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办公用品是一个企业单位不可缺少的部分，但一些企业单位仍然一直采用传统的人工方式管理办公用品。这种管理方式存在着许多缺点，如：效率低、保密性差，另外时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。此外办公用品大部分又都是一些小而杂的物品，所以人为丢失，或者重复领用等事情经常发生，对物品的入库、出库、库存不能及时、准确的统计，所以会导致急用物品的缺货，不常用物品过多囤积，盘点库存也无从下手。这大大提高了企业单位管理费用的支出。