论文部分内容阅读
[摘 要] 随着研究院数字档案馆的建成和运行，几年来无论是传统载体的数字化，还是电子文件系统的建设，都产生了大量的档案数字信息，过去科技档案借用件的应用模式，无论在纸质档案或档案管理系统，档案都无法实现数据关联。随着数字档案馆的建立，部分借用件的应用实现关联，过去的传统档案管理已不适应目前档案信息化建设要求。通过开通数据共享功能，对软件进行性能优化，提高数据搜索关联功能，创建借用件数据模块，加强对数据的管理，推进数据的标准化等，持续提高信息资源的传递和共享水平，从而做好科技档案数字化管理中信息关联问题，加快新一代信息技术与档案业务深度融合，从而适应航空产品数字化设计、数字化制造的进程。
[关键词] 借用件；信息；关联
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 078
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）19- 0182- 03
1 科技档案、借用件
科技档案是指产品在研制、生产活动中形成的具有保存价值的各种技术文件。科技档案材料主要是由本单位自己编制形成的，但与本单位科技、生产活动有直接关系的其他单位提供的、转让的、引进的、移交的科技文件，也都视为科技档案材料来管理。借用件是指从已定型（或鉴定）产品中借用的零、部、组件，在满足设计要求的前提下，应最大限度地采用借用件，改进改型、派生型号产品应尽量借用基本型产品的零部件，产品图纸是科技档案之一。
近年来，中国空空导弹研究院档案主管部门非常重视档案信息化建设，随着信息技术的应用和数字档案馆建设，产生的大量科技电子文件（科技电子档案）形成一个巨大的档案数字资源库。目前借用件（图纸）的档案管理呈现的问题是科技档案工作者面临的一个重要课题。
2 科技档案数字化管理中信息关联情况
档案凝结了研究院在科研、生产及经营管理等活动中所创造的全部成果，具有重要的参考价值和借鉴作用。尤其在新产品的研制或产品的改进改型中，通过借鉴档案资料帮助企业快速、准确地设计产品尤为重要，借用件使用非常常见。例如：某型号发射装置科技档案技术资料2 800张，其中80%的技术资料被几个不同型号的产品借用，科技档案借用件数量大，利用率高。近年来，研究院《档案管理》系统平台实现了与协同工作平台、PDM、OA等主要业务系统的集成，电子文件实现了实时在线归档和自动采集，加上馆藏档案的数字化，档案数据量的激增，不可避免的会导致用户从大量的档案中找到所需信息并与之关联的难度增大，目前在科技档案借用件关联运用中，工作界面程序就多，耗时过长，使用不方便。譬如某套产品图纸中有一张图纸是借用件需要关联，数据不在同一库节点，根本做不到数据信息关联，即使数据在同一库节点上，也需要在档案管理系统中进入2次窗口界面，有时还出现对所需的资料检索不到或死机现象，最后还得逐条在成千的图纸中挑其中的这张图纸才能关联。另外窗口界面小，挑选图号需要滚动很长时间，如果没有关联完所有信息，或者其中一条信息关联错误，再次进入关联时，或者更改关联信息时，就需要把上次关联的所有内容全部清除后，才能进行重新关联信息，费时费力。
更重要的是，借用件与原图标准件不在同一庫节点上，档案管理系统无法实现关联，这样如果原图标准件更改了，不在同一库节点上的借用件无法自动更新最新状态，就保证不了科技档案信息的准确性、有效性。
3 科技档案借用件信息化关联改善方案
如何在海量科技档案数据中让借用件关联有用的数据信息是研究院科技档案工作者面临的一个创新方向。需要从开通数据共享功能，对软件进行性能优化，提高数据搜索关联功能，创建借用件数据模块，数据管理与信息资源的标准化，完善数据标引、著录规范以及数据信息转换等标准，对其核心部分的数据库，需要档案人员不断更新和维护，从而减少反复提高效率等几个方面开展工作。
3.1 开通数据共享功能
对于不同库节点的数据，对具有管理权限的档案管理相关人员开通《档案管理》系统数据共享功能是必须的。如果不能数据共享，即使档案管理者能看到不同库节点的数据及全文内容，也不能完成数据关联操作。
3.2 对软件进行性能优化，提高数据搜索关联功能
原始数据往往由于在数据结构、数据组织、数据表达等方面与用户需求存在不一致的地方，需要进行数据信息转换与处理。数据信息转换后仍不能达到数据信息化关联的，则系统存在性能瓶颈，需要开展《档案管理系统》软件的升级开发工作，改进软件功能的设计，增加借用件关联工具按钮，研发智能搜索关联功能，开发关联程序接口，增加全文（上传后挂接的全文）流量工作，就必须部署新的技术，继续升级档案资源管理系统平台。升级后的关联界面不再重复出现多次选择界面，而是在智能查询中输入被关联的某项信息，点击关联按钮，快速识别并关联相关信息，然后点击确认键，不需要在档案管理系统中进入2次窗口界面，也就不会出现对所需的资料检索不到或死机现象，从而实现快速、准确关联与该图号有关的全部信息。
3.3 创建借用件数据模块
对于各型号都使用的共享数据，要建立借用件数据模块，通过数据库DBA工具、ISQL或SQL交互工具建立一个有实际意义的模式名称。
单击开始→程序→数据库→借用件数据库工具，启动后得到欢迎界面，欢迎界面上主要描述数据库工具所支持Oracle、DB2、SQL Server、MySql等数据库向借用件数据对象的关联或迁移。
单击下一步，进入数据源设计界面。
选择数据源后，会自动选择对应的数据源驱动；服务器对应文本框填写IP地址或机器名，推荐使用IP地址；用户名和密码对应的文本框填写可以正确登陆的用户名和密码。 单击下一步，进入目标数据源设置界面，也要设置对应的目标数据源类型、数据库驱动、数据库名、用户名、口令等，可以根据自己的业务需求，选择相应的操作方式：新建表、重载数据、追加数据。借用件数据模块建立后，档案管理者和产品设计者都可以根据需要使用，将管理的前沿延伸到资料编制者，不同库节点的数据信息关联指日可待。
3.4 完善科技档案借用件域块信息（数据标引）
建立借用件专题库，对曾经借用過的科技档案标注共被借用几次，什么时间曾被那套科技档案借用，责任者是谁等信息。每次被借用、共用的科技档案在《档案管理系统》都能以明显的方式显示。譬如：就像接收邮件提示一样提示有科技档案被借用了。
3.5 全面收集和保存科技档案数据
只有全面收集和保存科技档案数据，才有可能在科技档案数据库中找到所需的信息，才有可能进行数据信息关联。资源类数据包括馆藏档案经过数字化加工而产生的各类电子档案、PDM、CAPP和OA等系统存储的各类电子档案等。在企业档案信息化建设过程中，如果我们具备保存海量数据的条件，首先要尽可能多地收集和保存数据，做到全覆盖，不能因为数据量大、处理复杂和保存代价高等一系列主客观原因，而放弃暂时对科研生产无关的数据。档案工作其实是一项繁琐的工作，尤其是科技档案工作，人们永远不知道哪份科技档案哪一天要用，对哪个人有用，不知道这些数据可能就是明天科研人员需要关联的数据信息。因此，在科技发达到能够存储海量数据的今天，理应全面收集和保存好科技档案数据，需要保存的文件，确保得到及时收集、分类归档。对任何一份科技档案都要做到宁可一直用不到，也不能出现科研人员用到时不能方便找到的现象。
3.6 加强对数据管理与数据的标准化
据国家档案局和航空工业档案馆发布的标准、规范，结合数字档案馆运行过程中科技档案借用件关联暴露出的问题，建立数据管理规范标准、档案信息化建设的制度标准修订工作。特别是著录规范，严格规定科研档案各类信息的著录格式、著录细则。由于数据库存储和利用的特殊性，可能几年以前形成的数据现在已经无法利用，或者不能有效的读取。例如：受控文本的录入必须用半角格式，否则在全文批量挂接上传时，因格式不匹配而无法挂接全文。因此，要规定受控的记录范围、格式与填写要求，确保档案信息录入要完整、准确、规范，培养时时更新意识，要派专门档案人员及时对数据库进行更新和核准，只有做到这些，才能提高数据质量，确保档案材料的齐全、完整和准确性。具体包括科技资料更改、替换、销毁的时间、依据、阶段标记、内容、责任者，确保文件的更改和现行修订状态得到标识，关联数据时就不会不同阶段的资料一股脑的全部跳出来，防止作废文件的非预期使用，而确因需要而保留作废文件时，对这些文件进行标识，以防误用；根据商业秘密的级别，对资料（含涉及商业密级的档案资料）密级做相应密级调整，将档案系统中文件条目“商业秘密级别”按要求标识“最重要”、“重要”、“一般”，PDM系统归至《档案管理系统》的电子档案，除PDF格式外，WORD格式也同样标识商业密级；科技成果补录成果完成人，确保使用者输入完成人的部分信息能够关联到该科技成果详细科研资料。做好记录的标识，以便使用者快速而准确识别、检索和使用，才能有效进行数据信息关联，进一步推动档案信息化进程。
3.7 加强对借用件数据信息安全和管理情况的监督
近年来，随着业务数据的快速增长，部分主存储已经老化，硬件稳定性能逐年下降，需对存储系统进行扩容和升级，解决业务系统运行存在的安全隐患，单位相关人员要密切配合档案管理人员，共同做好借用件数据信息安全和管理工作，定期开展借用件检查，发现问题及时纠正。
另外，研究院现有多个管理体系并存，建议对各体系运行记录进行分类与梳理，明确记录存留要求，提高体系运行过程的规范性，减少借用件管理过程中的反复。
4 结 语
作为科技档案管理人员有责任、有义务积极作为，主动思考科技档案管理中面临的问题，不断推进档案工作提质增效，为进一步做好档案工作而努力前行。
[关键词] 借用件；信息；关联
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 078
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）19- 0182- 03
1 科技档案、借用件
科技档案是指产品在研制、生产活动中形成的具有保存价值的各种技术文件。科技档案材料主要是由本单位自己编制形成的，但与本单位科技、生产活动有直接关系的其他单位提供的、转让的、引进的、移交的科技文件，也都视为科技档案材料来管理。借用件是指从已定型（或鉴定）产品中借用的零、部、组件，在满足设计要求的前提下，应最大限度地采用借用件，改进改型、派生型号产品应尽量借用基本型产品的零部件，产品图纸是科技档案之一。
近年来，中国空空导弹研究院档案主管部门非常重视档案信息化建设，随着信息技术的应用和数字档案馆建设，产生的大量科技电子文件（科技电子档案）形成一个巨大的档案数字资源库。目前借用件（图纸）的档案管理呈现的问题是科技档案工作者面临的一个重要课题。
2 科技档案数字化管理中信息关联情况
档案凝结了研究院在科研、生产及经营管理等活动中所创造的全部成果，具有重要的参考价值和借鉴作用。尤其在新产品的研制或产品的改进改型中，通过借鉴档案资料帮助企业快速、准确地设计产品尤为重要，借用件使用非常常见。例如：某型号发射装置科技档案技术资料2 800张，其中80%的技术资料被几个不同型号的产品借用，科技档案借用件数量大，利用率高。近年来，研究院《档案管理》系统平台实现了与协同工作平台、PDM、OA等主要业务系统的集成，电子文件实现了实时在线归档和自动采集，加上馆藏档案的数字化，档案数据量的激增，不可避免的会导致用户从大量的档案中找到所需信息并与之关联的难度增大，目前在科技档案借用件关联运用中，工作界面程序就多，耗时过长，使用不方便。譬如某套产品图纸中有一张图纸是借用件需要关联，数据不在同一库节点，根本做不到数据信息关联，即使数据在同一库节点上，也需要在档案管理系统中进入2次窗口界面，有时还出现对所需的资料检索不到或死机现象，最后还得逐条在成千的图纸中挑其中的这张图纸才能关联。另外窗口界面小，挑选图号需要滚动很长时间，如果没有关联完所有信息，或者其中一条信息关联错误，再次进入关联时，或者更改关联信息时，就需要把上次关联的所有内容全部清除后，才能进行重新关联信息，费时费力。
更重要的是，借用件与原图标准件不在同一庫节点上，档案管理系统无法实现关联，这样如果原图标准件更改了，不在同一库节点上的借用件无法自动更新最新状态，就保证不了科技档案信息的准确性、有效性。
3 科技档案借用件信息化关联改善方案
如何在海量科技档案数据中让借用件关联有用的数据信息是研究院科技档案工作者面临的一个创新方向。需要从开通数据共享功能，对软件进行性能优化，提高数据搜索关联功能，创建借用件数据模块，数据管理与信息资源的标准化，完善数据标引、著录规范以及数据信息转换等标准，对其核心部分的数据库，需要档案人员不断更新和维护，从而减少反复提高效率等几个方面开展工作。
3.1 开通数据共享功能
对于不同库节点的数据，对具有管理权限的档案管理相关人员开通《档案管理》系统数据共享功能是必须的。如果不能数据共享，即使档案管理者能看到不同库节点的数据及全文内容，也不能完成数据关联操作。
3.2 对软件进行性能优化，提高数据搜索关联功能
原始数据往往由于在数据结构、数据组织、数据表达等方面与用户需求存在不一致的地方，需要进行数据信息转换与处理。数据信息转换后仍不能达到数据信息化关联的，则系统存在性能瓶颈，需要开展《档案管理系统》软件的升级开发工作，改进软件功能的设计，增加借用件关联工具按钮，研发智能搜索关联功能，开发关联程序接口，增加全文（上传后挂接的全文）流量工作，就必须部署新的技术，继续升级档案资源管理系统平台。升级后的关联界面不再重复出现多次选择界面，而是在智能查询中输入被关联的某项信息，点击关联按钮，快速识别并关联相关信息，然后点击确认键，不需要在档案管理系统中进入2次窗口界面，也就不会出现对所需的资料检索不到或死机现象，从而实现快速、准确关联与该图号有关的全部信息。
3.3 创建借用件数据模块
对于各型号都使用的共享数据，要建立借用件数据模块，通过数据库DBA工具、ISQL或SQL交互工具建立一个有实际意义的模式名称。
单击开始→程序→数据库→借用件数据库工具，启动后得到欢迎界面，欢迎界面上主要描述数据库工具所支持Oracle、DB2、SQL Server、MySql等数据库向借用件数据对象的关联或迁移。
单击下一步，进入数据源设计界面。
选择数据源后，会自动选择对应的数据源驱动；服务器对应文本框填写IP地址或机器名，推荐使用IP地址；用户名和密码对应的文本框填写可以正确登陆的用户名和密码。 单击下一步，进入目标数据源设置界面，也要设置对应的目标数据源类型、数据库驱动、数据库名、用户名、口令等，可以根据自己的业务需求，选择相应的操作方式：新建表、重载数据、追加数据。借用件数据模块建立后，档案管理者和产品设计者都可以根据需要使用，将管理的前沿延伸到资料编制者，不同库节点的数据信息关联指日可待。
3.4 完善科技档案借用件域块信息（数据标引）
建立借用件专题库，对曾经借用過的科技档案标注共被借用几次，什么时间曾被那套科技档案借用，责任者是谁等信息。每次被借用、共用的科技档案在《档案管理系统》都能以明显的方式显示。譬如：就像接收邮件提示一样提示有科技档案被借用了。
3.5 全面收集和保存科技档案数据
只有全面收集和保存科技档案数据，才有可能在科技档案数据库中找到所需的信息，才有可能进行数据信息关联。资源类数据包括馆藏档案经过数字化加工而产生的各类电子档案、PDM、CAPP和OA等系统存储的各类电子档案等。在企业档案信息化建设过程中，如果我们具备保存海量数据的条件，首先要尽可能多地收集和保存数据，做到全覆盖，不能因为数据量大、处理复杂和保存代价高等一系列主客观原因，而放弃暂时对科研生产无关的数据。档案工作其实是一项繁琐的工作，尤其是科技档案工作，人们永远不知道哪份科技档案哪一天要用，对哪个人有用，不知道这些数据可能就是明天科研人员需要关联的数据信息。因此，在科技发达到能够存储海量数据的今天，理应全面收集和保存好科技档案数据，需要保存的文件，确保得到及时收集、分类归档。对任何一份科技档案都要做到宁可一直用不到，也不能出现科研人员用到时不能方便找到的现象。
3.6 加强对数据管理与数据的标准化
据国家档案局和航空工业档案馆发布的标准、规范，结合数字档案馆运行过程中科技档案借用件关联暴露出的问题，建立数据管理规范标准、档案信息化建设的制度标准修订工作。特别是著录规范，严格规定科研档案各类信息的著录格式、著录细则。由于数据库存储和利用的特殊性，可能几年以前形成的数据现在已经无法利用，或者不能有效的读取。例如：受控文本的录入必须用半角格式，否则在全文批量挂接上传时，因格式不匹配而无法挂接全文。因此，要规定受控的记录范围、格式与填写要求，确保档案信息录入要完整、准确、规范，培养时时更新意识，要派专门档案人员及时对数据库进行更新和核准，只有做到这些，才能提高数据质量，确保档案材料的齐全、完整和准确性。具体包括科技资料更改、替换、销毁的时间、依据、阶段标记、内容、责任者，确保文件的更改和现行修订状态得到标识，关联数据时就不会不同阶段的资料一股脑的全部跳出来，防止作废文件的非预期使用，而确因需要而保留作废文件时，对这些文件进行标识，以防误用；根据商业秘密的级别，对资料（含涉及商业密级的档案资料）密级做相应密级调整，将档案系统中文件条目“商业秘密级别”按要求标识“最重要”、“重要”、“一般”，PDM系统归至《档案管理系统》的电子档案，除PDF格式外，WORD格式也同样标识商业密级；科技成果补录成果完成人，确保使用者输入完成人的部分信息能够关联到该科技成果详细科研资料。做好记录的标识，以便使用者快速而准确识别、检索和使用，才能有效进行数据信息关联，进一步推动档案信息化进程。
3.7 加强对借用件数据信息安全和管理情况的监督
近年来，随着业务数据的快速增长，部分主存储已经老化，硬件稳定性能逐年下降，需对存储系统进行扩容和升级，解决业务系统运行存在的安全隐患，单位相关人员要密切配合档案管理人员，共同做好借用件数据信息安全和管理工作，定期开展借用件检查，发现问题及时纠正。
另外，研究院现有多个管理体系并存，建议对各体系运行记录进行分类与梳理，明确记录存留要求，提高体系运行过程的规范性，减少借用件管理过程中的反复。
4 结 语
作为科技档案管理人员有责任、有义务积极作为，主动思考科技档案管理中面临的问题，不断推进档案工作提质增效，为进一步做好档案工作而努力前行。