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【摘要】物流贸易在迅速發展的同时,资金占用量大、货权管控困难、交易风险高的特性也在不断放大,物流贸易风险事件时有发生,如何有效管控风险,已经成为物流贸易企业亟待解决的问题。本文结合笔者多年的工作实践,从客户信用管理、合同签订管理、合同履行管理、合同档案管理、合同纠纷处理五个方面,探讨通过实施物流贸易合同全过程管理有效防控物流贸易风险,以期为同行提供借鉴和参考。
【关键词】客户信用 合同签订 合同履行 合同档案 合同纠纷
中图分类号:F272 文献标志码:A
一、物流贸易合同全过程管理的背景和意义
近年来,物流贸易在各行各业迅速发展,交易额呈逐年上升趋势。与此同时,物流贸易资金占用量大、货权管控困难、交易风险高的特性也在不断放大,物流贸易风险事件时有发生,造成的经济损失数额巨大。如何有效管控风险,已经成为物流贸易企业亟待解决的问题。
物流贸易合同作为开展物流贸易业务的重要依据和保障,通过对其实施全过程管理,可以实现对物流贸易风险的有效管控,大大降低风险发生的可能性。
二、物流贸易合同全过程管理的内容
结合物流贸易业务流程,物流贸易合同全过程管理具体包括五个方面,即客户信用管理、合同签订管理、合同履行管理、合同档案管理、合同纠纷处理。
(一)客户信用管理
客户信用管理是为防范客户信用风险所开展的一系列工作,包括客户资信调查、客户信用评级、客户授信管理和客户信用档案管理。
1.客户资信调查。在物流贸易合同签订前,先对客户的资质证照和信用状况做全面深入的调查和了解,并根据收集到的有关资料,填写《客户资信调查表》,具体内容可根据实际管理需要设计。对持续开展业务的客户,应当按季度对客户资信资料和《客户资信调查表》进行更新,期间如果发生变化,及时补充相关资料,重新填写《客户资信调查表》,做到对客户资信状况的动态了解和掌握。
2.客户信用评级。资信调查工作完成后,应当对客户信用等级进行评定。客户信用评级可以采取定量与定性相结合的方式,对客户的信用状况进行综合评价。定量可以从注册资本、股东背景、企业性质、所涉行业、企业规模、应收账款保障能力、合作历史及诚信度、经营业绩、管理水平、技术装备、不良欠款、违约行为、债务纠纷、企业亏损、被查封或冻结财产、其他影响业务开展的情形等方面对客户进行量化评价,确定信用得分;定性可以从丧失偿债能力、违法经营、停业整顿等方面对客户信用进行一票否决,取消信用评级资格,列入黑名单。通过对客户进行信用评价之后,可以将客户分为不同等级,如A级、B级、C级,相应代表客户信用程度的高、中、低三等。
3.客户授信管理。客户信用等级评定后,应以拟开展的业务是否涉及资金占用为标准,来确定是否需要进行客户授信。客户授信包括授信额度和授信期限,授信额度是给予客户赊账或预付款的最高额度,即客户占用资金的最高额度;授信期限是给予客户的信用持续期间,包括回款期限和到货期限。客户授信管理,是对客户授信审批、执行、监督、评价和调整各环节进行的动态化、闭环式管理活动。
(1)授信审批。业务部门在前期客户资信调查和客户信用评级的基础上,分析评估业务模式、货物来源及流向、货物(权)交接方式、货款结算方式等风险,就客户授信提出书面申请,风控、财务部门审核后报公司领导审批。客户授信获得批准后,方可在授信额度和授信期限内与该客户签订合同。
(2)授信执行。客户授信的执行由业务部门负责,具体体现在合同的签订和履行过程中。合同签订时,应根据授信额度和授信期限,约定合同数量和结算期限等相关内容;合同履行时,应当严格按照客户授信和合同约定预付或收取货款,及时与授信客户对账、清账。
(3)授信监督。客户授信的监督工作由风控和财务部门负责,应当建立授信客户月度、季度、年度检查审核制度,对客户授信实施动态管理,发现超出授信额度和授信期限的预付款或赊销欠款的,应及时提出预警,督促、协助相关业务部门采取有效措施,将款项压缩至授信额度以内。
(4)授信评价。客户授信的评价工作由财务部门负责,应当每月对客户授信执行情况进行评价,并填写《客户授信情况执行评价表》。
(5)授信调整。客户授信调整由风控部门负责,根据财务部门提供的《客户授信执行评价表》和业务部门提交的书面报告,就是否调整客户授信提出明确意见,并拟定客户授信调整方案,连同相关材料一并报送公司领导审批后,作为下一步客户授信的执行依据。
4.客户信用档案管理。客户信用档案应当按照“一客户、一档案”原则建立,在客户信用管理过程中不断收集和整理,具体包括以下资料(1)客户资质证照;(2)《客户资信调查表》;(3)《客户信用风险评定表》;(4)《客户授信审批表》;(5)《客户授信执行评价表》;(6)各业务部关于授信客户的书面报告;(7)客户授信调整方案;(8)其他与客户信用有关的资料。
(二)合同签订管理
合同签订管理包括审批和签约两个方面。
1.合同审批。所有物流贸易合同在签订前均应履行审批程序,由公司各相关部门和人员,依据职责分工,分别对合同条款进行专业性审查,并提出明确的审查意见和建议,最终提交公司主要领导批准。
2.合同签约。物流贸易合同审批通过后,方可签约。签约时,应按照合同约定生效条款签字或盖章,确保合同签订有效;签约后,应将及时生效的合同原件归档。
(三)合同履行管理
合同履行是物流贸易的重要环节,也是最易发生风险的环节,应当从严从细管理。
1.合同履行台账。建立合同履行台账,在合同签订后,记录合同履行情况,如收(发)货日期、数量、质量验收情况、货款支付(收取)日期、发票开具日期等。
2.合同履行凭证。在合同履行过程中,应当及时收集合同履行的凭证原件,如过磅单、质量验收单、结算单、发票、收款收据或凭证、付款凭证、发票等,并整理归档。 3.合同履行管控。与同一客户签订多个合同的,如果先前合同没有履行完毕,或履行异常的,应暂停签订下一个合同;对未经审批签订的合同或未签合同的客户不予收付款;在收付货款、开具发票时,严格执行合同约定和客户授信;对违反合同约定或超出客户授信的货款不予支付。
4.合同变更。对合同履行过程中发生变化的,应及时与对方协商解决,并就变更情况签订书面补充协议,杜绝口头变更合同约定或变通履行合同。
5.合同解除。合同签订后,经双方协商终止履行的,应及时以书面形式予以解除。
6.合同违约处理。在合同履行中,对方发生违约行为,应中止合同履行,督促对方纠正违约行为,必要时果断采取应对措施。
(四)合同档案管理
物流贸易合同档案是记载物流贸易业务开展情况的文字材料,也是维护企业合法权益的重要证据。
1.明确合同档案管理部门,应当由一个部门指派专人统一管理。
2.按照“一合同、一编号、一档案”原则建立合同档案。为每个合同建立独立的档案,并编制合同档案清单。
3.合同档案资料齐全、有效。“齐全”,即与合同有关的资料都应当作为合同档案资料保存;“有效”,即合同档案资料应当是合同履行情况的原始记录,一般应为原件。
4.定期清理核对合同档案,如有遗失、损毁,应当查明原因,及时补救。
5.合同檔案借阅应当办理相关手续,原件资料无特殊情况不得外借。
(五)合同纠纷处理
物流贸易合同纠纷处理主要有三种方式,即协商解决、民事诉讼、刑事报案,具体选择哪种方式最有利于企业,要综合考虑成本、效果、期限等各种因素。
1.协商处理。物流贸易合同纠纷主要发生在资金和货物方面,如逾期付款、逾期交货等违约行为,一旦发生,应当立即了解客户违约的具体原因,研究解决方案和应对措施。如果与客户沟通协商,能够达成在一定期限内结清货款或交付货物的意向,应当以补充协议等书面形式予以确认并严格执行。如果与客户沟通后,确定在宽限期内不可能付清货款或交付货物的,应当与客户协商其他途径和方式清偿货款,达成意向后以书面形式予以确认。在这个过程中,需要对客户做全面的分析和评价,如客户违约的原因、综合实力、信用状况、补救措施的可行l生等。
2.民事诉讼。对通过协商无法解决的物流贸易合同纠纷,应当及时采取民事诉讼方式处理。在民事诉讼过程中,应当把握几个关键点:第一、管辖法院的选择至关重要,应当在物流贸易合同中明确约定,首选己方住所地人民法院,其次选择原告住所地人民法院;第二、诉讼保全必不可少,在起诉时一并提交财产保全申请,法院立案后,及时向法院提交已掌握的客户财产线索,积极配合法院完成财产保全工作;第三、证据收集全面细致,收集的证据材料应当妥善保管原件,证据之间应当具有关联性和一致性,能够相互印证,对存在矛盾的证据应注意取舍;第四、胜诉判决执行要抓紧,对不执行判决的客户要及时申请法院强制执行,对暂时无执行能力的客户,应保持沟通和联系,积极探寻其他可行方式执行判决。
3.刑事报案。对涉嫌犯罪的物流贸易合同纠纷,在掌握确凿证据的情况下,应当及时向公安机关报案,争取尽早立案,为公安机关提供侦察线索,争取最大限度追偿损失。
三、物流贸易合同全过程管理的作用
(一)物流贸易合同全过程管理,突破了传统的合同管理链条,向前拓展至客户选择,向后延伸至纠纷处理,形成了对物流贸易合同的闭环式、动态化管理。
(二)物流贸易合同全过程管理,将合同管理贯穿于具体业务之中,理顺了业务流程,规范了业务操作,实现了合同管理与经营管理的深度融合。
(三)物流贸易合同全过程管理,以风险管控为出发点和落脚点,做到事前预防、事中控制、事后补救,大大降低了物流贸易风险,促进了物流贸易企业健康发展。
【关键词】客户信用 合同签订 合同履行 合同档案 合同纠纷
中图分类号:F272 文献标志码:A
一、物流贸易合同全过程管理的背景和意义
近年来,物流贸易在各行各业迅速发展,交易额呈逐年上升趋势。与此同时,物流贸易资金占用量大、货权管控困难、交易风险高的特性也在不断放大,物流贸易风险事件时有发生,造成的经济损失数额巨大。如何有效管控风险,已经成为物流贸易企业亟待解决的问题。
物流贸易合同作为开展物流贸易业务的重要依据和保障,通过对其实施全过程管理,可以实现对物流贸易风险的有效管控,大大降低风险发生的可能性。
二、物流贸易合同全过程管理的内容
结合物流贸易业务流程,物流贸易合同全过程管理具体包括五个方面,即客户信用管理、合同签订管理、合同履行管理、合同档案管理、合同纠纷处理。
(一)客户信用管理
客户信用管理是为防范客户信用风险所开展的一系列工作,包括客户资信调查、客户信用评级、客户授信管理和客户信用档案管理。
1.客户资信调查。在物流贸易合同签订前,先对客户的资质证照和信用状况做全面深入的调查和了解,并根据收集到的有关资料,填写《客户资信调查表》,具体内容可根据实际管理需要设计。对持续开展业务的客户,应当按季度对客户资信资料和《客户资信调查表》进行更新,期间如果发生变化,及时补充相关资料,重新填写《客户资信调查表》,做到对客户资信状况的动态了解和掌握。
2.客户信用评级。资信调查工作完成后,应当对客户信用等级进行评定。客户信用评级可以采取定量与定性相结合的方式,对客户的信用状况进行综合评价。定量可以从注册资本、股东背景、企业性质、所涉行业、企业规模、应收账款保障能力、合作历史及诚信度、经营业绩、管理水平、技术装备、不良欠款、违约行为、债务纠纷、企业亏损、被查封或冻结财产、其他影响业务开展的情形等方面对客户进行量化评价,确定信用得分;定性可以从丧失偿债能力、违法经营、停业整顿等方面对客户信用进行一票否决,取消信用评级资格,列入黑名单。通过对客户进行信用评价之后,可以将客户分为不同等级,如A级、B级、C级,相应代表客户信用程度的高、中、低三等。
3.客户授信管理。客户信用等级评定后,应以拟开展的业务是否涉及资金占用为标准,来确定是否需要进行客户授信。客户授信包括授信额度和授信期限,授信额度是给予客户赊账或预付款的最高额度,即客户占用资金的最高额度;授信期限是给予客户的信用持续期间,包括回款期限和到货期限。客户授信管理,是对客户授信审批、执行、监督、评价和调整各环节进行的动态化、闭环式管理活动。
(1)授信审批。业务部门在前期客户资信调查和客户信用评级的基础上,分析评估业务模式、货物来源及流向、货物(权)交接方式、货款结算方式等风险,就客户授信提出书面申请,风控、财务部门审核后报公司领导审批。客户授信获得批准后,方可在授信额度和授信期限内与该客户签订合同。
(2)授信执行。客户授信的执行由业务部门负责,具体体现在合同的签订和履行过程中。合同签订时,应根据授信额度和授信期限,约定合同数量和结算期限等相关内容;合同履行时,应当严格按照客户授信和合同约定预付或收取货款,及时与授信客户对账、清账。
(3)授信监督。客户授信的监督工作由风控和财务部门负责,应当建立授信客户月度、季度、年度检查审核制度,对客户授信实施动态管理,发现超出授信额度和授信期限的预付款或赊销欠款的,应及时提出预警,督促、协助相关业务部门采取有效措施,将款项压缩至授信额度以内。
(4)授信评价。客户授信的评价工作由财务部门负责,应当每月对客户授信执行情况进行评价,并填写《客户授信情况执行评价表》。
(5)授信调整。客户授信调整由风控部门负责,根据财务部门提供的《客户授信执行评价表》和业务部门提交的书面报告,就是否调整客户授信提出明确意见,并拟定客户授信调整方案,连同相关材料一并报送公司领导审批后,作为下一步客户授信的执行依据。
4.客户信用档案管理。客户信用档案应当按照“一客户、一档案”原则建立,在客户信用管理过程中不断收集和整理,具体包括以下资料(1)客户资质证照;(2)《客户资信调查表》;(3)《客户信用风险评定表》;(4)《客户授信审批表》;(5)《客户授信执行评价表》;(6)各业务部关于授信客户的书面报告;(7)客户授信调整方案;(8)其他与客户信用有关的资料。
(二)合同签订管理
合同签订管理包括审批和签约两个方面。
1.合同审批。所有物流贸易合同在签订前均应履行审批程序,由公司各相关部门和人员,依据职责分工,分别对合同条款进行专业性审查,并提出明确的审查意见和建议,最终提交公司主要领导批准。
2.合同签约。物流贸易合同审批通过后,方可签约。签约时,应按照合同约定生效条款签字或盖章,确保合同签订有效;签约后,应将及时生效的合同原件归档。
(三)合同履行管理
合同履行是物流贸易的重要环节,也是最易发生风险的环节,应当从严从细管理。
1.合同履行台账。建立合同履行台账,在合同签订后,记录合同履行情况,如收(发)货日期、数量、质量验收情况、货款支付(收取)日期、发票开具日期等。
2.合同履行凭证。在合同履行过程中,应当及时收集合同履行的凭证原件,如过磅单、质量验收单、结算单、发票、收款收据或凭证、付款凭证、发票等,并整理归档。 3.合同履行管控。与同一客户签订多个合同的,如果先前合同没有履行完毕,或履行异常的,应暂停签订下一个合同;对未经审批签订的合同或未签合同的客户不予收付款;在收付货款、开具发票时,严格执行合同约定和客户授信;对违反合同约定或超出客户授信的货款不予支付。
4.合同变更。对合同履行过程中发生变化的,应及时与对方协商解决,并就变更情况签订书面补充协议,杜绝口头变更合同约定或变通履行合同。
5.合同解除。合同签订后,经双方协商终止履行的,应及时以书面形式予以解除。
6.合同违约处理。在合同履行中,对方发生违约行为,应中止合同履行,督促对方纠正违约行为,必要时果断采取应对措施。
(四)合同档案管理
物流贸易合同档案是记载物流贸易业务开展情况的文字材料,也是维护企业合法权益的重要证据。
1.明确合同档案管理部门,应当由一个部门指派专人统一管理。
2.按照“一合同、一编号、一档案”原则建立合同档案。为每个合同建立独立的档案,并编制合同档案清单。
3.合同档案资料齐全、有效。“齐全”,即与合同有关的资料都应当作为合同档案资料保存;“有效”,即合同档案资料应当是合同履行情况的原始记录,一般应为原件。
4.定期清理核对合同档案,如有遗失、损毁,应当查明原因,及时补救。
5.合同檔案借阅应当办理相关手续,原件资料无特殊情况不得外借。
(五)合同纠纷处理
物流贸易合同纠纷处理主要有三种方式,即协商解决、民事诉讼、刑事报案,具体选择哪种方式最有利于企业,要综合考虑成本、效果、期限等各种因素。
1.协商处理。物流贸易合同纠纷主要发生在资金和货物方面,如逾期付款、逾期交货等违约行为,一旦发生,应当立即了解客户违约的具体原因,研究解决方案和应对措施。如果与客户沟通协商,能够达成在一定期限内结清货款或交付货物的意向,应当以补充协议等书面形式予以确认并严格执行。如果与客户沟通后,确定在宽限期内不可能付清货款或交付货物的,应当与客户协商其他途径和方式清偿货款,达成意向后以书面形式予以确认。在这个过程中,需要对客户做全面的分析和评价,如客户违约的原因、综合实力、信用状况、补救措施的可行l生等。
2.民事诉讼。对通过协商无法解决的物流贸易合同纠纷,应当及时采取民事诉讼方式处理。在民事诉讼过程中,应当把握几个关键点:第一、管辖法院的选择至关重要,应当在物流贸易合同中明确约定,首选己方住所地人民法院,其次选择原告住所地人民法院;第二、诉讼保全必不可少,在起诉时一并提交财产保全申请,法院立案后,及时向法院提交已掌握的客户财产线索,积极配合法院完成财产保全工作;第三、证据收集全面细致,收集的证据材料应当妥善保管原件,证据之间应当具有关联性和一致性,能够相互印证,对存在矛盾的证据应注意取舍;第四、胜诉判决执行要抓紧,对不执行判决的客户要及时申请法院强制执行,对暂时无执行能力的客户,应保持沟通和联系,积极探寻其他可行方式执行判决。
3.刑事报案。对涉嫌犯罪的物流贸易合同纠纷,在掌握确凿证据的情况下,应当及时向公安机关报案,争取尽早立案,为公安机关提供侦察线索,争取最大限度追偿损失。
三、物流贸易合同全过程管理的作用
(一)物流贸易合同全过程管理,突破了传统的合同管理链条,向前拓展至客户选择,向后延伸至纠纷处理,形成了对物流贸易合同的闭环式、动态化管理。
(二)物流贸易合同全过程管理,将合同管理贯穿于具体业务之中,理顺了业务流程,规范了业务操作,实现了合同管理与经营管理的深度融合。
(三)物流贸易合同全过程管理,以风险管控为出发点和落脚点,做到事前预防、事中控制、事后补救,大大降低了物流贸易风险,促进了物流贸易企业健康发展。