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关于参考文献的著录规则，国标GB／T 7714—2005《文后参考文献著录规则》有两种，即顺序编码制和著者一出版年制，而我国大部分期刊采用的是顺序编码制。但是，目前许多作者对参考文献不够重视，参考文献的引用和著录中存在许多问题。因此，为确保参考文献著录的准确性、完整性，编辑应重视把关和核查，在作者投稿时对其加以引导，在审稿与编辑加工过程中严格把关。
一参考文献引用和著录中存在的问题
(一)参考文献的引用
参考文献是学术论文的有机组成部分，它与正文一起构成一个真正严谨的科学研究过程的完整表达形态。但是，有些作者对于参考文献的引用不够规范，存在以下问题：①有些作者没有亲自查阅所引参考文献的内容，而从他人文章后面的参考文献中看到别人引用过就跟着直接转引，还有的把私人通信、内部讲义及未发表的著作也列入参考文献表；②一些作者虽然阅读了大量文献，在论文中引用了别人的观点和有关数据，但是却不指明引用文献的出处，这种抄袭剽窃行为破坏了学术研究的道德规范；③还有些作者，为了提高自己的学术影响力，不管文章间的相关性如何，过度自引，将自己以前的论文标出；④有些作者虽然引用了相关的参考文献，但是却是不必要的、陈旧的文献，完全没有新意，有些文稿的引文差错较多，如文内标准与文后著录文献不一致，甚至还有的断章取义，违背了参考文献著录应遵循必要性、准确性和新颖性的引用原则。
(二)参考文献的著录
1 主要责任者错误
主要责任者是指对文献的知识内容或艺术内容负主要责任的个人或者团体，其中包括著者、专利申请者或者专利所有者以及汇编本的编者等。其错误表现为：①误写、漏写姓名，如将李金风误写成李金风，江伟明漏写为江伟；②第二、第三主要责任者著录不全，根据《文后参考文献著录规则》规定，著作方式相同的责任者不超过3个时，可全部照录，责任者超过3个时，只著录前3个责任者，其后加“等”字或者其他与之相应的字；③著者为外国人名时，最常见的是外国人名拼写错误或者姓名顺序颠倒，如将Yelland R L写成R LYelland，将Van Weber K写成VanWorker K。
2 其他责任者错误
其他责任者是指除主要责任者以外的责任者，如编者、译者、专利发明者、主持机构等，其错误主要表现为著录缺失或者著录位置不对。其著录方式应依据著录来源所载的形式著录，如外文译本的著录，译者应放在文献类型标志后。
3 题名项错误
题名包括书名、刊名、专利题名、科技报告名、标准文献名、学位论文名、析出的文献名等，其错误主要表现为两个方面：①题名著录不完整，如将“基于MATLAB的系统分析与设计——模糊系统”著录为“基于MAT，LAB的系统分析与设计”；②题名著录错误，如将“焊接电弧物理与焊条工艺性设计”著录为“焊接电狐物理与焊条工艺性设计”。
4 出版(出处)项错误
出版项包括出版地、出版社，出处项包括刊名及刊名的其他信息、报纸名称等，其主要错误有：第一，出版(出处)项著录错误——①出版地与出版者不符，如将“华中科技大学出版社”的出版地写成上海；②出版地不是城市名，如将“USA”等写成出版地；③出版社错误或者不存在，如将“河海大学出版社”写成“河南大学出版社”，将“人民邮电出版社”写成“人民邮政出版社”等。第二，出版(出处)项著录不完整，甚至空缺，如有的作者只著录出版社，而不著录出版地，还有如学位论文作者单位的缺失等。
5 出版时间和页码错误
出版时间包括著作出版年，连续出版物析出文献的年、卷、期，报纸出版日期，专利文献公告日期等。比较常见的错误有：①出版年或者页码的缺失；②把刊物发行的月份当期号，如将半月刊的2002年第5期(3月份)误写成2002年第3期；③将卷、期颠倒，如将12(5)写成5(12)；④卷的错误，这种错误只有通过全文或者查阅原始文献才能发现，如当同一篇稿件中有两篇或者两篇以上的同一刊物文献时，就可以通过比较发现卷是否存在错误；⑤页码的错误，如将2001，16(2)：2237—2245写成2001，16(2)：2237-2145等。
6 版本项错误和其他
版本项中第一版本不著录，可是发现其他的版本著录也缺失；还有就是文献著录中标点符号的错误。这些错误或不规范经过编辑认真的审编和核对，经过作者认真的修改，一般都能够消除。
二识别和消除参考文献引用和著录中的错误
(一)投稿时告知提示
编辑在投稿须知中应向作者说明关于参考文献的著录规则，并给予具体明示，应参照国际和国家有关标准著录。编辑应告知作者，尽量引用最新的文献，以提高引文的新颖性；引文应以期刊为主，应广泛地参阅本学科的相关文献；引文应有一定的数量，不宜，过少；必须引自己亲自阅读的参考文献，以引权威文献为主，总之，要求引用的参考文献应遵循公开性原则、原始性原则、必要性原则、准确性原则、新颖性原则、代表性原则和标准性原则。
(二)编辑加工中对参考文献严格把关和核查
1 编辑应仔细核对正文中引用的参考文献的顺序号与文后的参考文献的顺序号是否一致，有无顺序颠倒和缺漏的情况发生。2 编辑还应对文后的参考文献逐条进行加工。首先，应认真学习编辑专业知识和参考文献的有关著录规范，深刻理解和吃透国标GB／T 7714—2005《文后参考文献的著录规则》，并将其实践于自己的编辑工作中，在工作中不断认识和提高自己的业务水平，只有这样才能善于发现文献中的一些不规范和错误，从而改正这些不规范和错误；对于不太清楚的规范，应养成勤查工具书的习惯。其次，要充分利用网络技术。当今网络技术的飞速发展为我们的编辑出版提供了前所未有的便利，改变了编辑出版的工作方式。网络资源丰富，时效性强，通过网络，我们可以查找到原始文献，能够针对参考文献进行仔细的核对和加工，补充参考文献中的缺项。在工作中，利用网络技术，将参考文献中的疑点和网络中的资料进行对比，发现并消除参考文献中的错误，提高出版物的质量。再者，要多与作者、同行和有关专家沟通。编辑在审稿和校对的过程中，发现参考文献的疑点时，要先和作者沟通，通过和作者的沟通可以减少参考文献中的缺漏和错误；对于作者不能解决的问题，然后再进行网络资料的查找和比对，就能基本解决。与此同时，还要与同行和有关专家经常交流，不断提高和增强自己的业务水平，减少参考文献著录出错的概率，提高刊物的编辑质量。最后，应注意文献中的“盲区”。由于编辑和校对人员工作过程中的习惯性错误，造成参考文献中有许多“盲区”。冈此，在编辑和校对的过程中，应加强对参考文献的核对，采用“交叉校对”的方式，避免编辑过程中“盲区”的发生。
三结语
总之，参考文献的正确引用和标注，是学术期刊出版规范化和标准化的重要内容之一。
当前学术期刊参考文献著录中常出现不规范、不标准的问题，归根到底是撰稿者和编者对参考文献的作用及标准化的意义认识不足，重视不够；或对参考文献的著录规范研究不深，掌握不准；加之缺乏精品意识及严谨的治学态度，以致造成著录错误，项目不全，引文与参考文献表不相一致等。但是，只要作者、编者、审者思想重视，协同努力，严格把关，逐条认真细致地审核，对著录不合规范的予以修正与补充，在实践中不断完善和积累经验，参考文献著录的规范化、标准化是完全可以达到的。
一参考文献引用和著录中存在的问题
(一)参考文献的引用
参考文献是学术论文的有机组成部分，它与正文一起构成一个真正严谨的科学研究过程的完整表达形态。但是，有些作者对于参考文献的引用不够规范，存在以下问题：①有些作者没有亲自查阅所引参考文献的内容，而从他人文章后面的参考文献中看到别人引用过就跟着直接转引，还有的把私人通信、内部讲义及未发表的著作也列入参考文献表；②一些作者虽然阅读了大量文献，在论文中引用了别人的观点和有关数据，但是却不指明引用文献的出处，这种抄袭剽窃行为破坏了学术研究的道德规范；③还有些作者，为了提高自己的学术影响力，不管文章间的相关性如何，过度自引，将自己以前的论文标出；④有些作者虽然引用了相关的参考文献，但是却是不必要的、陈旧的文献，完全没有新意，有些文稿的引文差错较多，如文内标准与文后著录文献不一致，甚至还有的断章取义，违背了参考文献著录应遵循必要性、准确性和新颖性的引用原则。
(二)参考文献的著录
1 主要责任者错误
主要责任者是指对文献的知识内容或艺术内容负主要责任的个人或者团体，其中包括著者、专利申请者或者专利所有者以及汇编本的编者等。其错误表现为：①误写、漏写姓名，如将李金风误写成李金风，江伟明漏写为江伟；②第二、第三主要责任者著录不全，根据《文后参考文献著录规则》规定，著作方式相同的责任者不超过3个时，可全部照录，责任者超过3个时，只著录前3个责任者，其后加“等”字或者其他与之相应的字；③著者为外国人名时，最常见的是外国人名拼写错误或者姓名顺序颠倒，如将Yelland R L写成R LYelland，将Van Weber K写成VanWorker K。
2 其他责任者错误
其他责任者是指除主要责任者以外的责任者，如编者、译者、专利发明者、主持机构等，其错误主要表现为著录缺失或者著录位置不对。其著录方式应依据著录来源所载的形式著录，如外文译本的著录，译者应放在文献类型标志后。
3 题名项错误
题名包括书名、刊名、专利题名、科技报告名、标准文献名、学位论文名、析出的文献名等，其错误主要表现为两个方面：①题名著录不完整，如将“基于MATLAB的系统分析与设计——模糊系统”著录为“基于MAT，LAB的系统分析与设计”；②题名著录错误，如将“焊接电弧物理与焊条工艺性设计”著录为“焊接电狐物理与焊条工艺性设计”。
4 出版(出处)项错误
出版项包括出版地、出版社，出处项包括刊名及刊名的其他信息、报纸名称等，其主要错误有：第一，出版(出处)项著录错误——①出版地与出版者不符，如将“华中科技大学出版社”的出版地写成上海；②出版地不是城市名，如将“USA”等写成出版地；③出版社错误或者不存在，如将“河海大学出版社”写成“河南大学出版社”，将“人民邮电出版社”写成“人民邮政出版社”等。第二，出版(出处)项著录不完整，甚至空缺，如有的作者只著录出版社，而不著录出版地，还有如学位论文作者单位的缺失等。
5 出版时间和页码错误
出版时间包括著作出版年，连续出版物析出文献的年、卷、期，报纸出版日期，专利文献公告日期等。比较常见的错误有：①出版年或者页码的缺失；②把刊物发行的月份当期号，如将半月刊的2002年第5期(3月份)误写成2002年第3期；③将卷、期颠倒，如将12(5)写成5(12)；④卷的错误，这种错误只有通过全文或者查阅原始文献才能发现，如当同一篇稿件中有两篇或者两篇以上的同一刊物文献时，就可以通过比较发现卷是否存在错误；⑤页码的错误，如将2001，16(2)：2237—2245写成2001，16(2)：2237-2145等。
6 版本项错误和其他
版本项中第一版本不著录，可是发现其他的版本著录也缺失；还有就是文献著录中标点符号的错误。这些错误或不规范经过编辑认真的审编和核对，经过作者认真的修改，一般都能够消除。
二识别和消除参考文献引用和著录中的错误
(一)投稿时告知提示
编辑在投稿须知中应向作者说明关于参考文献的著录规则，并给予具体明示，应参照国际和国家有关标准著录。编辑应告知作者，尽量引用最新的文献，以提高引文的新颖性；引文应以期刊为主，应广泛地参阅本学科的相关文献；引文应有一定的数量，不宜，过少；必须引自己亲自阅读的参考文献，以引权威文献为主，总之，要求引用的参考文献应遵循公开性原则、原始性原则、必要性原则、准确性原则、新颖性原则、代表性原则和标准性原则。
(二)编辑加工中对参考文献严格把关和核查
1 编辑应仔细核对正文中引用的参考文献的顺序号与文后的参考文献的顺序号是否一致，有无顺序颠倒和缺漏的情况发生。2 编辑还应对文后的参考文献逐条进行加工。首先，应认真学习编辑专业知识和参考文献的有关著录规范，深刻理解和吃透国标GB／T 7714—2005《文后参考文献的著录规则》，并将其实践于自己的编辑工作中，在工作中不断认识和提高自己的业务水平，只有这样才能善于发现文献中的一些不规范和错误，从而改正这些不规范和错误；对于不太清楚的规范，应养成勤查工具书的习惯。其次，要充分利用网络技术。当今网络技术的飞速发展为我们的编辑出版提供了前所未有的便利，改变了编辑出版的工作方式。网络资源丰富，时效性强，通过网络，我们可以查找到原始文献，能够针对参考文献进行仔细的核对和加工，补充参考文献中的缺项。在工作中，利用网络技术，将参考文献中的疑点和网络中的资料进行对比，发现并消除参考文献中的错误，提高出版物的质量。再者，要多与作者、同行和有关专家沟通。编辑在审稿和校对的过程中，发现参考文献的疑点时，要先和作者沟通，通过和作者的沟通可以减少参考文献中的缺漏和错误；对于作者不能解决的问题，然后再进行网络资料的查找和比对，就能基本解决。与此同时，还要与同行和有关专家经常交流，不断提高和增强自己的业务水平，减少参考文献著录出错的概率，提高刊物的编辑质量。最后，应注意文献中的“盲区”。由于编辑和校对人员工作过程中的习惯性错误，造成参考文献中有许多“盲区”。冈此，在编辑和校对的过程中，应加强对参考文献的核对，采用“交叉校对”的方式，避免编辑过程中“盲区”的发生。
三结语
总之，参考文献的正确引用和标注，是学术期刊出版规范化和标准化的重要内容之一。
当前学术期刊参考文献著录中常出现不规范、不标准的问题，归根到底是撰稿者和编者对参考文献的作用及标准化的意义认识不足，重视不够；或对参考文献的著录规范研究不深，掌握不准；加之缺乏精品意识及严谨的治学态度，以致造成著录错误，项目不全，引文与参考文献表不相一致等。但是，只要作者、编者、审者思想重视，协同努力，严格把关，逐条认真细致地审核，对著录不合规范的予以修正与补充，在实践中不断完善和积累经验，参考文献著录的规范化、标准化是完全可以达到的。