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摘 要：应急文件是应急准备和应急响应工作开展的依据，是应急准备和应急响应管理评估的基础，是应急管理体系不断优化和提升的载体和基石。目前核电厂应急文件管理在完整性、规范化等方面存在改善和优化的空间，相关责任人的参与程度、员工的应急理念与意识等有待进一步提高。本文作者根据国家相关导则对应急文件管理的要求，结合文件管理的基本要素，分析核电厂应急文件管理体系中存在的问题，提出应急文件管理改进的建议，以期进一步提高核电厂应急文件管理的完整性、有效性和可用性。通过应急文件管理的提升，进一步夯实应急管理持续改进、持续提升的基础。
关键词：应急文件；管理；改进
应急文件管理是应急管理体系建设的基础和重点之一。应急文件是在应急工作中形成、收到和保管的记录，是应急工作开展和应急工作评估、改进的依据。如何在应急工作开展中收集、保管齐全、完整、准确的作为证据价值和信息价值的记录，以满足国家主管、监管部门及外部评估单位对核电厂应急工作监管和评估的要求，如何实现应急文件现场纸质配置的完整性、可用性和有效性，保障在突发应急状态下，能够快速有效地查找到纸质文件，为应急指挥决策和应急任务的实施节约时间成本，提供准确、有效的文件支持，是应急文件管理的目标和意义所在。
1.应急文件管理的基本要素
应急文件管理的基本要素即实现文件的“管什么”、“如何管”、“由谁管”和管理的持续改进和优化。“管什么”即文件管理范围需求的确定，是源头的控制管理，是应急文件管理的根本。“如何管”即是建立文件管理的规范，实现对应急文件收集、鉴定、整理等全过程的控制。“由谁管”即是确认管理的责任主体，是应急文件管理的执行者。
1.1文件管理范围需求确定
文件指机构或个人在履行其法定义务或业务事物活动过程中形成、收到并保管的作为证据和信息的记录。文件是有价值的信息资源和重要的企业资产。通过对机构的规章环境、业务需求和责任要求以及文件不被捕获带来的风险进行分析，确定文件管理的范围需求，以方便业务的顺利开展，确保机构和个人对其法律事务和行政管理事务的行为负责，确保机构和个人对业务和相关的内、外部利益群体负责，并理解上述群体的需求和期望。因此，文件管理范围需求的确定是文件管理的基础，文件管理的完整性主要取决于文件管理范围需求确定。
1.2文件管理的规范化
应急涉及核电厂生产运营的各个专业，包括运行、维修、技术支持、设备管理、消防保卫、公众信息等。因此，应急文件的管理也是一项涉及多学科、多专业的综合性工作，具有一定的特殊性。如何实现对应急文件的收集、鉴定、整理、检查和监督检查等全过程进行控制，建立多部门统一的应急文件管理的规范，是应急文件可用性、有效性的重要保障，使得文件的利用更加高效合理。
1.3人员参与程序
如前文所述，应急文件的管理是一项涉及多学科、多专业的综合性工作。文件管理范围需求确认在一定程序上取决于参与者对于本专业技术工作以及应急工作的理解程度，同时，文件管理规范的制定与文件管理规范的执行之间存在一定差值。因此，文件管理规范的实际运行绩效还取决于参与者的应急意识和对应急文件管理的理解和参与程序。
2.应急文件管理的短板
2.1应急文件管理的完整性、规范化存在不足
根据国家相关法规导则的要求及核电厂应急准备和响应的需求，应急文件管理应包括应急领域程序编制管理、应急准备记录管理、应急文件现场配置管理、应急响应记录管理。核电厂应急文件管理在应急准备记录管理、应急文件现场配置管理、应急响应记录管理的完整性和规范化方面相对薄弱，主要为：
2.1.1应急准备记录管理
对于应急准备阶段的记录管理，分别在核电厂人员、物资和文件相关的应急准备程序中有相关的描述。但是程序中及应急准备记录管理实践中对于存档记录的范围、存档记录的关键要素、记录存档的规范要求未进行有效梳理，以致应急准备记录存档不全，存档记录中关键要素不全。例如，某核电厂在其机组启动前的WANO评估中，无参演人员签到表的事实作为应急演练的一个薄弱环节被指出。
2.1.2应急文件现场配置管理
应急文件现场配置管理中无现场配置文件完整性保障的有效手段，以致对于各应急待命/启动就位点配置的应急文件是否满足各应急专业组应急响应需求无评估与改进的方法和措施，无法保障应急文件纸质配置的完整性。
对于现场配置的纸质文件，无配置的规范，无法保障应急情况下纸质应急文件的快速查找，确保应急情况下纸质应急文件的可用性。
2.1.3应急响应记录管理
对于应急响应记录的收集无明确的职责划分，對于记录存档的归类无明确规范。例如，某核电厂因对于应急状态下各类记录收集责任不明确，同时，对于记录存档无明确的规范要求，造成记录收集不全，未完整有效地保存综合应急演习的全过程，无法通过应急演习记录进行演习过程的追溯，错失了对应急决策、应急人员应急响应能力的有效評估措施。综合应急演习是应急响应全过程的压缩模拟，结合综合应急演习记录存档的实践经验可以看出，核电厂对应急响应记录的管理规范存在不足。
2.2对应急程序文件缺乏宣贯
应急程序文件中涉及的相关主体和员工对应急文件管理涉及的范围、规范及意义缺乏了解，应急文件管理的相关规范自然难以有效落实，员工的应急意识和理念在一定程度上也得不到提升。例如，某核电厂在机组启动前的核安全检查中，检查人员针对应急设施设备物资管理活动相关记录的规范性提出了整改要求。
3.应急文件管理改进建议
3.1合理梳理应急文件管理范围，加强应急文件管理体系的完整性、规范化；
《核动力厂营运单位的应急准备和应急响应》（HAD002/01-2010）中对应急文件记录的要求如下： 营运单位应把应急准备工作和应急期间的情况详细地进行记录并存档，其主要内容包括：
（1）培训和演习的内容，参加的人员和取得的效果等；
（2）应急设施的检查和维修，应急设备及其配件的清点、测试、标定和维修等情况；
（3）事故始发过程和演变过程；
（4）应急期间的评价活动、采取的补救措施、防护措施和恢复措施以及应急行动的程序和所需的时间等。
3.1.1加强应急准备记录管理的建设和规范
根据国家相关法规导则的规定及核电厂应急准备管理程序的要求，应急准备阶段记录主要包括人员准备、物资准备、文件准备、人员能力维持以及对承包商的管理的相关记录。核电厂应按照应急准备程序体系，对应急准备记录进行系统的梳理。根据梳理，建立核应急准备监督管理程序，明确各项应急准备记录要素、應急准备记录归档时间要求、记录存档分类要求等统一的应急准备记录管理规范，让应急准备记录的产生、收集、保管部门能清晰明了地了解应急准备记录的管理要求，以确保应急准备记录存档的完整性和规范化，便于记录的快速、有效查找。
3.1.2加强应急文件现场配置的完整性和规范化；
进行应急文件现场配置的主要目的是为了满足电厂发生全场失电或是网络安全等状况，造成电子文件不可用的情况下，保障应急响应行动的及时、准确、有效开展。应急文件现场配置地点为各应急待命/启动就位点。配置的应急文件需支持各应急专业组应急响应行动的准确开展，涉及应急响应各个领域，包括运行、维修、技术支持、设备支持、公众信息等。因此，应急文件现场配置的完整性需应急响应各专业结合各自工作开展需求及应急准备工作实践、应急响应、演练经验提出并不断完善。据此，可建立应急文件现场配置完整性的定期和不定期审查和反馈制度，通过应急准备归口管理部门组织的定期审查和应急响应各专业根据工作实践进行的不定期审查和反馈，不断完善应急文件现场配置。
同时，为保障现场配置文件的可用性，以便应急状态下能快速查找到所需应急文件，应建立应急文件现场配置规范，明确现场配置文件有效版本的及时获取途径，配置和维护应急文件现场配置清单，根据应急文件分类黏贴应急文件标识，分类、分介质储存应急文件。同时，通过定期的检查和监督检查，确保现场配置文件的可用性和有效性。
3.1.3加强应急响应记录管理的规范化
应急响应记录管理的核心就是能反映应急响应的全过程，形成的记录齐全、完整、准确、系统，为后续的事件/事故评估、调查，以及应急响应改进提升提供强有力的文件支持。
根据核电厂现有应急响应信息单的作用，可将应急响应信息单分为应急通知、报告类、应急决策类、信息联络类和各应急专业组响应行动记录类四类。根据四类应急响应信息单的形成和流转情况，对于应急通知、报告类、应急决策类应急响应信息单可建立由编制责任单位为收集主体、生效发布单位为辅助收集的应急信息单收集职责制；对于信息联络类应急响应信息单，建立发起责任单位为收集主体，回复单位为辅助收集的责任制；对于各应急专业组响应行动记录类应急响应信息单，由编制责任单位负责收集。各类记录分类收集后，由记录收集责任单位在规定期限内反馈应急管理归口部门，经应急管理归口部门审查、汇总后统一存档。
落实应急响应记录收集责任，建立责任单位共享的应急响应记录整理、归档规范，是应急响应记录完整性、准确性和可用性的强有力保障。
3.2.提高相关责任人员的参与程序，提高全员应急意识
3.2.1应急自评估活动常态化
加强应急準备责任处室应急准备工作自评估和应急归口管理处室应急准备监督管理自评估。通过常态化自评估活动的开展和相关评议会议或自评估活动的参与，使相关责任人员深入了解应急文件的规定和要求，理解其所承担的应急职责，逐步提高专兼职应急人员的应急知识水平、管理技能和应急意识。
3.2.2加强应急宣传，提高全员应急意识
可采取举办知识竞赛，制作应急宣传手册、应急防护行动手册等方式加强应急知识的宣传，将应急基础知识图解化、流程化，方便员工查询和使用，采用趣味化、具象化的方式加强员工的应急意识。
4.结论
应急文件管理的起点是文件管理范围需求的确定，应急文件管理的改进将不断促进应急体系的改进和提升。而应急体系的不断改进、不断提升，人员应急意识和应急知识技能的提升，亦将不断促进文件管理范围需求的不断完善和优化。因此，应急文件管理和应急体系管理是相互促进，相辅相成的。只有通过不断的文件管理需求的完善和优化、管理规范的建立和改进，加强相关人员的参与，促进各项规范的落实，才能使应急文件管理落到实处，不断改进，同时，促进应急体系的持续改进和持续提升。
参考文献：
[1]安小米、焦红艳 译，文件管理国际标准ISO15489
[2]HAD002/01-2010，核动力厂营运单位的应急准备和应急响应
作者简介：
梁青青（1988.09.03），女，汉族，籍贯：湖南省耒阳市，学历学位：本科，学士，职称：助理工程师，单位：福建福清核电有限公司，研究方向：应急管理
关键词：应急文件；管理；改进
应急文件管理是应急管理体系建设的基础和重点之一。应急文件是在应急工作中形成、收到和保管的记录，是应急工作开展和应急工作评估、改进的依据。如何在应急工作开展中收集、保管齐全、完整、准确的作为证据价值和信息价值的记录，以满足国家主管、监管部门及外部评估单位对核电厂应急工作监管和评估的要求，如何实现应急文件现场纸质配置的完整性、可用性和有效性，保障在突发应急状态下，能够快速有效地查找到纸质文件，为应急指挥决策和应急任务的实施节约时间成本，提供准确、有效的文件支持，是应急文件管理的目标和意义所在。
1.应急文件管理的基本要素
应急文件管理的基本要素即实现文件的“管什么”、“如何管”、“由谁管”和管理的持续改进和优化。“管什么”即文件管理范围需求的确定，是源头的控制管理，是应急文件管理的根本。“如何管”即是建立文件管理的规范，实现对应急文件收集、鉴定、整理等全过程的控制。“由谁管”即是确认管理的责任主体，是应急文件管理的执行者。
1.1文件管理范围需求确定
文件指机构或个人在履行其法定义务或业务事物活动过程中形成、收到并保管的作为证据和信息的记录。文件是有价值的信息资源和重要的企业资产。通过对机构的规章环境、业务需求和责任要求以及文件不被捕获带来的风险进行分析，确定文件管理的范围需求，以方便业务的顺利开展，确保机构和个人对其法律事务和行政管理事务的行为负责，确保机构和个人对业务和相关的内、外部利益群体负责，并理解上述群体的需求和期望。因此，文件管理范围需求的确定是文件管理的基础，文件管理的完整性主要取决于文件管理范围需求确定。
1.2文件管理的规范化
应急涉及核电厂生产运营的各个专业，包括运行、维修、技术支持、设备管理、消防保卫、公众信息等。因此，应急文件的管理也是一项涉及多学科、多专业的综合性工作，具有一定的特殊性。如何实现对应急文件的收集、鉴定、整理、检查和监督检查等全过程进行控制，建立多部门统一的应急文件管理的规范，是应急文件可用性、有效性的重要保障，使得文件的利用更加高效合理。
1.3人员参与程序
如前文所述，应急文件的管理是一项涉及多学科、多专业的综合性工作。文件管理范围需求确认在一定程序上取决于参与者对于本专业技术工作以及应急工作的理解程度，同时，文件管理规范的制定与文件管理规范的执行之间存在一定差值。因此，文件管理规范的实际运行绩效还取决于参与者的应急意识和对应急文件管理的理解和参与程序。
2.应急文件管理的短板
2.1应急文件管理的完整性、规范化存在不足
根据国家相关法规导则的要求及核电厂应急准备和响应的需求，应急文件管理应包括应急领域程序编制管理、应急准备记录管理、应急文件现场配置管理、应急响应记录管理。核电厂应急文件管理在应急准备记录管理、应急文件现场配置管理、应急响应记录管理的完整性和规范化方面相对薄弱，主要为：
2.1.1应急准备记录管理
对于应急准备阶段的记录管理，分别在核电厂人员、物资和文件相关的应急准备程序中有相关的描述。但是程序中及应急准备记录管理实践中对于存档记录的范围、存档记录的关键要素、记录存档的规范要求未进行有效梳理，以致应急准备记录存档不全，存档记录中关键要素不全。例如，某核电厂在其机组启动前的WANO评估中，无参演人员签到表的事实作为应急演练的一个薄弱环节被指出。
2.1.2应急文件现场配置管理
应急文件现场配置管理中无现场配置文件完整性保障的有效手段，以致对于各应急待命/启动就位点配置的应急文件是否满足各应急专业组应急响应需求无评估与改进的方法和措施，无法保障应急文件纸质配置的完整性。
对于现场配置的纸质文件，无配置的规范，无法保障应急情况下纸质应急文件的快速查找，确保应急情况下纸质应急文件的可用性。
2.1.3应急响应记录管理
对于应急响应记录的收集无明确的职责划分，對于记录存档的归类无明确规范。例如，某核电厂因对于应急状态下各类记录收集责任不明确，同时，对于记录存档无明确的规范要求，造成记录收集不全，未完整有效地保存综合应急演习的全过程，无法通过应急演习记录进行演习过程的追溯，错失了对应急决策、应急人员应急响应能力的有效評估措施。综合应急演习是应急响应全过程的压缩模拟，结合综合应急演习记录存档的实践经验可以看出，核电厂对应急响应记录的管理规范存在不足。
2.2对应急程序文件缺乏宣贯
应急程序文件中涉及的相关主体和员工对应急文件管理涉及的范围、规范及意义缺乏了解，应急文件管理的相关规范自然难以有效落实，员工的应急意识和理念在一定程度上也得不到提升。例如，某核电厂在机组启动前的核安全检查中，检查人员针对应急设施设备物资管理活动相关记录的规范性提出了整改要求。
3.应急文件管理改进建议
3.1合理梳理应急文件管理范围，加强应急文件管理体系的完整性、规范化；
《核动力厂营运单位的应急准备和应急响应》（HAD002/01-2010）中对应急文件记录的要求如下： 营运单位应把应急准备工作和应急期间的情况详细地进行记录并存档，其主要内容包括：
（1）培训和演习的内容，参加的人员和取得的效果等；
（2）应急设施的检查和维修，应急设备及其配件的清点、测试、标定和维修等情况；
（3）事故始发过程和演变过程；
（4）应急期间的评价活动、采取的补救措施、防护措施和恢复措施以及应急行动的程序和所需的时间等。
3.1.1加强应急准备记录管理的建设和规范
根据国家相关法规导则的规定及核电厂应急准备管理程序的要求，应急准备阶段记录主要包括人员准备、物资准备、文件准备、人员能力维持以及对承包商的管理的相关记录。核电厂应按照应急准备程序体系，对应急准备记录进行系统的梳理。根据梳理，建立核应急准备监督管理程序，明确各项应急准备记录要素、應急准备记录归档时间要求、记录存档分类要求等统一的应急准备记录管理规范，让应急准备记录的产生、收集、保管部门能清晰明了地了解应急准备记录的管理要求，以确保应急准备记录存档的完整性和规范化，便于记录的快速、有效查找。
3.1.2加强应急文件现场配置的完整性和规范化；
进行应急文件现场配置的主要目的是为了满足电厂发生全场失电或是网络安全等状况，造成电子文件不可用的情况下，保障应急响应行动的及时、准确、有效开展。应急文件现场配置地点为各应急待命/启动就位点。配置的应急文件需支持各应急专业组应急响应行动的准确开展，涉及应急响应各个领域，包括运行、维修、技术支持、设备支持、公众信息等。因此，应急文件现场配置的完整性需应急响应各专业结合各自工作开展需求及应急准备工作实践、应急响应、演练经验提出并不断完善。据此，可建立应急文件现场配置完整性的定期和不定期审查和反馈制度，通过应急准备归口管理部门组织的定期审查和应急响应各专业根据工作实践进行的不定期审查和反馈，不断完善应急文件现场配置。
同时，为保障现场配置文件的可用性，以便应急状态下能快速查找到所需应急文件，应建立应急文件现场配置规范，明确现场配置文件有效版本的及时获取途径，配置和维护应急文件现场配置清单，根据应急文件分类黏贴应急文件标识，分类、分介质储存应急文件。同时，通过定期的检查和监督检查，确保现场配置文件的可用性和有效性。
3.1.3加强应急响应记录管理的规范化
应急响应记录管理的核心就是能反映应急响应的全过程，形成的记录齐全、完整、准确、系统，为后续的事件/事故评估、调查，以及应急响应改进提升提供强有力的文件支持。
根据核电厂现有应急响应信息单的作用，可将应急响应信息单分为应急通知、报告类、应急决策类、信息联络类和各应急专业组响应行动记录类四类。根据四类应急响应信息单的形成和流转情况，对于应急通知、报告类、应急决策类应急响应信息单可建立由编制责任单位为收集主体、生效发布单位为辅助收集的应急信息单收集职责制；对于信息联络类应急响应信息单，建立发起责任单位为收集主体，回复单位为辅助收集的责任制；对于各应急专业组响应行动记录类应急响应信息单，由编制责任单位负责收集。各类记录分类收集后，由记录收集责任单位在规定期限内反馈应急管理归口部门，经应急管理归口部门审查、汇总后统一存档。
落实应急响应记录收集责任，建立责任单位共享的应急响应记录整理、归档规范，是应急响应记录完整性、准确性和可用性的强有力保障。
3.2.提高相关责任人员的参与程序，提高全员应急意识
3.2.1应急自评估活动常态化
加强应急準备责任处室应急准备工作自评估和应急归口管理处室应急准备监督管理自评估。通过常态化自评估活动的开展和相关评议会议或自评估活动的参与，使相关责任人员深入了解应急文件的规定和要求，理解其所承担的应急职责，逐步提高专兼职应急人员的应急知识水平、管理技能和应急意识。
3.2.2加强应急宣传，提高全员应急意识
可采取举办知识竞赛，制作应急宣传手册、应急防护行动手册等方式加强应急知识的宣传，将应急基础知识图解化、流程化，方便员工查询和使用，采用趣味化、具象化的方式加强员工的应急意识。
4.结论
应急文件管理的起点是文件管理范围需求的确定，应急文件管理的改进将不断促进应急体系的改进和提升。而应急体系的不断改进、不断提升，人员应急意识和应急知识技能的提升，亦将不断促进文件管理范围需求的不断完善和优化。因此，应急文件管理和应急体系管理是相互促进，相辅相成的。只有通过不断的文件管理需求的完善和优化、管理规范的建立和改进，加强相关人员的参与，促进各项规范的落实，才能使应急文件管理落到实处，不断改进，同时，促进应急体系的持续改进和持续提升。
参考文献：
[1]安小米、焦红艳 译，文件管理国际标准ISO15489
[2]HAD002/01-2010，核动力厂营运单位的应急准备和应急响应
作者简介：
梁青青（1988.09.03），女，汉族，籍贯：湖南省耒阳市，学历学位：本科，学士，职称：助理工程师，单位：福建福清核电有限公司，研究方向：应急管理