基于内部控制视角的岗位轮换问题调查研究

来源 :中小企业管理与科技·下旬刊 | 被引量 : 0次 | 上传用户:liuhui098
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  【摘  要】论文首先采用问卷调查的方式对内控规范中的岗位轮换实施状况及其实施过程中遇到的问题进行研究。研究结果表明,组织开始重视岗位轮换,但存在组织成员对其了解不足、参与程度不高、期限较短等问题。其次,运用方差分析及事后比较法分析组织岗位轮换执行效果的影响因素。最后,针对上述问题提出相应政策性改进建议。论文旨在对进一步完善企业内控规范中的岗位轮换制度及其实施情况提供参考借鉴。
  【Abstract】Firstly, the paper uses a questionnaire investigation to study the implementation status of job rotation in the internal control specification and the problems encountered in the implementation process. The research results show that organizations have begun to pay attention to job rotation, but there are some existing problems, such as lack of understanding of organization members, low degree of participation, short term and so on. Secondly, the paper uses analysis of variance and post-comparison method to analyze the influencing factors of the implementation effect of job rotation in organizations. Finally, the paper puts forward the corresponding policy improvement suggestions for the above problems. This paper aims to provide a reference for further improving the job rotation system and its implementation status in enterprise internal control specification.
  【關键词】岗位轮换;内部控制;问卷调查
  【Keywords】job rotation; internal control; questionnaire investigation
  【中图分类号】F272.92                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069(2021)09-0155-03
  1 岗位轮换概述
  岗位轮换制度是指企业有计划地按大体确定的期限,让企业员工或干部在若干种不同工作岗位轮换任职的一种管理制度,其目的是培养员工对各个工作岗位的适应性和开发员工多重能力、提高换位思考意识、进行在职训练、培养主管等。对企业来说,岗位轮换可以为其培养出大量的优质复合型人才,有利于企业长期稳定发展。对员工来说,岗位轮换可以为自身的职业生涯规划指明方向。员工通过岗位轮换,能够找到适合自己的岗位,充分实现自我价值。
  岗位轮换是企业建立人才竞争机制的重要手段之一。通过岗位轮换,可以有效调整人员和岗位,使能人上、庸人下,使管理者积极寻求能力的提高和态度的改变,从而提高工作效率。同时,以常规制度的形式,对适应能力差或职位不重要的管理者进行调配,不仅可以削弱管理者的不公平感,还可以减少人力资源调配的阻力。根据本文的研究和相关数据,一些组织中管理者离职率高的原因是他们不满意现有的人事安排,而不仅仅是薪资待遇因素。因此,如果组织能够通过岗位轮换帮助管理者找到自己的兴趣和能力,让他们感到组织在重视和培养他们,那么就能提高他们的工作满意度和成就感,管理者就会减少离职的倾向。
  2 内部控制视角下岗位轮换的重要性
  COSO报告指出,良好的内部控制可以防止企业资源损失,提高财务报告的可靠性,有利于企业在既定的计划和安排中前进,避免走弯路和遭到突袭,对于企业实现其业绩和利润指标至关重要。近年来,我国企业信息化发展迅速,内部控制体系的建设越来越受到重视。本文使用内部控制五要素(控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监督)来评价岗位轮换在企业内部控制中的重要性。
  2.1 岗位轮换有利于组织内部控制环境的建设
  组织应当构建并完善“关键岗位人员强制休假和定期轮岗制度”。人员岗位轮换是企业加强内部控制的有效体现,从风险源头抓管控,预防企业内部风险,从而提高财务管理水平。财政部颁布的《内部会计控制规范——基本规范(试行)》第七条中已经明确规定“单位办理货币资金业务,应当配备合格的人员,并根据单位具体情况进行岗位轮换”,通过岗位轮换,强化了内部控制环境建设。   2.2 岗位轮换有利于识别和评估风险
  适当的人员调整可以在一定程度上防止工作中职务舞弊的发生,使原岗位员工在以前工作中的差错和劣势有机会暴露。在一定程度上,这种岗位轮换的机会成本远低于加强宏观会计控制的成本。当员工休假时,其他人会接替他们的工作,这是防止员工长时间在同一职位工作从而产生舞弊行为的一种方式。
  2.3 岗位轮换有利于控制活动的顺利开展
  合理的轮岗能够让员工在新的工作岗位上有新鲜感,在接替原岗位人员的工作后,创新工作方式,改进工作方法,提高工作能力,增强竞争意识,不断把自己的个性投入工作中。企业有计划地实施轮岗制度,能够在一定程度上弥补因员工突然辞职而产生的项目交接不顺、管理工作手忙脚乱的不足,使员工快速适应不同的环境和岗位,确保工作有序開展,保证工作顺利进行。
  2.4 岗位轮换有利于组织建立信息的沟通渠道
  员工长期在一个岗位任职,容易把注意力集中在本岗位的利益上,对其他岗位的工作内容和要求缺乏系统性的了解。良好有序的轮岗在一定程度上为员工创造了学习机会,搭建了持续沟交流学习的渠道,打破经验与专业知识的枷锁,拓展工作思路,从不同的角度、意识、思路、方法等方面提出改进工作的创新思路。同时,打破了岗位之间的壁垒,培养换位思考的意识,增进团队意识,进而一共同对工作中的难题。
  2.5 岗位轮换有利于加强对内部控制执行效果的监督
  每个员工的工作习惯、工作方式都不尽相同,因此,不同员工从事同一个岗位,其工作效率和效果都会不同。管理者通过观察不同员工的工作表现,可以分析出员工的优势和不足。通过分析,管理层对岗位的性质和员工的水平会有一个明确的判断,对以后企业岗位的设置、具体工作的安排和相关业务的监管都有一定的推动。
  3 岗位轮换的现状:基于问卷调查的分析
  截至目前,很难找到关于组织内部岗位轮换的数据并将其作为参考和分析。我们于2021年4月在问卷星平台上发放了“关于岗位轮换制度落实情况的问卷调查”,调查对象为政府部门和企事业单位的工作人员。共收回问卷128份,剔除10份无效问卷,有效问卷共计118份。本文基于这118份问卷数据,具体分析了目前组织中岗位轮换的现状。
  3.1 对岗位轮换的了解程度
  为了使岗位轮换制度在组织中更好地落实,组织应定期开展学习和培训,使组织成员了解岗位轮换制度。但在被统计的118份调查问卷中,“非常了解”岗位轮换制度的仅占46.61%(55份),“基本了解”岗位轮换制度的占44.92%(53份),尚有8.47%(10份)不了解岗位轮换制度。
  3.2 岗位轮换的参与度和期限
  在被统计的118份调查问卷中,参与过岗位轮换的仅占49.15%(58份),未参与过岗位轮换的占50.85%(60份)。可见,目前许多政府部门和企事业单位的人员从未经历过岗位轮换。通过调查发现,这与单位领导人对岗位轮换制度执行重视不够、组织成员对岗位轮换经验不足,皆未认识到岗位轮换的重要性,不清楚岗位轮换对组织的长远发展的好处以及对培养复合型人才的价值有着密切的关系。此外,有67.8%的被调查者期望的岗位轮换时间为3个月,希望岗位轮换1年以上的仅占5.08%。可见,大多数被调查者更偏向于短期的岗位轮换。
  3.3 岗位轮换的行政级别
  是否有机会或有可能岗位轮换与组织成员的行政级别有着密切的关系。在所有118份样本中,占比6.78%(8份)的领导干部全部参与过岗位轮换,占比61.02%(72份)的中层干部和一般干部中有47份(65.27%)参与过岗位轮换,然而,在占比32.20%(38份)的普通职工群众中,有35份(92.11%)从未参与过岗位轮换。另外,通过调查发现,政府单位和事业单位对于岗位轮换制度的落实情况要好于企业单位。
  3.4 岗位轮换的执行效果和影响因素
  岗位轮换制度建立后,要想有效发挥其作用,还必须对制度进行有效执行。为便于比较企业岗位轮换的执行效果,本文设计问卷问题通过组织成员对岗位轮换的满意程度来衡量执行效果,并予以赋值,1~4分分别表示“不满意”“基本满意”“满意”“很满意”。为分析企业岗位轮换制度的执行效果的影响因素,本文采用单因素方差分析及事后比较法检验组织成员对岗位轮换的了解程度对其执行效果是否有显著性差异,采用独立样本t检验组织成员参与岗位轮换的参与度、期限和组织类型对其执行效果是否有显著性差异(见表1)。
  由表2可知,基于单因素方差分析的结果,不同了解程度(不了解、基本了解、非常了解)的组织成员,他们认为的岗位轮换执行效果综合均值上存在显著统计差异,F(2,115)=16.15,p=0.000。单因素方差分析的续后分析结果也同样证实,就岗位轮换执行效果的综合均值而论,在不了解和基本了解的组织成员之间存在显著统计差异(p<0.05,d=0.35);在不了解和非常了解的组织成员之间存在显著统计差异(p<0.05,d=1.30);同时,在基本了解和非常了解的组织成员之间也存在显著统计差异(p<0.05,d=0.95)。
  在独立样本通过方差齐性检验的基础上,本文使用了独立样本t检验法对不同变量对于企业岗位轮换执行效果的影响是否存在显著统计差异进行了分析。检验结果如表3所示,t检验均较为显著,则可以认为不同参与程度、不同参与期限和组织类别均对企业岗位轮换执行效果的影响均具有显著差异。总体而言,参与比例大、期限长的非企业单位的岗位轮换执行效果明显优于其他单位。
  4 岗位轮换存在的问题及原因
  4.1 员工对岗位轮换的了解程度不足
  组织对员工的岗位轮换宣传和培训不足,往往会导致员工对岗位轮换缺乏了解。我国许多企业对岗位轮换的宣传力度不够,很多员工对相关知识不够了解,基层员工认为岗位轮换会使其专业优势丧失,影响薪酬;部门负责人认为岗位轮换会导致部门业绩下降,不愿放走核心人员;高层管理者害怕由此引起公司业绩下滑,这些片面的认识都将影响岗位轮换制度的实行。   4.2 岗位轮换参与度低且周期短
  传统的工作方式使大多数员工只掌握自己所在岗位的业务流程,但对其他岗位却知之甚少。此外,每个员工的学习能力、适应能力和心理承受能力都不同。轮岗之后,企业既要承担时间成本、培训成本,也可能增加各部门的运营成本和人员管理成本,从而增加了企业经营成本。轮岗周期过短,不利于员工和组织的发展。所以,目前参与岗位轮换的程度较低。很多企业虽然建立了轮岗制度,但只是以不定期的形式出现。许多公司在具体的轮换目标、部门、人员、周期、绩效评估方式以及薪酬制度管理等方面都未建立完备的规章制度,使得企业岗位轮换实施过程中状况百出,效率低下。
  4.3 岗位轮换较少面向基层人员
  一般而言,岗位轮换主要面对优秀的中层管理者和基层人员,使他们对公司的经营管理或者其他岗位的职责有更全面的了解,为晋升和更多的职责奠定基础。然而,一些企业主要面对的是高层管理人员的轮换,试图通过换位思维培养高层管理人员的整体观念,克服部门主义。然而,高管岗位轮换或多或少会带来一些负面影响:首先,工作效率低。由于高层管理者离开了自己熟悉的业务领域,其原来领导的相关部门不得不适应新的领导,工作效率极易出现下降。其次,破坏了高管团队的凝聚力。如果高层管理人员的岗位轮换没有得到充分讨论,或者没有得到自己的认可,往往无法实施,甚至导致高层管理人员的配合度下降。
  5 对策与建议
  5.1 做好岗位轮换的宣传和培训工作
  企业应该大力宣传岗位轮换,提高员工对岗位轮换相关知识的理解程度,使基层、中层、高层员工及领导者都看到岗位轮换对自身发展和企业发展的长远有益影响,使其真正了解岗位轮换的重要性,为岗位轮换的顺利开展打下良好基础。
  5.2 完善组织的岗位轮换规章制度
  企业应该建立完善的岗位轮换制度,将企业长远利益作为出发点,把企业整体发展目标和员工个人发展目标通过岗位轮换有机地结合到一起。明确岗位轮换的具体程序、部门和人员、周期安排、绩效评估以及薪酬制度等,按照规章制度步步执行、按需调整,只有这样岗位轮换才能达到预期的目的。
  5.3 将岗位轮换纳入员工个人职业发展计划
  要在组织内建立完善正确的轮岗制度和观念。配合岗位轮换,树立企业一体化理念。强调员工之间的跨部门协作精神。因此,有必要将岗位轮换纳入个人职业发展计划,建立一套以岗位轮换为支撑的体系,如明确规范的岗位描述、一套规范的员工绩效评估体系、一套员工福利制度和薪酬制度、培训发展计划等。这样,员工的绩效就不会因为主管的不同而有所不同。
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