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美国著名管理学家迈克尔·哈默曾说:“对于21世纪的企业来说,流程将非常关键。优秀的流程将使成功的企业与其他竞争者区分开来。”中国越来越多的企业已经意识到,企业管理必须有一套切实可行的流程制度。西方企业如果要进入新的业务领域,首先做的是查看有没有相应的业务流程来指导工作。中国企业往往是先做事然后再建立流程、甚至事情做了多年也没有建立起规范的流程,而且在实际操作过程中也常常遇到流程制度贯彻难度大的问题。
流程需要不断完善
导致中国企业流程制度执行效果不佳的原因很多,但首先是没有认清流程与制度的关系造成的。流程和制度都是企业管控体系中不可或缺的部分,二者之间既有区别,又有联系。
一是由来的不同。当企业达到一定规模时,管理者无法亲自照看到企业的方方面面,于是就有了制度。管理者建立制度的初衷往往是为了将“管理”覆盖到整个企业的每个角落,所以经常看到制度不是一次性建立的,而是东凑西凑地拼补起来的,哪里发现了管理漏洞,就建立相应的管理制度去填补。
而流程则不同,自企业建立开始就应该有流程,只是在不同规模、不同阶段,流程的表现形式不同而已。虽然有些小型企业没有意识到,但是我们不得不承认外贸企业无论大小都有自己的流程,比如回复客户询盘、报价、签约、下单生产、验货、商检、装船等,这些都是最基本的外贸流程,但是这时候企业需要的是能快速见效,而不是按部就班。所以如果此时过分强调流程管理,只会造成运作不畅的局面。而当企业达到一定规模之后,内控和标准化就显得尤其关键了,这时候才是进行流程管理的最佳时机。所以,流程是随着企业的变化而不断持续改进而来的。
二是管理思想的不同。流程就像是河流,而制度就是巩固河道的堤坝。所以流程强调的是“以导治水”,强调如何将输入有效地转化为输出,强调“如何去把一件事情做得更好”。而制度则强调“以堵治水”,强调不能做什么,强调“做了某一事情的后果和处理方法”。
三是局部与全局的不同。制度更多的是针对局部问题而制定的规则,彼此之间会有重叠,但不存在上下游或者层级的关系。而流程针对的则是全局,整个企业的价值链可以作为总流程,其内部又可以根据不同的分类原则分成诸多子流程,并且不断细分,这就是流程的分类分级。外贸企业常见的流程制度包括:考勤制度、奖惩制度、保密制度、贸易跟单、单证操作、出口退税各部门的操作流程及岗位责任制等。还有就是各部门之间,如外贸人员、财务人员、船务人员的沟通事项,也要定成制度。
流程和制度相辅相成
流程和制度又可以说是同一个事物的两个侧面,彼此之间具有密切的联系,并不相互隔离也无法彼此取代。一方面,流程是制度的灵魂。如果制度不能反映流程,就像失去了灵魂,它的执行一定会出现问题。企业管理中常常会遇到“法不责众”情况,如果频繁出现这种情况,就说明一个制度或规定是不合理的,而不合理的地方往往是它相关的流程与实际情况不符,使得业务流程“两张皮”的现象无法避免。
另一方面,制度是流程得以执行的保证。通过适当制度的执行能加强对流程执行的约束。比如“惩罚”制度能制止因个体原因而影响流程功能实现的现象,而“奖励”制度则会促使大家更多的主动关注流程,从而使流程运转得到改善。因此,流程是河道,制度是堤坝,要使河流不会泛滥成灾,梳理河道和加固堤坝都不可或缺。
搭建制度体系、理顺外贸关键流程,对各职能部门、各岗位职责进行再分配,规范内部管理,是外贸企业增强核心竞争力的必然。
(作者系正略钧策管理咨询顾问)
流程需要不断完善
导致中国企业流程制度执行效果不佳的原因很多,但首先是没有认清流程与制度的关系造成的。流程和制度都是企业管控体系中不可或缺的部分,二者之间既有区别,又有联系。
一是由来的不同。当企业达到一定规模时,管理者无法亲自照看到企业的方方面面,于是就有了制度。管理者建立制度的初衷往往是为了将“管理”覆盖到整个企业的每个角落,所以经常看到制度不是一次性建立的,而是东凑西凑地拼补起来的,哪里发现了管理漏洞,就建立相应的管理制度去填补。
而流程则不同,自企业建立开始就应该有流程,只是在不同规模、不同阶段,流程的表现形式不同而已。虽然有些小型企业没有意识到,但是我们不得不承认外贸企业无论大小都有自己的流程,比如回复客户询盘、报价、签约、下单生产、验货、商检、装船等,这些都是最基本的外贸流程,但是这时候企业需要的是能快速见效,而不是按部就班。所以如果此时过分强调流程管理,只会造成运作不畅的局面。而当企业达到一定规模之后,内控和标准化就显得尤其关键了,这时候才是进行流程管理的最佳时机。所以,流程是随着企业的变化而不断持续改进而来的。
二是管理思想的不同。流程就像是河流,而制度就是巩固河道的堤坝。所以流程强调的是“以导治水”,强调如何将输入有效地转化为输出,强调“如何去把一件事情做得更好”。而制度则强调“以堵治水”,强调不能做什么,强调“做了某一事情的后果和处理方法”。
三是局部与全局的不同。制度更多的是针对局部问题而制定的规则,彼此之间会有重叠,但不存在上下游或者层级的关系。而流程针对的则是全局,整个企业的价值链可以作为总流程,其内部又可以根据不同的分类原则分成诸多子流程,并且不断细分,这就是流程的分类分级。外贸企业常见的流程制度包括:考勤制度、奖惩制度、保密制度、贸易跟单、单证操作、出口退税各部门的操作流程及岗位责任制等。还有就是各部门之间,如外贸人员、财务人员、船务人员的沟通事项,也要定成制度。
流程和制度相辅相成
流程和制度又可以说是同一个事物的两个侧面,彼此之间具有密切的联系,并不相互隔离也无法彼此取代。一方面,流程是制度的灵魂。如果制度不能反映流程,就像失去了灵魂,它的执行一定会出现问题。企业管理中常常会遇到“法不责众”情况,如果频繁出现这种情况,就说明一个制度或规定是不合理的,而不合理的地方往往是它相关的流程与实际情况不符,使得业务流程“两张皮”的现象无法避免。
另一方面,制度是流程得以执行的保证。通过适当制度的执行能加强对流程执行的约束。比如“惩罚”制度能制止因个体原因而影响流程功能实现的现象,而“奖励”制度则会促使大家更多的主动关注流程,从而使流程运转得到改善。因此,流程是河道,制度是堤坝,要使河流不会泛滥成灾,梳理河道和加固堤坝都不可或缺。
搭建制度体系、理顺外贸关键流程,对各职能部门、各岗位职责进行再分配,规范内部管理,是外贸企业增强核心竞争力的必然。
(作者系正略钧策管理咨询顾问)