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案例1
“烦死了……”面对接二连三的电话，正在加紧制定客户策划案的小李极其厌烦地抱怨：本来策划就需要安静的环境才能专心致志地进行，现在一会儿一个电话，你说我怎么工作，怎么完成老板给的任务啊?
案例2
有一次，北大老校长丁石孙正在工作，一个学生会干部破门而入，说有事情找他。丁校长埋头工作，头也没抬，果断拒绝那个学生说，他在工作，有什么事情等他工作结束后再处理。那个学生听了之后愤然离去，后来给丁校长写了一封匿名信，指责他架子太大，疏远学生。他看了信后，当即亲自写了回信。他在回信中说：他有自己的计划，他工作的时候，不能让别人随便就打断自己的工作，因为如果在工作的时候遇到有人找，就停下手头的工作，那么他就不可能完成自己的工作。他认为一个人必须合理而科学地利用自己的工作时间。
不知上述案例中小李的情境你是否觉得熟悉，是否你也经常有类似小李的感受?而丁校长果断拒绝学生干扰其工作的方式，是否你也希望在自己的工作中加以运用?
现代科技惹的祸
现代科技无疑给现代人的生活和工作带来了日新月异的变化。可能没有人比职场上的人们更清楚这一点了，电话、手机、电子邮件、QQ、MSN、Skype使得我们与客户、同事、朋友打成一片，我们传统的通讯方式“书信”对于很多人来说几乎成为历史了；网络上充斥着各种各样的信息，我们上网工作、上网娱乐、在网上完成我们与外界的沟通和联系。我们在充分享受着IT产业给我们提供的种种便利的同时，相信很多人已经发现这种新的工作和生活方式也有其不完美之处。正在专心制作文件的员工甲被一个接一个的客户电话所打断，虽然忙得焦头烂额，可是发现一早上下来，应该完成的工作任务还没有完成；学生乙本来想在电脑上做一个文件，可一坐在电脑前面就会忍不住一会打开QQ，一会儿打开MSN，一会儿又浏览一下某个同学的博客，一会儿看看网上正流行的视频，结果最后发现一晚上的时间过去了竟然没做什么正事儿。相信每个地球人都或多或少地经历过这样的事情。在国外，越来越多职场上的人们正在遭受着一种类似于“注意力透支紊乱(ADD)”的心理问题，主要症状是在工作场所人会变得烦躁易激惹，工作效率低下。
如果忽略了人的心理，现代科学技术所能给人类带来的福祉即使不是完全落空，也会大打折扣。信息资源可以是无限的，但人脑的加工和处理能力却是有限的，通讯手段可以尽可能地做到方便即时，但人的注意力资源却使人很难真正做到眼观六路耳听八方。另外根据心理学的大量研究表明，对于较为复杂的工作来说，略微的紧张状态(唤醒程度)会增加人的工作效率和效果，而高度紧张状态只能降低人的工作效率和效果。具体到我们的工作环境中，适度的外界信息刺激会增加员工的唤醒程度，从而提高他们的工作效率和工作质量，而过多的信息刺激却会加深工作人员的紧张程度(唤醒程度)，从而降低员工的工作效率和工作质量。这还得是指那些与工作有关的信息刺激。
很显然，工作场所注意力透支的问题不仅仅是员工个人心理问题，也给我们现代企业的经营管理出了难题。
据统计，在电脑办公环境下员工上网冲浪和闲聊消耗的时间约占工作时间的20％左右，这并不是夸大其词或危言耸听。据路透社报道，企业薪资调查公司对2057名员工进行调查发现，60％接受调查的员工承认上班时浪费了时间，平均每位员工在一个8.5小时的典型工作日中浪费了1.7小时。这还只是他们认为的浪费时间，而实际的浪费时间怕是远远超过这个数字。不约而同的是，纽约的信息技术研究公司Basex最近也对1000名从办公人员到高层管理者的调查发现，每个员工被诸如手机、电话、邮件、闲聊等等打断的时间占每个工作日的2.1小时，即27％。这两个小时浪费的生产力还不包括被不重要事情的打断或分心以及从这些分心的事情当中重新集中精神回到工作上的时间。Basex同时估计了工作场所中被打断的时间在一年就浪费美国总经济中的5880亿美元。这是一个触目惊心的数字。
针对每一个具体企业，如果按照一般企业平均网上办公为50人来计算，上班时间为8小时，网上办公人员平均花在闲聊、查找和工作无关的资料、看电影、听音乐、娱乐、玩游戏等的时间至少为2小时。特别是管理人员不在场的情况下，时间会更长。每月浪费时间：50人×2小时×30天=3000小时。也就是3000小时／7小时=429天，按人均日薪80元计算，企业每个月的人力资源浪费就是3万多元。一年就是40多万元。如果您的企业规模再大点，是不是更可怕?
高科技所带来的问题能不能用高科技来解决呢?目前，有不少企业为了防止员工聊天、玩游戏、看电影、浏览无关网站等，安装了上网行为监管系统。以方便记录员工上网日志、收发邮件；限制聊天、玩游戏、看电影、浏览无关网站等；封堵网络游戏、股票软件；过滤黄色网站、非法网站、黄色反动关键词等。这样对避免员工浪费时间，沉溺网络游戏、聊天等当然可以起到一定的作用。但是这样的方式容易引起员工反感，并容易引发侵犯员工隐私等诉讼案件。对此，微软公司的研究人员已经在试图设计出智能化的办公通讯系统，该系统能够以员工的日程安排、项目安排、收信人与发信人之间的关系，以及先前的个人偏好等为基础来决定对一个电子邮件或即时信息予以即时提醒还是延迟处理。微软公司及其竞争对手们正在开发下一代操作系统，也已经做了不少的努力，如使用更大的电脑屏幕，即时通讯信息将出现在电脑屏幕的边缘，不会有刺耳的声音和醒目的对话提示框等等，以便减少对正在从事主要工作的办公人员打扰和分心。相信这些更加人性化的设计将来对我们的员工和企业一定都会大有帮助。
但是，针对办公室闲聊和经常被同事或老板打断却是任何公司都无可奈何、束手无策的问题之一，这也不是通过高科技手段所能解决的。根据加利福尼亚大学对一个企业36名员工的现场研究发现，如果员工被一个电话铃声或者敲门声所打断，那么其投入精力到需要一天都继续的项目，平均需要25分钟。尤其是在一项工作的刚开始和结尾阶段，打断或分心对其绩效的影响尤其明显。有研究者对几种干扰行为的影响程度进行如下排序：第一位是同事打扰，第二位是有事离开办公桌，第三位是收到一封新邮件，第四位是到另一个办公桌接电话或用电脑。可见办公环境下，同事、老板打断员工工作进度是比科技所带来的影响更为严重的问题。研究者面对这样的研究结果不无担心地指出：这种在多种任务的环境下办公对员工的影响不仅是工作绩效的降低，而且增加了员工的工作压力。
避免“工作碎片化”
如果公司管理层为此强行推行禁止员工私下交流等一刀切的方式，恐怕不利于公司的人际关系和谐以及公司文化的建设发展。相反，采用合理的管理方法和良好的习惯和态度更为重要。那么，公司管理者应该如何比较人性化地解决以上问题?员工为了更有效率地完成工作又应该培养哪些良好的习惯?以下是我们根据高效人士的经验给出的参考建议。
一次只做一件事。如果有同事甚至老板希望你做其他一些事情，而目前有更重要的事情需要你集中精力完成，那么可以果断告诉对方，你希望工作的时候不要随便就被打断，因为只有合理而科学地利用自己的工作时间，才能更好地完成工作。毕竟保证工作效率的最佳方法就是专注。为了达到这个目的，采用一些“低技术”的方法可能就会达到不错的效果，譬如必要时在办公室或工作单元外面挂上免打扰的牌子。必要时找一个能避免打扰的地方，关掉你的手机、MSN或QQ，等等。这样可能会有一点小小的牺牲，也可能会错过一个朋友的问候，但是为了充分利用我们的时间和脑力资源，还是值得的。
那么如何面对电话干扰呢?首先，打电话尽量做到事先约定，这样可以帮助你避免在需要安静工作的时候被不断打扰，或是占线、或是接不到电话，更主要是避免电话中需要某些资料却无法提供，从而造成时间的浪费。其次，保持简短而明确的开场白，省去平时我们在打电话为了联络感情的需要而经常会有的一些寒暄。再次，控制好打电话的时间并保持通话的主题。
同时，每天定时完成日常工作也很重要。如查看电子邮件，和同事或上级交流，浏览你必须访问的BBS，打扫卫生等等，集中完成这些工作，能让你腾出更多的时间和精力处理更重要的事情。
值得注意的是，职场中不可能完全杜绝闲聊、上网收发邮件以及电话造访。适度的闲聊等活动可适当排除单调感，提高工作效率，这点不应该忽视。管理者必须查明真正原因，设法予以人性化地解决，而不是采取一刀切的武断方式，这样才不会使员工产生逆反心理等反效应。
“烦死了……”面对接二连三的电话，正在加紧制定客户策划案的小李极其厌烦地抱怨：本来策划就需要安静的环境才能专心致志地进行，现在一会儿一个电话，你说我怎么工作，怎么完成老板给的任务啊?
案例2
有一次，北大老校长丁石孙正在工作，一个学生会干部破门而入，说有事情找他。丁校长埋头工作，头也没抬，果断拒绝那个学生说，他在工作，有什么事情等他工作结束后再处理。那个学生听了之后愤然离去，后来给丁校长写了一封匿名信，指责他架子太大，疏远学生。他看了信后，当即亲自写了回信。他在回信中说：他有自己的计划，他工作的时候，不能让别人随便就打断自己的工作，因为如果在工作的时候遇到有人找，就停下手头的工作，那么他就不可能完成自己的工作。他认为一个人必须合理而科学地利用自己的工作时间。
不知上述案例中小李的情境你是否觉得熟悉，是否你也经常有类似小李的感受?而丁校长果断拒绝学生干扰其工作的方式，是否你也希望在自己的工作中加以运用?
现代科技惹的祸
现代科技无疑给现代人的生活和工作带来了日新月异的变化。可能没有人比职场上的人们更清楚这一点了，电话、手机、电子邮件、QQ、MSN、Skype使得我们与客户、同事、朋友打成一片，我们传统的通讯方式“书信”对于很多人来说几乎成为历史了；网络上充斥着各种各样的信息，我们上网工作、上网娱乐、在网上完成我们与外界的沟通和联系。我们在充分享受着IT产业给我们提供的种种便利的同时，相信很多人已经发现这种新的工作和生活方式也有其不完美之处。正在专心制作文件的员工甲被一个接一个的客户电话所打断，虽然忙得焦头烂额，可是发现一早上下来，应该完成的工作任务还没有完成；学生乙本来想在电脑上做一个文件，可一坐在电脑前面就会忍不住一会打开QQ，一会儿打开MSN，一会儿又浏览一下某个同学的博客，一会儿看看网上正流行的视频，结果最后发现一晚上的时间过去了竟然没做什么正事儿。相信每个地球人都或多或少地经历过这样的事情。在国外，越来越多职场上的人们正在遭受着一种类似于“注意力透支紊乱(ADD)”的心理问题，主要症状是在工作场所人会变得烦躁易激惹，工作效率低下。
如果忽略了人的心理，现代科学技术所能给人类带来的福祉即使不是完全落空，也会大打折扣。信息资源可以是无限的，但人脑的加工和处理能力却是有限的，通讯手段可以尽可能地做到方便即时，但人的注意力资源却使人很难真正做到眼观六路耳听八方。另外根据心理学的大量研究表明，对于较为复杂的工作来说，略微的紧张状态(唤醒程度)会增加人的工作效率和效果，而高度紧张状态只能降低人的工作效率和效果。具体到我们的工作环境中，适度的外界信息刺激会增加员工的唤醒程度，从而提高他们的工作效率和工作质量，而过多的信息刺激却会加深工作人员的紧张程度(唤醒程度)，从而降低员工的工作效率和工作质量。这还得是指那些与工作有关的信息刺激。
很显然，工作场所注意力透支的问题不仅仅是员工个人心理问题，也给我们现代企业的经营管理出了难题。
据统计，在电脑办公环境下员工上网冲浪和闲聊消耗的时间约占工作时间的20％左右，这并不是夸大其词或危言耸听。据路透社报道，企业薪资调查公司对2057名员工进行调查发现，60％接受调查的员工承认上班时浪费了时间，平均每位员工在一个8.5小时的典型工作日中浪费了1.7小时。这还只是他们认为的浪费时间，而实际的浪费时间怕是远远超过这个数字。不约而同的是，纽约的信息技术研究公司Basex最近也对1000名从办公人员到高层管理者的调查发现，每个员工被诸如手机、电话、邮件、闲聊等等打断的时间占每个工作日的2.1小时，即27％。这两个小时浪费的生产力还不包括被不重要事情的打断或分心以及从这些分心的事情当中重新集中精神回到工作上的时间。Basex同时估计了工作场所中被打断的时间在一年就浪费美国总经济中的5880亿美元。这是一个触目惊心的数字。
针对每一个具体企业，如果按照一般企业平均网上办公为50人来计算，上班时间为8小时，网上办公人员平均花在闲聊、查找和工作无关的资料、看电影、听音乐、娱乐、玩游戏等的时间至少为2小时。特别是管理人员不在场的情况下，时间会更长。每月浪费时间：50人×2小时×30天=3000小时。也就是3000小时／7小时=429天，按人均日薪80元计算，企业每个月的人力资源浪费就是3万多元。一年就是40多万元。如果您的企业规模再大点，是不是更可怕?
高科技所带来的问题能不能用高科技来解决呢?目前，有不少企业为了防止员工聊天、玩游戏、看电影、浏览无关网站等，安装了上网行为监管系统。以方便记录员工上网日志、收发邮件；限制聊天、玩游戏、看电影、浏览无关网站等；封堵网络游戏、股票软件；过滤黄色网站、非法网站、黄色反动关键词等。这样对避免员工浪费时间，沉溺网络游戏、聊天等当然可以起到一定的作用。但是这样的方式容易引起员工反感，并容易引发侵犯员工隐私等诉讼案件。对此，微软公司的研究人员已经在试图设计出智能化的办公通讯系统，该系统能够以员工的日程安排、项目安排、收信人与发信人之间的关系，以及先前的个人偏好等为基础来决定对一个电子邮件或即时信息予以即时提醒还是延迟处理。微软公司及其竞争对手们正在开发下一代操作系统，也已经做了不少的努力，如使用更大的电脑屏幕，即时通讯信息将出现在电脑屏幕的边缘，不会有刺耳的声音和醒目的对话提示框等等，以便减少对正在从事主要工作的办公人员打扰和分心。相信这些更加人性化的设计将来对我们的员工和企业一定都会大有帮助。
但是，针对办公室闲聊和经常被同事或老板打断却是任何公司都无可奈何、束手无策的问题之一，这也不是通过高科技手段所能解决的。根据加利福尼亚大学对一个企业36名员工的现场研究发现，如果员工被一个电话铃声或者敲门声所打断，那么其投入精力到需要一天都继续的项目，平均需要25分钟。尤其是在一项工作的刚开始和结尾阶段，打断或分心对其绩效的影响尤其明显。有研究者对几种干扰行为的影响程度进行如下排序：第一位是同事打扰，第二位是有事离开办公桌，第三位是收到一封新邮件，第四位是到另一个办公桌接电话或用电脑。可见办公环境下，同事、老板打断员工工作进度是比科技所带来的影响更为严重的问题。研究者面对这样的研究结果不无担心地指出：这种在多种任务的环境下办公对员工的影响不仅是工作绩效的降低，而且增加了员工的工作压力。
避免“工作碎片化”
如果公司管理层为此强行推行禁止员工私下交流等一刀切的方式，恐怕不利于公司的人际关系和谐以及公司文化的建设发展。相反，采用合理的管理方法和良好的习惯和态度更为重要。那么，公司管理者应该如何比较人性化地解决以上问题?员工为了更有效率地完成工作又应该培养哪些良好的习惯?以下是我们根据高效人士的经验给出的参考建议。
一次只做一件事。如果有同事甚至老板希望你做其他一些事情，而目前有更重要的事情需要你集中精力完成，那么可以果断告诉对方，你希望工作的时候不要随便就被打断，因为只有合理而科学地利用自己的工作时间，才能更好地完成工作。毕竟保证工作效率的最佳方法就是专注。为了达到这个目的，采用一些“低技术”的方法可能就会达到不错的效果，譬如必要时在办公室或工作单元外面挂上免打扰的牌子。必要时找一个能避免打扰的地方，关掉你的手机、MSN或QQ，等等。这样可能会有一点小小的牺牲，也可能会错过一个朋友的问候，但是为了充分利用我们的时间和脑力资源，还是值得的。
那么如何面对电话干扰呢?首先，打电话尽量做到事先约定，这样可以帮助你避免在需要安静工作的时候被不断打扰，或是占线、或是接不到电话，更主要是避免电话中需要某些资料却无法提供，从而造成时间的浪费。其次，保持简短而明确的开场白，省去平时我们在打电话为了联络感情的需要而经常会有的一些寒暄。再次，控制好打电话的时间并保持通话的主题。
同时，每天定时完成日常工作也很重要。如查看电子邮件，和同事或上级交流，浏览你必须访问的BBS，打扫卫生等等，集中完成这些工作，能让你腾出更多的时间和精力处理更重要的事情。
值得注意的是，职场中不可能完全杜绝闲聊、上网收发邮件以及电话造访。适度的闲聊等活动可适当排除单调感，提高工作效率，这点不应该忽视。管理者必须查明真正原因，设法予以人性化地解决，而不是采取一刀切的武断方式，这样才不会使员工产生逆反心理等反效应。