论文部分内容阅读
摘要:水利科技档案是水利工程管理、运行、维修养护等技术工作决策、设计的重要依据，对于水利工程的安全运行和充分发挥效益至关重要。收集、利用和管理好水利科技档案，更好地为水利事业服务，是水利建设和管理者的责任。工程资料整理作为整个水利科技档案管理工作的主体，成为了水利科技档案的形成、利用与管理的基础。文章针对水利科技档案的管理以及工程在建设过程中其资料的整理,更好地实现正规化、标准化管理，进行了实践总结。
关键词:水利工程; 科技档案; 管理; 重要性; 资料整理
中图分类号：TV 文献标识码：A 文章编号：
水利工程科技档案包括从工程项目的提出、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，它对工程建成投产后的管理、运行、养护等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他工程也起着借鉴与参考的作用。本文在着重阐述水利科技档案的管理重要性及其做法的同时，结合实际事例重点详述了工程资料整理的步骤，因为只有做到整理好工程建設资料，才能更好实现水利技术档案的正规化、标准化管理，更全面的服务于水利工程建设事业。
1.档案工作的重要性
水利工程档案是历史的记录，是水利科技档案的重要组成部分。
它来源于工程建设全过程，不仅在建设过程中具有重要作用,而且在工程建成后的运行、管理工作中，也是不可缺少的依据和条件。借助档案，人们可以查寻需要了解掌握过去的资料与情况，尤其是在建立工程质量终身负责制的今天，档案的凭证作用更为重要。如果忽视档案管理，造成档案资料的残缺或不准确，将直接影响档案资料作用的发挥。所以水利部领导曾经强调，水利工程“五不验收”中，就包括“档案不合格不验收”。因此，对每一个工程项目不管是建设法人的甲方，承建项目的乙方以及设计、监理等任何一个单位，对工程设计、报批立项、建设与竣工的全过程、务须高度重视各个阶段的档案资料的原始记录、保存与管理。加强工程档案管理，是加强工程建设与管理工作的重要内容，江泽民同志曾题词:“档案工作是各项事业发展的重要基础，这个基础不牢固，将来我们要负历史责任的”。胡锦涛主席也指出“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业”。可见档案管理工作的重要性与肩负的神圣责任。
2如何做好水利科技档案管理工作
建立档案管理网络，确保管理规范化、标准化加强对档案工作的集中统一管理是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。一是成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由主管档案工作的领导全面负责对档案室配备专职档案人员，在各业务部门指定专门人员担任兼职或专职档案员。二是要设计出可使用的档案管理信息管理软件，将输入的数字档案信息进行分类排列和编目，实现档案数字化，信息组织与管理的有序化。三是建立健全档案管理的各种规章制度，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明。四是建立科学的归档制度，归档时应对文件进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的文件是否齐全完整。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门，都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。 3.工程资料的整理要求
一是工程档案工作应与工程建设同步管理；二是档案应完整、准确、系统，并做到图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等要附情况说明；三是竣工图应反映实际情况，必须做到图物相符，做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证，并加盖竣工图章；四是施工过程中的图片、照片、录音、录像等材料，以及施工过程中的重大事件、事故等，应有完整的文字说明，同时要详细地填写档案资料情况登记表。强化档案人员的业务培训，提高档案管理水平水利工程档案管理的范围和要求，对档案工作人员的素质提出了更高的要求。从事水利工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面，他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案以及与水利工程相关的一些专业类别档案，因此，为达到水利工程档案整理规范化的要求，应对各专职或兼职档案管理人员进行培训。这种培训与档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有一个切实的保障。
4.S8标工程资料整理实例
4．1资料编码程序
根据监理S8资料管理范围，资料编码分为:①工程开工建设资料;②工程建设及施工技术资料;③工程鉴定检测资料;④工程验收报告资料;⑤工程验收质量评定资料。其中:
(1)工程开工建设资料分为:①可研、初设、地勘、批复计划等有关文件资料;②工程招标文件等资料;③承发包、设计、施工、监理等各种合同书资料;④监督、质量保证、项目划分等有关批准资料;⑤其它资料。
(2)工程建设及施工技术资料分为:①会议记录资料;②监理资料;③施工图纸、变更、技术说明、图纸会审、通知及审批等资料;④施工组织设计、方案、日记、往来函件及检查处理等资料;⑤运用、度汛、调度方案等资料。
(3)工程鉴定检测资格分为:①设备产品说明、调试、鉴定及试运行等资料;②施工测量、测试及各种观测记录;③各种原材料构件质量鉴定、检查、检测试验资料;④各种试验报告单;⑤其它相关检测资料。
(4)工程验收报告资料:①建设、监理、设计、管理、运行、报告等资料;②竣工决算、竣工审计、竣工自查等报告资料;③其他有关资料;④竣工图纸;⑤工程照片。
(5)工程验收质量评定资料:①隐蔽工程验收记录资料;②单元工程质量评定资料;③分部工程质量评定资料;④单位工程质量核定资料;⑤其他有关资料。
4．2建立资料库
我们实施信息化管理，将档案资料及时输入电脑，随时为业务部门提供更全面的信息资源，这些档案信息无疑为我们水利事业提供了很大的帮助。每当业务部门专业技术人员从利用档案中获得信息时，他们也会更积极主动地向档案室归档文件材料，从而保证工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶
对工程建设的各种资料进行分类、归档、录入、打印、装订，经过验收存入相关的资料库中，这样，即快捷方便，又保证了资料的真实，完整。通过我们的工作，S8标工程科技档案有一套较全面的数据库。一式三份，一份交南水北调中线局档案室，一份交南水北调建管局档案室，一份由河北省水利工程局档案室保管，确保了资料的准确性、完整性
5.结语 工程档案如实反映了水利工程建设管理的全过程，具有依据和凭证作用，对于工程运行和充分发挥效益至关重要，而水利工程档案管理工作是一项复杂、细致而琐碎的工作，这就要求档案管理人员爱岗敬业、增强服务意识，规范档案管理行为，使档案在水利工程建设中发挥最大利用效率。
参考文献:
［1］李永强.水利工程档案管理手册［R］.北京:中国水利水电出版社，2001。
［2］姚丽娟，马庆霞，高万军.浅析水利工程文件归档与管理［J］.黑龙江水利科技，2007。
关键词:水利工程; 科技档案; 管理; 重要性; 资料整理
中图分类号：TV 文献标识码：A 文章编号：
水利工程科技档案包括从工程项目的提出、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，它对工程建成投产后的管理、运行、养护等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他工程也起着借鉴与参考的作用。本文在着重阐述水利科技档案的管理重要性及其做法的同时，结合实际事例重点详述了工程资料整理的步骤，因为只有做到整理好工程建設资料，才能更好实现水利技术档案的正规化、标准化管理，更全面的服务于水利工程建设事业。
1.档案工作的重要性
水利工程档案是历史的记录，是水利科技档案的重要组成部分。
它来源于工程建设全过程，不仅在建设过程中具有重要作用,而且在工程建成后的运行、管理工作中，也是不可缺少的依据和条件。借助档案，人们可以查寻需要了解掌握过去的资料与情况，尤其是在建立工程质量终身负责制的今天，档案的凭证作用更为重要。如果忽视档案管理，造成档案资料的残缺或不准确，将直接影响档案资料作用的发挥。所以水利部领导曾经强调，水利工程“五不验收”中，就包括“档案不合格不验收”。因此，对每一个工程项目不管是建设法人的甲方，承建项目的乙方以及设计、监理等任何一个单位，对工程设计、报批立项、建设与竣工的全过程、务须高度重视各个阶段的档案资料的原始记录、保存与管理。加强工程档案管理，是加强工程建设与管理工作的重要内容，江泽民同志曾题词:“档案工作是各项事业发展的重要基础，这个基础不牢固，将来我们要负历史责任的”。胡锦涛主席也指出“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业”。可见档案管理工作的重要性与肩负的神圣责任。
2如何做好水利科技档案管理工作
建立档案管理网络，确保管理规范化、标准化加强对档案工作的集中统一管理是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。一是成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由主管档案工作的领导全面负责对档案室配备专职档案人员，在各业务部门指定专门人员担任兼职或专职档案员。二是要设计出可使用的档案管理信息管理软件，将输入的数字档案信息进行分类排列和编目，实现档案数字化，信息组织与管理的有序化。三是建立健全档案管理的各种规章制度，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明。四是建立科学的归档制度，归档时应对文件进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的文件是否齐全完整。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门，都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。 3.工程资料的整理要求
一是工程档案工作应与工程建设同步管理；二是档案应完整、准确、系统，并做到图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等要附情况说明；三是竣工图应反映实际情况，必须做到图物相符，做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证，并加盖竣工图章；四是施工过程中的图片、照片、录音、录像等材料，以及施工过程中的重大事件、事故等，应有完整的文字说明，同时要详细地填写档案资料情况登记表。强化档案人员的业务培训，提高档案管理水平水利工程档案管理的范围和要求，对档案工作人员的素质提出了更高的要求。从事水利工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面，他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案以及与水利工程相关的一些专业类别档案，因此，为达到水利工程档案整理规范化的要求，应对各专职或兼职档案管理人员进行培训。这种培训与档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有一个切实的保障。
4.S8标工程资料整理实例
4．1资料编码程序
根据监理S8资料管理范围，资料编码分为:①工程开工建设资料;②工程建设及施工技术资料;③工程鉴定检测资料;④工程验收报告资料;⑤工程验收质量评定资料。其中:
(1)工程开工建设资料分为:①可研、初设、地勘、批复计划等有关文件资料;②工程招标文件等资料;③承发包、设计、施工、监理等各种合同书资料;④监督、质量保证、项目划分等有关批准资料;⑤其它资料。
(2)工程建设及施工技术资料分为:①会议记录资料;②监理资料;③施工图纸、变更、技术说明、图纸会审、通知及审批等资料;④施工组织设计、方案、日记、往来函件及检查处理等资料;⑤运用、度汛、调度方案等资料。
(3)工程鉴定检测资格分为:①设备产品说明、调试、鉴定及试运行等资料;②施工测量、测试及各种观测记录;③各种原材料构件质量鉴定、检查、检测试验资料;④各种试验报告单;⑤其它相关检测资料。
(4)工程验收报告资料:①建设、监理、设计、管理、运行、报告等资料;②竣工决算、竣工审计、竣工自查等报告资料;③其他有关资料;④竣工图纸;⑤工程照片。
(5)工程验收质量评定资料:①隐蔽工程验收记录资料;②单元工程质量评定资料;③分部工程质量评定资料;④单位工程质量核定资料;⑤其他有关资料。
4．2建立资料库
我们实施信息化管理，将档案资料及时输入电脑，随时为业务部门提供更全面的信息资源，这些档案信息无疑为我们水利事业提供了很大的帮助。每当业务部门专业技术人员从利用档案中获得信息时，他们也会更积极主动地向档案室归档文件材料，从而保证工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶
对工程建设的各种资料进行分类、归档、录入、打印、装订，经过验收存入相关的资料库中，这样，即快捷方便，又保证了资料的真实，完整。通过我们的工作，S8标工程科技档案有一套较全面的数据库。一式三份，一份交南水北调中线局档案室，一份交南水北调建管局档案室，一份由河北省水利工程局档案室保管，确保了资料的准确性、完整性
5.结语 工程档案如实反映了水利工程建设管理的全过程，具有依据和凭证作用，对于工程运行和充分发挥效益至关重要，而水利工程档案管理工作是一项复杂、细致而琐碎的工作，这就要求档案管理人员爱岗敬业、增强服务意识，规范档案管理行为，使档案在水利工程建设中发挥最大利用效率。
参考文献:
［1］李永强.水利工程档案管理手册［R］.北京:中国水利水电出版社，2001。
［2］姚丽娟，马庆霞，高万军.浅析水利工程文件归档与管理［J］.黑龙江水利科技，2007。