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一、企业内部控制原则与方法
企业建立内部会计控制制度时,都需遵循以下六个基本原则,既要从科学观出发,保障制度的合理、合法性,又要注重企业的控制成本,秉承制约原则和成本效益原则。企业内部在管控会计制度时采取的方法主要有以下几方面:
(一)职权分离,相互制约 这是实行企业内部会计控制制度的前提条件,即权责分明,相互制衡机制。
(二)严格地授权批准控制 这是上一种方法的延伸,即将上一种方法落实到实处,使企业内部各级领导在各自权限范围内权责分明的同时有义务监督公司各项财务活动的正确合理性,充分发挥会计监督职责。高层领导有责任对企业的财务活动进行全程负责。
(三)会计内部管理控制 依法制定与企业经营相适应的会计制度,实行会计人员岗位责任制,提高会计师的执业水平和职业道德。避免因内部会计人员的错误而导致企业面临大的经济损失。
(四)控制预算 对于每一项投资在正式进入投资阶段之前都要对其评估,最好是有专业的部门或者专业的预算人员,将项目的预算合理计算下来,而后交由财务部进行跟进及严格的预算标准建设。提高预算执行力,对控制项目中的财务信息做到及时分析,对于每一项预算进行双重核实,为的就是投入不必要的资金为最终目的,尽量用最少的钱办最多的事。在支出款项时,需要有着严格的制度和监管措施,避免无预算的资金支出。
(五)财产保全控制 企业为了保护财产的安全,一般会制定相关的财务监管制度,对于未经授权的人员是不能够直接按触财产,或者公司贵重财物,而且会有专门的人员要定期核对财务信息,保障各种财务数据的安全性和完整性。
(六)对企业实现有效风险控制 公司时常会有投资活动的发生,而每一项投资活动都会伴随着相应的风险,或大或小,而会计人员同样有责任对公司投资活动进行管理,分析其潜在的风险,对风险大的活动应该成立工作小组,对当中的细节进行仔细研讨,尽量将风险控制在合理范围内。同时还应当有紧急预备方案,对于不可料的风险出现,要有能够应对的方案,而不是一旦出现问题企业上下自乱阵脚,反而将问题扩大开来。
(七)运用高科技电子信息 高科技电子信息技术能为企业内部财务会计控制提高技术支持,避免不必要的人为损失,保障企业财务信息和数据库的安全性。此外,系统将会设立相应的预防命令和危险警示。
二、企业内部控制的内容
一般可以将内部会计控制分为纪律约束、基础控制和实物控制三个部分。
(一)纪律约束 没有规矩,不成方圆。基础控制作用的发挥离不开纪律的约束。纪律约束主要包括稽核和牵制。牵制是通过职位安排和权责划分,使企业内各项业务的开展都能实行责任人相互制约与牵制和监督的作用,这是一种以事务分管为核心的自检系统,它的实现主要以两种方式来进行。纵向划分上从权力的上下级来看,任何经济活动的开展和业务的处理都得实行一种从上而下的制约制度;从横向来看,每一项经济活动的账务处理都必须至少有两人以上经手。内部核查也可以通过多种渠道保障核查的有效性。内部审核由会计主管及会计人工作人员进行定期或不定期的项目审查,对于各项记录进行相互核对,确认无误后由两人签订审核意见。除了实行内部稽核外和牵制外,纪律约束还可以通过企业领导、其他横向职能部门及广大职工的内部监督得以实现。
(二)基础事物控制 这个环节主要是通过基本的会计活动和会计程序来确保完整、准确地记录一切合法合理的经济业务,会计人员以及审计人员要对发现的处理过程中和记录中出现的错误,及时地进行更正和处理。基础控制是确保财务控制目标实现的基础条件。它主要包括以下几点:
(1)账簿控制。主要可以从如下几方面出发:对账簿的设计应符合企业特点,从企业管理需求为出发点;账簿内容以及相应的格式在公司上下要统一,以使得各部门的账薄能够很快整合汇总;账簿的内容和记账格式要详简得当,不仅要采用高效的记账手段,还应保障信息记录的完整与准确;登账时要有凭有据,严格按照会计程序处理,对会计凭证中的经济业务进行分门别类,从而通过全面、准确、有效、科学、及时地反映和控制企业的经济活动;此外,所有的账簿由公司专门的人员负责账簿的管理,未经许可不能让他人查阅。
(2)凭证约束。通过会计凭证达到对企业经济活动的约束与干预。会计凭证是一种证明经济业务的原始凭证,同时也是企业实施内部控制的重要工具。优良的凭证按制制度是其它内部会计控制有效运作的前提条件。企业的一切经济活动都应以合理合法原始凭证为依据,一切原始凭证对经济活动业务的反映都必须遵循事实情况,入账前要求财会人员必须要对所有的凭证进行仔细审核和复查工作,确保无误才签订审核书,对于无效凭证的情况,应严格控制,确保会计凭证约束发挥应有的作用。
(3)自动化控制。会计电算化的高效率和优越性,使其已被大多数企业采用,成为取代传统会计手工操作的新技术。虽然如此,但会计电算化的局限性使其不能完全取代原手工会计处理中建立好的内部控制制度。此外,在会计电算化的操作过程中,也存在一些问题,如电算化系统管理问题的安全性是保障会计系统安全运行的首要条件。要确保一人专一职,杜绝出现身兼多职的情况。此外,还应加大对程序设计人员的技术要求,加强技术加密处理。
(4)会计内容控制。会计内容中重要的一项是对会计报表的控制,该报表是对企业会计信息的最直观反映,会计报表上信息的准确性与会计信息的质量息息相关,企业每年都会有财务报表,公司董事会以财务报表为准进行资产估算和投资预算,同时对于投资不足之处理行合进弥补,由此可见财务报表的重要性。
(三)实物控制 实施实物控制制度的目的是为了保护企业实物资产的安全、完整性。主要工作内容包括:定期盘点、限制接近、记录保护、财产保险。
定期盘点是对资产进行定期盘点清算,并将盘点清算结果与会计记录进行仔细核对,实物资产盘点与会计记录相一致这在很大程度上保证了资产的安全,同时为了保证盘点中资产的安全,往往可以先盘点实物资产,再来核对账册以防止盘盈资产的无端流失、盘点结果与会计记录如果出现不一致的情况。 限制接近通过严格限制无关人员对资产接近达到人员限制,只有经过授权批准的人员才能够接触资产,有权对相应的财务信息进行查对。限制接近包括两个部分,一是对资产本身接触的限制,二是对文件、资料等隐性资产的接近。
此外,企业还可以通过对实物进行投保,来预防可能面临的风险,增加对物质受损后的补偿能力和概率,保障企业实物安全性。
三、企业内部控制措施
经济活动的越来越频繁,企业的财务往来也会越来越频繁,而完善的会计管控操作,为企业的高效和安全运营提供了必要的保障,使其朝着良性的轨道运行。
(一)完善企业内部控制环境 以交通运输企业控制环境为例,其提供了在考核企业控制环境有效性应参考的因素,分别是对企业内部组织结构、企业文化和经营思路,责权划分和执行、财务审计、人力资源管理等的考察。因此,加强和改善环境控制的措施可以从如下三方面出发:
(1)明确内部控制主题与现实目标。控制主体的明确解决了内部控制工作的操作者,控制目标的明确解决了企业进行控制的出发点与控制方向。企业内部控制中的参与者可以划分为四种类型,即:经营者,股东,普通员工和管理者,这四种控制主体在控制体制发挥中都有着各自的控制目标。明确了控制主体与控制目标之后,按照合理的政策和方针实施有效的控制。
(2)专业的管理团队制。这种制度是利用专业的企业管理团队或招聘具有高学历和高能力的企业经理人,代替股东大会或董事长执行管理工作。在交通行业以及其它行业都可以实行对代理人进行正面激励,以年薪制和股票期权为手段,保证其在岗位上发挥最大的能力。
(3)管理当局认识加强,会计控制需要以章进行。首先健全的企业内部会计控制是企业得以正常运转的大前提,以良好的规章制度来管理控制财务的进出,有效地维护了公司财产物资、资金安全与完整,保证企业的经营目标实现,企业财务的稳定就是企业的人心的稳定。
(二)全面开展有效风险评估 市场经济环境下,企业面临的风险受多方面因素的影响,企业经营环境的变化、人事变动、公司的快速发展、企业财务政策的变动等因素都会使企业面临风险。因此,加强交通运输企业的风险评估,主要可以从如下几方面出发:
(1)强化企业风险意识。首先,企业领导者应改变思想观念,居安思危,提高企业风险意识,提高对风险评估的重视度。其次,应将风险评估体系融入到企业日常管理工作,发挥风险评估的作用,降低企业的经营风险。
(2)重视员工职业素质教育与员工职业素养的提高。企业不仅要搞好企业员工的职业道德教育,还要搞好业务能力培训,企业在选拔人才时,要依据其品德进行重点考查,而对于有品德有能力的人员,应当进行重用,可以令其负责管理公司的财务,此外良好的企业环境与工作风气是相当重要的,在公司里工作的每一名员工都会受到这种环境的熏陶,如果有着良好的风气,那么公司的员工自然也就体现出了优良的一面,这样公司的财务处于相对安全的境地。
(3)实施有效的风险评估管理方法。作为风险评估起始点的工作目标,是在实行企业风险评估时应首先明确的目标,只有在正确工作目标的引导下,才能有效地识别环境控制中的各个影响要素要素,对要素进行分类,以达到目标实现的要求。根据影响因素的差异,分别采用不同的应对措施,保证其工作目标的顺利达成。比如:公司财务部中对控制环境因素中人员和信息系统参与的不确定性造成的风险评估,考虑到可能出现的各种风险,并就各种可能的风险找到补救措施,当风险出现时可以及时反应,将其影响降到最小或者直接抑制它们的影响作用。
(4)建立有效的沟通传达系统。沟通的有效性是沟通的出发点与最终目的,保障沟通效果需要注重沟通渠道的多元化及沟通接受的畅通化。沟通渠道的多元化可以体现为企业政策指南的编制、备忘录以及财务报告手册等。此外,有效的沟通机制也不仅限于口头交流或书面形式,也可以通过企业内部的信息网络以及建立没有障碍的上下级之间的沟通是极其重要的,面对潜在的危机,任何人发现都可以向主管领导进行直接汇报,免去繁多的工作程序,这样可以挽救险情,同时也大大提高了工作效率。
(三)重视内部控制监督与评审 风险管理制度的有效执行离不开对企业内部控制的监督和评审,但管理意识中上下层之间普遍存在的沟通障碍,这在一定程度上影响了控制监督与评审的效果。因此,企业有必要将内部控制的监督和审核纳入日常工作之中。
首先,对监督评审内控的总体效果进行有效控制。针对企业财务风险中的主要项目监督评审引入公司日常活动的一个小部分。公司全员在企业内部教育培训的基础上不断提高相关的控制意识和操作能力,协助企业有效地实现预期控制目标。
其次,将内部审计制度独立出来。内部审计制度的重要性,决定了其必须中常规的认识中独立出来,其审计内容和审计范围都应结合企业面临风险和实际情况有所改变,实行尽责程度和能力评估以及绩效考核,会计人员对于自己的工作需要作到全身心地投入,公司设立考核制度后对他们的工作进行实地考核,以每月的考核结果作为奖惩依据。
最后,监控人员要全面了解企业所面临的风险并及时将风险上报上级。与上级进行有效地沟通,可以寻求支持和指导;与上层间沟通的目的是寻求协调帮助,领导有着丰富的事件处理经验,与之沟通可以很快借鉴他们的经验进行突发事件的处理。对于上级来说,与员工进行有效地沟通可以提高工作绩效,因为财务收支涉及到各个部门,而中间的高效配合是决定工作效率的重要因素。
参考文献:
[1]陈领章:《企业单位内部会计控制》,《中国企业》2006年第3期。
(编辑 向玉章)
企业建立内部会计控制制度时,都需遵循以下六个基本原则,既要从科学观出发,保障制度的合理、合法性,又要注重企业的控制成本,秉承制约原则和成本效益原则。企业内部在管控会计制度时采取的方法主要有以下几方面:
(一)职权分离,相互制约 这是实行企业内部会计控制制度的前提条件,即权责分明,相互制衡机制。
(二)严格地授权批准控制 这是上一种方法的延伸,即将上一种方法落实到实处,使企业内部各级领导在各自权限范围内权责分明的同时有义务监督公司各项财务活动的正确合理性,充分发挥会计监督职责。高层领导有责任对企业的财务活动进行全程负责。
(三)会计内部管理控制 依法制定与企业经营相适应的会计制度,实行会计人员岗位责任制,提高会计师的执业水平和职业道德。避免因内部会计人员的错误而导致企业面临大的经济损失。
(四)控制预算 对于每一项投资在正式进入投资阶段之前都要对其评估,最好是有专业的部门或者专业的预算人员,将项目的预算合理计算下来,而后交由财务部进行跟进及严格的预算标准建设。提高预算执行力,对控制项目中的财务信息做到及时分析,对于每一项预算进行双重核实,为的就是投入不必要的资金为最终目的,尽量用最少的钱办最多的事。在支出款项时,需要有着严格的制度和监管措施,避免无预算的资金支出。
(五)财产保全控制 企业为了保护财产的安全,一般会制定相关的财务监管制度,对于未经授权的人员是不能够直接按触财产,或者公司贵重财物,而且会有专门的人员要定期核对财务信息,保障各种财务数据的安全性和完整性。
(六)对企业实现有效风险控制 公司时常会有投资活动的发生,而每一项投资活动都会伴随着相应的风险,或大或小,而会计人员同样有责任对公司投资活动进行管理,分析其潜在的风险,对风险大的活动应该成立工作小组,对当中的细节进行仔细研讨,尽量将风险控制在合理范围内。同时还应当有紧急预备方案,对于不可料的风险出现,要有能够应对的方案,而不是一旦出现问题企业上下自乱阵脚,反而将问题扩大开来。
(七)运用高科技电子信息 高科技电子信息技术能为企业内部财务会计控制提高技术支持,避免不必要的人为损失,保障企业财务信息和数据库的安全性。此外,系统将会设立相应的预防命令和危险警示。
二、企业内部控制的内容
一般可以将内部会计控制分为纪律约束、基础控制和实物控制三个部分。
(一)纪律约束 没有规矩,不成方圆。基础控制作用的发挥离不开纪律的约束。纪律约束主要包括稽核和牵制。牵制是通过职位安排和权责划分,使企业内各项业务的开展都能实行责任人相互制约与牵制和监督的作用,这是一种以事务分管为核心的自检系统,它的实现主要以两种方式来进行。纵向划分上从权力的上下级来看,任何经济活动的开展和业务的处理都得实行一种从上而下的制约制度;从横向来看,每一项经济活动的账务处理都必须至少有两人以上经手。内部核查也可以通过多种渠道保障核查的有效性。内部审核由会计主管及会计人工作人员进行定期或不定期的项目审查,对于各项记录进行相互核对,确认无误后由两人签订审核意见。除了实行内部稽核外和牵制外,纪律约束还可以通过企业领导、其他横向职能部门及广大职工的内部监督得以实现。
(二)基础事物控制 这个环节主要是通过基本的会计活动和会计程序来确保完整、准确地记录一切合法合理的经济业务,会计人员以及审计人员要对发现的处理过程中和记录中出现的错误,及时地进行更正和处理。基础控制是确保财务控制目标实现的基础条件。它主要包括以下几点:
(1)账簿控制。主要可以从如下几方面出发:对账簿的设计应符合企业特点,从企业管理需求为出发点;账簿内容以及相应的格式在公司上下要统一,以使得各部门的账薄能够很快整合汇总;账簿的内容和记账格式要详简得当,不仅要采用高效的记账手段,还应保障信息记录的完整与准确;登账时要有凭有据,严格按照会计程序处理,对会计凭证中的经济业务进行分门别类,从而通过全面、准确、有效、科学、及时地反映和控制企业的经济活动;此外,所有的账簿由公司专门的人员负责账簿的管理,未经许可不能让他人查阅。
(2)凭证约束。通过会计凭证达到对企业经济活动的约束与干预。会计凭证是一种证明经济业务的原始凭证,同时也是企业实施内部控制的重要工具。优良的凭证按制制度是其它内部会计控制有效运作的前提条件。企业的一切经济活动都应以合理合法原始凭证为依据,一切原始凭证对经济活动业务的反映都必须遵循事实情况,入账前要求财会人员必须要对所有的凭证进行仔细审核和复查工作,确保无误才签订审核书,对于无效凭证的情况,应严格控制,确保会计凭证约束发挥应有的作用。
(3)自动化控制。会计电算化的高效率和优越性,使其已被大多数企业采用,成为取代传统会计手工操作的新技术。虽然如此,但会计电算化的局限性使其不能完全取代原手工会计处理中建立好的内部控制制度。此外,在会计电算化的操作过程中,也存在一些问题,如电算化系统管理问题的安全性是保障会计系统安全运行的首要条件。要确保一人专一职,杜绝出现身兼多职的情况。此外,还应加大对程序设计人员的技术要求,加强技术加密处理。
(4)会计内容控制。会计内容中重要的一项是对会计报表的控制,该报表是对企业会计信息的最直观反映,会计报表上信息的准确性与会计信息的质量息息相关,企业每年都会有财务报表,公司董事会以财务报表为准进行资产估算和投资预算,同时对于投资不足之处理行合进弥补,由此可见财务报表的重要性。
(三)实物控制 实施实物控制制度的目的是为了保护企业实物资产的安全、完整性。主要工作内容包括:定期盘点、限制接近、记录保护、财产保险。
定期盘点是对资产进行定期盘点清算,并将盘点清算结果与会计记录进行仔细核对,实物资产盘点与会计记录相一致这在很大程度上保证了资产的安全,同时为了保证盘点中资产的安全,往往可以先盘点实物资产,再来核对账册以防止盘盈资产的无端流失、盘点结果与会计记录如果出现不一致的情况。 限制接近通过严格限制无关人员对资产接近达到人员限制,只有经过授权批准的人员才能够接触资产,有权对相应的财务信息进行查对。限制接近包括两个部分,一是对资产本身接触的限制,二是对文件、资料等隐性资产的接近。
此外,企业还可以通过对实物进行投保,来预防可能面临的风险,增加对物质受损后的补偿能力和概率,保障企业实物安全性。
三、企业内部控制措施
经济活动的越来越频繁,企业的财务往来也会越来越频繁,而完善的会计管控操作,为企业的高效和安全运营提供了必要的保障,使其朝着良性的轨道运行。
(一)完善企业内部控制环境 以交通运输企业控制环境为例,其提供了在考核企业控制环境有效性应参考的因素,分别是对企业内部组织结构、企业文化和经营思路,责权划分和执行、财务审计、人力资源管理等的考察。因此,加强和改善环境控制的措施可以从如下三方面出发:
(1)明确内部控制主题与现实目标。控制主体的明确解决了内部控制工作的操作者,控制目标的明确解决了企业进行控制的出发点与控制方向。企业内部控制中的参与者可以划分为四种类型,即:经营者,股东,普通员工和管理者,这四种控制主体在控制体制发挥中都有着各自的控制目标。明确了控制主体与控制目标之后,按照合理的政策和方针实施有效的控制。
(2)专业的管理团队制。这种制度是利用专业的企业管理团队或招聘具有高学历和高能力的企业经理人,代替股东大会或董事长执行管理工作。在交通行业以及其它行业都可以实行对代理人进行正面激励,以年薪制和股票期权为手段,保证其在岗位上发挥最大的能力。
(3)管理当局认识加强,会计控制需要以章进行。首先健全的企业内部会计控制是企业得以正常运转的大前提,以良好的规章制度来管理控制财务的进出,有效地维护了公司财产物资、资金安全与完整,保证企业的经营目标实现,企业财务的稳定就是企业的人心的稳定。
(二)全面开展有效风险评估 市场经济环境下,企业面临的风险受多方面因素的影响,企业经营环境的变化、人事变动、公司的快速发展、企业财务政策的变动等因素都会使企业面临风险。因此,加强交通运输企业的风险评估,主要可以从如下几方面出发:
(1)强化企业风险意识。首先,企业领导者应改变思想观念,居安思危,提高企业风险意识,提高对风险评估的重视度。其次,应将风险评估体系融入到企业日常管理工作,发挥风险评估的作用,降低企业的经营风险。
(2)重视员工职业素质教育与员工职业素养的提高。企业不仅要搞好企业员工的职业道德教育,还要搞好业务能力培训,企业在选拔人才时,要依据其品德进行重点考查,而对于有品德有能力的人员,应当进行重用,可以令其负责管理公司的财务,此外良好的企业环境与工作风气是相当重要的,在公司里工作的每一名员工都会受到这种环境的熏陶,如果有着良好的风气,那么公司的员工自然也就体现出了优良的一面,这样公司的财务处于相对安全的境地。
(3)实施有效的风险评估管理方法。作为风险评估起始点的工作目标,是在实行企业风险评估时应首先明确的目标,只有在正确工作目标的引导下,才能有效地识别环境控制中的各个影响要素要素,对要素进行分类,以达到目标实现的要求。根据影响因素的差异,分别采用不同的应对措施,保证其工作目标的顺利达成。比如:公司财务部中对控制环境因素中人员和信息系统参与的不确定性造成的风险评估,考虑到可能出现的各种风险,并就各种可能的风险找到补救措施,当风险出现时可以及时反应,将其影响降到最小或者直接抑制它们的影响作用。
(4)建立有效的沟通传达系统。沟通的有效性是沟通的出发点与最终目的,保障沟通效果需要注重沟通渠道的多元化及沟通接受的畅通化。沟通渠道的多元化可以体现为企业政策指南的编制、备忘录以及财务报告手册等。此外,有效的沟通机制也不仅限于口头交流或书面形式,也可以通过企业内部的信息网络以及建立没有障碍的上下级之间的沟通是极其重要的,面对潜在的危机,任何人发现都可以向主管领导进行直接汇报,免去繁多的工作程序,这样可以挽救险情,同时也大大提高了工作效率。
(三)重视内部控制监督与评审 风险管理制度的有效执行离不开对企业内部控制的监督和评审,但管理意识中上下层之间普遍存在的沟通障碍,这在一定程度上影响了控制监督与评审的效果。因此,企业有必要将内部控制的监督和审核纳入日常工作之中。
首先,对监督评审内控的总体效果进行有效控制。针对企业财务风险中的主要项目监督评审引入公司日常活动的一个小部分。公司全员在企业内部教育培训的基础上不断提高相关的控制意识和操作能力,协助企业有效地实现预期控制目标。
其次,将内部审计制度独立出来。内部审计制度的重要性,决定了其必须中常规的认识中独立出来,其审计内容和审计范围都应结合企业面临风险和实际情况有所改变,实行尽责程度和能力评估以及绩效考核,会计人员对于自己的工作需要作到全身心地投入,公司设立考核制度后对他们的工作进行实地考核,以每月的考核结果作为奖惩依据。
最后,监控人员要全面了解企业所面临的风险并及时将风险上报上级。与上级进行有效地沟通,可以寻求支持和指导;与上层间沟通的目的是寻求协调帮助,领导有着丰富的事件处理经验,与之沟通可以很快借鉴他们的经验进行突发事件的处理。对于上级来说,与员工进行有效地沟通可以提高工作绩效,因为财务收支涉及到各个部门,而中间的高效配合是决定工作效率的重要因素。
参考文献:
[1]陈领章:《企业单位内部会计控制》,《中国企业》2006年第3期。
(编辑 向玉章)