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摘 要:论述了高校学生档案的内容和档案管理的重要性以及当前学生档案管理工作的现状,提出了要加强高校学生档案管理的建议,进一步提高高校学生档案管理工作效率。
关键词:高校学生档案 管理 重要性 效率
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)02(b)-0189-01
2008年9月14日,经过长达几年修改的新《高等学校档案管理办法》,由教育部部长周济和国家档案局局长杨冬权联合发布,从2008年9月1日起实行。这是高校档案工作中的一件大事,也是我国档案界的一件大事。《高等学校档案管理办法》第一次提出了学生类档案的概念,并且把学生类档案纳入高等学校档案管理的范围,而且单独设类,充分体现了“以人为本”的思想,明确地指明了学生类档案管理的必要性和重要性以及高校学生档案对人才培养的影响和作用。
1 高校学生档案的具体内容
高校学生档案主要内容是学籍档案,目前多数高校学生档案的主要内容包括:新生体检表,学籍卡,各学期成绩汇总表,奖惩材料,德育测评,实习鉴定表,入党材料、入团志愿书、毕业设计、毕业登记表等。它是高校学生在校期间学习及生活的最原始记录。
2 高校学生档案管理工作的重要性
高校学生档案是国家人事档案的组成部分,是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录,是学生家庭社会关系、经济状况的主要原始材料,也是大学生就业、深造、出国留学及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据,更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。
3 当前我国高校档案管理工作现状
从整体上看,目前一些高校的档案管理工作水平不能完全适应新形势下工作的需要,特别是档案使用率方面尤为匮乏,主要存在下列问题:
3.1 学生档案不受重视,管理体制不完善
高校往往只重视教学和其它管理的档案工作,对于学生档案工作的重要性没有认识到位,没有将学生档案管理工作提到议事日程,在档案管理机构中没有配备专职人员,学生档案管理工作缺乏领导重视,管理体制明显不完善。
3.2 学生档案的收集整理不规范
目前学生档案的管理一般由学生管理部门进行统一管理。学生进校的档案整理由辅导员来完成。由于没有配备专职人员,加上学校缺乏监督检查和业务指导,导致学生档案在收集整理过程没有走上标准化、规范化,出现错误。
3.3 部分档案人员业务知识缺乏,综合素质不高
一般说来,作为一名合格的档案管理人员应该有扎实的专业知识,熟练的业务技能,但是目前高校档案管理人员能达到上述要求的并不多。大多未受过专门的档案管理方面教育,专业性和规范性较差,不能满足日常工作开展的需要。
3.4 电子档案具有无比的优越性,但也存在不足
随着档案现代化管理和办公自动化进程的加快,电子档案越来越多的活跃在人们的日常工作、生活中,电子档案整齐、浏览速度快等,但也存在着一定的不足。例如,电子文件对设备及标准的依赖性,电子文件的非直读性,电子文件的易更改性及无法普及的法律凭证作用等。因此现阶段,单一的电子档案管理方式还不能满足档案利用的根本要求。
3.5 学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备
因档案的收集不及时,整理、服务环节跟不上,学生档案只成为“废纸”一堆,无人查阅,也无法查阅、借阅,不利于高校教师了解学生而对学生因材施教。
3.6 毕业学生档案的转递、管理等工作不尽完善
随着高校毕业生就业制度改革,生源地的人事部门没有保管毕业生档案的权利和责任,毕业生的档案应该由人才市场、人才交流中心或保留在校,待毕业生落实就业单位后再将其档案转至就业单位。
4 做好高校学生档案管理的建议
4.1 统一认识,加强领导
学校领导及教职工都要强化档案意识,自觉支持和做好学生档案工作。要把学生档案工作纳入议事日程,把学生档案建设当作全校一项基础性、常规性的工作常抓不懈。同时加强管理,将学生档案管理工作纳入有关职能部门的目标管理;另一方面,学校要认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题,做到人员到位、经费到位、设备到位。
4.2 加强学生档案材料的收集,规范学生档案的整理
学生档案材料的收集要保证学生档案材料的完整、齐全。文字材料纸张规格要统一,书写要规范、字迹工整,归档的材料不得使用圆珠笔、铅笔、复写纸等书写,要求不出现错别字。除传真件需复印存档外,一般不得用复印件代替原件存档。学生档案的管理应有一个指定的归口部门进行统一管理,并指定专人负责,实行统一要求。
4.3 配备政治素质高,专业素质强的档案管理工作人员
高校档案管理人员是档案工作的业务主干,其素质的高低直接影响到档案工作能否顺利开展。在工作中要对自己高标准 、严要求,牢固树立为人民服务的意识,上海师范大学天华学院——这所开办仅五年的学院就是以此为标准,挑选了政治思想觉悟高,工作责任感强的人员专门到上海档案馆进行为期半年的档案学习。在精通档案业务的基础上,能够很好地开展学生档案管理。
4.4 采用现代化管理方式与传统管理方式相结合的档案管理模式
电子档案越来越被人们所认识和利用,但是电子档案在耐久性和安全性等方面的问题目前没有解决,它在一定的时间范围内还不能脱离纸质档案而独立存在,纸质档案正好弥补了电子档案的不足。因此,只有把这两种管理方式结合起来,才能够提高档案管理现代化水平。
4.5 提高档案的使用率
做好学生档案的查阅、借阅等服务环节,要严格制定查阅、借阅制度。借阅档案人员要遵守保密制度,不得私自复印、拍照,不得在材料上批注、打问号、划线、剪裁等。
4.6 严格毕业生档案的转递工作,确保档案的完整性
学生档案的转递工作,时间集中且短,流量大,涉及面广,要设置合理的传递方式和周密的传递环节,严格传递手续,以防毕业生档案丢失。如上海师范大学天华学院的“大学生成长管理网上系统”里设置了“毕业去向”,在此栏里注明了毕业生档案转递地址,机要号、转递日期,做到每份档案的万无一失。
总之,档案工作者应该不断更新观念,创新理论;更新知识,创新管理,掌握档案工作的发展规律,树立现代化的档案管理意识,与时俱进,以服务为宗旨,以创新为主题,做好档案工作,使档案管理现代化、科学化。作为高校档案工作者,有必要对学生档案管理工作进行重新审视,积极探索适应社会发展的学生档案管理之路。
参考文献
[1] 赵淑琴.论新时期高校档案管理人员业务素质要求[J].沿海企业与科技,2005(10).
[2] 王巍.着力提升大中型企业档案管理水平之我见[J].重庆图书研究,2007(2).
[3] 许廷进.加强领导,规范管理,努力提高档案管理水平[J].山东档案,2000(3).
关键词:高校学生档案 管理 重要性 效率
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)02(b)-0189-01
2008年9月14日,经过长达几年修改的新《高等学校档案管理办法》,由教育部部长周济和国家档案局局长杨冬权联合发布,从2008年9月1日起实行。这是高校档案工作中的一件大事,也是我国档案界的一件大事。《高等学校档案管理办法》第一次提出了学生类档案的概念,并且把学生类档案纳入高等学校档案管理的范围,而且单独设类,充分体现了“以人为本”的思想,明确地指明了学生类档案管理的必要性和重要性以及高校学生档案对人才培养的影响和作用。
1 高校学生档案的具体内容
高校学生档案主要内容是学籍档案,目前多数高校学生档案的主要内容包括:新生体检表,学籍卡,各学期成绩汇总表,奖惩材料,德育测评,实习鉴定表,入党材料、入团志愿书、毕业设计、毕业登记表等。它是高校学生在校期间学习及生活的最原始记录。
2 高校学生档案管理工作的重要性
高校学生档案是国家人事档案的组成部分,是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录,是学生家庭社会关系、经济状况的主要原始材料,也是大学生就业、深造、出国留学及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据,更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。
3 当前我国高校档案管理工作现状
从整体上看,目前一些高校的档案管理工作水平不能完全适应新形势下工作的需要,特别是档案使用率方面尤为匮乏,主要存在下列问题:
3.1 学生档案不受重视,管理体制不完善
高校往往只重视教学和其它管理的档案工作,对于学生档案工作的重要性没有认识到位,没有将学生档案管理工作提到议事日程,在档案管理机构中没有配备专职人员,学生档案管理工作缺乏领导重视,管理体制明显不完善。
3.2 学生档案的收集整理不规范
目前学生档案的管理一般由学生管理部门进行统一管理。学生进校的档案整理由辅导员来完成。由于没有配备专职人员,加上学校缺乏监督检查和业务指导,导致学生档案在收集整理过程没有走上标准化、规范化,出现错误。
3.3 部分档案人员业务知识缺乏,综合素质不高
一般说来,作为一名合格的档案管理人员应该有扎实的专业知识,熟练的业务技能,但是目前高校档案管理人员能达到上述要求的并不多。大多未受过专门的档案管理方面教育,专业性和规范性较差,不能满足日常工作开展的需要。
3.4 电子档案具有无比的优越性,但也存在不足
随着档案现代化管理和办公自动化进程的加快,电子档案越来越多的活跃在人们的日常工作、生活中,电子档案整齐、浏览速度快等,但也存在着一定的不足。例如,电子文件对设备及标准的依赖性,电子文件的非直读性,电子文件的易更改性及无法普及的法律凭证作用等。因此现阶段,单一的电子档案管理方式还不能满足档案利用的根本要求。
3.5 学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备
因档案的收集不及时,整理、服务环节跟不上,学生档案只成为“废纸”一堆,无人查阅,也无法查阅、借阅,不利于高校教师了解学生而对学生因材施教。
3.6 毕业学生档案的转递、管理等工作不尽完善
随着高校毕业生就业制度改革,生源地的人事部门没有保管毕业生档案的权利和责任,毕业生的档案应该由人才市场、人才交流中心或保留在校,待毕业生落实就业单位后再将其档案转至就业单位。
4 做好高校学生档案管理的建议
4.1 统一认识,加强领导
学校领导及教职工都要强化档案意识,自觉支持和做好学生档案工作。要把学生档案工作纳入议事日程,把学生档案建设当作全校一项基础性、常规性的工作常抓不懈。同时加强管理,将学生档案管理工作纳入有关职能部门的目标管理;另一方面,学校要认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题,做到人员到位、经费到位、设备到位。
4.2 加强学生档案材料的收集,规范学生档案的整理
学生档案材料的收集要保证学生档案材料的完整、齐全。文字材料纸张规格要统一,书写要规范、字迹工整,归档的材料不得使用圆珠笔、铅笔、复写纸等书写,要求不出现错别字。除传真件需复印存档外,一般不得用复印件代替原件存档。学生档案的管理应有一个指定的归口部门进行统一管理,并指定专人负责,实行统一要求。
4.3 配备政治素质高,专业素质强的档案管理工作人员
高校档案管理人员是档案工作的业务主干,其素质的高低直接影响到档案工作能否顺利开展。在工作中要对自己高标准 、严要求,牢固树立为人民服务的意识,上海师范大学天华学院——这所开办仅五年的学院就是以此为标准,挑选了政治思想觉悟高,工作责任感强的人员专门到上海档案馆进行为期半年的档案学习。在精通档案业务的基础上,能够很好地开展学生档案管理。
4.4 采用现代化管理方式与传统管理方式相结合的档案管理模式
电子档案越来越被人们所认识和利用,但是电子档案在耐久性和安全性等方面的问题目前没有解决,它在一定的时间范围内还不能脱离纸质档案而独立存在,纸质档案正好弥补了电子档案的不足。因此,只有把这两种管理方式结合起来,才能够提高档案管理现代化水平。
4.5 提高档案的使用率
做好学生档案的查阅、借阅等服务环节,要严格制定查阅、借阅制度。借阅档案人员要遵守保密制度,不得私自复印、拍照,不得在材料上批注、打问号、划线、剪裁等。
4.6 严格毕业生档案的转递工作,确保档案的完整性
学生档案的转递工作,时间集中且短,流量大,涉及面广,要设置合理的传递方式和周密的传递环节,严格传递手续,以防毕业生档案丢失。如上海师范大学天华学院的“大学生成长管理网上系统”里设置了“毕业去向”,在此栏里注明了毕业生档案转递地址,机要号、转递日期,做到每份档案的万无一失。
总之,档案工作者应该不断更新观念,创新理论;更新知识,创新管理,掌握档案工作的发展规律,树立现代化的档案管理意识,与时俱进,以服务为宗旨,以创新为主题,做好档案工作,使档案管理现代化、科学化。作为高校档案工作者,有必要对学生档案管理工作进行重新审视,积极探索适应社会发展的学生档案管理之路。
参考文献
[1] 赵淑琴.论新时期高校档案管理人员业务素质要求[J].沿海企业与科技,2005(10).
[2] 王巍.着力提升大中型企业档案管理水平之我见[J].重庆图书研究,2007(2).
[3] 许廷进.加强领导,规范管理,努力提高档案管理水平[J].山东档案,2000(3).