论文部分内容阅读
【文章摘要】
高校教务档案是高校档案的重要组成部分，涉及到了信息种类的多个领域。高校教务档案本质上是有生命的，它的生命在于它的有用性。目前，档案信息化已成为高校档案部门加快档案管理现代化步伐的重要手段，同时信息化管理影响了高校教务档案信息的安全。基于此，本文主要针对高校教务档案信息管理安全影响因素以及对策措施做了详细阐述。
【关键词】
高校；教务档案；信息安全
1 高校教务档案的类型及特点
1.1 高校教务档案的类型
高校教务档案主要包括三项内容：教育教学档案、教师档案和学生档案。
（1）教育教学档案包括教学管理各个环节中形成的材料。如：教学大纲、计划、课程表，考试试卷、成绩、学生名册，教学文件、学籍管理等。
（2）教师档案包括教师教学教案、日历，教学研究论文、书籍，教师评教记录，年终考核等，主要以教师在执行教学任务、业务职称晋升等方面形成的材料。
（3）学生档案综合反映了学生在校期间各方面发展情况，无论是学生个人信息的登记、学期成绩记录、思想品德考核表，还是学生在校期间的日常行为规范、奖惩情况、毕业自我鉴定等皆会归于学生档案中。
1.2 高校教务档案的特点
（1）教务档案的专业性。高校的教学活动秉持的是科学严谨的教学理念和指导方法，是一种专门性活动，高校教学档案则是对整体教学活动的完整记录，而且较为明显地体现出学科的专业特性，教学活动始终与学科的专业教学与研究活动是密不可分的。
（2）教务档案的周期性。高校教务档案的信息记录都是有周期的，每一年高校都会招收大量新生，同时也会欢送各位应届生，记录对象的变化需要高校教务档案周期性的记录并不断做出部分调整，但自始至终都应保持着极强的稳定性。高校整体教学过程始终无法脱离学生入学和学生毕业这个周期过程，因而需要按照学年和学期做出适时合理的各项安排。
（3）教务档案的分散性。通常情况下，高校教务档案的数据资料来源较为分散，大多数都是通过教学和管理的过程收集到的，如学生学籍档案管理处、招生处、就业管理处、二级学院、高校所属的分校校区等等。而且有的来自不同的教学层面，如学生的毕业设计、优秀论文、课程实验报告、社会实践记录等，同时还包括来自教师的课程课件、PPT、讲义、学术论文等等。庞大的数据信息量，广泛的数据采集范围，对于高校教学档案的收集整理造成一定的影响，大多有价值的数据资料分散于各个部门的教师和学生手中，缺乏专门人员对各项信息统一收集、记录，造成教务办公室负担加重。
2 影响高校教务办公室档案信息安全的原因
2.1 人为因素
人为因素是高校教务档案信息安全受到威胁的主要原因。部门职工对于信息安全缺乏强烈的信息安全责任意识，且专业技能水平较低、对待工作存在不负责的现象，如此不仅会将档案信息的顺序、位置混乱摆放，更为严重的是将费尽人力、物力收集的数据信息丢失或是破坏。有些教务档案信息一旦遭到破坏，会给高校教育教学工作带来重大影响。为了避免该类严重事故的发生，高校人事管理部门在聘用档案专业管理人员时应经过严格的政治审查和专业测试，被面试者需经过初试、复试以及最终测试后方可就职。严格的人才聘用制度有益于采用具有强烈责任心的专业人员，如此便会大大降低高校教务档案信息受到的人为因素的影响。值得注意的是，学生的行为也会严重影响着高校教务档案信息的安全，部分学生由于成绩过低，不想被记录于档案中，会选择入侵档案信息系统篡改数据信息。
2.2 资金因素
资金因素也是高校教务档案信息安全稳定的重要因素之一，教务部门对专业技术人员的培训教育、档案信息的日常安全管理、突发事件的应急处理、相关设备和系统的定期维护和升级等各个环节皆需要资金的投入与支持。因而，为了确保高效教务档案的信息安全得到保障，相关部门需保证各个环节的信息安全资金经费能够准确到位，并在相关法律和政策监督的前提下，充分利用每一笔来之不易的资金，保证其能够得到充分、合理、有效的利用。
2.3 技术因素
信息技术在高校教务档案管理系统的日常运行中起着至关重要的安全保障作用。由于高校教务档案部门保存着周期非常长久的数据信息，一旦被破坏将会造成极为严重的后果，因而在信息安全方面除了要保障高校教务档案管理系统的安全运行之外，同时要警惕外界非法用户的入侵行为。如果没有信息技术的大力支持，高校教务档案信息将时刻受到安全威胁。
3 高校教务办公室档案信息安全的构建策略
3.1 人员安全意识
（1）加强人员信息安全意识。在高校内部扩大档案信息安全的宣传教育范围，提高相关工作人员的信息安全意识，定期对工作人员进行信息安全法律培训，不断强调档案价值的重要性，促使其在日常工作中能够积极主动保护教务档案信息安全。
（2）提高信息化管理水平。改善传统高校教务档案管理的模式，为保证能够对高校教务档案信息进行实时检索，需实时信息化、数字化、网络化的统一管理，建立安全、稳定、科学的高校教务档案信息管理系统。为了日后便于查询和利用各类数据信息，高校各个部门应配合教务档案管理部门的工作，及时将日常工作中的数据资料发送到该部门，并由其专业管理人员对这些数据资料进行筛选和整理，存储于高校教务档案信息管理系统中。
3.2 网络安全技术
（1）防火墙技术。现代网络环境下，为抵御外部网络对管理系统进行非法访问，高校应该设置防火墙技术。该技术是对访问内部网络的一种控制技术，能够阻止外部网络的非法用户进入网络内部破坏系统。
（2）入侵检测技术。近些年，入侵检测技术是比较流行的新型网络安全技术，在高校教务档案信息管理的日常工作中，入侵检测技术能够对访问网络的数据进行实时记录，同时能够抵御内部网络的攻击，有效减少外部非法用户入侵内部网络的时间。
3.3 安全管理建设
（1）选择档案载体。由于档案信息载体存在较大差异，载体的选择将会直接影响到高校教务档案的信息安全，因此需制定一套完善的高校教务档案信息备份管理机制。
（2）设备配置管理。在高校教务档案管理工作中，设备的整体性能和安全等级需谨慎考虑，同时要考虑其储存的位置、环境、温湿度等等。
（3）系统安全建设。
系统的安全保障建设是确保教务档案信息安全的有力支撑，需结合高校实际工作情况，鼓励管理人员参与到系统开发的整个过程，为系统规划建设提供合理化建议。
4 结语
随着信息安全研究的不断深入，相信高校教务档案信息安全问题会得到及时的解决，网络发展而发展的信息安全保障体系会被建成，从而保障高校教务档案信息安全管理这一分支，使其在信息安全保障体系的庇护下健康发展。
【参考文献】
[1]张惠.网络环境下高校数字档案信息安全保障初探[J].科技信息，2011（19）
[2]张新刚.高校数字化档案信息安全影响因素[J].南阳师范学院学报，2011（7）
[3]邵丽丽.高校教务档案管理常见问题及对策[J].中国电力教育，2010（3）：51-52
【作者简介】
程迎春，女，1977年10月生，湖北黄冈市人，主要从事教务管理与档安管理工作。
高校教务档案是高校档案的重要组成部分，涉及到了信息种类的多个领域。高校教务档案本质上是有生命的，它的生命在于它的有用性。目前，档案信息化已成为高校档案部门加快档案管理现代化步伐的重要手段，同时信息化管理影响了高校教务档案信息的安全。基于此，本文主要针对高校教务档案信息管理安全影响因素以及对策措施做了详细阐述。
【关键词】
高校；教务档案；信息安全
1 高校教务档案的类型及特点
1.1 高校教务档案的类型
高校教务档案主要包括三项内容：教育教学档案、教师档案和学生档案。
（1）教育教学档案包括教学管理各个环节中形成的材料。如：教学大纲、计划、课程表，考试试卷、成绩、学生名册，教学文件、学籍管理等。
（2）教师档案包括教师教学教案、日历，教学研究论文、书籍，教师评教记录，年终考核等，主要以教师在执行教学任务、业务职称晋升等方面形成的材料。
（3）学生档案综合反映了学生在校期间各方面发展情况，无论是学生个人信息的登记、学期成绩记录、思想品德考核表，还是学生在校期间的日常行为规范、奖惩情况、毕业自我鉴定等皆会归于学生档案中。
1.2 高校教务档案的特点
（1）教务档案的专业性。高校的教学活动秉持的是科学严谨的教学理念和指导方法，是一种专门性活动，高校教学档案则是对整体教学活动的完整记录，而且较为明显地体现出学科的专业特性，教学活动始终与学科的专业教学与研究活动是密不可分的。
（2）教务档案的周期性。高校教务档案的信息记录都是有周期的，每一年高校都会招收大量新生，同时也会欢送各位应届生，记录对象的变化需要高校教务档案周期性的记录并不断做出部分调整，但自始至终都应保持着极强的稳定性。高校整体教学过程始终无法脱离学生入学和学生毕业这个周期过程，因而需要按照学年和学期做出适时合理的各项安排。
（3）教务档案的分散性。通常情况下，高校教务档案的数据资料来源较为分散，大多数都是通过教学和管理的过程收集到的，如学生学籍档案管理处、招生处、就业管理处、二级学院、高校所属的分校校区等等。而且有的来自不同的教学层面，如学生的毕业设计、优秀论文、课程实验报告、社会实践记录等，同时还包括来自教师的课程课件、PPT、讲义、学术论文等等。庞大的数据信息量，广泛的数据采集范围，对于高校教学档案的收集整理造成一定的影响，大多有价值的数据资料分散于各个部门的教师和学生手中，缺乏专门人员对各项信息统一收集、记录，造成教务办公室负担加重。
2 影响高校教务办公室档案信息安全的原因
2.1 人为因素
人为因素是高校教务档案信息安全受到威胁的主要原因。部门职工对于信息安全缺乏强烈的信息安全责任意识，且专业技能水平较低、对待工作存在不负责的现象，如此不仅会将档案信息的顺序、位置混乱摆放，更为严重的是将费尽人力、物力收集的数据信息丢失或是破坏。有些教务档案信息一旦遭到破坏，会给高校教育教学工作带来重大影响。为了避免该类严重事故的发生，高校人事管理部门在聘用档案专业管理人员时应经过严格的政治审查和专业测试，被面试者需经过初试、复试以及最终测试后方可就职。严格的人才聘用制度有益于采用具有强烈责任心的专业人员，如此便会大大降低高校教务档案信息受到的人为因素的影响。值得注意的是，学生的行为也会严重影响着高校教务档案信息的安全，部分学生由于成绩过低，不想被记录于档案中，会选择入侵档案信息系统篡改数据信息。
2.2 资金因素
资金因素也是高校教务档案信息安全稳定的重要因素之一，教务部门对专业技术人员的培训教育、档案信息的日常安全管理、突发事件的应急处理、相关设备和系统的定期维护和升级等各个环节皆需要资金的投入与支持。因而，为了确保高效教务档案的信息安全得到保障，相关部门需保证各个环节的信息安全资金经费能够准确到位，并在相关法律和政策监督的前提下，充分利用每一笔来之不易的资金，保证其能够得到充分、合理、有效的利用。
2.3 技术因素
信息技术在高校教务档案管理系统的日常运行中起着至关重要的安全保障作用。由于高校教务档案部门保存着周期非常长久的数据信息，一旦被破坏将会造成极为严重的后果，因而在信息安全方面除了要保障高校教务档案管理系统的安全运行之外，同时要警惕外界非法用户的入侵行为。如果没有信息技术的大力支持，高校教务档案信息将时刻受到安全威胁。
3 高校教务办公室档案信息安全的构建策略
3.1 人员安全意识
（1）加强人员信息安全意识。在高校内部扩大档案信息安全的宣传教育范围，提高相关工作人员的信息安全意识，定期对工作人员进行信息安全法律培训，不断强调档案价值的重要性，促使其在日常工作中能够积极主动保护教务档案信息安全。
（2）提高信息化管理水平。改善传统高校教务档案管理的模式，为保证能够对高校教务档案信息进行实时检索，需实时信息化、数字化、网络化的统一管理，建立安全、稳定、科学的高校教务档案信息管理系统。为了日后便于查询和利用各类数据信息，高校各个部门应配合教务档案管理部门的工作，及时将日常工作中的数据资料发送到该部门，并由其专业管理人员对这些数据资料进行筛选和整理，存储于高校教务档案信息管理系统中。
3.2 网络安全技术
（1）防火墙技术。现代网络环境下，为抵御外部网络对管理系统进行非法访问，高校应该设置防火墙技术。该技术是对访问内部网络的一种控制技术，能够阻止外部网络的非法用户进入网络内部破坏系统。
（2）入侵检测技术。近些年，入侵检测技术是比较流行的新型网络安全技术，在高校教务档案信息管理的日常工作中，入侵检测技术能够对访问网络的数据进行实时记录，同时能够抵御内部网络的攻击，有效减少外部非法用户入侵内部网络的时间。
3.3 安全管理建设
（1）选择档案载体。由于档案信息载体存在较大差异，载体的选择将会直接影响到高校教务档案的信息安全，因此需制定一套完善的高校教务档案信息备份管理机制。
（2）设备配置管理。在高校教务档案管理工作中，设备的整体性能和安全等级需谨慎考虑，同时要考虑其储存的位置、环境、温湿度等等。
（3）系统安全建设。
系统的安全保障建设是确保教务档案信息安全的有力支撑，需结合高校实际工作情况，鼓励管理人员参与到系统开发的整个过程，为系统规划建设提供合理化建议。
4 结语
随着信息安全研究的不断深入，相信高校教务档案信息安全问题会得到及时的解决，网络发展而发展的信息安全保障体系会被建成，从而保障高校教务档案信息安全管理这一分支，使其在信息安全保障体系的庇护下健康发展。
【参考文献】
[1]张惠.网络环境下高校数字档案信息安全保障初探[J].科技信息，2011（19）
[2]张新刚.高校数字化档案信息安全影响因素[J].南阳师范学院学报，2011（7）
[3]邵丽丽.高校教务档案管理常见问题及对策[J].中国电力教育，2010（3）：51-52
【作者简介】
程迎春，女，1977年10月生，湖北黄冈市人，主要从事教务管理与档安管理工作。