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【摘要】 办公室是一个单位或部门的对内对外的窗口、形象和面孔，是承上启下、联系左右、协调各方办文、办公、办事、办会的主要平台。其主要职能是搞好政务、事务、财务三项服务，发挥参谋助手、综合协调、督查督办、后勤保障作用。笔者根据工作实际与外人体会，对办公室工作职能作了一些梳理与概括，得出自己的看法与观点，愿与同行共同研讨。
【关键词】 办公室工作 一流三化 六大职能
办公室是单位内部办理行政性事务的部门。笔者基层办公室工作十多年，根据自己的实践经验与体会，对于基层办公室工作职能，总结出以下几方面和观点与看法，希望能与同行共同商榷。
一、创建一流，统一三化
创建一流即创建一流办公室系统。理清思路、提高认识，对照标准、找出差距，按照“政令畅通、执行有力、规范高效、服务优质、作风过硬”的要求，根据形势对办公室工作新的定位，重新疏理办公室工作职责，优化整合各专业之间资源配制，加快推进一流办公室系统建设；
统一三化。①统一集团化理念。加强学习、解放思想，树立集团化思维、实施集团化运作，深化行政办公资源配置，强化上下联动，发挥整体合力，打造政令畅通、协调一致、资源共享、高效运作、一体化办公体系；②统一标准化流程。主动融入流程再造，开展管理提升诊断分析活动，着眼各项办公业务运作规律的内在要求，理清各个环节的纵向、横向关系，执行统一的标准化的流程和制度办法，加强制度标准和职责的一体化建设，确保人人职责清晰，事事有章可循；③统一信息化平台。积极开展信息化建设，适应规范流程和全面提升办公业务质量效率的新要求，进一步完善协同办公系统的各项功能，全面提高应用深度，加强信息共享应用，实现全系统、办公室业务的实时在线监控。
二、明确六大主要职能
1、工作职能。综合值班应急、信访、督察督办、信息、文档、保密、会议活动管理、综合服等工作，行使“参与政务、办理公务、搞好服务”等职能；保证掌握信息、督促检查、工作协调到位；推新“综合管理高标准、综合协调高效率、综合服务高质量、督促检查高水平、参谋作用高层次、工作作风高素质，树立善于创新、职业道德、科技进步、科学管理等观念，增强爱岗敬业、无私奉献、争先创优、优质服务等意识；搞好为上级、为领导、为单位、为部门、为基层、为群众的服务，解决好创新思维、法制观念工作作风、科技能力、管理方法等问题；做到思维、管理、工作、服务超前。
2、指导职能。由于办公室层级不同，其职能也有较大差别。一是传达、制订有关方针、政策。各级领导决策的第一个程序是下达。其中重大决策的下达通常由领导本身或通过公文材料来实现，而一般问题的决策则由办公室代为下达。各级领导决策，特别是高层次的领导决策，总带有全局性，因而多半是宏观决策。而对于宏观决策工作的落实要结合本地区、本部门、本单位的实际情况提出具体贯彻执行的意见和方案，制定出具体的方针、政策，对下属机构进行指导。二是对方针政策做出解释。对于领导决策，不管是重大问题，还是一般问题，都明确规定应当干什么、不应当干什么及怎样干。其目的是做到上下一致、步调统一。对方针、政策中容易产生歧义，或下级执行过程中产生的问题，做出正确的解释并提出解决问题的具体办法。三是办公室既是决策中心的辅助机构，又是职能部门和下级组织的综合平衡机构。它在管理系统中的承上启下、联络左右的指导职能作用是非常突出的。
3、参谋职能。办公室要发挥参谋作用，积极出谋献策，这是领导决策民主化、科学化的迫切需要，是新时期赋予办公室的一项重要任务。首先是收集信息。领导科学决策来源于信息收集的广泛性、全面性、真实性、可靠性、系统性和连续性。办公室向领导班子提供所要决策问题的信息是责无旁贷的。而获得信息和处理信息的方法和途径：一是实际工作方面的信息，为此办公室人员要做到“三勤”，即腿勤、口勤、手勤，经常到有关部门走走，遇事多问问，有用的资料多记记，做到心中有数，一旦领导班子决策需要信息便可随手拈来。二是理论研究方面的信息。理论是指导实践的武器。这不仅是因为理论可以指导事务工作，而且某些理论上的新发展本身亦是有用的信息。尤其各种智慧型秘书、各类专业技术型秘书更应及时掌握政治、经济、科技、文化方面的理论的变迁，及时向领导提供理论变化的准确信息，以便所制定决策既有理论深度，又有超前意识。
4、服务职能。这是办公室工作管理职能的重要组成部分。主要是针对办公室内部而言的。一是公文管理。分别负责办理文书工作各个环节的具体事宜。应当指出的是公文是规范国家公务员行为的准则。只有对公文认真管理并且加以不折不扣地落实，方能步调一致，达到行政预期的目的。二是信息处理。所谓的信息是以物质载体为媒介反映出来的各种新的、有用的陈述事物运动及其状态的信号、消息、情报和知识的总称，目前，由于网络办公应用到办公室工作管理中，逐渐形成了以办公室为中心的信息网络系统。只有充分发挥它的作用，才能使办公室工作走向现代化。三是事务管理。如会议的安排，会场的布置；接待上级和兄弟单位的来人，接待人民群众的信访；办公室的值班、保卫、通讯联系等等。四是搞好服务。办公室服务，其主要内容包括物质和精神两方面。五是机关环境管理。机关环境的好坏直接关系到机关的形象和精神面貌。做到每周工作有安排、每月工作有计划、季度工作有要点、全年工作有重点、有总结。
5、协调职能。在办公室的工作中，其协调职能有以下三个方面的内容，一是统一步调。在贯彻领导决策过程中，由于各职能部门的工作性质的差别，工作层次要求的不同，产生这样或那样的不同意见是在所难免的。办公室工作人员要积极配合领导者进行统一步调的解释说服工作，必要时可以采用行政强制手段。二是化解矛盾。由于各具体部门的特定的工作范畴而产生的特定的利益及看问题角度的差异，如果控制不当，很有可能产生两类矛盾，即局部利益冲突与全局利益相抵触。由于办公室是一个综合机构，处于相对超脱的地位，有可能心平气和地站在公正的立场上来进行劝解和协调，进而化解矛盾。三是合理安排。为了使矛盾不产生或少产生，办公室应当协助领导班子安排好决策实施过程中的人和事。
6、监督职能。办公室的监督职能是指对下属机构、工作人员的检查、考核和督促，其目的是使下属迅速、准确、有效地完成决策目标，其主要内容：一是监查工作进度，检查工作质量。二是督办。值得注意的问题有：交代问题要明确，处理问题要果断。三是排忧解难。办公室要帮助有关部门制定排忧解难的方法和途径。在无法解决困难时，要及时反馈给决策指挥者。全面进行内部监督和外部监督，严格进行事前监督、事中监督和事后监督。
【关键词】 办公室工作 一流三化 六大职能
办公室是单位内部办理行政性事务的部门。笔者基层办公室工作十多年，根据自己的实践经验与体会，对于基层办公室工作职能，总结出以下几方面和观点与看法，希望能与同行共同商榷。
一、创建一流，统一三化
创建一流即创建一流办公室系统。理清思路、提高认识，对照标准、找出差距，按照“政令畅通、执行有力、规范高效、服务优质、作风过硬”的要求，根据形势对办公室工作新的定位，重新疏理办公室工作职责，优化整合各专业之间资源配制，加快推进一流办公室系统建设；
统一三化。①统一集团化理念。加强学习、解放思想，树立集团化思维、实施集团化运作，深化行政办公资源配置，强化上下联动，发挥整体合力，打造政令畅通、协调一致、资源共享、高效运作、一体化办公体系；②统一标准化流程。主动融入流程再造，开展管理提升诊断分析活动，着眼各项办公业务运作规律的内在要求，理清各个环节的纵向、横向关系，执行统一的标准化的流程和制度办法，加强制度标准和职责的一体化建设，确保人人职责清晰，事事有章可循；③统一信息化平台。积极开展信息化建设，适应规范流程和全面提升办公业务质量效率的新要求，进一步完善协同办公系统的各项功能，全面提高应用深度，加强信息共享应用，实现全系统、办公室业务的实时在线监控。
二、明确六大主要职能
1、工作职能。综合值班应急、信访、督察督办、信息、文档、保密、会议活动管理、综合服等工作，行使“参与政务、办理公务、搞好服务”等职能；保证掌握信息、督促检查、工作协调到位；推新“综合管理高标准、综合协调高效率、综合服务高质量、督促检查高水平、参谋作用高层次、工作作风高素质，树立善于创新、职业道德、科技进步、科学管理等观念，增强爱岗敬业、无私奉献、争先创优、优质服务等意识；搞好为上级、为领导、为单位、为部门、为基层、为群众的服务，解决好创新思维、法制观念工作作风、科技能力、管理方法等问题；做到思维、管理、工作、服务超前。
2、指导职能。由于办公室层级不同，其职能也有较大差别。一是传达、制订有关方针、政策。各级领导决策的第一个程序是下达。其中重大决策的下达通常由领导本身或通过公文材料来实现，而一般问题的决策则由办公室代为下达。各级领导决策，特别是高层次的领导决策，总带有全局性，因而多半是宏观决策。而对于宏观决策工作的落实要结合本地区、本部门、本单位的实际情况提出具体贯彻执行的意见和方案，制定出具体的方针、政策，对下属机构进行指导。二是对方针政策做出解释。对于领导决策，不管是重大问题，还是一般问题，都明确规定应当干什么、不应当干什么及怎样干。其目的是做到上下一致、步调统一。对方针、政策中容易产生歧义，或下级执行过程中产生的问题，做出正确的解释并提出解决问题的具体办法。三是办公室既是决策中心的辅助机构，又是职能部门和下级组织的综合平衡机构。它在管理系统中的承上启下、联络左右的指导职能作用是非常突出的。
3、参谋职能。办公室要发挥参谋作用，积极出谋献策，这是领导决策民主化、科学化的迫切需要，是新时期赋予办公室的一项重要任务。首先是收集信息。领导科学决策来源于信息收集的广泛性、全面性、真实性、可靠性、系统性和连续性。办公室向领导班子提供所要决策问题的信息是责无旁贷的。而获得信息和处理信息的方法和途径：一是实际工作方面的信息，为此办公室人员要做到“三勤”，即腿勤、口勤、手勤，经常到有关部门走走，遇事多问问，有用的资料多记记，做到心中有数，一旦领导班子决策需要信息便可随手拈来。二是理论研究方面的信息。理论是指导实践的武器。这不仅是因为理论可以指导事务工作，而且某些理论上的新发展本身亦是有用的信息。尤其各种智慧型秘书、各类专业技术型秘书更应及时掌握政治、经济、科技、文化方面的理论的变迁，及时向领导提供理论变化的准确信息，以便所制定决策既有理论深度，又有超前意识。
4、服务职能。这是办公室工作管理职能的重要组成部分。主要是针对办公室内部而言的。一是公文管理。分别负责办理文书工作各个环节的具体事宜。应当指出的是公文是规范国家公务员行为的准则。只有对公文认真管理并且加以不折不扣地落实，方能步调一致，达到行政预期的目的。二是信息处理。所谓的信息是以物质载体为媒介反映出来的各种新的、有用的陈述事物运动及其状态的信号、消息、情报和知识的总称，目前，由于网络办公应用到办公室工作管理中，逐渐形成了以办公室为中心的信息网络系统。只有充分发挥它的作用，才能使办公室工作走向现代化。三是事务管理。如会议的安排，会场的布置；接待上级和兄弟单位的来人，接待人民群众的信访；办公室的值班、保卫、通讯联系等等。四是搞好服务。办公室服务，其主要内容包括物质和精神两方面。五是机关环境管理。机关环境的好坏直接关系到机关的形象和精神面貌。做到每周工作有安排、每月工作有计划、季度工作有要点、全年工作有重点、有总结。
5、协调职能。在办公室的工作中，其协调职能有以下三个方面的内容，一是统一步调。在贯彻领导决策过程中，由于各职能部门的工作性质的差别，工作层次要求的不同，产生这样或那样的不同意见是在所难免的。办公室工作人员要积极配合领导者进行统一步调的解释说服工作，必要时可以采用行政强制手段。二是化解矛盾。由于各具体部门的特定的工作范畴而产生的特定的利益及看问题角度的差异，如果控制不当，很有可能产生两类矛盾，即局部利益冲突与全局利益相抵触。由于办公室是一个综合机构，处于相对超脱的地位，有可能心平气和地站在公正的立场上来进行劝解和协调，进而化解矛盾。三是合理安排。为了使矛盾不产生或少产生，办公室应当协助领导班子安排好决策实施过程中的人和事。
6、监督职能。办公室的监督职能是指对下属机构、工作人员的检查、考核和督促，其目的是使下属迅速、准确、有效地完成决策目标，其主要内容：一是监查工作进度，检查工作质量。二是督办。值得注意的问题有：交代问题要明确，处理问题要果断。三是排忧解难。办公室要帮助有关部门制定排忧解难的方法和途径。在无法解决困难时，要及时反馈给决策指挥者。全面进行内部监督和外部监督，严格进行事前监督、事中监督和事后监督。