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摘 要：高校是国家高等教育发展的重要阵地，高校财务处是辅助教师搞好科研、解决教师财务问题的主要行政部门。高校财务工作者应当积极响应政府号召，服务广大师生，做好财务工作，推进国家教育事业稳步发展。为了促进高校财务事业的发展，减少教职工在财务相关业务方面的障碍，财务工作者应当优化工作流程，大胆采用新的工作方式，提高工作效率。基于此，针对高校现有的报账流程中人员接触频繁、效率不高的步骤进行优化调整，主张推行无接触办公，为今后高校财务工作的创新发展提供思路。
关键词：高校 无接触办公 报账流程
中图分类号：F235 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2020）10（a）--02
高等院校是国家高等教育的重要基地，责任重大。高校财务工作内容繁杂，财务规章制度严格，对教师报销、递交资料的审批要求很高。为了稳定教育事业发展、满足高校教职工对报账等财务相关业务的需求，高校财务处应当在现有基础上加强业务整合，提高业务执行效率，尤其是涉及教师数量较多的报账环节需要重点关注。财务报账大厅人员密集，相互之间接触频繁，容易发生争吵现象。如果采取措施避免人员过分聚集，减少直接接触频率可大幅度提高财务工作效率。因此，对财务报销业务进行合理调整优化是目前大环境的要求，对今后财务工作的转型升级具有重要意义。
1 财务处现有报账流程
各地高校事业发展水平不同，学校财务处所需处理的业务量存在差异，在具体的报账流程上并不完全相同。在一般报销流程中，教师或者学生（下文统称为经办人）首先在财务处网站上预约报账系统，按照业务实际发生情况填写预约信息，做好网上预约报账登记，并且将报账所需要提供的材料全部按要求准备齐全，装订、粘贴好。在填写好预约信息之后，经办人将预约信息按照要求打印出来，根据经费账户管理的要求请账户负责人签字审核。经费账户负责人审核完毕签字后，经办人将预约单、发票、合同原件等报销材料送至财务报销大厅，交给预约单初审工作人员审核。工作人员确认材料无误后便会收下预约单及报销材料。经过一段时间之后，工作人员统一将所有经办人送交的预约单及报销材料归集整理，按照业务处理难度、材料数量及其他标准将预约单等分派给各个经办报销业务的报销人员处理。如果报销人员账务处理、审核成功，則报销流程全部结束;如果处理不成功，如发生缺少文件、审批签字错误等问题，财务处工作人员会联系经办人说明情况，退还报销材料，要求经办人修改或补齐材料等。
目前财务处的报销流程已十分成熟，在应对大规模预约报账方面取得了不错的成效。随着教师科研项目不断增加，教师对财务报账的需求也越来越高，很多规模较大的高校财务处每月的账务处理从一个月不到10000笔分录增长到现在每月将近20000笔分录。因此，在财务工作规模急剧扩大的背景下，为了保证业务的正常办理，高校财务处需要对现有的报销业务流程进行改革，避免财务大厅人员过于聚集，维持工作秩序，提高工作效率。
2 对现有流程优化的建议
从上文可以看出，在整个业务处理中有多个程序会发生人与人之间的密切接触，包括负责人审批、报销材料传递、财务人员审批、报销材料出现问题需要退单、对经办人咨询的问题解释说明环节等。如果这几个方面得到改善，可以方便经办人办理业务，同时有效提高业务处理效率。
（1）对所需报账材料做详细说明，减少经办人因材料少送、材料内容错误而往返财务处的次数。在财务报账业务中，报销材料是财务处报销业务办理人员审核、做账的依据，报销人员需要确认经办人提交的报销材料是否齐全、材料内容是否正确。为了减少人员接触，推动报销业务的开展，财务处工作人员可以在财务处网站上就专门报销类别的报账程序做详细说明，对涉及的材料附上照片说明或具体的材料抬头、名称等信息。如果涉及特殊业务，可以发布报销人员的咨询电话，请经办人电话咨询。
对于报销材料的审批，有条件的单位可以设置电子签字系统，进行网上授权签字。如果由于资金、技术等条件的限制，暂时无法实现网络电子签批，财务处工作人员在确认业务的发生是真实合理的情况下，可以要求经办人提供有负责人签字审批的照片，照片内容必须能够证明负责人的签字是对上述业务的审批确认，内容包括预约单号、报销事项、负责人签字、签字时间、简要事由等，这样既可以减轻经办人的风险，也能确保审批流程顺利进行，最终促成业务完成。
（2）退单的处理应当高效从简。退单不仅要保证退单信息通知到具体经办人，更要对经办人的疑惑进行详细解释。退单业务是财务报销工作中相对复杂的部分，这一复杂性表现在以下几方面。
首先，经办人办理一项报销业务需要经历很多步骤，费时费力，如果报销材料出现问题，经办人在来回折腾几次后会十分疲惫。在这种情况下通知经办人需要退单重新办理业务，经办人很有可能出现情绪不稳定的情况，不仅使退单业务不能完成，还会使经办人对财务处的工作形成负面印象。
其次，不同的退单业务处理方式会造成不同的影响。有些高校财务处的退单是由报销人员直接退单，在给经办人解释说明时能够很明白地解释退单原因，但是这样做会影响到报销人员的工作效率，报销人员手头上的报销单据堆积会耽误其他人的报销进度;另有一些高校财务处则采取集中退单的方式，将各个报销人员需要退的报销材料统一归集到退单处，由专人通知经办人取回材料，这样可以提高报销人员的工作效率，但是由于退单处的工作人员没有经手报销业务，其对退单原因的了解仅仅是报销人员的简要叙述。因此，当经办人深入询问几个问题后，退单处的工作人员可能无法回答，需要经办人再去询问报销人员。这样不仅会影响报销人员的工作，也会因为增加了经办人的负担而引起经办人的不满。
最后，退单业务处理不好不仅会对外造成负面影响，对内也会引发财务处内部员工相互之间的不满情绪，指责对方工作存在问题，激化财务处的内部矛盾，使财务处工作开展受到限制。 退单工作需要谨慎处理。在现有情况下，无接触退单可能会引起比见面退单时更多的问题，工作人员应当优化业务环节，例如制定标准格式的退单表，将所有必要信息填写完整，例如退单的单号、退单时间、退单的原因、财务处的联系电话等，确保经办人能够获悉相关通知，并且有渠道进行咨询。同时，工作人员可以在财务处网站上公布最新的退单信息，对常见问题作统一回答。因为很多退单原因具有相似性，工作人员可以采取对具体问题编号的方式，在网站上开辟专栏，以编号为序，每一个编号对应一个具体问题作详细回答。例如，针对差旅费费用超额的问题，退单工作人员可以发送短信给经办人，在短信中标注问题编号为A01，提醒经办人上网查看对应问题的解答，如果仍有问题需要咨询，可以来电或通过其他方式咨询。
（3）经办人对报销业务的咨询贯穿于报销全流程，财务处工作人员应当充分利用互联网技术，采取网络解答的方式及时、快速解答问题。当前业务流程中，经办人如果要对经办业务进行咨询，一般通过电话或者现场咨询的方式，大部分经办人会通过较为方便的电话方式咨询，这种咨询方式主要存在以下几个问题：
首先，经办人通过打电话咨询业务，虽然这种方式相对简易，但是因为财务处每天的咨询量很大，财务人员有限，需要处理的工作很多，不能随时接听电话，因此经办人拨打电话咨询时，电话占线的情况频繁发生，导致经办人的问题可能无法及时得到解答。
其次，由于经办人并不一定是财务工作者，其对实际的财务工作并不熟悉，对专门财务术语也不了解，因此通过电话沟通时会存在经办人不了解、不明白，導致了一些不可避免的错误，从而加剧了经办人与财务处工作人员之间的矛盾。
最后，一项报销业务通常会涉及很多不同的部门，例如总务部的工程建设项目，在送达财务处之前需要其他相关部门的审批。在现实情况中，经办人会直接打电话给财务处，询问工作人员办理相关业务需要哪些文件说明、由谁审批等问题。因为高校财务处一般并不具备协调学校各部门的能力，对各部门内部管理流程不清楚，所以财务人员无法对这类咨询作详细回复。经办人在询问无果后可能会对财务处的工作有意见，认为财务人员没有尽到职责，从而对财务处整个部门形成不良印象。
因此，财务处必须采取新的方式，与经办人有效沟通，解决问题。例如，加设财务处网站问答窗口，派专人做实时网络解答。但是很多高校的财务处网站属于内部网站，需要连接内网，如果没有连接内网，则无法登录财务处网站查询信息、留言询问。财务处工作人员需要利用好移动互联网等新的途径解决目前工作中存在的问题。包括利用好财务处公众号平台，对后台留言做好归集汇总，形成解答。有条件的单位，还可以利用微信小程序，编写一套专属答询小程序，这样经办人可以方便快捷地咨询业务，并且能够及时得到满意答复。
（4）为了实现无接触办公，同时保证经办人员送交材料的安全性，财务处可以设置专门的文件箱来收集经办人员送交的纸质材料，文件箱附带密码锁，经办人在规定时间内将文件送至文件箱之后即可离开。工作人员每日定时解开密码锁，对文件箱做消毒处理后取出文件，再按照规定做账务处理等。在退单环节，工作人员可以通知经办人在规定时间去往某地点按照编号等标签领取自己的退单。应尽量确保人员错峰送交或取回材料，避免人员聚集。
3 结语
在国家经济不断发展的形势下，积极探索新的工作方式，提高工作效率，保证国家各项事业有序发展，是全体社会公民的责任。在当前环境下，高校财务工作者作为国家教育事业中的重要支撑力量，一定要尽己所能，研究优化现有工作流程，为推进财务工作的无纸化办公、网络办公，“让数据多跑腿，让人少跑腿”的目标早日实现作出自己的贡献。
参考文献
孙文.高校财务网上报销现存问题及优化对策——以天津中德应用技术大学为例[J].天津中德应用技术大学学报，2019（06）.
邵琼.信息化背景下关于改善高校网上自助报销模式的探讨[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2019（11）.
关键词：高校 无接触办公 报账流程
中图分类号：F235 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2020）10（a）--02
高等院校是国家高等教育的重要基地，责任重大。高校财务工作内容繁杂，财务规章制度严格，对教师报销、递交资料的审批要求很高。为了稳定教育事业发展、满足高校教职工对报账等财务相关业务的需求，高校财务处应当在现有基础上加强业务整合，提高业务执行效率，尤其是涉及教师数量较多的报账环节需要重点关注。财务报账大厅人员密集，相互之间接触频繁，容易发生争吵现象。如果采取措施避免人员过分聚集，减少直接接触频率可大幅度提高财务工作效率。因此，对财务报销业务进行合理调整优化是目前大环境的要求，对今后财务工作的转型升级具有重要意义。
1 财务处现有报账流程
各地高校事业发展水平不同，学校财务处所需处理的业务量存在差异，在具体的报账流程上并不完全相同。在一般报销流程中，教师或者学生（下文统称为经办人）首先在财务处网站上预约报账系统，按照业务实际发生情况填写预约信息，做好网上预约报账登记，并且将报账所需要提供的材料全部按要求准备齐全，装订、粘贴好。在填写好预约信息之后，经办人将预约信息按照要求打印出来，根据经费账户管理的要求请账户负责人签字审核。经费账户负责人审核完毕签字后，经办人将预约单、发票、合同原件等报销材料送至财务报销大厅，交给预约单初审工作人员审核。工作人员确认材料无误后便会收下预约单及报销材料。经过一段时间之后，工作人员统一将所有经办人送交的预约单及报销材料归集整理，按照业务处理难度、材料数量及其他标准将预约单等分派给各个经办报销业务的报销人员处理。如果报销人员账务处理、审核成功，則报销流程全部结束;如果处理不成功，如发生缺少文件、审批签字错误等问题，财务处工作人员会联系经办人说明情况，退还报销材料，要求经办人修改或补齐材料等。
目前财务处的报销流程已十分成熟，在应对大规模预约报账方面取得了不错的成效。随着教师科研项目不断增加，教师对财务报账的需求也越来越高，很多规模较大的高校财务处每月的账务处理从一个月不到10000笔分录增长到现在每月将近20000笔分录。因此，在财务工作规模急剧扩大的背景下，为了保证业务的正常办理，高校财务处需要对现有的报销业务流程进行改革，避免财务大厅人员过于聚集，维持工作秩序，提高工作效率。
2 对现有流程优化的建议
从上文可以看出，在整个业务处理中有多个程序会发生人与人之间的密切接触，包括负责人审批、报销材料传递、财务人员审批、报销材料出现问题需要退单、对经办人咨询的问题解释说明环节等。如果这几个方面得到改善，可以方便经办人办理业务，同时有效提高业务处理效率。
（1）对所需报账材料做详细说明，减少经办人因材料少送、材料内容错误而往返财务处的次数。在财务报账业务中，报销材料是财务处报销业务办理人员审核、做账的依据，报销人员需要确认经办人提交的报销材料是否齐全、材料内容是否正确。为了减少人员接触，推动报销业务的开展，财务处工作人员可以在财务处网站上就专门报销类别的报账程序做详细说明，对涉及的材料附上照片说明或具体的材料抬头、名称等信息。如果涉及特殊业务，可以发布报销人员的咨询电话，请经办人电话咨询。
对于报销材料的审批，有条件的单位可以设置电子签字系统，进行网上授权签字。如果由于资金、技术等条件的限制，暂时无法实现网络电子签批，财务处工作人员在确认业务的发生是真实合理的情况下，可以要求经办人提供有负责人签字审批的照片，照片内容必须能够证明负责人的签字是对上述业务的审批确认，内容包括预约单号、报销事项、负责人签字、签字时间、简要事由等，这样既可以减轻经办人的风险，也能确保审批流程顺利进行，最终促成业务完成。
（2）退单的处理应当高效从简。退单不仅要保证退单信息通知到具体经办人，更要对经办人的疑惑进行详细解释。退单业务是财务报销工作中相对复杂的部分，这一复杂性表现在以下几方面。
首先，经办人办理一项报销业务需要经历很多步骤，费时费力，如果报销材料出现问题，经办人在来回折腾几次后会十分疲惫。在这种情况下通知经办人需要退单重新办理业务，经办人很有可能出现情绪不稳定的情况，不仅使退单业务不能完成，还会使经办人对财务处的工作形成负面印象。
其次，不同的退单业务处理方式会造成不同的影响。有些高校财务处的退单是由报销人员直接退单，在给经办人解释说明时能够很明白地解释退单原因，但是这样做会影响到报销人员的工作效率，报销人员手头上的报销单据堆积会耽误其他人的报销进度;另有一些高校财务处则采取集中退单的方式，将各个报销人员需要退的报销材料统一归集到退单处，由专人通知经办人取回材料，这样可以提高报销人员的工作效率，但是由于退单处的工作人员没有经手报销业务，其对退单原因的了解仅仅是报销人员的简要叙述。因此，当经办人深入询问几个问题后，退单处的工作人员可能无法回答，需要经办人再去询问报销人员。这样不仅会影响报销人员的工作，也会因为增加了经办人的负担而引起经办人的不满。
最后，退单业务处理不好不仅会对外造成负面影响，对内也会引发财务处内部员工相互之间的不满情绪，指责对方工作存在问题，激化财务处的内部矛盾，使财务处工作开展受到限制。 退单工作需要谨慎处理。在现有情况下，无接触退单可能会引起比见面退单时更多的问题，工作人员应当优化业务环节，例如制定标准格式的退单表，将所有必要信息填写完整，例如退单的单号、退单时间、退单的原因、财务处的联系电话等，确保经办人能够获悉相关通知，并且有渠道进行咨询。同时，工作人员可以在财务处网站上公布最新的退单信息，对常见问题作统一回答。因为很多退单原因具有相似性，工作人员可以采取对具体问题编号的方式，在网站上开辟专栏，以编号为序，每一个编号对应一个具体问题作详细回答。例如，针对差旅费费用超额的问题，退单工作人员可以发送短信给经办人，在短信中标注问题编号为A01，提醒经办人上网查看对应问题的解答，如果仍有问题需要咨询，可以来电或通过其他方式咨询。
（3）经办人对报销业务的咨询贯穿于报销全流程，财务处工作人员应当充分利用互联网技术，采取网络解答的方式及时、快速解答问题。当前业务流程中，经办人如果要对经办业务进行咨询，一般通过电话或者现场咨询的方式，大部分经办人会通过较为方便的电话方式咨询，这种咨询方式主要存在以下几个问题：
首先，经办人通过打电话咨询业务，虽然这种方式相对简易，但是因为财务处每天的咨询量很大，财务人员有限，需要处理的工作很多，不能随时接听电话，因此经办人拨打电话咨询时，电话占线的情况频繁发生，导致经办人的问题可能无法及时得到解答。
其次，由于经办人并不一定是财务工作者，其对实际的财务工作并不熟悉，对专门财务术语也不了解，因此通过电话沟通时会存在经办人不了解、不明白，導致了一些不可避免的错误，从而加剧了经办人与财务处工作人员之间的矛盾。
最后，一项报销业务通常会涉及很多不同的部门，例如总务部的工程建设项目，在送达财务处之前需要其他相关部门的审批。在现实情况中，经办人会直接打电话给财务处，询问工作人员办理相关业务需要哪些文件说明、由谁审批等问题。因为高校财务处一般并不具备协调学校各部门的能力，对各部门内部管理流程不清楚，所以财务人员无法对这类咨询作详细回复。经办人在询问无果后可能会对财务处的工作有意见，认为财务人员没有尽到职责，从而对财务处整个部门形成不良印象。
因此，财务处必须采取新的方式，与经办人有效沟通，解决问题。例如，加设财务处网站问答窗口，派专人做实时网络解答。但是很多高校的财务处网站属于内部网站，需要连接内网，如果没有连接内网，则无法登录财务处网站查询信息、留言询问。财务处工作人员需要利用好移动互联网等新的途径解决目前工作中存在的问题。包括利用好财务处公众号平台，对后台留言做好归集汇总，形成解答。有条件的单位，还可以利用微信小程序，编写一套专属答询小程序，这样经办人可以方便快捷地咨询业务，并且能够及时得到满意答复。
（4）为了实现无接触办公，同时保证经办人员送交材料的安全性，财务处可以设置专门的文件箱来收集经办人员送交的纸质材料，文件箱附带密码锁，经办人在规定时间内将文件送至文件箱之后即可离开。工作人员每日定时解开密码锁，对文件箱做消毒处理后取出文件，再按照规定做账务处理等。在退单环节，工作人员可以通知经办人在规定时间去往某地点按照编号等标签领取自己的退单。应尽量确保人员错峰送交或取回材料，避免人员聚集。
3 结语
在国家经济不断发展的形势下，积极探索新的工作方式，提高工作效率，保证国家各项事业有序发展，是全体社会公民的责任。在当前环境下，高校财务工作者作为国家教育事业中的重要支撑力量，一定要尽己所能，研究优化现有工作流程，为推进财务工作的无纸化办公、网络办公，“让数据多跑腿，让人少跑腿”的目标早日实现作出自己的贡献。
参考文献
孙文.高校财务网上报销现存问题及优化对策——以天津中德应用技术大学为例[J].天津中德应用技术大学学报，2019（06）.
邵琼.信息化背景下关于改善高校网上自助报销模式的探讨[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2019（11）.