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摘 要:档案卷质量决定了人们发展“新起点”的高低。本文根据基层档案室工作实践,对归档文件材料价值鉴定标准、文件材料归档范围和保管期限划分历次变动、档案保管期限表应灵活运用等方面进行了探讨和阐述,以便进一步理解掌握国家档案局8号令精神,准确落实到位。
关键词:法规执行文件归档价值鉴定
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)01(b)-0226-01
归档文件材料的价值鉴定是提高档案案卷质量的关键,它决定了文件材料的存毁及保存时间,在档案工作各环节中占有重要地位。2006年国家档案局第8号令颁布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,这成为当前归档文件材料价值的最新鉴定依据,但该规定在涉及保管期限界定的条款中,多次使用了“重要的”、“重大的”或“一般的”概念,仍需要根据各立档单位的职能,文件材料的来源、内容、形式特征来鉴定文件材料的真实价值。笔者在日常档案工作实践中获得一些体会,谨供大家交流参考。
归档文件材料价值的客观存在是由档案在经济社会中发挥的重大作用决定的。基于档案在生产生活中的不同作用,立档单位在对归档文件进行价值鉴定时,单一的鉴定标准往往无法判断档案的真正价值,需要运用不同的鉴定标准,多方位审视这件档案。归档文件材料价值鉴定标准可分为四种:(1)职能标准。(2)来源标准。(3)内容标准。(4)形式特征。对实际档案工作实践而言,这些标准原则性较强,对归档文件材料范围及档案保管期限进行科学划分是增强归档工作可操作性的必要手段。
建国以来文件材料归档范围及档案保管期限划分工作已经历了五次较大的变动。其一,中办秘书局、国家档案局在1956年、1957年先后制定出台《党的机关档案材料保管期限的一般标准》、《国家机关一般档案材料保管期限参考表》；其二,国家档案局在1964年颁布了《机关文书档案保管期限参考表》(试行草案),将党政机关档案保管期限表合二为一；其三,国家档案局在1983年颁布了《关于文书档案保管期限的规定》;其四,《中华人民共和国档案法》颁布后,国家档案局在1987年颁布了《关于机关档案保管期限的规定》；其五,国家档案局在2006年以第8号令的形式发布《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。其中8号令体现出两大特点:一是突出了立档单位的主体地位,在界定文书档案保管期限方面体现了“以我为主”的思想。二是对凡涉及到与公民权益有关的档案,绝大多数调整为永久保管,体现了“以人为本”的思想。但8号令在涉及保管期限界定的84项条款中,使用“重要的”、“重大的”或“一般的”概念表述有28項,以此模糊概念划分档案的保管期限,极易造成人为理解上的差异。例如,在实际工作中,因为分工不同等,因此,对同一份文件材料的保管期限界定,不同的人会存产生不同的结论,不利于客观地鉴定文件材料的价值。
针对这一情况,国家档案局在2007年出台了《文书档案保管期限表》问题解答,对一些“重要的”、“重大的”或“一般的”模糊概念从增强可操作性的角度给予了进行解释。如:行政处分形成的文件材料,根据处分类别来区分“重要的”或“一般的”；机关部门与有关单位签订的合同、协议、协定、协议书等,根据有效时限区分“重要的”或“一般的”。尽管如此,一些概念仍存在不确定因素。如:重要业务问题与一般业问题区分,涉及法规政策性和重大业务建设内容的,属于比较重要的问题；涉及基础性、技术性内容的,属于一般的问题,这个标准需对单位业务问题有一整体把握。又如:上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的重要的或一般的文件材料区分,以上级机关领导的行政级别或检查、视察活动内容的重要程度来判断,这一标准也因机关部门职能差异,需要视具体情况而定。总之,立档单位对此类文件材料保管期限的界定,应灵活运用档案保管期限表,具体问题具体分析,不能一概而论。
1 “以我为主”,发挥立档单位“自我了解”的优势
本机关、本单位形成的文件材料作为立档单位归档的重点,较为全面地反映了立档单位主要职能及基本历史面貌,立档单位文件材料收集归档以立档单位为主体,可以使反映立档单位主要职能及基本历史面貌的文件材料全面保存,同时也明显减少重复归档,有益于档案设施设备资源的科学利用。因此,这部分文件材料应多数为永久保存,但不能认为,本机关、本单位形成的文件材料作为归档的重点,就应永久保存,需要借助内容标准进行客观的区分。如:本单位职能活动中形成的文件材料,只要是主要职能或主管职能的,并可以全面反映活动情况的方案、汇报、总结、汇总数字应作为永久保存,其他材料则可作为30年保存。而对于属本单位配合职能的,如:法制创建活动,涉及到的部门单位很多,政法委为主要职能单位,其在创建活动中形成的全面反映活动情况文件材料应作为永久保存,其他部门在创建活动中形成的应作为30年保存。又如:重要专题调研材料和一般专题调研材料区分,可将立档单位完成的上级部门单位交办的重点调研材料或在上级部门单位评比中获得奖励的优秀调研论文作为永久保存,其他的作为30年保存。此种区分方法在很大程度上体现了是典型的,还是一般的判断方法。
2 注重内容,提升档案案卷内文件材料质量
“重要业务”方面文件材料最能反映立档单位主要职能及基本历史面貌。“重要业务”问题与“一般业务”问题区分,可以依据是方针政策性的、重大事件的,还是一般行政事务的加以区分。如:政策性的、重大事件、地名、区划调整的,应为永久保存；而经费申请等一般行政事务的,应为30年保存。特别要注重档案凭证作用在和谐社会建设中化解矛盾纠纷、维护各方权益的不可替代性,加强对立档单位产生的明析产权、责利等方面文件材料的归档,为今后提供档案利用夯实基础。
3 综合运用,切实做到归档文件材料“应归尽归”
在贯彻国家档案局第8号令过程中,根据国家档案局出台的《文书档案保管期限表》中关于区分上级机关制发的属于本机关主管业务的“重要的”或“一般的”文件材料,在于是否具有政策性、法规性、方针性的解答原则,在实践中注重依据文件的名称、格式的形式特征,即文件的名称、格式是否具有法律、法规的名称、格式特征,再结合文件的内容鉴定,就能较好地解决此类文件保管期限的划分。
关键词:法规执行文件归档价值鉴定
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)01(b)-0226-01
归档文件材料的价值鉴定是提高档案案卷质量的关键,它决定了文件材料的存毁及保存时间,在档案工作各环节中占有重要地位。2006年国家档案局第8号令颁布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,这成为当前归档文件材料价值的最新鉴定依据,但该规定在涉及保管期限界定的条款中,多次使用了“重要的”、“重大的”或“一般的”概念,仍需要根据各立档单位的职能,文件材料的来源、内容、形式特征来鉴定文件材料的真实价值。笔者在日常档案工作实践中获得一些体会,谨供大家交流参考。
归档文件材料价值的客观存在是由档案在经济社会中发挥的重大作用决定的。基于档案在生产生活中的不同作用,立档单位在对归档文件进行价值鉴定时,单一的鉴定标准往往无法判断档案的真正价值,需要运用不同的鉴定标准,多方位审视这件档案。归档文件材料价值鉴定标准可分为四种:(1)职能标准。(2)来源标准。(3)内容标准。(4)形式特征。对实际档案工作实践而言,这些标准原则性较强,对归档文件材料范围及档案保管期限进行科学划分是增强归档工作可操作性的必要手段。
建国以来文件材料归档范围及档案保管期限划分工作已经历了五次较大的变动。其一,中办秘书局、国家档案局在1956年、1957年先后制定出台《党的机关档案材料保管期限的一般标准》、《国家机关一般档案材料保管期限参考表》；其二,国家档案局在1964年颁布了《机关文书档案保管期限参考表》(试行草案),将党政机关档案保管期限表合二为一；其三,国家档案局在1983年颁布了《关于文书档案保管期限的规定》;其四,《中华人民共和国档案法》颁布后,国家档案局在1987年颁布了《关于机关档案保管期限的规定》；其五,国家档案局在2006年以第8号令的形式发布《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。其中8号令体现出两大特点:一是突出了立档单位的主体地位,在界定文书档案保管期限方面体现了“以我为主”的思想。二是对凡涉及到与公民权益有关的档案,绝大多数调整为永久保管,体现了“以人为本”的思想。但8号令在涉及保管期限界定的84项条款中,使用“重要的”、“重大的”或“一般的”概念表述有28項,以此模糊概念划分档案的保管期限,极易造成人为理解上的差异。例如,在实际工作中,因为分工不同等,因此,对同一份文件材料的保管期限界定,不同的人会存产生不同的结论,不利于客观地鉴定文件材料的价值。
针对这一情况,国家档案局在2007年出台了《文书档案保管期限表》问题解答,对一些“重要的”、“重大的”或“一般的”模糊概念从增强可操作性的角度给予了进行解释。如:行政处分形成的文件材料,根据处分类别来区分“重要的”或“一般的”；机关部门与有关单位签订的合同、协议、协定、协议书等,根据有效时限区分“重要的”或“一般的”。尽管如此,一些概念仍存在不确定因素。如:重要业务问题与一般业问题区分,涉及法规政策性和重大业务建设内容的,属于比较重要的问题；涉及基础性、技术性内容的,属于一般的问题,这个标准需对单位业务问题有一整体把握。又如:上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的重要的或一般的文件材料区分,以上级机关领导的行政级别或检查、视察活动内容的重要程度来判断,这一标准也因机关部门职能差异,需要视具体情况而定。总之,立档单位对此类文件材料保管期限的界定,应灵活运用档案保管期限表,具体问题具体分析,不能一概而论。
1 “以我为主”,发挥立档单位“自我了解”的优势
本机关、本单位形成的文件材料作为立档单位归档的重点,较为全面地反映了立档单位主要职能及基本历史面貌,立档单位文件材料收集归档以立档单位为主体,可以使反映立档单位主要职能及基本历史面貌的文件材料全面保存,同时也明显减少重复归档,有益于档案设施设备资源的科学利用。因此,这部分文件材料应多数为永久保存,但不能认为,本机关、本单位形成的文件材料作为归档的重点,就应永久保存,需要借助内容标准进行客观的区分。如:本单位职能活动中形成的文件材料,只要是主要职能或主管职能的,并可以全面反映活动情况的方案、汇报、总结、汇总数字应作为永久保存,其他材料则可作为30年保存。而对于属本单位配合职能的,如:法制创建活动,涉及到的部门单位很多,政法委为主要职能单位,其在创建活动中形成的全面反映活动情况文件材料应作为永久保存,其他部门在创建活动中形成的应作为30年保存。又如:重要专题调研材料和一般专题调研材料区分,可将立档单位完成的上级部门单位交办的重点调研材料或在上级部门单位评比中获得奖励的优秀调研论文作为永久保存,其他的作为30年保存。此种区分方法在很大程度上体现了是典型的,还是一般的判断方法。
2 注重内容,提升档案案卷内文件材料质量
“重要业务”方面文件材料最能反映立档单位主要职能及基本历史面貌。“重要业务”问题与“一般业务”问题区分,可以依据是方针政策性的、重大事件的,还是一般行政事务的加以区分。如:政策性的、重大事件、地名、区划调整的,应为永久保存；而经费申请等一般行政事务的,应为30年保存。特别要注重档案凭证作用在和谐社会建设中化解矛盾纠纷、维护各方权益的不可替代性,加强对立档单位产生的明析产权、责利等方面文件材料的归档,为今后提供档案利用夯实基础。
3 综合运用,切实做到归档文件材料“应归尽归”
在贯彻国家档案局第8号令过程中,根据国家档案局出台的《文书档案保管期限表》中关于区分上级机关制发的属于本机关主管业务的“重要的”或“一般的”文件材料,在于是否具有政策性、法规性、方针性的解答原则,在实践中注重依据文件的名称、格式的形式特征,即文件的名称、格式是否具有法律、法规的名称、格式特征,再结合文件的内容鉴定,就能较好地解决此类文件保管期限的划分。