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摘 要:文章通过分析高校图书馆档案管理信息化的基础设施、技术手段、制度导向等方面存在的问题,结合当前高校图书馆档案管理信息化的现状和趋势,提出了高校图书馆档案管理信息化的对策和建议。
关键词:图书馆;档案管理;信息化
中图分类号:G25文献标识码:A文章编号:1006-8937(2009)22-0085-02
高校图书馆档案工作的内容主要包括图书馆经费档案、财产档案、人事档案、文件档案、文献采购档案、读者档案、借阅档案、文献典藏档案、情报交流档案、重点学科及课题跟踪等,它是高校图书馆工作中的一个重要组成部分,对高校图书馆的发展具有重要作用。信息时代人们的生产方式、工作方式、学习方式、交往方式、生活方式、思维方式等都发生了较大的变化,传统的高校图书馆档案管理方式在安全性、高效性、便捷性等方面都不能适应信息时代的要求,人类社会信息记录已从纸张信息走向数字化和网络化。高校图书馆档案管理工作应充分利用信息网络技术带来的新契机,利用信息网络正在迅速地向着集成、高性能、智能化方向全面展开的大环境更好地发展档案事业,以科学化和技术化的手段管理图书馆档案,从而逐步实现图书馆档案管理的现代化,以适应高校改革与发展的新需要。因此,研究高校图书馆档案管理信息化问题具有重要的现实意义。
1高校图书馆档案管理信息化存在的问题
信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力,并使之造福于社会的历史过程。进入21世纪以来,现代信息技术广泛普及的基础之上,社会和经济的各个方面发生了深刻的变革,通过提高信息资源的管理和利用水平,在各种社会活动的功能和效率上的大幅地提高,促使人类社会的物质和精神文明达到了一个新的水平。然而,由于基础设施和技术应用不到位等原因,高校图书馆档案管理中信息化程度并不高。
①高校图书馆档案管理信息化所需基础设施、设备条件和技术手段还相对比较落后。然而,由于高校图书馆档案管理信息化所需基础设施、设备条件和技术手段还相对比较落后,目前高校图书馆档案管理信息化水平还比较低。随着时代的发展、办公形式的进步,高校的教学、科研及其他活动中越来越多的依据声像档案。它真实、形象、鲜活地记载了活动、事件的面貌,是一种最直观、最真实的档案材料, 也是高校及图书馆建设和发展的宝贵资料。但我们在工作中往往忽视了对声像档案的收集和利用,使声像档案失去了其应有的作用。因此,我们应增加一些高档的声像设备,加强声像档案的管理和利用,同时提高计算机、局域网和公共网的建设,促进高校图书馆管理信息化水平的不断提高。
②高校图书馆档案管理信息化服务层次低。目前,高校图书馆档案管理信息服务主要还是在对档案资源的登记、保管,只是为部分人提供阅览、简单的咨询和导读、复印等外部层次上。随着高校基础设施建设的加强,设施设备条件进一步完善,校园网普遍建立,为高校图书馆档案管理工作提供了很好的平台。然而,高校图书馆信息化服务网络平台的建设并不理想。在高校图书馆档案管理中,计算机网络的共享性优势没有得到很好的发挥,我们的高校图书馆档案信息并没有提供网络信息服务,也没有建立能让读者进行交流网络平台。信息化服务层次还比较低,网络资料、档案文献报道、专题提供、资源共享等深层次服务还没有形成。
③高校校园网逐步建立,但校园网的利用不够充分,还未建立起高校图书馆网络远程用户平台。在过去很长一段时间里,由于高校图书馆档案管理传统工作方式所形成的思维和方法上的定式,使得图书馆档案管理工作者在思想观念上难以将现代化管理引入到档案工作中来。尽管计算机普及程度已经较高,校园网已经逐步建立,但是,高校图书馆档案管理中没有充分发挥现代网络技术的作用。图书馆档案信息基本上是局限于本校,至多就是本地区,基本没有实现远程存取服务,很少有高校图书馆建设有远程用户也可以非常方便地利用图书馆档案信息的网络平台。近几年,电子信息技术的迅速发展和对社会生活的巨大影响,虽然已经让档案工作者认识到计算机、网络等可以大大提高档案管理工作的效率和信息化水平。但是对于如何构建图书馆档案管理信息化服务平台,相当多的档案管理工作者并没有站在资源充分共享与利用和学校改革与发展的高度,从更深层次上认真思考信息化给档案管理带来的机遇。可见,不仅高校图书馆档案管理对校园网尤其是远程网的利用不够,高校图书馆档案管理工作者的计算机水平也需要进一步提高。
2高校图书馆档案管理信息化趋势与必要性
随着计算机和网络技术的广泛应用,利用计算机和网络技术来辅助高校图书馆档案管理工作已成为高校图书馆档案管理信息化的必然趋势。目前高校图书馆档案管理工作正朝着现代化、信息化、网络化档案管理的方向转变。计算机网络信息的一个突出特点就是资源的共享性,高校通过建立一定图书馆档案处理系统,就可以将图书馆档案信息通过网络空间实现资源共享。图书馆档案管理过程中的信息收集、分类、检索、传递都可以通过网络进行,据此,图书馆档案用户不仅仅局限于本校、本地区,还可以为远程用户使用图书馆档案信息资源提供非常方便的服务。如以word文件、PDF文件、Excel文件、Flash文件等数字化文件和声像资料的存在形式不是直观的纸质文件,它是借助现代办公设备才能阅读利用文档,数字化文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理,还可以通过网络迅速传递,共享利用极其方便快捷,不受时间和距离的影响。图书馆档案管理工作必将随着计算机信息技术的发展发生更加深刻的变化。当然,这种变化不是等来的,我们有必要积极主动的进行高校图书馆档案管理信息化改革,通过建立高校图书馆档案管理校园网,加快高校图书馆档案管理信息化进程。
高校图书馆档案信息化管理的主要特征就是档案资源的数字化,服务的网络化。信息技术在高校图书馆档案管理中的应用给传统的高校图书馆档案管理带来了生机和活力。长期以来,高校图书馆档案都是以纸质的实物形式存在,这给档案信息的采集、保存和利用带来管理成本高、查询困难、信息无法提取和无法共享等一系列问题。传统的档案管理机构间是相互隔离的,信息化的发展为这些机构间的信息共享提供了可能,尤其是网络技术和分布式存储技术的应用,使得各个档案管理机构间的档案信息能够得到高效整合,通过档案信息在不同机构间的重新划分与组织,从而逐步建立起各有特色、互为补充的档案信息管理体系。随着计算机和现代通讯技术在各个领域的不断普及应用,近年来高校图书馆档案管理也随之由传统的纸质文件等物质形式逐步向数字文件形式转化。借助计算机和通信等技术,可以实现图书馆档案管理的信息化,有效解决传统方式的检索难和共享难的问题。与纸质文档相比,数字化文件归档更加高效。数字化文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,由于数字文件便于修改、便于复制、便于传递等特性,使得档案资料管理变得更加便利,人们可以在计算机上随时利用图书馆档案资源。特别是在高校图书馆档案管理信息化过程中,一些新的技术可以应用于对档案信息的深层次挖掘中,如智能信息检索和多维检索技术就可以完成在传统档案管理中无法完成的工作,从而使高校图书馆档案信息的社会、经济价值得到充分发挥。目前,越来越多的高校利用计算机进行图书馆档案的查询检索、辅助立卷、目录编制、数据统计等业务。尽管由于软件、人员素质等方面的原因,目前图书馆档案的计算机管理还不尽如人意,但已向现代化档案管理迈出了一步。
总之,利用计算机信息技术管理高校图书馆档案是未来发展的必然趋势。所以,在现阶段我们不但要丰富图书馆档案收藏内容,还要做好高校图书馆档案的分类,同时要大力开发档案信息资源,着力将图书馆档案资源转化为数字信息资源,在高校图书馆档案管理工作中不断地树立信息服务、信息化管理的意识。利用现代化的管理手段,做好图书馆档案管理工作,加快图书馆档案管理信息化的进程,从而更好地发挥高校图书馆档案的价值。
3对策与建议
①加强计算机网络等基础设施建设。目前大部分高校图书馆已采用计算机管理,从一般的文献借阅到高层次的情报服务都已实现计算机化。高校图书馆档案管理也要适应现代化发展要求,加强计算机等设备的配置和网络技术在高校图书馆档案管理中的应用,利用计算机进行档案管理,发挥网络的信息资源共享功能。根据高校图书馆档案管理与图书馆其他业务相结合的原则,有些档案可以利用图书馆的计算机管理软件进行归档,有些档案可以单独编制应用软件,实行档案的计算机网络化管理。
②提高图书馆档案管理信息服务层次。要解决高校图书馆管理信息化进程中存在的问题,充分发挥高校图书馆档案的优势与潜能,当务之急是规范图书馆档案管理,使档案管理走上标准化、规范化的科学轨道,实现档案管理的网络化、信息化,提高高校图书馆档案管理信息化服务层次。传统的档案信息服务基本上是手工操作下的档案资料查阅,信息化手段能够有效提高高校图书馆档案管理效率,规范管理流程,从而提高高校图书馆档案管理信息化服务的质量和层次。在高校图书馆档案管理信息化过程中,利用计算机技术建立的面向服务者的档案服务系统,与档案信息利用者间建立及时、有效、直接的沟通,提供多种方式的可靠、稳定、高质量的信息服务,有效提高档案信息服务的质量。
③有效充分的利用网络信息平台。高校图书馆档案工作,要充分利用计算机进行档案管理,对档案资源进行深入的开发和利用,改变图书馆档案管理的封闭或半封闭传统模式,不再只重视藏不重视用,避免造成图书馆档案资源的闲置和浪费。根据档案管理与图书馆业务相结合的原则,对能利用图书馆计算机管理软件进行归档的档案可以单独编制应用软件实行档案的计算机网络化管理。借助计算机网络等新技术建立图书馆档案网络信息平台,提升图书馆档案管理工作的整体水平,实现网络资源的远程共享。
参考文献:
[1]梁继宏.高校图书馆档案管理的问题及解决措施[J].兰台世界,2008,(2):5-6.
[2]孟德泉,孙序.对图书馆档案管理的思考[J].理论观察,2006,(12):132-133.
[3]丁凤玲.高校图书馆档案管理工作现状分析及对策研究[J].中小学图书情报世界,2009,(2):63-64.
[4]倪文敏.信息技术在图书馆档案管理中的应用[J].天津市社会主义学院学报,2008,(11):43-45.
关键词:图书馆;档案管理;信息化
中图分类号:G25文献标识码:A文章编号:1006-8937(2009)22-0085-02
高校图书馆档案工作的内容主要包括图书馆经费档案、财产档案、人事档案、文件档案、文献采购档案、读者档案、借阅档案、文献典藏档案、情报交流档案、重点学科及课题跟踪等,它是高校图书馆工作中的一个重要组成部分,对高校图书馆的发展具有重要作用。信息时代人们的生产方式、工作方式、学习方式、交往方式、生活方式、思维方式等都发生了较大的变化,传统的高校图书馆档案管理方式在安全性、高效性、便捷性等方面都不能适应信息时代的要求,人类社会信息记录已从纸张信息走向数字化和网络化。高校图书馆档案管理工作应充分利用信息网络技术带来的新契机,利用信息网络正在迅速地向着集成、高性能、智能化方向全面展开的大环境更好地发展档案事业,以科学化和技术化的手段管理图书馆档案,从而逐步实现图书馆档案管理的现代化,以适应高校改革与发展的新需要。因此,研究高校图书馆档案管理信息化问题具有重要的现实意义。
1高校图书馆档案管理信息化存在的问题
信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力,并使之造福于社会的历史过程。进入21世纪以来,现代信息技术广泛普及的基础之上,社会和经济的各个方面发生了深刻的变革,通过提高信息资源的管理和利用水平,在各种社会活动的功能和效率上的大幅地提高,促使人类社会的物质和精神文明达到了一个新的水平。然而,由于基础设施和技术应用不到位等原因,高校图书馆档案管理中信息化程度并不高。
①高校图书馆档案管理信息化所需基础设施、设备条件和技术手段还相对比较落后。然而,由于高校图书馆档案管理信息化所需基础设施、设备条件和技术手段还相对比较落后,目前高校图书馆档案管理信息化水平还比较低。随着时代的发展、办公形式的进步,高校的教学、科研及其他活动中越来越多的依据声像档案。它真实、形象、鲜活地记载了活动、事件的面貌,是一种最直观、最真实的档案材料, 也是高校及图书馆建设和发展的宝贵资料。但我们在工作中往往忽视了对声像档案的收集和利用,使声像档案失去了其应有的作用。因此,我们应增加一些高档的声像设备,加强声像档案的管理和利用,同时提高计算机、局域网和公共网的建设,促进高校图书馆管理信息化水平的不断提高。
②高校图书馆档案管理信息化服务层次低。目前,高校图书馆档案管理信息服务主要还是在对档案资源的登记、保管,只是为部分人提供阅览、简单的咨询和导读、复印等外部层次上。随着高校基础设施建设的加强,设施设备条件进一步完善,校园网普遍建立,为高校图书馆档案管理工作提供了很好的平台。然而,高校图书馆信息化服务网络平台的建设并不理想。在高校图书馆档案管理中,计算机网络的共享性优势没有得到很好的发挥,我们的高校图书馆档案信息并没有提供网络信息服务,也没有建立能让读者进行交流网络平台。信息化服务层次还比较低,网络资料、档案文献报道、专题提供、资源共享等深层次服务还没有形成。
③高校校园网逐步建立,但校园网的利用不够充分,还未建立起高校图书馆网络远程用户平台。在过去很长一段时间里,由于高校图书馆档案管理传统工作方式所形成的思维和方法上的定式,使得图书馆档案管理工作者在思想观念上难以将现代化管理引入到档案工作中来。尽管计算机普及程度已经较高,校园网已经逐步建立,但是,高校图书馆档案管理中没有充分发挥现代网络技术的作用。图书馆档案信息基本上是局限于本校,至多就是本地区,基本没有实现远程存取服务,很少有高校图书馆建设有远程用户也可以非常方便地利用图书馆档案信息的网络平台。近几年,电子信息技术的迅速发展和对社会生活的巨大影响,虽然已经让档案工作者认识到计算机、网络等可以大大提高档案管理工作的效率和信息化水平。但是对于如何构建图书馆档案管理信息化服务平台,相当多的档案管理工作者并没有站在资源充分共享与利用和学校改革与发展的高度,从更深层次上认真思考信息化给档案管理带来的机遇。可见,不仅高校图书馆档案管理对校园网尤其是远程网的利用不够,高校图书馆档案管理工作者的计算机水平也需要进一步提高。
2高校图书馆档案管理信息化趋势与必要性
随着计算机和网络技术的广泛应用,利用计算机和网络技术来辅助高校图书馆档案管理工作已成为高校图书馆档案管理信息化的必然趋势。目前高校图书馆档案管理工作正朝着现代化、信息化、网络化档案管理的方向转变。计算机网络信息的一个突出特点就是资源的共享性,高校通过建立一定图书馆档案处理系统,就可以将图书馆档案信息通过网络空间实现资源共享。图书馆档案管理过程中的信息收集、分类、检索、传递都可以通过网络进行,据此,图书馆档案用户不仅仅局限于本校、本地区,还可以为远程用户使用图书馆档案信息资源提供非常方便的服务。如以word文件、PDF文件、Excel文件、Flash文件等数字化文件和声像资料的存在形式不是直观的纸质文件,它是借助现代办公设备才能阅读利用文档,数字化文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理,还可以通过网络迅速传递,共享利用极其方便快捷,不受时间和距离的影响。图书馆档案管理工作必将随着计算机信息技术的发展发生更加深刻的变化。当然,这种变化不是等来的,我们有必要积极主动的进行高校图书馆档案管理信息化改革,通过建立高校图书馆档案管理校园网,加快高校图书馆档案管理信息化进程。
高校图书馆档案信息化管理的主要特征就是档案资源的数字化,服务的网络化。信息技术在高校图书馆档案管理中的应用给传统的高校图书馆档案管理带来了生机和活力。长期以来,高校图书馆档案都是以纸质的实物形式存在,这给档案信息的采集、保存和利用带来管理成本高、查询困难、信息无法提取和无法共享等一系列问题。传统的档案管理机构间是相互隔离的,信息化的发展为这些机构间的信息共享提供了可能,尤其是网络技术和分布式存储技术的应用,使得各个档案管理机构间的档案信息能够得到高效整合,通过档案信息在不同机构间的重新划分与组织,从而逐步建立起各有特色、互为补充的档案信息管理体系。随着计算机和现代通讯技术在各个领域的不断普及应用,近年来高校图书馆档案管理也随之由传统的纸质文件等物质形式逐步向数字文件形式转化。借助计算机和通信等技术,可以实现图书馆档案管理的信息化,有效解决传统方式的检索难和共享难的问题。与纸质文档相比,数字化文件归档更加高效。数字化文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,由于数字文件便于修改、便于复制、便于传递等特性,使得档案资料管理变得更加便利,人们可以在计算机上随时利用图书馆档案资源。特别是在高校图书馆档案管理信息化过程中,一些新的技术可以应用于对档案信息的深层次挖掘中,如智能信息检索和多维检索技术就可以完成在传统档案管理中无法完成的工作,从而使高校图书馆档案信息的社会、经济价值得到充分发挥。目前,越来越多的高校利用计算机进行图书馆档案的查询检索、辅助立卷、目录编制、数据统计等业务。尽管由于软件、人员素质等方面的原因,目前图书馆档案的计算机管理还不尽如人意,但已向现代化档案管理迈出了一步。
总之,利用计算机信息技术管理高校图书馆档案是未来发展的必然趋势。所以,在现阶段我们不但要丰富图书馆档案收藏内容,还要做好高校图书馆档案的分类,同时要大力开发档案信息资源,着力将图书馆档案资源转化为数字信息资源,在高校图书馆档案管理工作中不断地树立信息服务、信息化管理的意识。利用现代化的管理手段,做好图书馆档案管理工作,加快图书馆档案管理信息化的进程,从而更好地发挥高校图书馆档案的价值。
3对策与建议
①加强计算机网络等基础设施建设。目前大部分高校图书馆已采用计算机管理,从一般的文献借阅到高层次的情报服务都已实现计算机化。高校图书馆档案管理也要适应现代化发展要求,加强计算机等设备的配置和网络技术在高校图书馆档案管理中的应用,利用计算机进行档案管理,发挥网络的信息资源共享功能。根据高校图书馆档案管理与图书馆其他业务相结合的原则,有些档案可以利用图书馆的计算机管理软件进行归档,有些档案可以单独编制应用软件,实行档案的计算机网络化管理。
②提高图书馆档案管理信息服务层次。要解决高校图书馆管理信息化进程中存在的问题,充分发挥高校图书馆档案的优势与潜能,当务之急是规范图书馆档案管理,使档案管理走上标准化、规范化的科学轨道,实现档案管理的网络化、信息化,提高高校图书馆档案管理信息化服务层次。传统的档案信息服务基本上是手工操作下的档案资料查阅,信息化手段能够有效提高高校图书馆档案管理效率,规范管理流程,从而提高高校图书馆档案管理信息化服务的质量和层次。在高校图书馆档案管理信息化过程中,利用计算机技术建立的面向服务者的档案服务系统,与档案信息利用者间建立及时、有效、直接的沟通,提供多种方式的可靠、稳定、高质量的信息服务,有效提高档案信息服务的质量。
③有效充分的利用网络信息平台。高校图书馆档案工作,要充分利用计算机进行档案管理,对档案资源进行深入的开发和利用,改变图书馆档案管理的封闭或半封闭传统模式,不再只重视藏不重视用,避免造成图书馆档案资源的闲置和浪费。根据档案管理与图书馆业务相结合的原则,对能利用图书馆计算机管理软件进行归档的档案可以单独编制应用软件实行档案的计算机网络化管理。借助计算机网络等新技术建立图书馆档案网络信息平台,提升图书馆档案管理工作的整体水平,实现网络资源的远程共享。
参考文献:
[1]梁继宏.高校图书馆档案管理的问题及解决措施[J].兰台世界,2008,(2):5-6.
[2]孟德泉,孙序.对图书馆档案管理的思考[J].理论观察,2006,(12):132-133.
[3]丁凤玲.高校图书馆档案管理工作现状分析及对策研究[J].中小学图书情报世界,2009,(2):63-64.
[4]倪文敏.信息技术在图书馆档案管理中的应用[J].天津市社会主义学院学报,2008,(11):43-45.