升，例如信息化管理能力以及计算机设备操作能力等，为电子档案管理工作的开展奠定高质量的人员基础，推动电子档案管理工作的落实。
（二）更新电子设备，保证硬件系统的质量
在电子档案管理中，重要的管理工具就是现代电子设备以及其硬件设施，电子设备和硬件系统的质量也决定了电子档案管理的整体质量。因此，在电子档案管理工作开展时，要对电子设备进行革新，保证电子设备及其硬件系统能够满足电子档案管理的需求，保证软件系统能够稳定运行，避免因为软件系统搭载问题造成档案数据的损失，影响电子档案管理工作的质量。
（三）建立档案大数据平台，保证电子档案管理的功能得以完全发挥
大数据平台建设是现代电子档案管理的重要特征体现，是电子档案管理功能完全发挥的保障。在电子档案管理中，要建立完善的大数据平台，对档案数据信息进行平台数据的云端储存，实现档案数据的长久保存。同时，也能够通过大数据平台对数据档案进行筛选对比，为行业决策的落实提供数据分析保障，推动档案管理工作现代化发展。
（四）落实安全防护机制，避免档案数据信息的泄漏
大数据时代，信息数据的重要性不言而喻，一旦发生档案数据信息泄漏的情况，不仅会给行业发展带来麻烦，甚至还会给行业造成巨大的经济损失。因此在电子档案管理中，必须建立安全防护机制，对档案数据信息进行加密保存，避免出现档案信息数据泄漏的情况。并建立网络数据防火墙，避免不法分子通过网络信息数据窃取的方式，将档案信息数据盗走，给行业发展带来隐患。
四、结束语
大数据时代来临，企业档案管理人员要跟上步伐，学习大数据技术和大数据思维，全面提升档案管理的服务质量和工作效率，尤其是让档案信息真正为企业带来增值服务和价值，发挥应有的效用。具体实施上，首先，依托大数据平台集成现有的档案数据，进一步明确办公档案数据管理的日常职责分工;其次，需要根据大数据平台管理的特点，完善数据使用审批规范;最后，在日常工作中利用好大数据管理系统，熟练掌握插入、修改、检索、查找、删除等基本数据功能，提高档案管理的工作效率。
参考文献
[1]魏东奎.大数据技术在档案管理中的应用[J].科技风，2020（16）：98+100.
[2]王辉.大数据视角下档案信息化管理的有效途径探究[J].科技风，2020（16）：104.
[3]李永萍.大数据下的档案数字化浅析[J].内蒙古水利，2020（05）：72-73.