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摘要本文以2010年亚运会省属场馆广东奥林匹克体育中心附属场馆维修改造工程监理部为例，分析了如何对建设监理信息系统化、条理化，以表达出建设工作的重点和信息往来关系。通过系统的信息管理以协助监理工程师、业主等对工程建设的进展情况充分掌握，从而为其现场管理做出正确决策提供可靠的依据。
建设监理的主要任务是对工程建设项目进行控制，而控制的基础是信息，特别是对于大型项目而言，建设工程产生的信息数量巨大、种类繁多，只有掌握准确、完整的信息，确保信息资料收集的真实性、及时性和信息传递途径畅通，才能使监理工程师耳聪目明，卓有成效的完成监理工作。
一、建设监理信息管理的基本任务
（一）实施最优控制
控制是建设监理的主要手段。控制的主要任务是把计划执行情况与计划目标进行比较，找出差异，分析差异，排除和预防产生差异的原因，使总体目标得以实现。 为了进行比较分析及采取措施来控制项目质量目标、进度目标及投资目标，监理工程师首先应掌握有关项目三大目标的计划值，还应了解三大目标的执行情况。监理工程师必须充分掌握、分析处理这两方面的信息，以便实施最优控制。
（二） 进行合理决策
监理决策的正确与否，直接影响到项目建设总目标的实现及监理公司、监理工程师的信誉。监理决策正确与否，取决于各种因素，其中最重要的因素之一就是信息。因此，监理工程师在工程招标、施工等各个阶段，都必须充分收集、加工整理信息，只有这样，才能作出科学的、合理的监理决策。
（三） 妥善协调项目建设各方之间的关系
工程项目的建设涉及到众多的单位，如政府部门、建设、设计、施工单位、材料设备供应单位、资金供应单位、外围工程单位、比邻单位、运输、保险、税收单位等。这些单位都会对项目的实现带来一定的影响。为了与这些单位有机的联系，需要加强信息管理，妥善协调各单位之间的关系。
二、问题的提出
2010年亚运会省属场馆广东奥林匹克体育中心附属场馆维修改造工程管理机构的设置见图1，作为施工监理部分，分别由相应的监理掌控。其中广东奥林匹克体育中心附属场馆由广东工程建设监理有限公司监理。
图1项目管理机构
从以上分析, 2010年亚运会省属场馆广东奥林匹克体育中心附属场馆维修改造工程项目监理部的主要工作任务是控制、协助施工单位完成项目的投资、质量、安全及进度目标，同时其所需要面对的上级部门从上到下依次有广东省体育局、维改小组及其相应的管理部门。其项目管理涉及多部门、多环节、多专业、多渠道和多形式，往来信息数量庞大，造成其无论是现场监理工程师的控制工作，还是决策和协调工作的进行都非常复杂的。虽然信息量大，但由于所管理项目的单件性和一次性,却都集中于所管理的施工项目,所以信息容易系统化,这就为信息系统的建立和应用创造了非常有利的条件。
三、工程施工中的信息收集
工程项目在整个施工阶段，每天都发生各种各样的情况，以各种信息的形式体现出来，需要监理及时收集和处理。工程建设信息管理工作的质量好坏，很大程度上取决于原始资料的全面性和可靠性。因此，在监理过程中必须建立一套完善的信息采集制度，保证信息采集及时，全面和可靠，应收集的信息主要有以下几点：
（一）收集业主和场馆运行团队提供的信息
业主作为工程项目建设的组织者，在施工中要按照合同文件规定提供相应的条件，并要不时表达对工程进度、质量、安全、投资、合同等方面的意见和看法，下达某些指令。
而在合同规定下，维改小组协调各方工作并且也下达某些指令。掌握好此类信息，有利于现场监理更有效的把握项目目标。
（二）收集施工单位提供的信息
施工单位提供的信息是监理信息的重要来源，直接体现了工程进展情况，只有系统全面的收集才能实现监理对项目的控制。
（三）建设项目监理的记录
此处的记录是驻地监理工程师的对工地现场的记录，工地综合情况的汇总、工程会议信息等。
（四）设计提供的信息
包括由设计提供的图纸和设计变更等。
（五）其它
除以上几种重要信息来源外,政府的质监、环保、公安、交通和税务等部门也在工程施工过程中产生一定的信息,也是监理工程师收集的重要资料。
四、信息内容有序化和数量简约化
工程项目信息的加工、整理是各相关数据收集后的必要过程。将内容相同或相关的信息集中在一起，系统化、条理化，并能表达出监理部监理工作的重点和信息往来关系。同时在信息整理時，在保证涵盖关键的前提下筛选出最简约化的内容，达到内容精练、简明扼要的要求。通过整理，在建设工程实施过程中产生的各种信息，成为了有价值的监理信息资源，一方面它是监理工程师掌握工程项目进展情况的客观依据；另一方面以工程信息资源为基础，可直接或借助数字模型预测工程建设的未来状况，从而为业主做出正确决策提可靠的依据。
参考《建设工程监理规范》和《建设工程文件归档整理规范》，并主要考虑到业主项目信息管理涉及多部门、多环节、多专业、多渠道，工程信息量巨大，来源广泛，形式多样的特点，监理部构建了一整套适合自身管理工作开展的信息文件整理分类系统，如以下分类表格所示。
在信息分类条目中，第一级条目以建设工程项目信息的来源即项目的各参与方来划分，这正是工程项目最稳定和最基本的组成特征。而在一级条目下的第二级条目的设置则遵循工程管理的基本逻辑进行，以便于现场监理工程师进行操作和管理。
A类：施工单位文件
施工记录信息 01开工、复工申请；02分包单位资格审查；03工程报验申请；
04工程竣工报验；05工程临时延期申请；06工程款支付申请；
07费用索赔申请；
施工技术资料 08 施工组织设计；09测量放线资料 ；10砼工程浇筑审批；
11拆模申请表；12材料、设备、构配件报审表；13质量技术交底；
14工程质量检测资料；
统计计划信息 15每日快报；16每周快报；17每月快报；18施工计划；
19资金使用计划；20材料使用计划；
现场管理和
工地协调信息 21监理通知回复单；22施工单位工作联系单。
其中施工技术资料按各建筑单体分存。
B类：监理部文件
内部管理文件 01监理细则；02监理规划；03监理机构审查表；04人员、架构检查；
公司来文 05公司文件；06公司通知；
施工现场记录
和管理文件 07旁站监理记录；08监理工程师巡视记录；09总监巡视记录；
10监理通知单；11工程暂停令；12不合格项目通知；
13质量缺陷检查整改跟踪表；
审批文件 14工程临时延期审批；15工程最终延期审批；16费用索赔审批；
综合性事务
和协调文件 17监理周、月报；18会议纪要；19监理工作联系单；
20监理机构回复单。
C类：体育局、运行团队文件资料 ： 01维改小组文件；02维改小组会议通知；03运行团队文件；04运行团队会议通知。
D类：设计文件：01设计图纸会审记录；02工程变更。
E类：质检站文件：01质安站文件；02质安站整改文件。
F类：其它文件资料：01合同文件；02合同管理；03公司来文；04其它单位。
G类：安全文件资料：01安全施工方案；02甲方、安监、监理等单位安全文件；03安全监理通知、回复单（联系单）；04施工单位安全文件；05安全会议纪要。
经收集和整理后的大量信息，交现场项目部由专职人员负责管理输入电脑和存档。资料的存档严格按ISO档案管理制度实施。
五、信息流向明确化和流速适度化
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。首先要确定信息的传递方向。监理部通过信息的下达实现对施工单位的有效控制，接受上级部门的指令和汇报有关工程进展情况，以及项目监理部内部成员和组织之间横向联系协调监理部行为、解决实际问题。
同时信息是在项目建设和管理的过程中产生的，一方面信息反馈一般要经过加工整理、传递，然后到达决策者手中，故往往滞后于物流，反馈不及时，容易影响信息作用的及时发挥而造成损失。另一方面，项目信息从发送到接收的过程中，往往由于传递者主观方面的因素，如对信息的理解能力、经验、知识的限制而发生障碍；也往往因为地区的间隔、部门的分散、专业的隔阂等而造成的信息传递障碍，还往往因为传递手段落后或使用不当而造成传递障碍，也影响了信息效用的发挥。
但要注意的一点是，信息流速太快会使人感受巨大的信息压力，而降低决策的效率。为此适当控制监理部的信息流动速度也是必要的，把握信息传递时机，提高信息的效用。
因此准确的把握工程项目的信息传递流程成为了必要，如图2所示。
图2信息传递流程
信息传递过程中形成的文件资料，依据系统性的档案管理模式，把信息传递的过程和详细资料完整的保存下来，形成一个工程记录。资料的来源、日期、去向简单明了便于查阅，在质保体系的前提下形成系统化的信息管理模式。
六、信息管理制度
（一）现场监理工程师负责工程信息收集、整理、保管。
（二）项目总监理工程师组织定期工地会议，监理工程师负责整理会议纪录。
（三）现场监理工程师定期或不定期检查原材料、构配件、设备的质量状态以及工程实物量和工程质量的验收签认。
注：文章内所有公式及图表请用PDF形式查看。
建设监理的主要任务是对工程建设项目进行控制，而控制的基础是信息，特别是对于大型项目而言，建设工程产生的信息数量巨大、种类繁多，只有掌握准确、完整的信息，确保信息资料收集的真实性、及时性和信息传递途径畅通，才能使监理工程师耳聪目明，卓有成效的完成监理工作。
一、建设监理信息管理的基本任务
（一）实施最优控制
控制是建设监理的主要手段。控制的主要任务是把计划执行情况与计划目标进行比较，找出差异，分析差异，排除和预防产生差异的原因，使总体目标得以实现。 为了进行比较分析及采取措施来控制项目质量目标、进度目标及投资目标，监理工程师首先应掌握有关项目三大目标的计划值，还应了解三大目标的执行情况。监理工程师必须充分掌握、分析处理这两方面的信息，以便实施最优控制。
（二） 进行合理决策
监理决策的正确与否，直接影响到项目建设总目标的实现及监理公司、监理工程师的信誉。监理决策正确与否，取决于各种因素，其中最重要的因素之一就是信息。因此，监理工程师在工程招标、施工等各个阶段，都必须充分收集、加工整理信息，只有这样，才能作出科学的、合理的监理决策。
（三） 妥善协调项目建设各方之间的关系
工程项目的建设涉及到众多的单位，如政府部门、建设、设计、施工单位、材料设备供应单位、资金供应单位、外围工程单位、比邻单位、运输、保险、税收单位等。这些单位都会对项目的实现带来一定的影响。为了与这些单位有机的联系，需要加强信息管理，妥善协调各单位之间的关系。
二、问题的提出
2010年亚运会省属场馆广东奥林匹克体育中心附属场馆维修改造工程管理机构的设置见图1，作为施工监理部分，分别由相应的监理掌控。其中广东奥林匹克体育中心附属场馆由广东工程建设监理有限公司监理。
图1项目管理机构
从以上分析, 2010年亚运会省属场馆广东奥林匹克体育中心附属场馆维修改造工程项目监理部的主要工作任务是控制、协助施工单位完成项目的投资、质量、安全及进度目标，同时其所需要面对的上级部门从上到下依次有广东省体育局、维改小组及其相应的管理部门。其项目管理涉及多部门、多环节、多专业、多渠道和多形式，往来信息数量庞大，造成其无论是现场监理工程师的控制工作，还是决策和协调工作的进行都非常复杂的。虽然信息量大，但由于所管理项目的单件性和一次性,却都集中于所管理的施工项目,所以信息容易系统化,这就为信息系统的建立和应用创造了非常有利的条件。
三、工程施工中的信息收集
工程项目在整个施工阶段，每天都发生各种各样的情况，以各种信息的形式体现出来，需要监理及时收集和处理。工程建设信息管理工作的质量好坏，很大程度上取决于原始资料的全面性和可靠性。因此，在监理过程中必须建立一套完善的信息采集制度，保证信息采集及时，全面和可靠，应收集的信息主要有以下几点：
（一）收集业主和场馆运行团队提供的信息
业主作为工程项目建设的组织者，在施工中要按照合同文件规定提供相应的条件，并要不时表达对工程进度、质量、安全、投资、合同等方面的意见和看法，下达某些指令。
而在合同规定下，维改小组协调各方工作并且也下达某些指令。掌握好此类信息，有利于现场监理更有效的把握项目目标。
（二）收集施工单位提供的信息
施工单位提供的信息是监理信息的重要来源，直接体现了工程进展情况，只有系统全面的收集才能实现监理对项目的控制。
（三）建设项目监理的记录
此处的记录是驻地监理工程师的对工地现场的记录，工地综合情况的汇总、工程会议信息等。
（四）设计提供的信息
包括由设计提供的图纸和设计变更等。
（五）其它
除以上几种重要信息来源外,政府的质监、环保、公安、交通和税务等部门也在工程施工过程中产生一定的信息,也是监理工程师收集的重要资料。
四、信息内容有序化和数量简约化
工程项目信息的加工、整理是各相关数据收集后的必要过程。将内容相同或相关的信息集中在一起，系统化、条理化，并能表达出监理部监理工作的重点和信息往来关系。同时在信息整理時，在保证涵盖关键的前提下筛选出最简约化的内容，达到内容精练、简明扼要的要求。通过整理，在建设工程实施过程中产生的各种信息，成为了有价值的监理信息资源，一方面它是监理工程师掌握工程项目进展情况的客观依据；另一方面以工程信息资源为基础，可直接或借助数字模型预测工程建设的未来状况，从而为业主做出正确决策提可靠的依据。
参考《建设工程监理规范》和《建设工程文件归档整理规范》，并主要考虑到业主项目信息管理涉及多部门、多环节、多专业、多渠道，工程信息量巨大，来源广泛，形式多样的特点，监理部构建了一整套适合自身管理工作开展的信息文件整理分类系统，如以下分类表格所示。
在信息分类条目中，第一级条目以建设工程项目信息的来源即项目的各参与方来划分，这正是工程项目最稳定和最基本的组成特征。而在一级条目下的第二级条目的设置则遵循工程管理的基本逻辑进行，以便于现场监理工程师进行操作和管理。
A类：施工单位文件
施工记录信息 01开工、复工申请；02分包单位资格审查；03工程报验申请；
04工程竣工报验；05工程临时延期申请；06工程款支付申请；
07费用索赔申请；
施工技术资料 08 施工组织设计；09测量放线资料 ；10砼工程浇筑审批；
11拆模申请表；12材料、设备、构配件报审表；13质量技术交底；
14工程质量检测资料；
统计计划信息 15每日快报；16每周快报；17每月快报；18施工计划；
19资金使用计划；20材料使用计划；
现场管理和
工地协调信息 21监理通知回复单；22施工单位工作联系单。
其中施工技术资料按各建筑单体分存。
B类：监理部文件
内部管理文件 01监理细则；02监理规划；03监理机构审查表；04人员、架构检查；
公司来文 05公司文件；06公司通知；
施工现场记录
和管理文件 07旁站监理记录；08监理工程师巡视记录；09总监巡视记录；
10监理通知单；11工程暂停令；12不合格项目通知；
13质量缺陷检查整改跟踪表；
审批文件 14工程临时延期审批；15工程最终延期审批；16费用索赔审批；
综合性事务
和协调文件 17监理周、月报；18会议纪要；19监理工作联系单；
20监理机构回复单。
C类：体育局、运行团队文件资料 ： 01维改小组文件；02维改小组会议通知；03运行团队文件；04运行团队会议通知。
D类：设计文件：01设计图纸会审记录；02工程变更。
E类：质检站文件：01质安站文件；02质安站整改文件。
F类：其它文件资料：01合同文件；02合同管理；03公司来文；04其它单位。
G类：安全文件资料：01安全施工方案；02甲方、安监、监理等单位安全文件；03安全监理通知、回复单（联系单）；04施工单位安全文件；05安全会议纪要。
经收集和整理后的大量信息，交现场项目部由专职人员负责管理输入电脑和存档。资料的存档严格按ISO档案管理制度实施。
五、信息流向明确化和流速适度化
现代管理科学的基本原理表明，信息作用力的大小取决于信息流动的方向。首先要确定信息的传递方向。监理部通过信息的下达实现对施工单位的有效控制，接受上级部门的指令和汇报有关工程进展情况，以及项目监理部内部成员和组织之间横向联系协调监理部行为、解决实际问题。
同时信息是在项目建设和管理的过程中产生的，一方面信息反馈一般要经过加工整理、传递，然后到达决策者手中，故往往滞后于物流，反馈不及时，容易影响信息作用的及时发挥而造成损失。另一方面，项目信息从发送到接收的过程中，往往由于传递者主观方面的因素，如对信息的理解能力、经验、知识的限制而发生障碍；也往往因为地区的间隔、部门的分散、专业的隔阂等而造成的信息传递障碍，还往往因为传递手段落后或使用不当而造成传递障碍，也影响了信息效用的发挥。
但要注意的一点是，信息流速太快会使人感受巨大的信息压力，而降低决策的效率。为此适当控制监理部的信息流动速度也是必要的，把握信息传递时机，提高信息的效用。
因此准确的把握工程项目的信息传递流程成为了必要，如图2所示。
图2信息传递流程
信息传递过程中形成的文件资料，依据系统性的档案管理模式，把信息传递的过程和详细资料完整的保存下来，形成一个工程记录。资料的来源、日期、去向简单明了便于查阅，在质保体系的前提下形成系统化的信息管理模式。
六、信息管理制度
（一）现场监理工程师负责工程信息收集、整理、保管。
（二）项目总监理工程师组织定期工地会议，监理工程师负责整理会议纪录。
（三）现场监理工程师定期或不定期检查原材料、构配件、设备的质量状态以及工程实物量和工程质量的验收签认。
注：文章内所有公式及图表请用PDF形式查看。