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摘要：自改革开放以来，我国乃至世界的电子科技技术发展十分迅速，随着全球化、信息化的发展越来越普及，不同行业都不同程度的要求跟随信息时代的步伐发展。在这种背景下，很多企业的电子档案管理系统也受到了越来越大的关注。电子文档管理系统的应用已经涉及到了各个领域，越来越多的企业部门幵始建立专业的电子文档管理系统对内部各种电子进行统一管理。
关键词：信息时代；电子档案；档案管理
前言：伴随着计算机技术和互联网应用的普及，档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在，以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生，产生了大量的电子档案。电子文档的投入和使用使得很多企业的文档管理变得更加的方便和快捷。因此，如何利用电子档案更好的管理企业也成了大家关注的重点。
1. 电子档案管理的简介
如今的世界是一个电子信息化的时代，电子计算机已经成为了目前企业办公的主要工具，我们所谓的电子档案是在社会的事件中产生的，是由计算机系统处理、存储材料和一些其他的载体形式产生的，具有很好地保存性，电子档案的形成与以前的纸质档案有所不同，电子档案适应了如今环保思想理念，更方便了人们的查阅，大大减少了人们查阅档案的时间，因此，电子档案是如今档案管理中必不可少的管理。
2. 建立电子档案所带来的优势
2.1电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率
在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同时，也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。
2.2电子档案的建立使得档案更难具有保密性
在传统的纸质档案时代，查阅档案时通常是整卷提供利用，尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，显然，这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用，这样查阅者就无法接触其他无关的文件，从而保证了文件的保密性。
2.3电子档案的建立大大提高了档案管理的工作质量
档案工作的根本目的在于查阅和使用，但要提供可供查阅和使用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗作为保障。然而传统的文书立卷工作是由人来完成的，即由立卷人根据自己的理解来进行操作，显然立卷人对立卷标准掌握的尺度有很强的主观性，立卷标准很难做到完全统一。这必然影响到案卷质量水准，从而给日后的档案的查阅和使用带来诸多不便。但若文书档案管理进行微机管理，即成为电子化档案后，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来，这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。
2.4电子档案的建立可以有效地弥补档案管理中存在的不足
传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按“件”即可整理归档，这样可随时补漏增缺，文档也不易形成存积。可见，微机管理省时省力，给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。
3. 如何有效的利用电子档案的优势
3.1建立统一的标准保护档案安全
首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展。其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行。再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准。最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。
3.2防止电子档案被转换，保证安全
由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护，如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而到对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删，更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。
3.3控制并管理好电子档案的使用
首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。
3.4建立一批新时代的档案管理人员队伍
在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急，档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。
结束语：电子档案的建立和推广就是发展全球化和信息化的表现，通过电子档案的实行，很多的企业和单位都免去了档案管理的麻烦。但时也应注意电子档案中存在的问题和不足，在使用的过程中及時的发现和完善，从而使得电子档案可以更好地服务于企业和单位，使计算机技术充分的在生产生活中发挥作用，最终做到既能节约有效的资源，又能提升信息时代电子档案管理的层次和工作效率。
参考文献
[1]王彦.关于信息时代电子档案管理初探[J].农业与技术.2010.<5>：153-154.
[2]石桂华.浅析信息时代电子档案管理[J].行政管理.2011.<6>：150-151.
[3]李爽.信息时代电子档案管理应采取的对策[J].兰台纵横.2011.<5>：45-46.
关键词：信息时代；电子档案；档案管理
前言：伴随着计算机技术和互联网应用的普及，档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在，以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生，产生了大量的电子档案。电子文档的投入和使用使得很多企业的文档管理变得更加的方便和快捷。因此，如何利用电子档案更好的管理企业也成了大家关注的重点。
1. 电子档案管理的简介
如今的世界是一个电子信息化的时代，电子计算机已经成为了目前企业办公的主要工具，我们所谓的电子档案是在社会的事件中产生的，是由计算机系统处理、存储材料和一些其他的载体形式产生的，具有很好地保存性，电子档案的形成与以前的纸质档案有所不同，电子档案适应了如今环保思想理念，更方便了人们的查阅，大大减少了人们查阅档案的时间，因此，电子档案是如今档案管理中必不可少的管理。
2. 建立电子档案所带来的优势
2.1电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率
在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同时，也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。
2.2电子档案的建立使得档案更难具有保密性
在传统的纸质档案时代，查阅档案时通常是整卷提供利用，尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，显然，这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用，这样查阅者就无法接触其他无关的文件，从而保证了文件的保密性。
2.3电子档案的建立大大提高了档案管理的工作质量
档案工作的根本目的在于查阅和使用，但要提供可供查阅和使用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗作为保障。然而传统的文书立卷工作是由人来完成的，即由立卷人根据自己的理解来进行操作，显然立卷人对立卷标准掌握的尺度有很强的主观性，立卷标准很难做到完全统一。这必然影响到案卷质量水准，从而给日后的档案的查阅和使用带来诸多不便。但若文书档案管理进行微机管理，即成为电子化档案后，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来，这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。
2.4电子档案的建立可以有效地弥补档案管理中存在的不足
传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按“件”即可整理归档，这样可随时补漏增缺，文档也不易形成存积。可见，微机管理省时省力，给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。
3. 如何有效的利用电子档案的优势
3.1建立统一的标准保护档案安全
首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展。其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行。再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准。最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。
3.2防止电子档案被转换，保证安全
由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护，如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而到对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删，更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。
3.3控制并管理好电子档案的使用
首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。
3.4建立一批新时代的档案管理人员队伍
在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急，档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。
结束语：电子档案的建立和推广就是发展全球化和信息化的表现，通过电子档案的实行，很多的企业和单位都免去了档案管理的麻烦。但时也应注意电子档案中存在的问题和不足，在使用的过程中及時的发现和完善，从而使得电子档案可以更好地服务于企业和单位，使计算机技术充分的在生产生活中发挥作用，最终做到既能节约有效的资源，又能提升信息时代电子档案管理的层次和工作效率。
参考文献
[1]王彦.关于信息时代电子档案管理初探[J].农业与技术.2010.<5>：153-154.
[2]石桂华.浅析信息时代电子档案管理[J].行政管理.2011.<6>：150-151.
[3]李爽.信息时代电子档案管理应采取的对策[J].兰台纵横.2011.<5>：45-46.