论文部分内容阅读
摘 要： 应用型本科院校大多数属于地方新建或升格的院校，独立办学的时间不长，日常各方面的管理经验存在不足，尤其是下属的二级学院在教学档案管理方面的问题比较突出。本文以此为突破口，阐述教学档案的特点及其作用，并提出解决教学档案管理方面问题的方法和建议。
关键词： 应用型本科院校 二级学院 教学档案管理
教学档案属于档案学的研究范畴，档案界对于教学档案的定义有两种：一种是狭义的，认为教学档案是高校教师在教学实践过程中形成的档案，包括教学计划、教学大纲、自编教材、典型教案、辅导提纲、试题等。另一种是广义的，认为教学档案是在教学管理、教学实践活动过程中形成的全部档案。得到档案界广泛认同的是后者。但笔者认为狭义的教学档案定义更实用，符合日常应用型本科院校二级学院日常教学档案管理的实际需求，具有明确的指导意义。如果按照此要求，发动教职工在工作中科学合理逐一整理归档各类资料，必定对二级学院日后的教学研究和发展有重要的意义。
一、教学档案的归档范围、特点及作用
1.教学档案的归档范围。
教学档案无非是上述提到的那几样内容，但明确的归档范围是什么，却没有几个人能详细说清楚。笔者查阅了相关文献资料和论文，发现对于教学档案的归档范围和归档重点学界是有明确规定的。根据国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（87）教办字016号）和《高等学校教学类档案工作规范》的相关规定，高校教学档案的归档范围是：教学管理活动中产生的综合管理性材料；招生管理方面的材料；教学计划及课程教学实践方面的文件材料；学籍管理方面的文件材料；教材方面的文件材料；教师培训方面的文件材料；学科与实验室建设方面的文件材料；学位工作方面的文件材料；毕业生工作方面的文件材料等。归档重点是围绕高校教学工作中形成的文件材料和记录，特别是在教学实践活动的各个环节形成的文字、声像、图表、电子载体等不同形式和载体的历史记录。凡在高校“教学管理、教学研究及德、智、体教学实践活动过程中形成的，具有保存价值的不同载体的教学文件材料，均应归档”[1]。
2.教学档案的特点。
高校教学档案在日常教学工作中的作用日益重要，掌握其特点是做好档案搜集、整理、利用工作的前提。总体来说，教学档案有以下两方面的特点：第一，高校教学档案具有来源相对分散性、内容的层次性和丰富性、形成过程的周期性、记录的成套性、种类的多样性等特点。第二，高校教学档案是高校领导决策的重要依据，是提高教学质量的参考依据，是有效开展教学管理活动的可靠资料和必要保障，是总结和推广先进的教育理念、教学理论等的智慧源泉，为教学评估提供基础资料等。因此，在日常工作中，教学管理人员要对教学档案及时整理归档，做好日常的资料积累工作。
3.教学档案的作用。
教学档案搜集整理之后并不是将其束之高阁，而是充分利用该资源，发挥应有的作用。高校教学档案的作用体现在方方面面，它为高校的教学活动、教学研究、教学管理及其经验总结提供了重要的参考资料，是高校教学评估的第一手资料，在教育部评估专家眼中是学校重要的教学成果，是一个学校能否经得起检验的重要佐证，对学校教学工作和教学质量的考察评估起着至关重要的作用[2]。不仅如此，对探索地方应用型高等教育发展方向，支持国家高等教育事业，进行高校教学改革和申报学位等工作均是真实可靠的第一手资料和历史依据，具有极其重要的教学研究价值。
二、应用型本科院校教学档案管理中存在的问题
1.缺乏专业管理人员。
应用型本科院校二级学院日常的教学档案管理仅仅依靠的是学院教学秘书和教师，教学秘书和教师绝大多数毕业于非管理类专业，更没有教学档案管理方面的专业知识和经验，只是部门领导或者老教师在做什么自己就跟着做什么，对自己教学资料的归类和整理毫无章法，抓不住重点，时间长了虽有一定的工作经验，但归档方面仍然没有科学性、系统性可言。一旦学院关键部门人员离职，重要资料就会随着此人的离职而无从找寻，对于学校后续日常教学工作的开展不利，造成长时间的教学秩序混乱。不仅如此，应用型本科院校缺乏专业的档案管理人员，也没有邀请专业管理人员培训指导教师进行规范的归档，久而久之一些重要的教学档案随着时间的流逝被人遗忘或者遗失，想要回头弥补已然不可能，以致对于教学科研方面的研究造成一定的损失，阻碍学校在此方面的科研进步。
2.教学档案的搜集整理缺乏系统性、规范性。
二级学院大多数没有建立符合自身需求并衔接学校要求的部门归档制度，归档工作不统一、不规范、随意性强。主要问题总结起来有以下几点：第一，对档案收集重纸质轻电子、重收集轻整理和利用；第二，学生的各类档案由教务处、学工处和二级学院多头管理，工作内容不统一，容易出现学生信息遗漏出错等情况；第三，学校档案室与二级学院档案工作分工不清晰，各部门重复建档、档案遗失或者档案无人管理的现象频发，甚至一些重要档案无法找到对应归属部门；第四，兼任的管理人员平时不注意工作中的积累，工作任务、工作完成进度及工作完成效果没有逐一记录在案，造成工作资料遗失；第五，学校现行的教学档案归档指标笼统、不易操作，与教育部开展的本科高校合格评估指标体系存在不一致[3]。造成上述问题的原因是工作缺乏系统性、规范性的整体规划。
3.集体归档意识不强。
高校教师不論从教哪门课程，心中都有明确的职业要求和职业素养，因此在日常工作中大多数教师是合格的教师，都有将自己教学档案整理留存的强烈意识。但因为每个人的习惯、年龄、人生经历不同，对于教学档案归档的方式方法大相径庭，对于个人教学资料的重视和保密程度不尽相同，这就造成教学档案在每学期或者每学年归档初期内容和形式的不统一，同时使得集体归档这一行为难以成形，难以综合利用众人的智慧提高二级学院的教学质量。只有当学校教务处硬性统一规定教学档案归档内容以应付上级检查时，教师们才有集体归档的意识，否则平日里都处于各干各的模式，难以形成合力促进教学进步[4]。 4.场地不足、设施简陋、资金短缺。
应用型本科高校教学资料种类繁多，光每学年期中、期末试卷就有上万份，经年累月下来原有教学档案室的空间就会越来越小，早年的试卷因还未到处理年份只能摆放在原位。然而，二级学院的办公场地面积是不变的，扩大教学档案室就需要占用教师的办公区域，使得教师办公空间捉襟见肘。另外，存放教学档案的场所和档案架极为普通，很多资料存放时间不长就会因为环境闷热潮湿而导致纸张变形、发霉、虫蛀，甚至卷面字迹褪色等情况的出现，影响教学档案的存放质量。为了改善上述不利的情况，二级学院教学管理人员积极向校方申请改善费用，但由于多数学校没有设立专项资金，因此迟迟不能解决到位。
三、对于教学档案管理方面问题的几点建议
1.加强二级学院教学档案管理人员的职业能力培训。
教学档案管理工作水平，取决于教学档案管理人员的素质，加强教学档案管理人员队伍建设，提高教学档案管理人员素质是做好教学管理工作的重要基础工作。要大力度做好兼职、专职教学档案管理人员的培训工作，定期组织教学档案管理人员参加培训，开展學术研究和校外交流活动。另外，在日常工作中教学档案管理人员对档案的管理工作必须做到周到细致，全面熟悉相关学科和领域，并对相关专业知识广泛涉猎和了解，做到博览群书，增加知识面宽度，不要轻视自己在工作岗位中的作用，适应社会发展、满足社会科技进步的需要。
2.促进二级学院教学档案规范化建设，提高归档效率。
传统的档案管理方法已不适应新形势下高校的发展和现代信息社会的需求，达不到科学、高效的管理效果。加快信息化建设、实现档案现代化应从日常做起。对于条件一般的应用型本科高校来说，应从数量上占比最多的期中、期末纸质试卷入手，发动在校的学生助理，在任课教师的指导下，利用相对容易得到的辅助工具（相机、扫描仪）将纸质版试卷变为电子版文档存档，以此长久保存文档，方便教研室教师共享教学资料。万事开头难，只要教学资料的搜集整理工作步入正轨，每学期的试卷就不会成为存档的老大难问题，就能解决纸质试卷占用办公场所等一系列问题，同时方便师生今后的试卷查阅、审核工作。
3.完善二级学院教学档案归档和考核制度。
高校教务处都有一套教学档案归档要求和操作说明，但落实到各二级学院内部时就需要具体问题具体分析，此时二级学院院领导应当在教务处要求的基础上，制定一套对应本学院具体情况，而且行之有效的归档和归档考核制度，具体内容可以参考办学经验更丰富的兄弟院校，以免多走不必要的弯路，加快本校二级学院教学档案规范化建设的脚步。总体规划的目标是落实到二级学院每个教职员工身上，让所有人都行动起来，以一学期为考核期限，对制定的归档目标逐一核查，在学期末对工作进行合理的奖惩。奖惩不是最终目的，而是规范教学档案存档利用的手段。
4.设立专项建设资金。
教学档案规范化建设离不开资金的支持，应用型本科院校应设立专项资金确保学校教学档案的管理建设，特别是硬件方面的改善，例如二级学院教学档案存放场地和环境的修缮与改善、添置专业档案资料架、教学档案信息化建设，等等，为日后充分利用教学资料打好稳固的基础。“养兵千日，用兵一时”，只有在教学档案建设上默默耕耘，才能在关键时候发挥应有的作用。在此基础上加强专业管理人员的招聘和培养，薪酬上给予一定的倾斜，提高其工作的积极性和稳定性。
结语
教学档案作为佐证教学工作的重要资料，不仅在应用型本科院校合格评估中具有重要作用，在今后的审核评估中同样具有重要的地位，应用型本科院校要重视日常教学工作中教学档案的整理和搜集工作，使档案工作具有可持续性。不能因评估而重视教学档案，因评估结束而荒废教学资料的搜集整理工作。教学档案管理工作是一项系统工程，需要高校各部门教职工高度重视和支持，把教学档案管理工作作为教学管理工作的一个重要组成部分，在人、财、物三方面给予大力支持。
参考文献：
[1]王英玮.专门档案管理[M].北京：中国人民大学出版社，2004：115.
[2]张金凤.高校教学档案信息化管理研究[D].南宁：广西民族大学管理学院，2010：5-6.
[3]郭祖汉.高校院系教学档案建设与管理问题探讨[J].广西档案，2010（5）：38-39.
[4]王东旭.高校二级学院教学档案管理的探索与思考[J].中国电力教育，2012（32）：145-146.
关键词： 应用型本科院校 二级学院 教学档案管理
教学档案属于档案学的研究范畴，档案界对于教学档案的定义有两种：一种是狭义的，认为教学档案是高校教师在教学实践过程中形成的档案，包括教学计划、教学大纲、自编教材、典型教案、辅导提纲、试题等。另一种是广义的，认为教学档案是在教学管理、教学实践活动过程中形成的全部档案。得到档案界广泛认同的是后者。但笔者认为狭义的教学档案定义更实用，符合日常应用型本科院校二级学院日常教学档案管理的实际需求，具有明确的指导意义。如果按照此要求，发动教职工在工作中科学合理逐一整理归档各类资料，必定对二级学院日后的教学研究和发展有重要的意义。
一、教学档案的归档范围、特点及作用
1.教学档案的归档范围。
教学档案无非是上述提到的那几样内容，但明确的归档范围是什么，却没有几个人能详细说清楚。笔者查阅了相关文献资料和论文，发现对于教学档案的归档范围和归档重点学界是有明确规定的。根据国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（87）教办字016号）和《高等学校教学类档案工作规范》的相关规定，高校教学档案的归档范围是：教学管理活动中产生的综合管理性材料；招生管理方面的材料；教学计划及课程教学实践方面的文件材料；学籍管理方面的文件材料；教材方面的文件材料；教师培训方面的文件材料；学科与实验室建设方面的文件材料；学位工作方面的文件材料；毕业生工作方面的文件材料等。归档重点是围绕高校教学工作中形成的文件材料和记录，特别是在教学实践活动的各个环节形成的文字、声像、图表、电子载体等不同形式和载体的历史记录。凡在高校“教学管理、教学研究及德、智、体教学实践活动过程中形成的，具有保存价值的不同载体的教学文件材料，均应归档”[1]。
2.教学档案的特点。
高校教学档案在日常教学工作中的作用日益重要，掌握其特点是做好档案搜集、整理、利用工作的前提。总体来说，教学档案有以下两方面的特点：第一，高校教学档案具有来源相对分散性、内容的层次性和丰富性、形成过程的周期性、记录的成套性、种类的多样性等特点。第二，高校教学档案是高校领导决策的重要依据，是提高教学质量的参考依据，是有效开展教学管理活动的可靠资料和必要保障，是总结和推广先进的教育理念、教学理论等的智慧源泉，为教学评估提供基础资料等。因此，在日常工作中，教学管理人员要对教学档案及时整理归档，做好日常的资料积累工作。
3.教学档案的作用。
教学档案搜集整理之后并不是将其束之高阁，而是充分利用该资源，发挥应有的作用。高校教学档案的作用体现在方方面面，它为高校的教学活动、教学研究、教学管理及其经验总结提供了重要的参考资料，是高校教学评估的第一手资料，在教育部评估专家眼中是学校重要的教学成果，是一个学校能否经得起检验的重要佐证，对学校教学工作和教学质量的考察评估起着至关重要的作用[2]。不仅如此，对探索地方应用型高等教育发展方向，支持国家高等教育事业，进行高校教学改革和申报学位等工作均是真实可靠的第一手资料和历史依据，具有极其重要的教学研究价值。
二、应用型本科院校教学档案管理中存在的问题
1.缺乏专业管理人员。
应用型本科院校二级学院日常的教学档案管理仅仅依靠的是学院教学秘书和教师，教学秘书和教师绝大多数毕业于非管理类专业，更没有教学档案管理方面的专业知识和经验，只是部门领导或者老教师在做什么自己就跟着做什么，对自己教学资料的归类和整理毫无章法，抓不住重点，时间长了虽有一定的工作经验，但归档方面仍然没有科学性、系统性可言。一旦学院关键部门人员离职，重要资料就会随着此人的离职而无从找寻，对于学校后续日常教学工作的开展不利，造成长时间的教学秩序混乱。不仅如此，应用型本科院校缺乏专业的档案管理人员，也没有邀请专业管理人员培训指导教师进行规范的归档，久而久之一些重要的教学档案随着时间的流逝被人遗忘或者遗失，想要回头弥补已然不可能，以致对于教学科研方面的研究造成一定的损失，阻碍学校在此方面的科研进步。
2.教学档案的搜集整理缺乏系统性、规范性。
二级学院大多数没有建立符合自身需求并衔接学校要求的部门归档制度，归档工作不统一、不规范、随意性强。主要问题总结起来有以下几点：第一，对档案收集重纸质轻电子、重收集轻整理和利用；第二，学生的各类档案由教务处、学工处和二级学院多头管理，工作内容不统一，容易出现学生信息遗漏出错等情况；第三，学校档案室与二级学院档案工作分工不清晰，各部门重复建档、档案遗失或者档案无人管理的现象频发，甚至一些重要档案无法找到对应归属部门；第四，兼任的管理人员平时不注意工作中的积累，工作任务、工作完成进度及工作完成效果没有逐一记录在案，造成工作资料遗失；第五，学校现行的教学档案归档指标笼统、不易操作，与教育部开展的本科高校合格评估指标体系存在不一致[3]。造成上述问题的原因是工作缺乏系统性、规范性的整体规划。
3.集体归档意识不强。
高校教师不論从教哪门课程，心中都有明确的职业要求和职业素养，因此在日常工作中大多数教师是合格的教师，都有将自己教学档案整理留存的强烈意识。但因为每个人的习惯、年龄、人生经历不同，对于教学档案归档的方式方法大相径庭，对于个人教学资料的重视和保密程度不尽相同，这就造成教学档案在每学期或者每学年归档初期内容和形式的不统一，同时使得集体归档这一行为难以成形，难以综合利用众人的智慧提高二级学院的教学质量。只有当学校教务处硬性统一规定教学档案归档内容以应付上级检查时，教师们才有集体归档的意识，否则平日里都处于各干各的模式，难以形成合力促进教学进步[4]。 4.场地不足、设施简陋、资金短缺。
应用型本科高校教学资料种类繁多，光每学年期中、期末试卷就有上万份，经年累月下来原有教学档案室的空间就会越来越小，早年的试卷因还未到处理年份只能摆放在原位。然而，二级学院的办公场地面积是不变的，扩大教学档案室就需要占用教师的办公区域，使得教师办公空间捉襟见肘。另外，存放教学档案的场所和档案架极为普通，很多资料存放时间不长就会因为环境闷热潮湿而导致纸张变形、发霉、虫蛀，甚至卷面字迹褪色等情况的出现，影响教学档案的存放质量。为了改善上述不利的情况，二级学院教学管理人员积极向校方申请改善费用，但由于多数学校没有设立专项资金，因此迟迟不能解决到位。
三、对于教学档案管理方面问题的几点建议
1.加强二级学院教学档案管理人员的职业能力培训。
教学档案管理工作水平，取决于教学档案管理人员的素质，加强教学档案管理人员队伍建设，提高教学档案管理人员素质是做好教学管理工作的重要基础工作。要大力度做好兼职、专职教学档案管理人员的培训工作，定期组织教学档案管理人员参加培训，开展學术研究和校外交流活动。另外，在日常工作中教学档案管理人员对档案的管理工作必须做到周到细致，全面熟悉相关学科和领域，并对相关专业知识广泛涉猎和了解，做到博览群书，增加知识面宽度，不要轻视自己在工作岗位中的作用，适应社会发展、满足社会科技进步的需要。
2.促进二级学院教学档案规范化建设，提高归档效率。
传统的档案管理方法已不适应新形势下高校的发展和现代信息社会的需求，达不到科学、高效的管理效果。加快信息化建设、实现档案现代化应从日常做起。对于条件一般的应用型本科高校来说，应从数量上占比最多的期中、期末纸质试卷入手，发动在校的学生助理，在任课教师的指导下，利用相对容易得到的辅助工具（相机、扫描仪）将纸质版试卷变为电子版文档存档，以此长久保存文档，方便教研室教师共享教学资料。万事开头难，只要教学资料的搜集整理工作步入正轨，每学期的试卷就不会成为存档的老大难问题，就能解决纸质试卷占用办公场所等一系列问题，同时方便师生今后的试卷查阅、审核工作。
3.完善二级学院教学档案归档和考核制度。
高校教务处都有一套教学档案归档要求和操作说明，但落实到各二级学院内部时就需要具体问题具体分析，此时二级学院院领导应当在教务处要求的基础上，制定一套对应本学院具体情况，而且行之有效的归档和归档考核制度，具体内容可以参考办学经验更丰富的兄弟院校，以免多走不必要的弯路，加快本校二级学院教学档案规范化建设的脚步。总体规划的目标是落实到二级学院每个教职员工身上，让所有人都行动起来，以一学期为考核期限，对制定的归档目标逐一核查，在学期末对工作进行合理的奖惩。奖惩不是最终目的，而是规范教学档案存档利用的手段。
4.设立专项建设资金。
教学档案规范化建设离不开资金的支持，应用型本科院校应设立专项资金确保学校教学档案的管理建设，特别是硬件方面的改善，例如二级学院教学档案存放场地和环境的修缮与改善、添置专业档案资料架、教学档案信息化建设，等等，为日后充分利用教学资料打好稳固的基础。“养兵千日，用兵一时”，只有在教学档案建设上默默耕耘，才能在关键时候发挥应有的作用。在此基础上加强专业管理人员的招聘和培养，薪酬上给予一定的倾斜，提高其工作的积极性和稳定性。
结语
教学档案作为佐证教学工作的重要资料，不仅在应用型本科院校合格评估中具有重要作用，在今后的审核评估中同样具有重要的地位，应用型本科院校要重视日常教学工作中教学档案的整理和搜集工作，使档案工作具有可持续性。不能因评估而重视教学档案，因评估结束而荒废教学资料的搜集整理工作。教学档案管理工作是一项系统工程，需要高校各部门教职工高度重视和支持，把教学档案管理工作作为教学管理工作的一个重要组成部分，在人、财、物三方面给予大力支持。
参考文献：
[1]王英玮.专门档案管理[M].北京：中国人民大学出版社，2004：115.
[2]张金凤.高校教学档案信息化管理研究[D].南宁：广西民族大学管理学院，2010：5-6.
[3]郭祖汉.高校院系教学档案建设与管理问题探讨[J].广西档案，2010（5）：38-39.
[4]王东旭.高校二级学院教学档案管理的探索与思考[J].中国电力教育，2012（32）：145-146.