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保存“习惯” 电脑设置随身带
图１
为了方便，我们通常会对自己办公桌上的电脑进行一些个性化设置，使用起来更切合自己的需求和习惯，效率提高了不少。但是离开了自己的电脑，这些设置就没有了。怎样方便地把自己电脑中创建的个性化设置，包括个性菜单、宏命令等在办公室电脑和别的电脑间方便“移植”？
钥匙：首先，进入“开始→程序→Microsoft Office 工具”，打开“用户设置保存向导”，点击“下一步”，就能搜索已有的Office个性化设置。单击“保存本机的设置”，然后按“下一步”直到完成，设置程序会在指定的路径下生成一个“新建设置文件.OPS”的文件。将此文件拷贝到目标计算机中，选择“将原先保存的设置恢复应用到本机上”一项，就完成了个性化设置的移植工作。如果重装系统，也不再需要劳神去重建个性化设置了（见图1）。
图２
文档定位默认存哪我来定
Lucy在使用Word进行文档处理时，每次点“打开”或“保存”，都会自动把对话框定位到“我的文档”。老板的专用文档在 D盘，每次都要再选一遍，真麻烦。
钥匙：首先，点击菜单栏中的“工具→选项”，在弹出的“选项”对话框中，点“文件位置”选项卡。这时候你就会发现默认的位置为“F:\DocumentsandSettings\ Administrator\MyDocuments”，即“我的文档”。点击右下角“修改”按钮，在弹出的“修改位置”对话框中，通过“查找范围”设置栏选择你的常用的文件夹，如:“D:\赵经理的专用文件”，确定。最后回到“选项”对话框中，点击右下角的“确定”按钮使设置生效即可。看，现在“打开”和“保存”文档的默认位置已经变成了你指定的个人文件夹了。对于多人共用一机的用户，此法也非常实用（见图2）。
图３
同名复制原来文档不覆盖
文秘Alice习惯对正在处理使用的文档进行备份。但是这些文档在复制过程中出现了问题：在目标文件夹下，要复制过来的一批文件与原有的一批文件名字相同，就会弹出一个对话框，询问是否覆盖。每次一个个地点“否”太麻烦，而且如果没有看清，误点了“是”，可能造成很大麻烦。有什么好的解决办法吗？
钥匙：可以利用“shift”功能键来实现。首先在按住“shift”键的同时，点击“否”按钮，之后系统遇到复制同名文件时，就会自动回答“否”，而不再逐一询问（见图3）。
图４
时间设置 让PPT每次都是最新版
公司明天要给客户做演示，不过小B早在上周五就完成了他的PPT文档，经理也比较满意，不过今天还特意过来关照了一下：要把文档页眉的日期修改一下，别让客户觉得旧。小B说没问题，可却不见他改，难道PPT会自己改日期？
钥匙：PPT还真的可以实现日期的自动更新，方法也很简单，只需要选择“视图”菜单中的“页眉与页脚”选项，在弹出的对话框中选择“幻灯片”选项卡，再选择“日期与时间”复选框，选中“自动更新”单选按钮，最后单击“全部应用”按钮即可在每次打开PPT文档时随系统自动更新页眉、页脚的日期和时间（见图4）。
简单操作 Excel复杂编号轻松填
在工作中，我们经常会遇到输入一些复杂编号的情况（比如输入员工的工号和身份证号等等）。这些编号，往往前面的几位数字是固定的，而后几位数字则是按照正常的排序进行编号。如果我们手工输入这些复杂编号，麻烦又容易出错，是否有办法变得简单些？
钥匙：在Excel中，如果要将WK200304001这样的编号输入到B2∶B300单元格区域中，前面的WK200304是固定的，后面有数据则是正常编号。那么，我们应该先选中B2∶B300单元格区域，然后，点击菜单命令“格式→单元格”，打开“单元格格式”对话框，点击“数字”选项卡。在左侧的“分类”列表中选择“自定义”，然后在右侧“类型”下文的输入框中输入“WK20030400#”(引号不必输入)，确定即可。如此设置以后，输入编号时，只需要在B2至B4单元格中分别输入1、2、3，那么就可以得到合乎要求的WK200304001样的编号了。选中这三个单元格，将鼠标定位于填充句柄，向下拖动至B300就可以完成自动填充了（见图5）。
图１
为了方便，我们通常会对自己办公桌上的电脑进行一些个性化设置，使用起来更切合自己的需求和习惯，效率提高了不少。但是离开了自己的电脑，这些设置就没有了。怎样方便地把自己电脑中创建的个性化设置，包括个性菜单、宏命令等在办公室电脑和别的电脑间方便“移植”？
钥匙：首先，进入“开始→程序→Microsoft Office 工具”，打开“用户设置保存向导”，点击“下一步”，就能搜索已有的Office个性化设置。单击“保存本机的设置”，然后按“下一步”直到完成，设置程序会在指定的路径下生成一个“新建设置文件.OPS”的文件。将此文件拷贝到目标计算机中，选择“将原先保存的设置恢复应用到本机上”一项，就完成了个性化设置的移植工作。如果重装系统，也不再需要劳神去重建个性化设置了（见图1）。
图２
文档定位默认存哪我来定
Lucy在使用Word进行文档处理时，每次点“打开”或“保存”，都会自动把对话框定位到“我的文档”。老板的专用文档在 D盘，每次都要再选一遍，真麻烦。
钥匙：首先，点击菜单栏中的“工具→选项”，在弹出的“选项”对话框中，点“文件位置”选项卡。这时候你就会发现默认的位置为“F:\DocumentsandSettings\ Administrator\MyDocuments”，即“我的文档”。点击右下角“修改”按钮，在弹出的“修改位置”对话框中，通过“查找范围”设置栏选择你的常用的文件夹，如:“D:\赵经理的专用文件”，确定。最后回到“选项”对话框中，点击右下角的“确定”按钮使设置生效即可。看，现在“打开”和“保存”文档的默认位置已经变成了你指定的个人文件夹了。对于多人共用一机的用户，此法也非常实用（见图2）。
图３
同名复制原来文档不覆盖
文秘Alice习惯对正在处理使用的文档进行备份。但是这些文档在复制过程中出现了问题：在目标文件夹下，要复制过来的一批文件与原有的一批文件名字相同，就会弹出一个对话框，询问是否覆盖。每次一个个地点“否”太麻烦，而且如果没有看清，误点了“是”，可能造成很大麻烦。有什么好的解决办法吗？
钥匙：可以利用“shift”功能键来实现。首先在按住“shift”键的同时，点击“否”按钮，之后系统遇到复制同名文件时，就会自动回答“否”，而不再逐一询问（见图3）。
图４
时间设置 让PPT每次都是最新版
公司明天要给客户做演示，不过小B早在上周五就完成了他的PPT文档，经理也比较满意，不过今天还特意过来关照了一下：要把文档页眉的日期修改一下，别让客户觉得旧。小B说没问题，可却不见他改，难道PPT会自己改日期？
钥匙：PPT还真的可以实现日期的自动更新，方法也很简单，只需要选择“视图”菜单中的“页眉与页脚”选项，在弹出的对话框中选择“幻灯片”选项卡，再选择“日期与时间”复选框，选中“自动更新”单选按钮，最后单击“全部应用”按钮即可在每次打开PPT文档时随系统自动更新页眉、页脚的日期和时间（见图4）。
简单操作 Excel复杂编号轻松填
在工作中，我们经常会遇到输入一些复杂编号的情况（比如输入员工的工号和身份证号等等）。这些编号，往往前面的几位数字是固定的，而后几位数字则是按照正常的排序进行编号。如果我们手工输入这些复杂编号，麻烦又容易出错，是否有办法变得简单些？
钥匙：在Excel中，如果要将WK200304001这样的编号输入到B2∶B300单元格区域中，前面的WK200304是固定的，后面有数据则是正常编号。那么，我们应该先选中B2∶B300单元格区域，然后，点击菜单命令“格式→单元格”，打开“单元格格式”对话框，点击“数字”选项卡。在左侧的“分类”列表中选择“自定义”，然后在右侧“类型”下文的输入框中输入“WK20030400#”(引号不必输入)，确定即可。如此设置以后，输入编号时，只需要在B2至B4单元格中分别输入1、2、3，那么就可以得到合乎要求的WK200304001样的编号了。选中这三个单元格，将鼠标定位于填充句柄，向下拖动至B300就可以完成自动填充了（见图5）。