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作为企业管理者，每周可能约有35％以上的T作时间在开会。可以说，怎样开一个高效会议，是老板们的必修课。
开会，开会，开会!说起开会人人都烦。据统计，全世界每天至少有6000万个事务性会议，而我国以每日1000万个会议名列榜首。作为企业管理者，每周可能约有35％以上的工作时间在开会。可以说，怎样开一个高效会议，是老板们的必修课。
会议成本亦惊人
一些人会说，开会不就是几张嘴几支笔再带几对耳朵?其实，会议成本通常是由三部分组成的，即会议工时成本、会议直接成本和效益损失成本。那么我们来算算会议的成本究竟是多少。
假设一家企业要组织一个10個人参加的项目会议，时长2小时，假设人均工时成本为30元／小时，薪资附加值系数为1.5，公司超额利润系数为薪资附加值系数+1。
按照国际通行的会议成本计算公式，会议工时成本=参会人员平均小时工资×薪资附加值系数×会议小时数×(参会人数+2位会前准备员工)×公司超额利润系数来计算，会议工时成本=30×1.5×2×(10+2)×(1+1.5)=2700元。
如果需外租会议室以及投影仪，会议室使用成本为120元／小时，投影仪使用成本为100元／小时，又会产生(150+100)×2=500元用费。
这些还不包括无形的效益损失成本，比如由于开会，与会者不得不离开自己的工作岗位，影响工作效率，不及时处理突发事件乃至造成严重事故等。
10大因素致使会议效率不高
调查发现，至少有50％以上的会议是没有效能的。综合各种因素，会议效率不高通常由以下10大原因造成：
1、会议时间安排不当，每个人或精神困乏或饥肠辘辘，或因会议频繁，员工不胜其烦。
2、会议地点设置不当，或环境不好，致使会议时常被干扰。
3、开会对象的选择有误。通知前来的是一些可有可无的参与者，而一些“必须到会”者却因为有事务在身不能到场。
4、主持人缺乏影响力，不知如何表意，又不知如何引退，被与会者牵着鼻子跑，跑离了会议主题。
5、没做好会议的准备工作，致使会议匆促而无成效。
6、一把手不重视会议，不抓实效。使与会者敷衍了事，致使会议大多流于形式。
7、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义。
8、会议缺少责任绩效制约，没有良好会议制度。
9、领导者缺少会议成本观念，没有考虑会议时间的无形损失。
10、开会仍停留在“口+笔”的传统模式，没有利用好现代技术，致使开会成本届高不下。如何开一个高效会议
人生活在一个时时处处充满会议的世界，我们又不得不承认，有些会议对推动企业不断发展的确非常关键。如何才能开一个高效的会议，如何能在会议中切实解决问题，以提高企业竞争力?
明确会议目标
会议本身就是以目标为导向。有一个明确、对口的目标才能体现召开会议的意义。比如召开销售会的目的就是要调整相关营销策略、把市场占有率提高多少点、销售收入增加多少点等等。让与会者都有指标才有可能认真贯彻执行。
合理安排会议时间
上午9～10点之间，员工开始进入工作状态，思想活跃情绪饱满。这个时间段最适合开重要的会议，同样也是进行业务洽谈的最佳时机。上午10～11:30点或下午2～4点之间，较为适合调动员工集思广益，让大家能充分展开头脑风暴。其他时间可处理较为次要的会议。
制定会议计划，使会议标准化
会议计划主要包括确立适合的参会者、会议的记录、议程、时间、会场、开会的方式等。如会议讨论是分小组进行还是个人发言，决策是领导人拍板还是团队表决。在会议之前应建立清楚会议议程，将所要解决的问题、程序、时间、地点以文字形式分发给与会者，让他们对会议的目的、本质与架构等各种情况有一个详细的了解，使他们有充分的时间准备相关的资料进行有针对性地发言。
国内地产标杆企业万科到日本企业对标，发现日本人每次开会都是标准化操作模式，包括会议的目标／议程／参与者／主持／决议／执行等。连两个不同的会议前后隔几天开都是标准化的。这对万科震动很大，回去后也开始对会议进行梳理、分类，进行标准化管理。
制定会议议程细分表
一个大型会议议程、事项很多，为不使会议忙而出错，制订会议日程表很重要。开会当中，主持人可以不时抽出一些时间来检查议程明细表上的每一项，看看完成情况，努力在计划规定的时间内把会议讨论全部落实，并及时结束会议。利用议程明细表还可对突发事件进行调整，以保证会议顺利进行。
巧妙控制会议过程
为使会议自始至终保持良好运行状态，会议必须进行有效过程控制。会议开始时应由主持人说明会议的目的和期望，明确谁做会议记录和谁协助控制时间，并说明会议的规范，如关闭手机、做好笔录、网络连接、鼓励提问、不准中途离开等，以避免影响会议的正常进行。会议主持人的首要任务是要紧扣会议议题，防止跑题和偏题。同时还要设定时间，准时开始和结束，并对每个议程拟定大致的时间限制。一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。日本松下公司就开会时间以“分”为单位，清楚划分，严格控制。
善于对付“会议麻烦制造者”
一个会议最怕的就是不配合的人，使会议难以顺利达到计划目标，我们把这些人称之为“会议麻烦制造者”。美国柯达公司把“会议麻烦制造者”归为六大类，并制定了对付这六大类人的方法。
迟到者——对有各种借口常迟到者，采取重点盯人术。在会前特别打招呼，屡教不改者会后就作相应处罚：对偶尔迟到者，会后多加补课，分发会议记录；对重点人物的迟到，就在会上简要快速回顾刚才会议主要情况，会后分发会议记录。对一般人物迟到，仍按时开会：对重点人物迟到，就适当延时开会，但一般不超过20分钟，尽量不要耽误会议。
搅局者——搅局者往往对某个主题或计划持有严重偏见，提不出正面建设的意见，为反对而反对。因此会议主持者往往应在征求多数人的意见之下，采取限制时间量、设制时间段、限制主题和要求并提出正反两面意见来干预随意“炮火乱开”的搅局者。
心不在焉者——这种人爱做小动作，容易分心，有时还会严重干扰会议情绪。对付此种人，主持人就用眼睛不时关注他提醒他，或者穿插提问，吸引其注意，甚至可以让这种人做会议记录，写会议感想提建议，让他无法分心。
穷嘴多舌者——这种人爱辩得脸红脖子粗。讲得滔滔不绝，浪费大家时间：或一有想法，就突然冒出话，抢断话题，破坏会议秩序。对此，主持人就限制时间量、设制时间段，巧妙控制这些人随意发言，或在会尾给这些人多留发言时间，以免偏离主题。
干私活者——这些人没把会放在心上，在会上借机忙碌其他事。主持人应在会前作出禁止会上处理其他事情的声明。尤其是对爱干私活者更要挑明，指出其行为的不正当性。应付干私活者，非重要会议也可设在上班前后开，或隔绝会场内外环境，营造严肃气氛，同样是好方法。
争宠者——这种人往往对领导提出的某个主题或计划一味迎合、赞赏，毫无主见地支持，对会议提不出任何建设性的反对意见。主持人可婉言提醒，要求提出正反两面意见，以防会议被一片赞美声中听淹没。
做好会议记录
每一项会议一定要有一个准确完整的会议记录。会议的各项决议一定要有执行人员、所负职责及完成期限，且必须在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。一般而言，会议结束2～3天后，所有与会者应拿到会议记录，所有与会者应承担起对会议质量进行反馈、执行的职责。
建立会后追踪责任制
看一次会议是否成功，要看会议是否产生了切实可行的决定并且能否得到切实有效的执行。因此，会议结束时要及时总结会议的主要决定和行动方案，建立会议事后跟踪程序，明确各项任务的责任人及完成时间，并确定由谁进行督促和检查实施的情况。如有意外，可及时发现并调整。
在全球化的竞争下，一家公司会不会开会，关系着公司的成本。前几年日产汽车大刀阔斧推行全员的会议革命，省下了六十亿日元成本，未来三年预计还可省下三百亿日元。
叶茂中说：“成功的会议是需要设计的。如果就像设计公司的产品那样精心设计会议，那么会议成功率就会越来越高，企业就越有竞争力。
编辑 唐 婷
开会，开会，开会!说起开会人人都烦。据统计，全世界每天至少有6000万个事务性会议，而我国以每日1000万个会议名列榜首。作为企业管理者，每周可能约有35％以上的工作时间在开会。可以说，怎样开一个高效会议，是老板们的必修课。
会议成本亦惊人
一些人会说，开会不就是几张嘴几支笔再带几对耳朵?其实，会议成本通常是由三部分组成的，即会议工时成本、会议直接成本和效益损失成本。那么我们来算算会议的成本究竟是多少。
假设一家企业要组织一个10個人参加的项目会议，时长2小时，假设人均工时成本为30元／小时，薪资附加值系数为1.5，公司超额利润系数为薪资附加值系数+1。
按照国际通行的会议成本计算公式，会议工时成本=参会人员平均小时工资×薪资附加值系数×会议小时数×(参会人数+2位会前准备员工)×公司超额利润系数来计算，会议工时成本=30×1.5×2×(10+2)×(1+1.5)=2700元。
如果需外租会议室以及投影仪，会议室使用成本为120元／小时，投影仪使用成本为100元／小时，又会产生(150+100)×2=500元用费。
这些还不包括无形的效益损失成本，比如由于开会，与会者不得不离开自己的工作岗位，影响工作效率，不及时处理突发事件乃至造成严重事故等。
10大因素致使会议效率不高
调查发现，至少有50％以上的会议是没有效能的。综合各种因素，会议效率不高通常由以下10大原因造成：
1、会议时间安排不当，每个人或精神困乏或饥肠辘辘，或因会议频繁，员工不胜其烦。
2、会议地点设置不当，或环境不好，致使会议时常被干扰。
3、开会对象的选择有误。通知前来的是一些可有可无的参与者，而一些“必须到会”者却因为有事务在身不能到场。
4、主持人缺乏影响力，不知如何表意，又不知如何引退，被与会者牵着鼻子跑，跑离了会议主题。
5、没做好会议的准备工作，致使会议匆促而无成效。
6、一把手不重视会议，不抓实效。使与会者敷衍了事，致使会议大多流于形式。
7、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义。
8、会议缺少责任绩效制约，没有良好会议制度。
9、领导者缺少会议成本观念，没有考虑会议时间的无形损失。
10、开会仍停留在“口+笔”的传统模式，没有利用好现代技术，致使开会成本届高不下。如何开一个高效会议
人生活在一个时时处处充满会议的世界，我们又不得不承认，有些会议对推动企业不断发展的确非常关键。如何才能开一个高效的会议，如何能在会议中切实解决问题，以提高企业竞争力?
明确会议目标
会议本身就是以目标为导向。有一个明确、对口的目标才能体现召开会议的意义。比如召开销售会的目的就是要调整相关营销策略、把市场占有率提高多少点、销售收入增加多少点等等。让与会者都有指标才有可能认真贯彻执行。
合理安排会议时间
上午9～10点之间，员工开始进入工作状态，思想活跃情绪饱满。这个时间段最适合开重要的会议，同样也是进行业务洽谈的最佳时机。上午10～11:30点或下午2～4点之间，较为适合调动员工集思广益，让大家能充分展开头脑风暴。其他时间可处理较为次要的会议。
制定会议计划，使会议标准化
会议计划主要包括确立适合的参会者、会议的记录、议程、时间、会场、开会的方式等。如会议讨论是分小组进行还是个人发言，决策是领导人拍板还是团队表决。在会议之前应建立清楚会议议程，将所要解决的问题、程序、时间、地点以文字形式分发给与会者，让他们对会议的目的、本质与架构等各种情况有一个详细的了解，使他们有充分的时间准备相关的资料进行有针对性地发言。
国内地产标杆企业万科到日本企业对标，发现日本人每次开会都是标准化操作模式，包括会议的目标／议程／参与者／主持／决议／执行等。连两个不同的会议前后隔几天开都是标准化的。这对万科震动很大，回去后也开始对会议进行梳理、分类，进行标准化管理。
制定会议议程细分表
一个大型会议议程、事项很多，为不使会议忙而出错，制订会议日程表很重要。开会当中，主持人可以不时抽出一些时间来检查议程明细表上的每一项，看看完成情况，努力在计划规定的时间内把会议讨论全部落实，并及时结束会议。利用议程明细表还可对突发事件进行调整，以保证会议顺利进行。
巧妙控制会议过程
为使会议自始至终保持良好运行状态，会议必须进行有效过程控制。会议开始时应由主持人说明会议的目的和期望，明确谁做会议记录和谁协助控制时间，并说明会议的规范，如关闭手机、做好笔录、网络连接、鼓励提问、不准中途离开等，以避免影响会议的正常进行。会议主持人的首要任务是要紧扣会议议题，防止跑题和偏题。同时还要设定时间，准时开始和结束，并对每个议程拟定大致的时间限制。一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。日本松下公司就开会时间以“分”为单位，清楚划分，严格控制。
善于对付“会议麻烦制造者”
一个会议最怕的就是不配合的人，使会议难以顺利达到计划目标，我们把这些人称之为“会议麻烦制造者”。美国柯达公司把“会议麻烦制造者”归为六大类，并制定了对付这六大类人的方法。
迟到者——对有各种借口常迟到者，采取重点盯人术。在会前特别打招呼，屡教不改者会后就作相应处罚：对偶尔迟到者，会后多加补课，分发会议记录；对重点人物的迟到，就在会上简要快速回顾刚才会议主要情况，会后分发会议记录。对一般人物迟到，仍按时开会：对重点人物迟到，就适当延时开会，但一般不超过20分钟，尽量不要耽误会议。
搅局者——搅局者往往对某个主题或计划持有严重偏见，提不出正面建设的意见，为反对而反对。因此会议主持者往往应在征求多数人的意见之下，采取限制时间量、设制时间段、限制主题和要求并提出正反两面意见来干预随意“炮火乱开”的搅局者。
心不在焉者——这种人爱做小动作，容易分心，有时还会严重干扰会议情绪。对付此种人，主持人就用眼睛不时关注他提醒他，或者穿插提问，吸引其注意，甚至可以让这种人做会议记录，写会议感想提建议，让他无法分心。
穷嘴多舌者——这种人爱辩得脸红脖子粗。讲得滔滔不绝，浪费大家时间：或一有想法，就突然冒出话，抢断话题，破坏会议秩序。对此，主持人就限制时间量、设制时间段，巧妙控制这些人随意发言，或在会尾给这些人多留发言时间，以免偏离主题。
干私活者——这些人没把会放在心上，在会上借机忙碌其他事。主持人应在会前作出禁止会上处理其他事情的声明。尤其是对爱干私活者更要挑明，指出其行为的不正当性。应付干私活者，非重要会议也可设在上班前后开，或隔绝会场内外环境，营造严肃气氛，同样是好方法。
争宠者——这种人往往对领导提出的某个主题或计划一味迎合、赞赏，毫无主见地支持，对会议提不出任何建设性的反对意见。主持人可婉言提醒，要求提出正反两面意见，以防会议被一片赞美声中听淹没。
做好会议记录
每一项会议一定要有一个准确完整的会议记录。会议的各项决议一定要有执行人员、所负职责及完成期限，且必须在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。一般而言，会议结束2～3天后，所有与会者应拿到会议记录，所有与会者应承担起对会议质量进行反馈、执行的职责。
建立会后追踪责任制
看一次会议是否成功，要看会议是否产生了切实可行的决定并且能否得到切实有效的执行。因此，会议结束时要及时总结会议的主要决定和行动方案，建立会议事后跟踪程序，明确各项任务的责任人及完成时间，并确定由谁进行督促和检查实施的情况。如有意外，可及时发现并调整。
在全球化的竞争下，一家公司会不会开会，关系着公司的成本。前几年日产汽车大刀阔斧推行全员的会议革命，省下了六十亿日元成本，未来三年预计还可省下三百亿日元。
叶茂中说：“成功的会议是需要设计的。如果就像设计公司的产品那样精心设计会议，那么会议成功率就会越来越高，企业就越有竞争力。
编辑 唐 婷