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档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好各类文件处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。
档案工作的服务性突出地表现在档案利用工作这个环节上。档案检索方式分手工检索和计算机检索。要编制一些必要的、方便利用的手工检索工具作为计算机检索过度的基础工具。检索形式要在计算机检索上多做文章，不断研究探索计算机检索的有效途径。开发编制标准统一、利用者易操作、高质量、全方位的计算机检索途径。利用网络技术提供档案信息，为实现信息资源共享创造条件。
实现档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化，检索利用的便捷化。一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷分工，要在“以我为主”原则指导下，确立立卷归档的重点，要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资源之别，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是要注意有效地维护卷字的完整性。归档中既要掌握重点，分清主次，把住卷宗的入口关，使不该归档文件不致混入；同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组成一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整、又不庞杂，为档案规范化和标准化建设奠定坚实的基础。
随着信息技术和网络技术的日益发展，特种设备档案管理工作也有单纯的优质文件向电子文件和纸质文件的同步归档发展。我们的办法是以纸质文件归档为基础，按纸质文件的归档原则进行组卷、归档。然后以归档内容作为电子文件归档鉴定的依据。使电子文件服从于纸质文件的归档要求及管理原则是一个切实可行的办法。各检验和督察部门在网上检索到文件目录后，若设文件有电子文件形式则自动出现链接标志，被允许的用户即可直接进入电子档案数据库，查看文件全文。单位办公自动化网上数据经过鉴定后被转换为档案数据，使单位网成为数字档案的一个“数据库”，档案部门只需有一个大型服务器作为备份即可。同时电子文件与纸质文件同时归档，一是只要纸质文件归档，各监察检验部门网上的相應文件则按照纸质文件的保管期限，分类直接进入档案数据库，使每一份文件的原始真实数据直接归档。这样可保证电子文件的真实性、完整性。解决了电子文件的鉴定问题。二是电子文件的产生，其形成数量与日俱增，实现同步归档，可减少二次输入的困难。三是同等归档可解决办公自动化与档案管理脱节的问题。四是直接使用大型服务器备份同步归档避免对外存储器保管出现的不安全问题。五是同步归档可避免各归档部门的微机与档案部门的微机交叉感染，减少攻击。
目录集成、数据集成、信息集成、多煤体集成、数据库集成已成为数字档案建设和档案网络互操作性研究的重要内容。文件和档案集成化管理是电子环境下档案长久保存与利用的有效对策，是电子档案管理的必然发展趋势，是机构信息资源和资源共享的最佳模式。集成将不同的资源、优势结合起来，促进各要素功能和优势之间的优化组合、匹配、协同作用，实现优势互补，效用共享、提高系统的整体功效，实现系统目标的一个过程、一种方法和一种思想。集成贯穿于管理活动的全局和整个过程，因而各类管理对象、资源要素可以实现全方位、全范围和全阶段的优化，激发单项优势之间的聚变放大作用，最终促进管理活动的效果和效率的提高。实现跨平台数据共享与访问，需要一个分布式异构交换与共享系统来实现不同数据库之间的连接，数据库和数据共享；保护已经建立的资源，充分利用各部门已经使用的数据库。异构数据交换与共享系统可以将任意格式的数据库放在任意多个分布式数据服务器上，而将包含数据搜索和描述信息的元数据登录到元数据服务器上。服务器之间通过局域网或国际互联网连接，可以随数据量增大，新数据源加入和共享用户数的增加而随时扩展。用户可以通过客户端系统或网页浏览器两种方式提交数据，登录元数据或查询元数据及下载所需数据。在异构数据交换与共享系统支持下，不同部门或不同业务的数据可以由各自的专用服务器存储管理，通过公共的元数据服务器查询使用，完美地实现数据交换和信息共享。多个元数据服务器可以通过该系统数据交换服务器代享，实现一点查询。系统的使用模式为：首先在一个主数中心设置元数据服务器，在N个加盟的分数据中心设置数据服务器，各数据服务器向元数据服务登录。由系统管理员在元数据服务器上定义和建立一个或多个元数据库。用户安装客户端，向元数据中心申请帐号和授权。其次是各分数据中心用户将数据下载于各自的数据服务器上，而将元数据登录到主数据中心的元数据服务器上。系统自动建立链接，进行一体化管理。再次各地用户远程连接元数据服务器，检索浏览元数据，远程下载所需数据。
信息共享系统可以帮助特种设备安全检验部门、政府或企业各部门安全有效地管理各种公用信息，实现安全监察、检验、客户资源共享联动机制。这些信息不需要集中管理，而是分布各个不同部门，由数据的直接拥有者来维护、更新、管理。数据提供者只需要把相关的描述性信息上传到相应的元数据服务器中，供相关人员查阅，对授权用户支持下载，甚至修改等相应权限。这样既可以实现多元信息的充分共享，又保证了这些“原始”数据的安全，使数据提供者的相关权益有了相应的保障。
档案工作的服务性突出地表现在档案利用工作这个环节上。档案检索方式分手工检索和计算机检索。要编制一些必要的、方便利用的手工检索工具作为计算机检索过度的基础工具。检索形式要在计算机检索上多做文章，不断研究探索计算机检索的有效途径。开发编制标准统一、利用者易操作、高质量、全方位的计算机检索途径。利用网络技术提供档案信息，为实现信息资源共享创造条件。
实现档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化，检索利用的便捷化。一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷分工，要在“以我为主”原则指导下，确立立卷归档的重点，要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资源之别，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是要注意有效地维护卷字的完整性。归档中既要掌握重点，分清主次，把住卷宗的入口关，使不该归档文件不致混入；同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组成一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整、又不庞杂，为档案规范化和标准化建设奠定坚实的基础。
随着信息技术和网络技术的日益发展，特种设备档案管理工作也有单纯的优质文件向电子文件和纸质文件的同步归档发展。我们的办法是以纸质文件归档为基础，按纸质文件的归档原则进行组卷、归档。然后以归档内容作为电子文件归档鉴定的依据。使电子文件服从于纸质文件的归档要求及管理原则是一个切实可行的办法。各检验和督察部门在网上检索到文件目录后，若设文件有电子文件形式则自动出现链接标志，被允许的用户即可直接进入电子档案数据库，查看文件全文。单位办公自动化网上数据经过鉴定后被转换为档案数据，使单位网成为数字档案的一个“数据库”，档案部门只需有一个大型服务器作为备份即可。同时电子文件与纸质文件同时归档，一是只要纸质文件归档，各监察检验部门网上的相應文件则按照纸质文件的保管期限，分类直接进入档案数据库，使每一份文件的原始真实数据直接归档。这样可保证电子文件的真实性、完整性。解决了电子文件的鉴定问题。二是电子文件的产生，其形成数量与日俱增，实现同步归档，可减少二次输入的困难。三是同等归档可解决办公自动化与档案管理脱节的问题。四是直接使用大型服务器备份同步归档避免对外存储器保管出现的不安全问题。五是同步归档可避免各归档部门的微机与档案部门的微机交叉感染，减少攻击。
目录集成、数据集成、信息集成、多煤体集成、数据库集成已成为数字档案建设和档案网络互操作性研究的重要内容。文件和档案集成化管理是电子环境下档案长久保存与利用的有效对策，是电子档案管理的必然发展趋势，是机构信息资源和资源共享的最佳模式。集成将不同的资源、优势结合起来，促进各要素功能和优势之间的优化组合、匹配、协同作用，实现优势互补，效用共享、提高系统的整体功效，实现系统目标的一个过程、一种方法和一种思想。集成贯穿于管理活动的全局和整个过程，因而各类管理对象、资源要素可以实现全方位、全范围和全阶段的优化，激发单项优势之间的聚变放大作用，最终促进管理活动的效果和效率的提高。实现跨平台数据共享与访问，需要一个分布式异构交换与共享系统来实现不同数据库之间的连接，数据库和数据共享；保护已经建立的资源，充分利用各部门已经使用的数据库。异构数据交换与共享系统可以将任意格式的数据库放在任意多个分布式数据服务器上，而将包含数据搜索和描述信息的元数据登录到元数据服务器上。服务器之间通过局域网或国际互联网连接，可以随数据量增大，新数据源加入和共享用户数的增加而随时扩展。用户可以通过客户端系统或网页浏览器两种方式提交数据，登录元数据或查询元数据及下载所需数据。在异构数据交换与共享系统支持下，不同部门或不同业务的数据可以由各自的专用服务器存储管理，通过公共的元数据服务器查询使用，完美地实现数据交换和信息共享。多个元数据服务器可以通过该系统数据交换服务器代享，实现一点查询。系统的使用模式为：首先在一个主数中心设置元数据服务器，在N个加盟的分数据中心设置数据服务器，各数据服务器向元数据服务登录。由系统管理员在元数据服务器上定义和建立一个或多个元数据库。用户安装客户端，向元数据中心申请帐号和授权。其次是各分数据中心用户将数据下载于各自的数据服务器上，而将元数据登录到主数据中心的元数据服务器上。系统自动建立链接，进行一体化管理。再次各地用户远程连接元数据服务器，检索浏览元数据，远程下载所需数据。
信息共享系统可以帮助特种设备安全检验部门、政府或企业各部门安全有效地管理各种公用信息，实现安全监察、检验、客户资源共享联动机制。这些信息不需要集中管理，而是分布各个不同部门，由数据的直接拥有者来维护、更新、管理。数据提供者只需要把相关的描述性信息上传到相应的元数据服务器中，供相关人员查阅，对授权用户支持下载，甚至修改等相应权限。这样既可以实现多元信息的充分共享，又保证了这些“原始”数据的安全，使数据提供者的相关权益有了相应的保障。