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［摘 要］本文通过对新型干部学院在电子文件管理中出现的管理意识不强,缺乏必要的管理制度和人员等问题进行分析,提出了在新形势下,转变观念、建立规章制度、抓好技术处理和保存等一些做好新型干部学院电子文件管理的见解。
［关键词］新型干部学院；电子文件；管理
［中图分类号］G27 ［文献标识码］A ［文章编号］1005-6432（2011）26-0227-02
从十六大开始,中央为了适应新形势、新任务的迫切需要,提出了要“大规模地培训干部、大幅度地提高干部队伍的素质”这一重大战略任务。为完成这一重大战略任务,中央、中央各部委、国有大型企业、高等院校等都建立了一些新型干部学院。这些新型干部学院在办学中,借助网络技术,在教学、科研、行政管理活动中,普遍应用计算机和办公自动化技术,生成了大量的电子文件。这些电子文件在办学中发挥着日益重要的作用,并将进一步成为新产生文件的主体。但是,目前这些电子文件的管理还没有得到足够的重视,很多教学、科研、行政管理方面的重要的电子文件还游离于档案的管理之外。因此,如何对这些电子文件进行科学、合理、有效的管理和保护,这是一个亟待解决的问题。
1 加强新型干部学院电子文件管理的必要性
学院电子文件是学院在从事教学、科研、行政管理以及其他各项活动中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、附表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录,是学院办学成果的凝结。随着E时代的到来,人类已进入一个信息化的时代,计算机技术广泛地应用,把档案工作带入了自动化与网络化的新阶段。电子文件的大量产生,给学院教学、科研、行政管理以及各职能部门带来了巨大的变化,丰富了传统的工作方法、工作手段和管理模式。但电子文件是一种新型的观念型、流动型、高效性和易损性文件。目前,新型的干部学院电子文件在管理中还存在以下问题：
(1)电子文件管理意识不强,缺乏必要的管理制度。人们对实行办公自动化产生的电子文件重要性还没有引起足够的重视。许多人认为纸质文件才是文件,电子文件不是文件。目前,许多学院电子文件的产生实际上是无序的,往往是谁起草文件谁保管,没有专门人员统一的管理。许多有价值的党政管理、教学、科研方面的电子数据资料散落在学院内各部门中。甚至有些文件就在平时的文字和图表处理中被随意地覆盖、删除掉了,或因存储载体用于其他信息的存储而被清洗。而这些问题的存在往往是由于学院内部缺乏完善的电子文件管理规章制度,未明确电子文件的全程管理原则、工作流程以及各部门的岗位职责,从而导致电子文件的形成部门对电子文件的重要性认识不够,保存电子文件的意识薄弱,未将电子文件的收集和归档纳入本部门的文档管理范围内。
(2)电子文件收集难度大。由于学院各职能部门(即电子文件的形成或承办部门)的工作环节有时又是互有交错的,收集职责难以界定,出现关系不顺,相互推诿现象。同时,由于这些电子文件形成部门或承办部门对电子文件的收集积累的步骤及要求不甚明了,难以规范化。收集归档工作是由文件管理转换为档案管理的转折环节,电子文件归档工作的质量关系到整个电子档案管理水平。而在学院实际管理工作中,从电子文件的形成到归档往往要跨越多个部门,有的部门对形成的电子文件存放太随意、管理不严格,忽视对其有效的保存和归档。除学院文件之外的其他文件,如上级来文、领导讲话稿、重要的会议记录等材料这一问题没有得到很好解决,也影响到电子文件的收集。
(3)电子文件存放载体随意、文件信息格式杂乱不通用。电子文件的产生和运行完全是由相关的系统来实现的,且具有对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等一些不安全因素。而现在计算机设备更新太快,各部门在职能活动中产生的电子文件储存又过于分散,若无专人管理,不实现集中脱机保管,对原有的系统产生的电子文件不进行及时必要的转换,那么对不兼容的计算机和软件生成的文件在交换使用时会造成很大的困难,读取文件时也会遇到困难。以上问题的出现,会对电子文件产生不安全的因素,对电子文件的真实性无法保证,这些都给电子文件的安全保管和长期保存带来很多问题。
(4)缺乏电子档案管理技术人员。电子档案的管理是一项技术工程的管理,是一门新兴的档案管理科学。对电子文件及其归档后形成的电子档案的管理,绝不是仅仅懂得纸质档案那一套管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的,也不仅仅是只懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。电子档案的管理要求管理人员既要具备档案管理基础知识和基本方法,又要熟悉计算机软硬件技术及数字通信技术。不具备这两方面的基础技术技能,就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行有效管理。而目前新型干部学院的文件管理人员大多是兼职的,虽然计算机水平有的比较高,但系统受过档案管理知识培训的几乎没有,对于电子文件归档管理中出现的一些新情况不能独立地处理和应对,导致电子文档的管理出现被动、滞后的局面。
2 抓好新型干部学院电子文件管理的主要措施
(1)转变思想观念,提高电子文件管理意识。电子文件与纸质文件相比,总是给人一种虚拟、不真实感,在人们长久以来形成的观念中,只有见到纸质文件才觉得其实际存在,而电子文件则要通过计算机这一辅助设备才能进行调阅。当前,随着办公自动化在我国的广泛应用,电子文件的不断产生已经成为文件管理的主要问题。它与纸质文件一样,同样涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题,与纸质文件具有同等作用。2009年中央办公厅颁布的《电子文件管理暂行办法》第八条规定:“电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行统筹规划,建立管理制度,明确管理职责,规范工作流程,落实保障措施。各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部门负责归档电子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持；保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理。”这就要求我们转变观念,树立电子文件与纸质文件同等重要的理念,像对待纸质文件一样对待电子文件,应完善保存,不能随意删改,要与纸质文件一起按时归档。
(2)建立健全电子文件管理的各项规章制度,确保有章可依。尽管电子文件与纸质文件有许多不同之处,但毕竟都是社会活动的记录,其管理目标基本一致。《电子文件管理暂行办法》第十五条规定:“电子文件形成单位应当根据国家有关规定明确电子文件归档范围和保管期限,并对具有保存价值的电子文件及时进行归档。”要做好干部学院的电子文件管理工作,可以根据国家有关电子文件管理的专门标准,结合本学院电子文件管理的自身特点和存在问题,提出具体可行的规范措施和管理规则,包括电子文件的归档范围、归档时间、归档要求、归档手续、保管方法等。此外,鉴于电子文件产生时所采用的软硬件平台的不同所导致的问题,也应提出统一的规范和标准,规定各种类型电子文件,需采用规定的管理通用格式,以保证归档电子文件的有效识读和利用。总之,形成一套行之有效的干部学院电子文件管理制度,使得各职能部门进行文件管理时有章可循。
(3)做好归档电子文件的技术处理工作,确保电子文件的原始性、可靠性和完整性。《电子文件管理暂行办法》第十六条规定:“电子文件及其元数据应当同时归档；具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件,应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档。”电子文件的特点决定了其长期保管目标不仅取决于后端的档案管理部分,还受到前端文件形成、流转、移交过程中各项工作的影响,比如电子文件的格式、元数据等问题。电子文件长期保管的一个重要因素是元数据问题。元数据的主要功能之一就是为电子文件的真实性和长期保管提供必要的背景信息。因此,从这个角度说,电子文件的管理是基于元数据的管理。鉴于电子文件档案的原始性难以确认和真实性难以判断和检查的局限性,实行电子文件的硬盘拷贝与相应的纸质文件一并归档的“双套制”收集归档模式，就可避免电子文件失实、失真。做好账外文件,上级来文电子文件的形成工作,确保电子文件的完整性。如党委会议记录、院长办公会议记录等原始记录,需永久保存。对这部分材料可先进行内容摘要,然后录入计算机,转成电子文件；对于上级来文,可由文书部门根据学院实际情况,通过扫描等方式转化成电子文件。
(4)解决好电子文件的保存问题,确保电子文件能长期提供利用。长期保管具有凭证价值的电子文件,使其具有持续的可读性和可用性是档案部门的根本职责所在。由于电子文件具有对计算机系统依赖性强、所记录的信息与载体可分离等特点,必须解决好电子文件的保存问题。一是保护光盘、磁带、磁盘等电子文件的载体,防划伤、防变形、防氧化、防腐蚀、防污染等,远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离。二是保护电子文件的计算机环境。由于电子文件是通过计算机操作、传输和处理的文件,要读取电子文件必须依赖相应的计算机系统,如果载体保护完好,但没有相应的计算机环境,仍然不能读取载体上的信息。所以在保管电子文件的同时,要特别注意保存该电子文件所需的操作系统、应用软件和各项参数。随着计算机软硬件技术的发展,要注意保持上下的兼容性,适时转换,以确保能读取保存的载体信息。三是坚持电子文件备份制度。防止由于自然及人为等不同灾难的发生导致电子文件的内容和储存材料的损毁甚至消失。四是重视对电子文件信息内容进行保护。采取安全措施,如更新、完善保密手段、定期检查复制等,以确保文件系统的安全,防止信息损失。
［作者简介］江小华(1970—），江西吉安人,副研究馆员,研究方向：档案学、党史。
［关键词］新型干部学院；电子文件；管理
［中图分类号］G27 ［文献标识码］A ［文章编号］1005-6432（2011）26-0227-02
从十六大开始,中央为了适应新形势、新任务的迫切需要,提出了要“大规模地培训干部、大幅度地提高干部队伍的素质”这一重大战略任务。为完成这一重大战略任务,中央、中央各部委、国有大型企业、高等院校等都建立了一些新型干部学院。这些新型干部学院在办学中,借助网络技术,在教学、科研、行政管理活动中,普遍应用计算机和办公自动化技术,生成了大量的电子文件。这些电子文件在办学中发挥着日益重要的作用,并将进一步成为新产生文件的主体。但是,目前这些电子文件的管理还没有得到足够的重视,很多教学、科研、行政管理方面的重要的电子文件还游离于档案的管理之外。因此,如何对这些电子文件进行科学、合理、有效的管理和保护,这是一个亟待解决的问题。
1 加强新型干部学院电子文件管理的必要性
学院电子文件是学院在从事教学、科研、行政管理以及其他各项活动中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、附表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录,是学院办学成果的凝结。随着E时代的到来,人类已进入一个信息化的时代,计算机技术广泛地应用,把档案工作带入了自动化与网络化的新阶段。电子文件的大量产生,给学院教学、科研、行政管理以及各职能部门带来了巨大的变化,丰富了传统的工作方法、工作手段和管理模式。但电子文件是一种新型的观念型、流动型、高效性和易损性文件。目前,新型的干部学院电子文件在管理中还存在以下问题：
(1)电子文件管理意识不强,缺乏必要的管理制度。人们对实行办公自动化产生的电子文件重要性还没有引起足够的重视。许多人认为纸质文件才是文件,电子文件不是文件。目前,许多学院电子文件的产生实际上是无序的,往往是谁起草文件谁保管,没有专门人员统一的管理。许多有价值的党政管理、教学、科研方面的电子数据资料散落在学院内各部门中。甚至有些文件就在平时的文字和图表处理中被随意地覆盖、删除掉了,或因存储载体用于其他信息的存储而被清洗。而这些问题的存在往往是由于学院内部缺乏完善的电子文件管理规章制度,未明确电子文件的全程管理原则、工作流程以及各部门的岗位职责,从而导致电子文件的形成部门对电子文件的重要性认识不够,保存电子文件的意识薄弱,未将电子文件的收集和归档纳入本部门的文档管理范围内。
(2)电子文件收集难度大。由于学院各职能部门(即电子文件的形成或承办部门)的工作环节有时又是互有交错的,收集职责难以界定,出现关系不顺,相互推诿现象。同时,由于这些电子文件形成部门或承办部门对电子文件的收集积累的步骤及要求不甚明了,难以规范化。收集归档工作是由文件管理转换为档案管理的转折环节,电子文件归档工作的质量关系到整个电子档案管理水平。而在学院实际管理工作中,从电子文件的形成到归档往往要跨越多个部门,有的部门对形成的电子文件存放太随意、管理不严格,忽视对其有效的保存和归档。除学院文件之外的其他文件,如上级来文、领导讲话稿、重要的会议记录等材料这一问题没有得到很好解决,也影响到电子文件的收集。
(3)电子文件存放载体随意、文件信息格式杂乱不通用。电子文件的产生和运行完全是由相关的系统来实现的,且具有对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等一些不安全因素。而现在计算机设备更新太快,各部门在职能活动中产生的电子文件储存又过于分散,若无专人管理,不实现集中脱机保管,对原有的系统产生的电子文件不进行及时必要的转换,那么对不兼容的计算机和软件生成的文件在交换使用时会造成很大的困难,读取文件时也会遇到困难。以上问题的出现,会对电子文件产生不安全的因素,对电子文件的真实性无法保证,这些都给电子文件的安全保管和长期保存带来很多问题。
(4)缺乏电子档案管理技术人员。电子档案的管理是一项技术工程的管理,是一门新兴的档案管理科学。对电子文件及其归档后形成的电子档案的管理,绝不是仅仅懂得纸质档案那一套管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的,也不仅仅是只懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。电子档案的管理要求管理人员既要具备档案管理基础知识和基本方法,又要熟悉计算机软硬件技术及数字通信技术。不具备这两方面的基础技术技能,就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行有效管理。而目前新型干部学院的文件管理人员大多是兼职的,虽然计算机水平有的比较高,但系统受过档案管理知识培训的几乎没有,对于电子文件归档管理中出现的一些新情况不能独立地处理和应对,导致电子文档的管理出现被动、滞后的局面。
2 抓好新型干部学院电子文件管理的主要措施
(1)转变思想观念,提高电子文件管理意识。电子文件与纸质文件相比,总是给人一种虚拟、不真实感,在人们长久以来形成的观念中,只有见到纸质文件才觉得其实际存在,而电子文件则要通过计算机这一辅助设备才能进行调阅。当前,随着办公自动化在我国的广泛应用,电子文件的不断产生已经成为文件管理的主要问题。它与纸质文件一样,同样涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题,与纸质文件具有同等作用。2009年中央办公厅颁布的《电子文件管理暂行办法》第八条规定:“电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行统筹规划,建立管理制度,明确管理职责,规范工作流程,落实保障措施。各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部门负责归档电子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持；保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理。”这就要求我们转变观念,树立电子文件与纸质文件同等重要的理念,像对待纸质文件一样对待电子文件,应完善保存,不能随意删改,要与纸质文件一起按时归档。
(2)建立健全电子文件管理的各项规章制度,确保有章可依。尽管电子文件与纸质文件有许多不同之处,但毕竟都是社会活动的记录,其管理目标基本一致。《电子文件管理暂行办法》第十五条规定:“电子文件形成单位应当根据国家有关规定明确电子文件归档范围和保管期限,并对具有保存价值的电子文件及时进行归档。”要做好干部学院的电子文件管理工作,可以根据国家有关电子文件管理的专门标准,结合本学院电子文件管理的自身特点和存在问题,提出具体可行的规范措施和管理规则,包括电子文件的归档范围、归档时间、归档要求、归档手续、保管方法等。此外,鉴于电子文件产生时所采用的软硬件平台的不同所导致的问题,也应提出统一的规范和标准,规定各种类型电子文件,需采用规定的管理通用格式,以保证归档电子文件的有效识读和利用。总之,形成一套行之有效的干部学院电子文件管理制度,使得各职能部门进行文件管理时有章可循。
(3)做好归档电子文件的技术处理工作,确保电子文件的原始性、可靠性和完整性。《电子文件管理暂行办法》第十六条规定:“电子文件及其元数据应当同时归档；具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件,应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档。”电子文件的特点决定了其长期保管目标不仅取决于后端的档案管理部分,还受到前端文件形成、流转、移交过程中各项工作的影响,比如电子文件的格式、元数据等问题。电子文件长期保管的一个重要因素是元数据问题。元数据的主要功能之一就是为电子文件的真实性和长期保管提供必要的背景信息。因此,从这个角度说,电子文件的管理是基于元数据的管理。鉴于电子文件档案的原始性难以确认和真实性难以判断和检查的局限性,实行电子文件的硬盘拷贝与相应的纸质文件一并归档的“双套制”收集归档模式，就可避免电子文件失实、失真。做好账外文件,上级来文电子文件的形成工作,确保电子文件的完整性。如党委会议记录、院长办公会议记录等原始记录,需永久保存。对这部分材料可先进行内容摘要,然后录入计算机,转成电子文件；对于上级来文,可由文书部门根据学院实际情况,通过扫描等方式转化成电子文件。
(4)解决好电子文件的保存问题,确保电子文件能长期提供利用。长期保管具有凭证价值的电子文件,使其具有持续的可读性和可用性是档案部门的根本职责所在。由于电子文件具有对计算机系统依赖性强、所记录的信息与载体可分离等特点,必须解决好电子文件的保存问题。一是保护光盘、磁带、磁盘等电子文件的载体,防划伤、防变形、防氧化、防腐蚀、防污染等,远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离。二是保护电子文件的计算机环境。由于电子文件是通过计算机操作、传输和处理的文件,要读取电子文件必须依赖相应的计算机系统,如果载体保护完好,但没有相应的计算机环境,仍然不能读取载体上的信息。所以在保管电子文件的同时,要特别注意保存该电子文件所需的操作系统、应用软件和各项参数。随着计算机软硬件技术的发展,要注意保持上下的兼容性,适时转换,以确保能读取保存的载体信息。三是坚持电子文件备份制度。防止由于自然及人为等不同灾难的发生导致电子文件的内容和储存材料的损毁甚至消失。四是重视对电子文件信息内容进行保护。采取安全措施,如更新、完善保密手段、定期检查复制等,以确保文件系统的安全,防止信息损失。
［作者简介］江小华(1970—），江西吉安人,副研究馆员,研究方向：档案学、党史。